PepperTools Office Cloud - Easy Invoice est en ligne

Aujourd'hui, Easy Invoice est lancé dans le PepperTools Office Cloud. L'application s'adresse aux indépendants, aux professions libérales, aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent écrire, gérer et envoyer leurs documents directement dans leur navigateur sans installation - et qui attachent de l'importance à des données de base propres, à des évaluations compréhensibles et à une présentation multilingue.

Dans cet article, nous présentons brièvement les principales fonctions et donnons un aperçu des thèmes de la protection des données et de la sécurité.

Qu'est-ce que PepperTools Office Cloud ?

Le PepperTools Office Cloud est la plateforme sur laquelle fonctionnent nos applications cloud. Easy Invoice est la solution de facturation et de commande de cette plateforme : écrire des documents, gérer les clients et les fournisseurs, gérer les produits, envoyer des rappels, tirer des analyses, exporter des données - le tout dans le navigateur, sans installation locale, avec des mises à jour automatiques.

Le logiciel est exploité sous forme d'abonnement. Différents packs couvrent différents niveaux d'exigences, de l'entrée en matière pour les émetteurs de factures occasionnels jusqu'à l'activité quotidienne continue avec un volume de documents plus important.

Passage d'Easy Invoice Desktop - reprise complète des données

Particulièrement important pour nos utilisateurs actuels : les données de l'ancien logiciel Easy Invoice Desktop peuvent être transférées dans le cloud - et pas seulement des extraits, mais l'ensemble des données :

• clients avec toutes les données d'adresse, de communication et de conditions enregistrées
• articles/produits, y compris les prix et les taux d'imposition
• documents - offres, confirmations de commande, factures, bons de livraison, etc. y compris tous les postes
• Paiements sur les documents, de sorte que les créances ouvertes, les paiements partiels et les factures déjà réglées sont correctement maintenus dans le cloud

Vous pouvez ainsi continuer à travailler de manière transparente dans le cloud, avec le même historique de documents, les mêmes données de base et une image correcte de votre état actuel des créances. Un "nouveau départ à partir de la date de référence" n'est pas nécessaire, mais peut bien sûr être choisi si vous le préférez.

Pour ceux qui utilisent déjà Easy Invoice Desktop et qui envisagent de passer au cloud : N'hésitez pas à nous contacter - nous accompagnerons l'importation.

Multilinguisme de pointe - en 9 langues, y compris la langue du document

Dans de nombreuses solutions cloud, le multilinguisme se limite à l'interface utilisateur. Easy Invoice va plus loin :

• Interface utilisateur en 9 langues: allemand, anglais, espagnol, français, italien, néerlandais, polonais, russe et turc. Chaque utilisateur de l'équipe peut choisir librement sa langue de travail.
• Langue des documents par client: Pour chaque client, il est possible de définir dans quelle langue les documents édités** (offre, confirmation de commande, facture, bon de livraison, rappel, lettre, ...) doivent être générés. Ainsi, le client italien reçoit son offre en italien, le client polonais sa facture en polonais - sans que le collaborateur n'ait à changer de langue.
• PDF entièrement localisé:** Désignations, en-têtes de colonnes, textes de pied de page, textes de rappel, en-têtes de lettres - les contenus traduits s'étendent de manière cohérente dans tout le PDF.

Pour tous ceux qui travaillent à l'international ou qui gèrent un portefeuille de clients multilingue, il s'agit d'une fonctionnalité qui allège sensiblement le travail quotidien.

Application Android - accès mobile aux données de base et aux documents

Parallèlement au lancement du cloud, nous lançons une application Android qui permet de jeter un regard mobile sur les activités quotidiennes : les données de base, les justificatifs et les données de contact sont également disponibles en déplacement - sur le terrain, chez le client, sur le chantier. La première phase d'extension se concentre sur l'accès en lecture, d'autres fonctions suivront progressivement. Une variante iOS est sur la feuille de route.

Factures d'acompte et facture finale

Une fonction qui a toujours été expressément demandée - et qui manque cruellement dans de nombreuses solutions cloud : Factures d'acompte avec facture finale correctement imputée.

