PepperTools Office Cloud — Easy Invoice ist online

Heute geht Easy Invoice in der PepperTools Office Cloud an den Start. Die Anwendung richtet sich an Selbstständige, Freiberufler, kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Belege ohne Installation direkt im Browser schreiben, verwalten und versenden möchten — und dabei Wert auf saubere Stammdaten, nachvollziehbare Auswertungen und einen mehrsprachigen Auftritt legen.

In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Funktionen kurz vor und geben einen Überblick über die Themen Datenschutz und Sicherheit.

Was ist die PepperTools Office Cloud?

Die PepperTools Office Cloud ist die Plattform, auf der unsere Cloud-Anwendungen laufen. Easy Invoice ist die Rechnungs- und Auftragslösung dieser Plattform: Belege schreiben, Kunden und Lieferanten pflegen, Produkte verwalten, Mahnungen versenden, Auswertungen ziehen, Daten exportieren — alles im Browser, ohne lokale Installation, mit automatischen Updates.

Die Software wird im Abo betrieben. Verschiedene Pakete decken unterschiedliche Anforderungsstufen ab, vom Einstieg für gelegentliche Rechnungssteller bis hin zum kontinuierlichen Tagesgeschäft mit größerem Belegvolumen.

Umstieg von Easy Invoice Desktop — vollständige Datenübernahme

Besonders relevant für unsere bestehenden Anwender: Die Daten aus der bisherigen Easy Invoice Desktop-Software lassen sich in die Cloud übernehmen — und zwar nicht nur in Auszügen, sondern der gesamte Datenbestand:

• Kunden mit allen hinterlegten Adress-, Kommunikations- und Konditionsdaten
• Artikel/Produkte inklusive Preisen und Steuersätzen
• Belege — Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine usw. — inklusive aller Positionen
• Zahlungen auf den Belegen, sodass offene Forderungen, Teilzahlungen und bereits ausgeglichene Rechnungen korrekt in der Cloud weitergeführt werden

So können Sie nahtlos in der Cloud weiterarbeiten — mit derselben Beleghistorie, denselben Stammdaten und einem korrekten Bild Ihres aktuellen Forderungsstands. Ein „Neuanfang ab Stichtag" ist nicht erforderlich, kann aber selbstverständlich gewählt werden, falls Sie das bevorzugen.

Wer bislang Easy Invoice Desktop einsetzt und einen Umstieg in die Cloud plant: Sprechen Sie uns gerne an — wir begleiten den Import.

Mehrsprachigkeit ganz weit vorne — in 9 Sprachen, inklusive Belegsprache

Mehrsprachigkeit ist bei vielen Cloud-Lösungen auf die Bedienoberfläche beschränkt. Easy Invoice geht einen Schritt weiter:

• Bedienoberfläche in 9 Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Russisch und Türkisch. Jeder Anwender im Team kann seine Arbeitssprache frei wählen.
• Belegsprache pro Kunde: Pro Kunde lässt sich hinterlegen, in welcher Sprache die ausgegebenen Belege (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung, Brief, …) erzeugt werden sollen. So bekommt der italienische Kunde sein Angebot in Italienisch, der polnische seine Rechnung in Polnisch — ohne dass sich der Bearbeiter umstellen muss.
• Vollständig lokalisierte PDFs: Bezeichnungen, Spaltenköpfe, Fußtexte, Mahntexte, Briefkopf-Anreden — die übersetzten Inhalte ziehen sich konsistent durch das gesamte PDF.

Für alle, die international arbeiten oder ein mehrsprachiges Kundenportfolio betreuen, ist das ein Feature, das den Arbeitsalltag spürbar entlastet.

Android-App — mobiler Zugriff auf Stammdaten und Belege

Parallel zum Cloud-Launch starten wir mit einer Android-App, die den mobilen Blick auf das Tagesgeschäft ermöglicht: Stammdaten, Belege und Kontaktdaten sind auch unterwegs verfügbar — im Außendienst, beim Kunden, auf der Baustelle. Die erste Ausbaustufe konzentriert sich auf den lesenden Zugriff, weitere Funktionen folgen schrittweise. Eine iOS-Variante ist auf der Roadmap.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung

Eine Funktion, die immer wieder ausdrücklich gewünscht wurde — und in vielen Cloud-Lösungen schmerzlich fehlt: Abschlagsrechnungen mit korrekt verrechneter Schlussrechnung.

