PepperTools Office Cloud - Kolay Fatura çevrimiçi

Bugün PepperTools Office Cloud'da Easy Invoice kullanıma sunuluyor. Uygulama, makbuzlarını kurulum yapmadan doğrudan tarayıcıda yazmak, yönetmek ve göndermek isteyen ve temiz ana verilere, anlaşılır analizlere ve çok dilli bir görünüme değer veren serbest meslek sahipleri, serbest çalışanlar, küçük ve orta ölçekli şirketlere yöneliktir.

Bu makalede, en önemli işlevleri kısaca sunmakta ve veri koruma ve güvenlik konularına genel bir bakış sağlamaktayız.

PepperTools Office Cloud nedir?

PepperTools Office Cloud, bulut uygulamalarımızın üzerinde çalıştığı platformdur. Easy Invoice** bu platformdaki faturalama ve sipariş çözümüdür: makbuzları yazın, müşterileri ve tedarikçileri koruyun, ürünleri yönetin, hatırlatıcılar gönderin, analizler çizin, verileri dışa aktarın - hepsi tarayıcıda, yerel kurulum olmadan, otomatik güncellemelerle.

Yazılım abonelik esasına göre işletilmektedir. Çeşitli paketler, ara sıra fatura düzenleyenler için giriş seviyesinden daha büyük belge hacimlerine sahip sürekli günlük işlere kadar farklı gereksinim seviyelerini kapsar.

Easy Invoice Desktop'tan geçiş - tam veri aktarımı

Özellikle mevcut kullanıcılarımız için geçerli: Önceki Easy Invoice Desktop yazılımındaki veriler buluta aktarılabilir - sadece ekstreler değil, tüm veritabanı:

• Tüm kayıtlı adres, iletişim ve durum verileri ile Müşteriler
• Fiyatlar ve vergi oranları dahil makaleler/ürünler**
• Belgeler** - teklifler, sipariş onayları, faturalar, irsaliyeler vb. tüm kalemler dahil
• Belgelerdeki ödemeler**, böylece ödenmemiş alacaklar, taksitler ve halihazırda ödenmiş faturalar bulutta doğru şekilde devam eder

Bu, aynı belge geçmişi, aynı ana veriler ve mevcut alacak durumunuzun doğru bir resmiyle bulutta sorunsuz bir şekilde çalışmaya devam etmenizi sağlar. "Kesim tarihinden itibaren yeni bir başlangıç" gerekli değildir, ancak tercih ederseniz elbette seçilebilir.

Şu anda Easy Invoice Desktop kullanıyorsanız ve buluta geçmeyi planlıyorsanız: Bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin - ithalata eşlik edeceğiz.

Çok dillilik ön planda - belge dili de dahil olmak üzere 9 dilde

Birçok bulut çözümünde çok dillilik kullanıcı arayüzü ile sınırlıdır. Easy Invoice bir adım daha ileri gidiyor:

• 9 dilde kullanıcı arayüzü:** Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Hollandaca, Lehçe, Rusça ve Türkçe. Ekipteki her kullanıcı kendi çalışma dilini özgürce seçebilir.
• Müşteri başına belge dili: Her müşteri için, verilen belgelerin (teklif, sipariş onayı, fatura, irsaliye, hatırlatma, mektup, ...) hangi dilde oluşturulacağını tanımlayabilirsiniz. Bu, İtalyan müşterilerin tekliflerini İtalyanca ve Polonyalı müşterilerin faturalarını Lehçe olarak almaları anlamına gelir - işlemcinin değişmesi gerekmeden.
• Tamamen yerelleştirilmiş PDF'ler:** Tanımlamalar, sütun başlıkları, altbilgi metinleri, hatırlatma metinleri, antetli kağıt selamlamaları - çevrilen içerik tüm PDF boyunca tutarlıdır.

Uluslararası çalışan veya çok dilli bir müşteri portföyünü yöneten herkes için bu, günlük işleri gözle görülür şekilde kolaylaştıran bir özelliktir.

Android uygulaması - ana verilere ve belgelere mobil erişim

Bulut lansmanına paralel olarak, günlük işlerin mobil görünümünü sağlayan bir Android uygulaması başlatıyoruz: ana veriler, makbuzlar ve iletişim bilgileri hareket halindeyken de kullanılabilir - sahada, müşterinin tesislerinde, şantiyede. İlk genişleme aşaması salt okunur erişime odaklanırken, diğer işlevler aşamalı olarak takip edilecek. Bir iOS sürümü yol haritasında.

Bütçe faturaları ve nihai fatura

Defalarca açıkça talep edilen ve birçok bulut çözümünde eksik olan bir işlev: Doğru hesaplanmış nihai fatura ile bütçe faturaları.

