PepperTools Office Cloud - Easy Invoice - онлайн

Сегодня состоялся запуск Easy Invoice в PepperTools Office Cloud. Приложение предназначено для самозанятых, фрилансеров, малых и средних компаний, которые хотят составлять, управлять и отправлять свои квитанции прямо в браузере без установки - и которые ценят чистые основные данные, понятные анализы и многоязычный внешний вид.

В этой статье мы кратко представим наиболее важные функции и сделаем обзор тем защиты данных и безопасности.

Что такое PepperTools Office Cloud?

PepperTools Office Cloud - это платформа, на которой работают наши облачные приложения. Easy Invoice - это решение для выставления счетов и заказов на этой платформе: выписывайте квитанции, ведите клиентов и поставщиков, управляйте продуктами, отправляйте напоминания, делайте анализы, экспортируйте данные - и все это в браузере, без локальной установки, с автоматическим обновлением.

Программное обеспечение работает на основе подписки. Различные пакеты покрывают разные уровни требований - от начального уровня для тех, кто выписывает счета от случая к случаю, до постоянного ежедневного бизнеса с большими объемами документов.

Переход с Easy Invoice Desktop - полный перенос данных

Особенно актуально для наших существующих пользователей: данные из предыдущего программного обеспечения Easy Invoice Desktop могут быть перенесены в облако - не только выписки, но и вся база данных:

• Клиенты со всеми сохраненными данными об адресах, коммуникациях и условиях
• Статьи/продукты**, включая цены и налоговые ставки
• Документы** - коммерческие предложения, подтверждения заказов, счета-фактуры, накладные и т. д., - включая все позиции
• Платежи по документам**, чтобы непогашенная дебиторская задолженность, рассрочка и счета-фактуры, которые уже были оплачены, корректно сохранялись в облаке

Это позволяет вам продолжать беспрепятственно работать в облаке - с той же историей документов, теми же основными данными и правильным представлением о текущем состоянии дебиторской задолженности. Новый старт с даты отсечения" не обязателен, но, конечно, может быть выбран по вашему желанию.

Если вы используете Easy Invoice Desktop и планируете перейти в облако: обращайтесь к нам - мы сопроводим импорт.

Многоязычность на первом месте - на 9 языках, включая язык документов

Во многих облачных решениях многоязычие ограничивается пользовательским интерфейсом. Easy Invoice идет на шаг дальше:.

• Пользовательский интерфейс на 9 языках:** немецкий, английский, испанский, французский, итальянский, голландский, польский, русский и турецкий. Каждый пользователь в команде может свободно выбирать свой рабочий язык.
• Язык документов для каждого клиента: Для каждого клиента вы можете определить язык, на котором будут генерироваться выдаваемые документы** (коммерческое предложение, подтверждение заказа, счет-фактура, накладная, напоминание, письмо, ...). Это означает, что итальянские клиенты получают коммерческое предложение на итальянском языке, а польские клиенты - счет-фактуру на польском, без необходимости изменения процессора.
• Полностью локализованные PDF:** Обозначения, заголовки колонок, нижние колонтитулы, тексты напоминаний, приветствия на бланке - переведенный контент сохраняется во всем PDF.

Для тех, кто работает на международном уровне или управляет многоязычным портфелем клиентов, эта функция заметно облегчит повседневную работу.

Приложение для Android - мобильный доступ к основным данным и документам

Параллельно с запуском облака мы запускаем приложение Android, которое обеспечивает мобильное представление повседневной работы: основные данные, квитанции и контактная информация доступны в пути - в поле, на территории заказчика, на строительной площадке. На первом этапе расширения основное внимание уделяется доступу только для чтения, а дальнейшее развитие функций будет происходить поэтапно. В планах - версия для iOS.

Бюджетные счета и итоговый счет-фактура

Функция, о которой неоднократно просили, и которой очень не хватает во многих облачных решениях: Бюджетные счета с правильно рассчитанным итоговым счетом.

Easy Invoice поддерживает классический рабочий процесс:

• Бюджетные счета для частичных услуг во время выполнения проекта
• Итоговый счет**, в котором правильно зачтены и показаны предыдущие платежи
• Наглядная визуализация оставшейся суммы

Таким образом, типичные случаи использования - текущие строительные проекты, заказы продолжительностью несколько месяцев, крупные услуги с промежуточными платежами - отображаются в одной системе без использования внешних инструментов.

Банковские счета, импорт PayPal и автоматическое распределение платежей

Выписать счет - это одна половина дела, вторая - получить деньги. Чтобы свести к минимуму ручную работу на этом этапе, Easy Invoice поставляется с интегрированным рабочим процессом для банковских счетов и распределения платежей:

• Импорт выписки со счета PayPal: Движения со счета PayPal считываются напрямую. Ежедневное копирование сумм или ручное создание больше не требуется.
• Импорт выписок с банковских счетов: Выписки из распространенных банковских программ, таких как StarMoney** и аналогичных приложений, могут быть импортированы и сразу же доступны для обработки.
• Удобное распределение платежей:** Полученные суммы распределяются по соответствующим открытым счетам - если есть четкие совпадения, соответствующий документ предлагается напрямую, так что распределение обычно нужно только подтвердить.
• Проводки в фоновом режиме:** Соответствующие записи проводок создаются автоматически в фоновом режиме. Вам не нужно вводить проводки самостоятельно - система сама позаботится о проводке банковских операций, пока вы будете сосредоточены на фактическом распределении.

В результате вы получаете хорошо сохраняемый статус открытых позиций без отдельного этапа учета - и более четкое представление о фактически полученных платежах.

