PepperTools Office Cloud - Łatwa faktura jest online

Dziś ma miejsce premiera Easy Invoice w PepperTools Office Cloud. Aplikacja jest skierowana do osób samozatrudnionych, freelancerów, małych i średnich firm, które chcą pisać, zarządzać i wysyłać swoje rachunki bezpośrednio w przeglądarce bez instalacji - i które cenią sobie czyste dane podstawowe, zrozumiałe analizy i wielojęzyczny wygląd.

W tym artykule pokrótce przedstawiamy najważniejsze funkcje i przegląd tematów związanych z ochroną danych i bezpieczeństwem.

Czym jest PepperTools Office Cloud?

PepperTools Office Cloud to platforma, na której działają nasze aplikacje w chmurze. Easy Invoice to rozwiązanie do fakturowania i zamówień na tej platformie: wystawiaj paragony, zarządzaj klientami i dostawcami, zarządzaj produktami, wysyłaj przypomnienia, rysuj analizy, eksportuj dane - wszystko w przeglądarce, bez lokalnej instalacji, z automatycznymi aktualizacjami.

Oprogramowanie działa na zasadzie subskrypcji. Różne pakiety obejmują różne poziomy wymagań, od poziomu podstawowego dla okazjonalnych wystawców faktur do ciągłej codziennej działalności z większą ilością dokumentów.

Przejście z Easy Invoice Desktop - pełny transfer danych

Szczególnie istotne dla naszych obecnych użytkowników: dane z poprzedniego oprogramowania Easy Invoice Desktop można przenieść do chmury - nie tylko wyciągi, ale całą bazę danych:

• Klienci wraz ze wszystkimi przechowywanymi danymi adresowymi, komunikacyjnymi i dotyczącymi kondycji
• Artykuły/produkty** wraz z cenami i stawkami podatkowymi
• Dokumenty** - oferty, potwierdzenia zamówień, faktury, dowody dostawy itp. - w tym wszystkie pozycje
• Płatności na dokumentach**, dzięki czemu zaległe należności, raty i faktury, które zostały już rozliczone, są prawidłowo kontynuowane w chmurze.

Umożliwia to płynną kontynuację pracy w chmurze - z tą samą historią dokumentów, tymi samymi danymi podstawowymi i prawidłowym obrazem aktualnego stanu należności. Opcja "nowy start od daty granicznej" nie jest wymagana, ale można ją oczywiście wybrać.

Jeśli obecnie korzystasz z Easy Invoice Desktop i planujesz przejść do chmury: Zapraszamy do kontaktu z nami - będziemy towarzyszyć importowi.

Wielojęzyczność na pierwszym planie - w 9 językach, w tym w języku dokumentu

W wielu rozwiązaniach chmurowych wielojęzyczność jest ograniczona do interfejsu użytkownika. Easy Invoice idzie o krok dalej:.

• Interfejs użytkownika w 9 językach:** niemiecki, angielski, hiszpański, francuski, włoski, holenderski, polski, rosyjski i turecki. Każdy użytkownik w zespole może swobodnie wybrać swój język roboczy.
• Język dokumentów dla każdego klienta: Dla każdego klienta można zdefiniować język, w którym wydawane dokumenty** (oferta, potwierdzenie zamówienia, faktura, dowód dostawy, przypomnienie, list, ...) mają być generowane. Oznacza to, że włoscy klienci otrzymają ofertę w języku włoskim, a polscy klienci otrzymają fakturę w języku polskim - bez konieczności zmiany procesora.
• W pełni zlokalizowane pliki PDF:** Oznaczenia, nagłówki kolumn, teksty stopek, teksty przypomnień, pozdrowienia na papierze firmowym - przetłumaczona treść jest spójna w całym pliku PDF.

Dla każdego, kto pracuje na arenie międzynarodowej lub zarządza wielojęzycznym portfolio klientów, jest to funkcja, która znacznie ułatwia codzienną pracę.

Aplikacja na Androida - mobilny dostęp do danych podstawowych i dokumentów

Równolegle z uruchomieniem chmury uruchamiamy aplikację na Androida, która zapewnia mobilny widok codziennej działalności: dane podstawowe, paragony i dane kontaktowe są również dostępne w ruchu - w terenie, w siedzibie klienta, na placu budowy. Pierwszy etap ekspansji koncentruje się na dostępie tylko do odczytu, a dalsze funkcje będą wprowadzane etapami. W planach jest wersja na iOS.

Faktury budżetowe i faktura końcowa

Funkcja, o którą wielokrotnie proszono - i której bardzo brakuje w wielu rozwiązaniach chmurowych: Faktury budżetowe z prawidłowo obliczoną fakturą końcową.