Easy Invoice unterstützt den klassischen Workflow:

• Abschlagsrechnungen für Teilleistungen während der Projektabwicklung
• Schlussrechnung, in der die bisherigen Abschläge sauber verrechnet und ausgewiesen werden
• Klare Darstellung des verbleibenden Restbetrags

Der typische Anwendungsfall — laufende Bauprojekte, mehrmonatige Aufträge, größere Dienstleistungen mit Zwischenzahlungen — ist damit ohne externe Tools im selben System abgebildet.

Bankkonten, PayPal-Import und automatische Zahlungszuordnung

Eine Rechnung schreiben ist die eine Hälfte des Geschäfts — die andere ist der Geldeingang. Damit dieser Schritt möglichst wenig manuelle Arbeit verursacht, bringt Easy Invoice einen integrierten Workflow für Bankkonten und Zahlungszuordnung mit:

• PayPal-Kontoauszug-Import: Bewegungen aus dem PayPal-Konto werden direkt eingelesen. Das tägliche Kopieren von Beträgen oder das Anlegen von Hand entfällt.
• Import von Bank-Kontoauszügen: Auszüge aus gängiger Banking-Software wie StarMoney und vergleichbaren Anwendungen lassen sich importieren und stehen unmittelbar zur Verarbeitung bereit.
• Komfortable Zuordnung der Zahlungen: Eingegangene Beträge werden den passenden offenen Rechnungen zugeordnet — bei eindeutigen Treffern wird der passende Beleg direkt vorgeschlagen, sodass die Zuordnung in der Regel nur noch bestätigt werden muss.
• Buchungen im Hintergrund: Die zugehörigen Buchungssätze entstehen automatisch im Hintergrund. Sie selbst müssen keine Buchungen erfassen — das System erledigt die Verbuchung der Bankbewegungen, während Sie sich auf die eigentliche Zuordnung konzentrieren.

Das Ergebnis ist ein gepflegter Stand der offenen Posten ohne separaten Buchhaltungs-Schritt — und eine klarere Sicht auf die tatsächlich bereits eingegangenen Zahlungen.

Langzeit-Archivierung im Object Storage und integriertes DMS

Geschäftliche Belege unterliegen Aufbewahrungspflichten — sie müssen über lange Zeiträume verfügbar bleiben und im Nachhinein unverändert nachweisbar sein. Easy Invoice bringt dafür ein eigenes Archivierungs- und Ablagekonzept mit:

• Archivierung im S3-kompatiblen Object Storage: Relevante Belege — Rechnungen, Gutschriften, eRechnungen und andere ausgehende Geschäftsdokumente — werden im Object Storage abgelegt und sind dort gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Was einmal archiviert wurde, bleibt in seiner ursprünglichen Form erhalten.
• Integriertes DMS: Über das eingebaute Dokumentenmanagement können Sie darüber hinaus eigene Unterlagen zu einem Vorgang ablegen — etwa Eingangsrechnungen, Verträge, Lieferscheine, Quittungen, Zertifikate oder geschäftliche Korrespondenz. So entsteht ein gemeinsamer Ablageort für alles, was zu einem Geschäftsvorgang gehört, statt verstreuter Ordner auf lokalen Rechnern und in E-Mail-Postfächern.
• Strukturierte Auffindbarkeit: Belege und abgelegte Dateien lassen sich strukturiert auffinden und im Bedarfsfall — etwa bei einer Betriebsprüfung — gezielt bereitstellen.

Das Ergebnis: ein einziger, gepflegter Ablageort für die Belege Ihres Geschäfts, der Aufbewahrung, Wiederauffindbarkeit und Nachweisbarkeit zusammenführt — und das, ohne dass Sie sich um die zugrunde liegende Speicherinfrastruktur kümmern müssen.

Briefe und Geschäftspost direkt aus der Cloud

Neben den klassischen Belegtypen lassen sich aus Easy Invoice heraus auch freie Briefe schreiben — auf demselben gestalteten Briefpapier, das auch für Rechnungen und Angebote verwendet wird. Praktisch für Anschreiben, Kündigungen, Lieferantenkorrespondenz oder Schriftverkehr im Tagesgeschäft, ohne dafür ein zweites Programm öffnen zu müssen.