Easy Invoice prend en charge le flux de travail classique :

• factures d'acompte pour les prestations partielles pendant le déroulement du projet
• Facture finale, dans laquelle les acomptes précédents sont proprement compensés et affichés.
• Présentation claire du solde restant

Le cas d'application typique - projets de construction en cours, commandes de plusieurs mois, prestations de services importantes avec paiements intermédiaires - est ainsi représenté dans le même système sans outils externes.

Comptes bancaires, importation PayPal et attribution automatique des paiements

Écrire une facture est la moitié de l'affaire - l'autre moitié est l'entrée d'argent. Pour que cette étape nécessite le moins de travail manuel possible, Easy Invoice apporte un workflow intégré pour les comptes bancaires et l'affectation des paiements :

• Importation du relevé de compte PayPal: Les mouvements du compte PayPal sont directement importés. Il n'est plus nécessaire de copier quotidiennement les montants ou de les créer manuellement.
• Importation de relevés bancaires: Les relevés des logiciels bancaires courants comme StarMoney et d'autres applications comparables peuvent être importés et sont immédiatement disponibles pour le traitement.
• Affectation confortable des paiements:** Les montants reçus sont affectés aux factures ouvertes correspondantes - en cas de concordance claire, le document correspondant est directement proposé, de sorte que l'affectation n'a généralement plus qu'à être confirmée.
• Écritures en arrière-plan:** Les écritures correspondantes sont générées automatiquement en arrière-plan. Vous n'avez pas besoin de saisir vous-même les écritures - le système se charge de la comptabilisation des mouvements bancaires pendant que vous vous concentrez sur l'affectation proprement dite.

Il en résulte un état actualisé des postes ouverts sans étape comptable séparée - et une vision plus claire des paiements effectivement déjà reçus.

Archivage à long terme dans le stockage d'objets et DMS intégré

Les documents commerciaux sont soumis à des obligations de conservation - ils doivent rester disponibles sur de longues périodes et pouvoir être vérifiés ultérieurement sans modification. Easy Invoice dispose à cet effet de son propre concept d'archivage et de classement :

• Archivage dans un Object Storage compatible S3: Les documents pertinents - factures, notes de crédit, factures électroniques et autres documents commerciaux sortants - sont stockés dans l'Object Storage et y sont protégés contre toute modification ultérieure. Ce qui a été archivé une fois est conservé dans sa forme originale.
• DMS intégré: Grâce à la gestion des documents intégrée, vous pouvez en outre classer des documents** propres à un processus - par exemple des factures entrantes, des contrats, des bons de livraison, des reçus, des certificats ou de la correspondance commerciale. Cela permet de créer un lieu de stockage commun pour tout ce qui appartient à une transaction commerciale, au lieu de dossiers éparpillés sur des ordinateurs locaux et dans des boîtes aux lettres électroniques.
• Recherche structurée:** Les documents et les fichiers archivés peuvent être retrouvés de manière structurée et mis à disposition de manière ciblée en cas de besoin, par exemple lors d'un contrôle fiscal.

Résultat : un emplacement de stockage unique et géré pour les documents de votre entreprise, qui combine conservation, récupération et traçabilité, sans que vous ayez à vous soucier de l'infrastructure de stockage sous-jacente.

Lettres et courrier professionnel directement depuis le cloud

Outre les types de documents classiques, il est également possible d'écrire des lettres libres à partir d'Easy Invoice - sur le même papier à lettres conçu que celui utilisé pour les factures et les offres. Pratique pour les lettres de motivation, les résiliations, la correspondance avec les fournisseurs ou la correspondance quotidienne, sans devoir ouvrir un deuxième programme.

Relance

Les postes ouverts peuvent être suivis et relancés automatiquement dans Easy Invoice :

• rappels et relances à plusieurs niveaux
• Textes de rappel spécifiques au client (également dans la langue du document du client)
• Aperçu des factures en retard
• Envoi direct du rappel au format PDF

Le flux de liquidités reste ainsi sous contrôle, sans que le rappel aux clients en retard ne doive être effectué manuellement.