Easy Invoice obsługuje klasyczny przepływ pracy:

• Faktury budżetowe za usługi częściowe podczas realizacji projektu
• Faktura końcowa**, w której poprzednie raty są prawidłowo kompensowane i wyświetlane
• Przejrzysta wizualizacja pozostałego salda

Typowy przypadek użycia - trwające projekty budowlane, zamówienia trwające kilka miesięcy, większe usługi z płatnościami okresowymi - jest zatem odwzorowywany w tym samym systemie bez zewnętrznych narzędzi.

Konta bankowe, import PayPal i automatyczne przydzielanie płatności

Wypisanie faktury to jedna połowa biznesu - druga połowa to otrzymanie pieniędzy. Aby zminimalizować ręczną pracę związaną z tym etapem, Easy Invoice posiada zintegrowany przepływ pracy dla kont bankowych i alokacji płatności:

• Import wyciągów z konta PayPal: Ruchy z konta PayPal są odczytywane bezpośrednio. Codzienne kopiowanie kwot lub ręczne tworzenie nie jest już konieczne.
• Import wyciągów bankowych: Wyciągi z popularnego oprogramowania bankowego, takiego jak StarMoney** i podobnych aplikacji, mogą być importowane i są natychmiast dostępne do przetwarzania.
• Wygodna alokacja płatności:** Otrzymane kwoty są przypisywane do odpowiednich otwartych faktur - jeśli istnieją wyraźne dopasowania, odpowiedni dokument jest sugerowany bezpośrednio, więc alokacja zwykle wymaga jedynie potwierdzenia.
• Księgowanie w tle:** Odpowiednie rekordy księgowania są tworzone automatycznie w tle. Nie musisz samodzielnie wprowadzać żadnych księgowań - system zajmuje się księgowaniem transakcji bankowych, podczas gdy Ty koncentrujesz się na faktycznej alokacji.

Rezultatem jest dobrze utrzymany status otwartych pozycji bez oddzielnego etapu księgowania - i bardziej przejrzysty widok płatności, które zostały faktycznie otrzymane.

Długoterminowa archiwizacja w Object Storage i zintegrowany DMS

Dokumenty biznesowe podlegają obowiązkowi przechowywania - muszą pozostawać dostępne przez długi czas i być identyfikowalne w niezmienionej formie z perspektywy czasu. Easy Invoice ma w tym celu własną koncepcję archiwizacji i przechowywania:

• Archiwizacja w Object Storage kompatybilnym z S3:** Odpowiednie dokumenty - faktury, noty kredytowe, e-faktury i inne wychodzące dokumenty biznesowe - są przechowywane w Object Storage, gdzie są chronione przed późniejszymi zmianami. Po zarchiwizowaniu są one przechowywane w oryginalnej formie.
• Zintegrowany DMS: Możesz również użyć zintegrowanego systemu zarządzania dokumentami do przechowywania własnych dokumentów** dla procesu - takich jak przychodzące faktury, umowy, dowody dostawy, pokwitowania, certyfikaty lub korespondencja biznesowa. Tworzy to wspólną lokalizację przechowywania wszystkiego, co jest związane z transakcją biznesową, zamiast rozproszonych folderów na komputerach lokalnych i w skrzynkach e-mail.
• Ustrukturyzowane wyszukiwanie:** Dokumenty i przechowywane pliki można znaleźć w ustrukturyzowany sposób i udostępnić w ukierunkowany sposób, jeśli jest to wymagane - na przykład podczas audytu podatkowego.

Rezultat: pojedyncza, dobrze utrzymana lokalizacja przechowywania dokumentów biznesowych, która łączy przechowywanie, możliwość wyszukiwania i śledzenia - bez konieczności martwienia się o podstawową infrastrukturę pamięci masowej.

Listy i poczta biznesowa bezpośrednio z chmury

Oprócz klasycznych typów dokumentów, możesz również pisać darmowe listy z Easy Invoice - na tej samej papeterii, która jest używana do faktur i ofert. Praktyczne w przypadku listów motywacyjnych, odwołań, korespondencji z dostawcami lub korespondencji w codziennej działalności bez konieczności otwierania drugiego programu.

Dunning

Otwarte pozycje mogą być śledzone i wydobywane automatycznie w Easy Invoice:

• Przypomnienia i przypomnienia wielopoziomowe
• Teksty monitów specyficzne dla klienta (również w języku dokumentu klienta)
• Przegląd zaległych faktur
• Bezpośrednia wysyłka przypomnienia w formacie PDF

Pozwala to kontrolować przepływy pieniężne bez konieczności ręcznego wysyłania przypomnień do klientów zalegających z płatnościami.