Easy Invoice klasik iş akışını destekler:

• Projenin yürütülmesi sırasında kısmi hizmetler için Bütçe faturaları
• Önceki taksitlerin doğru şekilde mahsup edildiği ve gösterildiği son fatura**
• Kalan bakiyenin net bir şekilde görselleştirilmesi

Tipik kullanım durumu - devam eden inşaat projeleri, birkaç ay süren siparişler, ara ödemeli daha büyük hizmetler - böylece harici araçlar olmadan aynı sistemde eşleştirilir.

Banka hesapları, PayPal içe aktarma ve otomatik ödeme tahsisi

Fatura yazmak işin bir yarısıdır - diğer yarısı ise parayı almaktır. Bu adımdaki manuel çalışmayı en aza indirmek için Easy Invoice, banka hesapları ve ödeme tahsisi için entegre bir iş akışı ile birlikte gelir:

• PayPal hesap özeti içe aktarımı: PayPal hesabından hareketler doğrudan okunur. Tutarların günlük olarak kopyalanması veya manuel olarak oluşturulması artık gerekli değildir.
• Banka hesap ekstrelerinin içe aktarılması: StarMoney** gibi yaygın bankacılık yazılımlarından ve benzer uygulamalardan ekstreler içe aktarılabilir ve işlenmek üzere hemen kullanılabilir.
• Ödemelerin uygun şekilde tahsis edilmesi:** Alınan tutarlar uygun açık faturalara tahsis edilir - net eşleşmeler varsa, uygun belge doğrudan önerilir, böylece tahsisin genellikle yalnızca onaylanması gerekir.
• Arka planda gönderimler:** İlgili gönderi kayıtları arka planda otomatik olarak oluşturulur. Kendiniz herhangi bir kayıt girmek zorunda değilsiniz - siz gerçek tahsise konsantre olurken sistem banka işlemlerini kaydetmekle ilgilenir.

Sonuç, ayrı bir muhasebe adımı olmadan açık kalemlerin iyi korunan bir durumu ve gerçekten alınan ödemelerin daha net bir görünümüdür.

Nesne Depolama ve entegre DMS'de uzun vadeli arşivleme

Ticari belgeler saklama yükümlülüklerine tabidir - uzun süreler boyunca mevcut kalmalı ve geçmişe dönük olarak değişmeden izlenebilir olmalıdırlar. Kolay Fatura bu amaçla kendi arşivleme ve depolama konseptine sahiptir:

• S3 uyumlu Nesne Deposunda Arşivleme:** İlgili belgeler - faturalar, alacak dekontları, e-faturalar ve diğer giden iş belgeleri - daha sonraki değişikliklere karşı korundukları Nesne Deposunda saklanır. Arşivlendikten sonra orijinal halleriyle muhafaza edilirler.
• Entegre DMS: Entegre belge yönetim sistemini, gelen faturalar, sözleşmeler, irsaliyeler, makbuzlar, sertifikalar veya iş yazışmaları gibi bir süreç için kendi belgelerinizi** depolamak için de kullanabilirsiniz. Bu, yerel bilgisayarlarda ve e-posta gelen kutularında dağınık klasörler yerine bir ticari işlemle ilgili her şey için ortak bir depolama konumu oluşturur.
• Yapılandırılmış geri alınabilirlik:** Belgeler ve saklanan dosyalar yapılandırılmış bir şekilde bulunabilir ve gerektiğinde - örneğin bir vergi denetimi sırasında - hedeflenen bir şekilde kullanılabilir hale getirilebilir.

Sonuç: temel depolama altyapısı hakkında endişelenmenize gerek kalmadan, iş belgeleriniz için depolama, geri alınabilirlik ve izlenebilirliği bir araya getiren tek ve bakımlı bir depolama konumu.

Doğrudan buluttan mektuplar ve iş postaları

Klasik belge türlerine ek olarak, Easy Invoice ile faturalar ve fiyat teklifleri için de kullanılan aynı tasarımlı kırtasiye malzemeleri üzerine ücretsiz mektuplar da yazabilirsiniz. İkinci bir program açmak zorunda kalmadan ön yazılar, iptaller, tedarikçi yazışmaları veya günlük iş yazışmaları için pratiktir.

Dunning

Açık kalemler Kolay Fatura'da otomatik olarak izlenebilir ve günlüğe kaydedilebilir:

• Hatırlatıcılar ve çok seviyeli hatırlatıcılar
• Müşteriye özel ihtar metinleri (müşterinin belge dilinde de)
• Vadesi geçmiş faturalara genel bakış
• Hatırlatmanın PDF olarak doğrudan gönderilmesi

Bu, temerrüde düşen müşterilere manuel olarak hatırlatıcı göndermek zorunda kalmadan nakit akışını takip etmenizi sağlar.