Évaluations et exportations polyvalentes

Les données ne doivent pas être "piégées" dans l'application - la possibilité d'évaluation et le transfert au conseiller fiscal ou à l'administration fiscale sont des exigences centrales :

• Journaux des justificatifs et listes par période, client, type de justificatif
• Évaluations du chiffre d'affaires et aperçus des postes ouverts
• Compte de recettes/excédents (EÜR) comme évaluation dans le système
• Exportations dans des tableaux et des formats de transfert courants pour le traitement ultérieur
• eFacture dans les formats standard allemands XFacture et ZUGFeRD pour les transactions commerciales avec les pouvoirs publics et les partenaires B2B qui exigent des données de facturation structurées

Autres fonctions en aperçu

• Données de base: clients, fournisseurs, produits, prix, taux d'imposition
• Types de documents: Offre, confirmation de commande, bon de livraison, facture, note de crédit, facture d'annulation, commande, lettre
• Customisation du design des documents: Logo propre, adaptation des couleurs et des styles pour une apparence uniforme
• Comptabilité-Light: Plan comptable SKR03/SKR04, comptes d'argent, allocations simples, évaluation EÜR
• Architecture multi-mandants: séparation techniquement propre des données de différents mandants

Protection des données et sécurité

En matière de sécurité, nous respectons les principes suivants :

• hébergement en Allemagne et traitement conforme au RGPD.
• Transport de données crypté entre le navigateur et le serveur selon les normes courantes
• Connexion à plusieurs niveaux avec authentification à deux facteurs (2FA) en option
• Séparation stricte des clients, de sorte que les données de différents clients soient isolées les unes des autres
• Sauvegardes régulières des données
• Mécanismes de protection contre les attaques automatisées et les abus
• Traçabilité des opérations grâce à une journalisation interne

Nous renonçons ici délibérément à des indications techniques détaillées - la sécurité vit du fait que les mesures de protection agissent ensemble à plusieurs niveaux et ne sont pas discutées publiquement en détail. N'hésitez pas à nous contacter directement pour obtenir un accord de traitement des commandes (AVV) et des informations complémentaires.

Réservation flexible - pas d'engagement à long terme, plusieurs utilisateurs possibles

Easy Invoice peut être adapté à l'utilisation réelle - tant au niveau de l'évolution du contrat que du nombre d'utilisateurs :

• Résiliation possible à tout moment - jusqu'à un jour avant l'expiration de la période actuellement réservée. Pas de longues durées minimales, pas de délais de prolongation cachés. Ceux qui ne souhaitent tester ou combler un vide que pendant quelques mois peuvent en profiter de la même manière que l'utilisation permanente.
• Plusieurs utilisateurs par mandant: Vous n'êtes pas limité à un seul utilisateur. Les employés, les collaborateurs indépendants ou le cabinet de conseil fiscal peuvent travailler en parallèle sur le même ensemble de données - avec leur propre login.
• Possibilité de réserver des places d'utilisateurs supplémentaires: Des places d'utilisateurs supplémentaires peuvent être réservées en cas de besoin et adaptées ultérieurement - en fonction de la taille réelle de l'équipe. Ainsi, il n'y a pas de frais pour des places qui ne sont pas utilisées.

Ainsi, le logiciel s'adapte à l'entreprise - et non l'inverse.

Démarrer maintenant

Easy Invoice dans le PepperTools Office Cloud est disponible dès maintenant. Vous pouvez réserver l'application dans l'un de nos packs et démarrer immédiatement - sans installation, sans configuration locale, avec des données en Allemagne et une interface utilisateur qui s'adapte à votre langue.

N'hésitez pas à nous faire part de vos réactions, de vos suggestions et de vos souhaits en matière de fonctionnalités - il vous suffit de nous écrire. La plupart des fonctions qui sont aujourd'hui disponibles pour le lancement sont précisément le fruit de tels retours.

**Bienvenue dans le PepperTools Office Cloud.