Wszechstronne analizy i eksporty

Dane nie powinny być "uwięzione" w aplikacji - możliwość ich analizy i przekazania doradcom podatkowym lub urzędowi skarbowemu to kluczowe wymagania:

• Dzienniki dokumentów i zestawienia według okresu, klienta, typu dokumentu
• Analizy sprzedaży** i przeglądy otwartych pozycji
• Zestawienie dochodu/nadwyżki** (EÜR) jako ocena w systemie
• Eksport** do wspólnych formatów tabel i przelewów w celu dalszego przetwarzania
• e-faktura w niemieckich standardowych formatach XRechnung i ZUGFeRD** dla transakcji biznesowych z sektorem publicznym i partnerami B2B, którzy wymagają ustrukturyzowanych danych faktury

Inne funkcje w skrócie

• Dane podstawowe:** Klienci, dostawcy, produkty, ceny, stawki podatkowe
• Typy dokumentów:** Oferta, potwierdzenie zamówienia, dowód dostawy, faktura, nota kredytowa, faktura anulująca, zamówienie, list
• Dostosowanie projektu dokumentu:** Własne logo, dostosowanie kolorów i stylów dla jednolitego wyglądu
• Księgowość-Light:** Plan kont SKR03/SKR04, konta gotówkowe, proste alokacje, ocena EÜR
• Architektura dla wielu klientów:** technicznie czysta separacja danych od różnych klientów

Ochrona i bezpieczeństwo danych

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, przestrzegamy następujących zasad:

• Hosting w Niemczech i przetwarzanie zgodne z DSGVO.
• Szyfrowany transport danych** między przeglądarką a serwerem zgodnie z powszechnymi standardami
• Wielopoziomowe logowanie** z opcjonalnym uwierzytelnianiem dwuskładnikowym (2FA)
• Ścisła separacja klientów**, dzięki czemu dane pochodzące od różnych klientów są od siebie odizolowane
• Regularne tworzenie kopii zapasowych** danych
• Mechanizmy ochrony przed automatycznymi atakami** i nadużyciami
• Identyfikowalne procesy** dzięki wewnętrznemu logowaniu

Celowo powstrzymujemy się od podawania szczegółowych informacji technicznych w tym momencie - bezpieczeństwo zależy od środków ochronnych współpracujących ze sobą w wielu warstwach i nie jest omawiane szczegółowo publicznie. Prosimy o bezpośredni kontakt w celu uzyskania umów dotyczących przetwarzania zamówień (AVV) i dalszych informacji.

Elastyczna rezerwacja - brak długoterminowych zobowiązań, możliwość korzystania przez wielu użytkowników

Easy Invoice można dostosować do rzeczywistego wykorzystania - zarówno pod względem okresu obowiązywania umowy, jak i liczby użytkowników:

• Możliwość anulowania w dowolnym momencie - do jednego dnia przed wygaśnięciem aktualnie zarezerwowanego okresu. Brak długich okresów minimalnych, brak ukrytych okresów odnowienia. Jeśli chcesz tylko przetestować lub pomostować kilka miesięcy, możesz użyć tego w taki sam sposób, jak w przypadku stałego użytkowania.
• Wielu użytkowników na klienta:** Nie jesteś ograniczony do jednego użytkownika. Pracownicy, freelancerzy lub firma doradztwa podatkowego mogą równolegle pracować na tej samej bazie danych - z własnym loginem.
• Zmienne opcje rezerwacji:** Dodatkowe miejsca dla użytkowników mogą być rezerwowane w zależności od potrzeb i dostosowywane później - w celu dopasowania do rzeczywistej wielkości zespołu. Oznacza to, że nie ma kosztów za stacje robocze, które nie są obecnie potrzebne.

Oprogramowanie dostosowuje się do firmy, a nie odwrotnie.

Zacznij teraz

Aplikacja Easy Invoice w chmurze PepperTools Office Cloud jest już dostępna. Możesz zarezerwować aplikację w jednym z naszych pakietów i zacząć od razu - bez instalacji, bez lokalnej konfiguracji, z danymi w Niemczech i interfejsem użytkownika, który dostosowuje się do Twojego języka.

Czekamy na opinie, sugestie i prośby o funkcje - po prostu napisz do nas. Wiele z funkcji, które zostały dziś uruchomione, jest wynikiem takich opinii.

**Witamy w PepperTools Office Cloud.