PepperTools Office Cloud - Easy Invoice está en línea

Hoy se lanza Factura Fácil en PepperTools Office Cloud. La aplicación está dirigida a autónomos, trabajadores por cuenta propia y pequeñas y medianas empresas que deseen redactar, gestionar y enviar sus recibos directamente en el navegador sin necesidad de instalación, y que valoren la limpieza de los datos maestros, los análisis comprensibles y el aspecto multilingüe.

En este artículo presentamos brevemente las funciones más importantes y ofrecemos una visión general de los temas de protección de datos y seguridad.

¿Qué es PepperTools Office Cloud?

PepperTools Office Cloud es la plataforma en la que se ejecutan nuestras aplicaciones en la nube. Easy Invoice** es la solución de facturación y pedidos en esta plataforma: escribir recibos, mantener clientes y proveedores, gestionar productos, enviar recordatorios, dibujar análisis, exportar datos - todo en el navegador, sin instalación local, con actualizaciones automáticas.

El software funciona mediante suscripción. Varios paquetes cubren distintos niveles de exigencia, desde el nivel básico para emisores ocasionales de facturas hasta el negocio diario continuo con mayores volúmenes de documentos.

Cambio desde Easy Invoice Desktop: transferencia completa de datos

Especialmente relevante para nuestros usuarios actuales: los datos del anterior software Easy Invoice Desktop se pueden transferir a la nube, no sólo los extractos, sino toda la base de datos:

• Clientes con todos los datos almacenados de direcciones, comunicaciones y condiciones.
• Artículos/productos** incluyendo precios y tipos impositivos
• Documentos** - ofertas, confirmaciones de pedido, facturas, albaranes, etc. - incluidos todos los artículos
• Pagos en los documentos**, para que los cobros pendientes, los plazos y las facturas ya liquidadas continúen correctamente en la nube

Esto le permite seguir trabajando sin problemas en la nube, con el mismo historial de documentos, los mismos datos maestros y una imagen correcta del estado actual de sus cuentas a cobrar. No es necesario un "nuevo inicio a partir de la fecha de corte", pero por supuesto puede seleccionarse si lo prefiere.

Si actualmente utiliza Easy Invoice Desktop y está pensando en pasarse a la nube: No dude en ponerse en contacto con nosotros - le acompañaremos en la importación.

Multilingüismo a la vanguardia - en 9 idiomas, incluido el idioma del documento

Con muchas soluciones en la nube, el multilingüismo se limita a la interfaz de usuario. Easy Invoice va un paso más allá:

• Interfaz de usuario en 9 idiomas:** alemán, inglés, español, francés, italiano, neerlandés, polaco, ruso y turco. Cada usuario del equipo puede elegir libremente su idioma de trabajo.
• Idioma de los documentos por cliente: Para cada cliente, puede definir el idioma en el que se generarán los documentos emitidos** (presupuesto, confirmación de pedido, factura, albarán, recordatorio, carta, ...). De este modo, los clientes italianos recibirán su presupuesto en italiano y los clientes polacos recibirán su factura en polaco, sin que el procesador tenga que cambiar.
• PDF totalmente localizados:** Designaciones, encabezados de columna, textos de pie de página, textos de recordatorio, saludos con membrete: el contenido traducido es coherente en todo el PDF.

Para cualquiera que trabaje a escala internacional o gestione una cartera de clientes multilingüe, esta función facilita notablemente el trabajo diario.

Aplicación para Android: acceso móvil a datos maestros y documentos

Paralelamente al lanzamiento en la nube, estamos lanzando una aplicación para Android que ofrece una visión móvil del trabajo diario: los datos maestros, los recibos y los datos de contacto también están disponibles sobre la marcha: sobre el terreno, en las instalaciones del cliente o en la obra. La primera fase de expansión se centra en el acceso de solo lectura, y se irán añadiendo otras funciones. Se está preparando una versión para iOS.