Долгосрочное архивирование в объектном хранилище и интегрированная DMS

На бизнес-документы накладываются обязательства по хранению - они должны оставаться доступными в течение длительного времени и быть неизменными в ретроспективе. Для этого в Easy Invoice предусмотрена собственная концепция архивирования и хранения:

• Архивирование в S3-совместимом объектном хранилище:** Соответствующие документы - счета-фактуры, кредитные ноты, электронные счета-фактуры и другие исходящие деловые документы - хранятся в объектном хранилище, где они защищены от последующих изменений. После архивации они сохраняются в исходном виде.
• Интегрированная система управления документами: Вы также можете использовать интегрированную систему управления документами для хранения собственных документов** для процесса - например, входящих счетов-фактур, договоров, накладных, квитанций, сертификатов или деловой корреспонденции. Таким образом, вместо разрозненных папок на локальных компьютерах и в почтовых ящиках создается общее место хранения всего, что связано с деловой операцией.
• Структурированный поиск:** Документы и сохраненные файлы можно найти в структурированном виде и сделать их доступными в случае необходимости - например, во время налоговой проверки.

Результат: единое, хорошо поддерживаемое место хранения деловых документов, сочетающее в себе возможности хранения, поиска и отслеживания - без необходимости заботиться о базовой инфраструктуре хранения.

Письма и деловая почта прямо из облака

Помимо классических типов документов, Easy Invoice можно использовать для написания бесплатных писем - на тех же канцелярских принадлежностях, которые используются для счетов-фактур и котировок. Это удобно для сопроводительных писем, отмен, переписки с поставщиками или повседневной деловой переписки без необходимости открывать вторую программу.

Dunning

В Easy Invoice можно автоматически отслеживать и проставлять прочерки по открытым позициям:

• Напоминания и многоуровневые напоминания
• Тексты напоминаний для конкретного клиента (также на языке документа клиента)
• Обзор просроченных счетов-фактур
• Прямая отправка напоминания в формате PDF

Это позволяет следить за движением денежных средств без необходимости вручную отправлять напоминания клиентам, не выполняющим свои обязательства.

Универсальный анализ и экспорт

Данные не должны быть "заперты" в приложении - ключевыми требованиями являются возможность анализа и передачи налоговым консультантам или в налоговую инспекцию:

• Журналы документов и списки по периодам, клиентам, типам документов
• Анализ продаж** и обзор открытых позиций
• Отчет о прибылях и убытках** (EÜR) как оценка в системе
• Экспорт** в общие форматы таблиц и переносов для дальнейшей обработки
• eInvoice в стандартных немецких форматах XRechnung и ZUGFeRD** для деловых операций с государственным сектором и партнерами B2B, которым требуются структурированные данные счета-фактуры

Дополнительные функции с первого взгляда

• Основные данные:** Клиенты, поставщики, продукты, цены, налоговые ставки
• Типы документов:** Предложение, подтверждение заказа, накладная, счет-фактура, кредитная нота, счет-фактура на отмену, заказ, письмо
• Настройка дизайна документов: Собственный логотип, настройка цвета и стиля для единообразия внешнего вида
• Бухгалтерия-лайт:** план счетов SKR03/SKR04, кассовые счета, простое распределение, оценка EÜR
• Многоклиентская архитектура:** технически чистое разделение данных от разных клиентов

Защита и безопасность данных

Когда речь идет о безопасности, мы придерживаемся следующих принципов:

• Хостинг в Германии и обработка DSGVO-совместимая.
• Зашифрованная передача данных** между браузером и сервером в соответствии с общепринятыми стандартами
• Многоуровневый вход** с дополнительной двухфакторной аутентификацией (2FA)
• Строгое разделение клиентов**, чтобы данные разных клиентов были изолированы друг от друга
• Регулярное резервное копирование** данных
• Механизмы защиты от автоматизированных атак** и неправомерного использования
• Отслеживаемые процессы** с помощью внутреннего протоколирования

Мы намеренно воздерживаемся от предоставления подробной технической информации на данном этапе - безопасность зависит от защитных мер, работающих в многоуровневом взаимодействии и не подлежащих детальному обсуждению на публике. Пожалуйста, свяжитесь с нами напрямую для получения соглашений об обработке заказов (AVV) и дополнительной информации.

Гибкое бронирование - без долгосрочных обязательств, возможно использование несколькими пользователями

Easy Invoice может быть настроен в соответствии с реальным использованием - как в отношении срока контракта, так и в отношении количества пользователей:

• Отмена в любое время - не позднее чем за один день до истечения текущего забронированного периода. Никаких длительных минимальных сроков, никаких скрытых периодов продления. Если вы хотите только протестировать или провести несколько месяцев, вы можете использовать это так же, как и постоянное использование.
• Несколько пользователей на одного клиента:** Вы не ограничены одним пользователем. Сотрудники, фрилансеры или налоговая консультационная фирма могут работать с одной и той же базой данных параллельно - со своим собственным логином.
• Различные варианты бронирования:** Дополнительные места пользователей могут быть забронированы по мере необходимости, а затем скорректированы в соответствии с реальным размером команды. Это означает, что не нужно платить за рабочие места, которые в данный момент не нужны.

Программное обеспечение адаптируется к бизнесу, а не наоборот.

Начните сейчас

Easy Invoice в PepperTools Office Cloud теперь доступен. Вы можете заказать приложение в одном из наших пакетов и сразу же приступить к работе - без установки, без локальной настройки, с данными в Германии и пользовательским интерфейсом, адаптированным к вашему языку.

Мы приветствуем отзывы, предложения и пожелания по функциям - просто напишите нам. Многие из функций, включенных в сегодняшнюю версию, являются результатом таких отзывов.

**Добро пожаловать в PepperTools Office Cloud.