Mahnwesen

Offene Posten lassen sich in Easy Invoice nachverfolgen und automatisiert mahnen:

• Erinnerungen und mehrstufige Mahnungen
• Kundenspezifische Mahntexte (auch in der Belegsprache des Kunden)
• Übersicht über überfällige Rechnungen
• Direkter Versand der Mahnung als PDF

So bleibt der Liquiditätsfluss im Blick, ohne dass die Erinnerung an säumige Kunden händisch erfolgen muss.

Vielseitige Auswertungen und Exporte

Daten sollen nicht in der Anwendung „gefangen" sein — Auswertbarkeit und Übergabe an Steuerberater oder Finanzamt sind zentrale Anforderungen:

• Belegjournale und Listen nach Zeitraum, Kunde, Belegtyp
• Umsatzauswertungen und Übersichten zu offenen Posten
• Einnahmen-/Überschuss-Rechnung (EÜR) als Auswertung im System
• Exporte in gängige Tabellen- und Übergabeformate für die Weiterverarbeitung
• eRechnung in den deutschen Standardformaten XRechnung und ZUGFeRD für den Geschäftsverkehr mit öffentlicher Hand und B2B-Partnern, die strukturierte Rechnungsdaten verlangen

Weitere Funktionen im Überblick

• Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Produkte, Preise, Steuersätze
• Belegtypen: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung, Bestellung, Brief
• Belegdesign-Customization: eigenes Logo, Farb- und Stilanpassungen für ein einheitliches Erscheinungsbild
• Buchhaltungs-Light: Kontenrahmen SKR03/SKR04, Geldkonten, einfache Allokationen, EÜR-Auswertung
• Multi-Mandanten-Architektur: technisch saubere Trennung der Daten verschiedener Mandanten

Datenschutz und Sicherheit

Beim Thema Sicherheit halten wir uns an folgende Grundsätze:

• Hosting in Deutschland und Verarbeitung DSGVO-konform
• Verschlüsselter Datentransport zwischen Browser und Server nach gängigen Standards
• Mehrstufige Anmeldung mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
• Strikte Mandantentrennung, sodass Daten verschiedener Kunden voneinander isoliert sind
• Regelmäßige Sicherungen der Daten
• Schutzmechanismen gegen automatisierte Angriffe und Missbrauch
• Nachvollziehbare Vorgänge durch interne Protokollierung

Auf detaillierte technische Angaben verzichten wir an dieser Stelle bewusst — Sicherheit lebt davon, dass Schutzmaßnahmen mehrschichtig zusammenwirken und nicht im Einzelnen öffentlich diskutiert werden. Für Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) und weiterführende Informationen wenden Sie sich gerne direkt an uns.

Flexibel buchbar — keine langfristige Bindung, mehrere Nutzer möglich

Easy Invoice lässt sich an die tatsächliche Nutzung anpassen — sowohl beim Vertragsverlauf als auch bei der Anzahl der Anwender:

• Jederzeit kündbar — bis einen Tag vor Ablauf des aktuell gebuchten Zeitraums. Keine langen Mindestlaufzeiten, keine versteckten Verlängerungs­fristen. Wer nur ein paar Monate testen oder überbrücken möchte, kann das genauso nutzen wie den dauerhaften Einsatz.
• Mehrere Nutzer pro Mandant: Sie sind nicht auf einen einzigen Anwender beschränkt. Angestellte, freie Mitarbeiter oder die Steuerberatungs­kanzlei können auf dem gleichen Datenbestand parallel arbeiten — mit eigenem Login.
• Variabel hinzubuchbar: Zusätzliche Nutzerplätze lassen sich bei Bedarf hinzubuchen und später auch wieder anpassen — passend zur tatsächlichen Teamgröße. So entstehen keine Kosten für Plätze, die gerade nicht gebraucht werden.

So passt sich die Software dem Geschäft an — und nicht umgekehrt.

Jetzt starten

Easy Invoice in der PepperTools Office Cloud ist ab sofort verfügbar. Sie können die Anwendung in einem unserer Pakete buchen und sofort loslegen — ohne Installation, ohne lokale Einrichtung, mit Daten in Deutschland und einer Bedienoberfläche, die sich Ihrer Sprache anpasst.

Wir freuen uns über Feedback, Anregungen und Funktionswünsche — schreiben Sie uns einfach. Viele der Funktionen, die heute zum Launch dabei sind, gehen genau auf solche Rückmeldungen zurück.

Willkommen in der PepperTools Office Cloud.