Facturas presupuestadas y factura final

Una función que se ha solicitado explícitamente una y otra vez, y de la que carecen muchas soluciones en la nube: Facturas presupuestadas con factura final correctamente calculada.

Easy Invoice admite el flujo de trabajo clásico:

• Facturas de presupuesto para servicios parciales durante la ejecución del proyecto
• Factura final**, en la que se compensan y muestran correctamente los plazos anteriores
• Visualización clara del saldo restante

El caso de uso típico -proyectos de construcción en curso, pedidos de varios meses de duración, servicios de mayor envergadura con pagos intermedios- queda así plasmado en el mismo sistema sin necesidad de herramientas externas.

Cuentas bancarias, importación de PayPal y asignación automática de pagos

Redactar una factura es una mitad del negocio; la otra mitad es recibir el dinero. Para minimizar el trabajo manual que conlleva este paso, Easy Invoice incluye un flujo de trabajo integrado para cuentas bancarias y asignación de pagos:

• Importación del extracto de la cuenta PayPal: Los movimientos de la cuenta PayPal se leen directamente. Ya no es necesario copiar diariamente los importes ni crearlos manualmente.
• Importación de extractos de cuentas bancarias: Los extractos de programas bancarios habituales como StarMoney** y aplicaciones comparables pueden importarse y estar disponibles inmediatamente para su procesamiento.
• Asignación cómoda de los pagos:** Los importes recibidos se asignan a las facturas abiertas correspondientes; si hay coincidencias claras, se sugiere directamente el documento adecuado, de modo que normalmente sólo es necesario confirmar la asignación.
• Contabilizaciones en segundo plano:** Los registros contables correspondientes se crean automáticamente en segundo plano. No tiene que introducir ninguna contabilización usted mismo: el sistema se encarga de contabilizar las transacciones bancarias mientras usted se concentra en la imputación real.

El resultado es un buen mantenimiento del estado de las partidas abiertas sin un paso contable aparte, y una visión más clara de los pagos que se han recibido realmente.

Archivo a largo plazo en Object Storage y DMS integrado

Los documentos comerciales están sujetos a obligaciones de conservación: deben permanecer disponibles durante largos periodos de tiempo y ser rastreables sin cambios en retrospectiva. Para ello, Easy Invoice dispone de su propio concepto de archivo y almacenamiento:

• Archivado en almacenamiento de objetos compatible con S3:** Los documentos relevantes -facturas, notas de crédito, facturas electrónicas y otros documentos comerciales salientes- se almacenan en almacenamiento de objetos, donde están protegidos contra cambios posteriores. Una vez archivados, se conservan en su forma original.
• DMS integrado: También puede utilizar el sistema integrado de gestión de documentos para almacenar sus propios documentos** para un proceso, como facturas entrantes, contratos, albaranes, recibos, certificados o correspondencia comercial. Esto crea una ubicación de almacenamiento compartida para todo lo relacionado con una transacción comercial en lugar de carpetas dispersas en ordenadores locales y en bandejas de entrada de correo electrónico.
• Recuperabilidad estructurada:** Los documentos y archivos almacenados pueden encontrarse de forma estructurada y estar disponibles de forma selectiva en caso necesario, por ejemplo, durante una auditoría fiscal.

El resultado: una ubicación única y bien mantenida para sus documentos empresariales que combina almacenamiento, recuperabilidad y trazabilidad, sin que usted tenga que preocuparse de la infraestructura de almacenamiento subyacente.

Cartas y correo profesional directamente desde la nube

Además de los tipos de documentos clásicos, también puede escribir cartas gratuitas desde Easy Invoice, en el mismo papel de carta diseñado que se utiliza para las facturas y los presupuestos. Práctico para cartas de presentación, cancelaciones, correspondencia con proveedores o correspondencia en el día a día de la empresa sin tener que abrir un segundo programa.