Çok yönlü analizler ve dışa aktarımlar

Veriler uygulama içinde "hapsolmamalıdır" - analiz edilebilirlik ve vergi danışmanlarına veya vergi dairesine aktarım temel gerekliliklerdir:

• Belge günlükleri** ve dönem, müşteri, belge türüne göre listeler
• Satış analizleri** ve açık kalemlere genel bakış
• Sistemde bir değerlendirme olarak gelir/fazlalık tablosu** (EÜR)
• Daha ileri işlemler için ortak tablo ve aktarım formatlarına aktarır**
• Kamu sektörü ve yapılandırılmış fatura verilerine ihtiyaç duyan B2B iş ortaklarıyla yapılan ticari işlemler için XRechnung ve ZUGFeRD Alman standart formatlarında eFatura**

Bir bakışta diğer fonksiyonlar

• Ana veriler:** Müşteriler, tedarikçiler, ürünler, fiyatlar, vergi oranları
• Belge türleri:** Fiyat teklifi, sipariş onayı, irsaliye, fatura, alacak dekontu, iptal faturası, sipariş, mektup
• Belge tasarımı özelleştirmesi:** Tek tip görünüm için kendi logo, renk ve stil ayarlamaları
• Accounting-Light:** SKR03/SKR04 hesap planı, kasa hesapları, basit tahsisler, EÜR değerlendirmesi
• Çok istemcili mimari:** farklı istemcilerden gelen verilerin teknik olarak temiz bir şekilde ayrılması

Veri koruma ve güvenlik

Güvenlik söz konusu olduğunda, aşağıdaki ilkelere bağlı kalırız:

• Almanya'da barındırma ve işleme DSGVO uyumlu**
• Tarayıcı ve sunucu arasında ortak standartlara göre şifrelenmiş veri aktarımı**
• İsteğe bağlı iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) ile çok seviyeli oturum açma**
• Farklı müşterilerden gelen verilerin birbirinden izole edilmesi için sıkı müşteri ayrımı**
• Verilerin düzenli olarak yedeklenmesi**
• Otomatik saldırılara** ve kötüye kullanıma karşı koruma mekanizmaları
• Dahili günlük kaydı sayesinde izlenebilir süreçler**

Bu noktada ayrıntılı teknik bilgi vermekten kasıtlı olarak kaçınıyoruz - güvenlik, birden fazla katmanda birlikte çalışan ve kamuoyunda ayrıntılı olarak tartışılmayan koruyucu önlemlere bağlıdır. Sipariş işleme anlaşmaları (AVV) ve daha fazla bilgi için lütfen doğrudan bizimle iletişime geçin.

Esnek rezervasyon - uzun vadeli taahhüt yok, birden fazla kullanıcı mümkün

Easy Invoice, hem sözleşme süresi hem de kullanıcı sayısı açısından gerçek kullanıma uyacak şekilde özelleştirilebilir:

• İstenildiği zaman iptal edilebilir - rezerve edilen dönemin sona ermesinden bir gün öncesine kadar. Uzun minimum süreler yok, gizli yenileme dönemleri yok. Yalnızca birkaç ay test etmek veya köprü kurmak istiyorsanız, bunu kalıcı kullanımla aynı şekilde kullanabilirsiniz.
• Müşteri başına birden fazla kullanıcı:** Tek bir kullanıcıyla sınırlı değilsiniz. Çalışanlar, serbest çalışanlar veya vergi danışmanlık firması, kendi oturum açma bilgileriyle aynı veritabanı üzerinde paralel olarak çalışabilir.
• Değişken rezervasyon seçenekleri:** Ek kullanıcı koltukları gerektiği gibi rezerve edilebilir ve daha sonra ekibin gerçek boyutuna uyacak şekilde tekrar ayarlanabilir. Bu, şu anda ihtiyaç duyulmayan iş istasyonları için herhangi bir maliyet olmadığı anlamına gelir.

Yazılım işletmeye uyum sağlar - tam tersi değil.

Şimdi başla

PepperTools Office Cloud'da Easy Invoice artık kullanılabilir. Uygulamayı paketlerimizden birinde rezerve edebilir ve hemen başlayabilirsiniz - kurulum olmadan, yerel kurulum olmadan, Almanya'daki verilerle ve dilinize uyarlanan bir kullanıcı arayüzü ile.

Geri bildirim, öneri ve özellik taleplerini memnuniyetle karşılıyoruz - bize yazmanız yeterli. Bugün lansmana dahil edilen işlevlerin çoğu bu tür geri bildirimlerin sonucudur.

**PepperTools Office Cloud'a hoş geldiniz.