Reclamaciones

Las partidas abiertas pueden seguirse y reclamarse automáticamente en Easy Invoice:

• Recordatorios y recordatorios multinivel
• Textos de reclamación específicos del cliente (también en el idioma del documento del cliente)
• Resumen de facturas vencidas
• Envío directo del recordatorio en formato PDF

Esto le permite vigilar la tesorería sin tener que enviar manualmente recordatorios a los clientes morosos.

Análisis y exportaciones versátiles

Los datos no deben quedar "atrapados" en la aplicación: la analizabilidad y la transferencia a asesores fiscales o a la Agencia Tributaria son requisitos fundamentales:

• Diarios de documentos y listados por periodo, cliente, tipo de documento
• Análisis de ventas** y resúmenes de partidas abiertas
• Declaración de ingresos/superávit** (EÜR) como evaluación en el sistema
• Exportación** a formatos comunes de tablas y transferencias para su tratamiento posterior
• Factura electrónica en los formatos estándar alemanes XRechnung y ZUGFeRD** para transacciones comerciales con el sector público y socios B2B que requieren datos de factura estructurados

Otras funciones de un vistazo

• Datos maestros:** Clientes, proveedores, productos, precios, tipos impositivos
• Tipos de documentos:** Oferta, confirmación de pedido, albarán, factura, nota de crédito, factura de anulación, pedido, carta
• Personalización del diseño de los documentos:** Logotipo propio, ajustes de color y estilo para una apariencia uniforme
• Contabilidad-Light:** plan de cuentas SKR03/SKR04, cuentas de caja, imputaciones simples, evaluación EÜR
• Arquitectura multicliente:** separación técnicamente limpia de los datos de diferentes clientes

Protección y seguridad de los datos

En materia de seguridad, nos atenemos a los siguientes principios:

• Alojamiento en Alemania y procesamiento conforme a la DSGVO.
• Transporte de datos cifrados** entre el navegador y el servidor conforme a normas comunes
• Inicio de sesión multinivel** con autenticación opcional de dos factores (2FA)
• Separación estricta de clientes** para que los datos de distintos clientes estén aislados entre sí
• Copias de seguridad periódicas** de los datos
• Mecanismos de protección contra ataques automatizados** y usos indebidos
• Procesos rastreables** mediante registro interno

Nos abstenemos deliberadamente de facilitar información técnica detallada en este punto: la seguridad depende de que las medidas de protección funcionen conjuntamente en múltiples capas y no se discutan en detalle en público. Póngase en contacto con nosotros directamente para solicitar acuerdos de tramitación de pedidos (AVV) y más información.

Reserva flexible - sin compromiso a largo plazo, posibilidad de varios usuarios

Easy Invoice puede personalizarse para adaptarse al uso real, tanto en términos de duración del contrato como de número de usuarios:

• Se puede cancelar en cualquier momento, hasta un día antes de que expire** el periodo reservado. Sin plazos mínimos ni periodos de renovación ocultos. Si sólo desea hacer una prueba o un puente de unos meses, puede utilizarlo de la misma forma que el uso permanente.
• Múltiples usuarios por cliente:** No está limitado a un único usuario. Empleados, autónomos o la empresa de asesoría fiscal pueden trabajar en la misma base de datos en paralelo - con su propio inicio de sesión.
• Opciones de reserva variables:** Se pueden reservar plazas adicionales de usuario según sea necesario y volver a ajustarlas más tarde, para adaptarlas al tamaño real del equipo. Esto significa que no hay costes por puestos de trabajo que no se necesiten.

El software se adapta a la empresa, y no al revés.

Empezar ahora

Easy Invoice en PepperTools Office Cloud ya está disponible. Puede reservar la aplicación en uno de nuestros paquetes y empezar de inmediato: sin instalación, sin configuración local, con datos en Alemania y una interfaz de usuario que se adapta a su idioma.

Agradecemos cualquier comentario, sugerencia o petición de funciones: escríbanos. Muchas de las funciones que se incluyen hoy en el lanzamiento son el resultado de esos comentarios.

**Bienvenido a PepperTools Office Cloud.