PepperTools Office Cloud - Eenvoudige factuur is online

Vandaag wordt Easy Invoice gelanceerd in de PepperTools Office Cloud. De applicatie is gericht op zelfstandigen, freelancers, kleine en middelgrote bedrijven die hun bonnen direct in de browser willen schrijven, beheren en versturen zonder installatie - en die waarde hechten aan schone stamgegevens, begrijpelijke analyses en een meertalig uiterlijk.

In dit artikel presenteren we kort de belangrijkste functies en geven we een overzicht van de onderwerpen gegevensbescherming en beveiliging.

Wat is de PepperTools Office Cloud?

De PepperTools Office Cloud is het platform waarop onze cloudapplicaties draaien. Easy Invoice is de facturatie- en orderoplossing op dit platform: ontvangsten schrijven, klanten en leveranciers onderhouden, producten beheren, herinneringen versturen, analyses maken, gegevens exporteren - alles in de browser, zonder lokale installatie, met automatische updates.

De software werkt op abonnementsbasis. Er zijn verschillende pakketten voor verschillende behoeften, van instapniveau voor incidentele factuurafgifte tot continue dagelijkse activiteiten met grotere documentvolumes.

Overstappen van Easy Invoice Desktop - volledige gegevensoverdracht

Met name relevant voor onze bestaande gebruikers: de gegevens van de vorige Easy Invoice Desktop software kunnen worden overgezet naar de cloud - niet alleen extracten, maar de hele database:

• Klanten met alle opgeslagen adres-, communicatie- en conditiegegevens
• Artikelen/producten** inclusief prijzen en belastingtarieven
• Documenten** - offertes, orderbevestigingen, facturen, leveringsbonnen, enz.
• Betalingen op de documenten**, zodat openstaande vorderingen, termijnbetalingen en facturen die al verrekend zijn correct worden voortgezet in de cloud

Hierdoor kunt u naadloos in de cloud blijven werken - met dezelfde documentgeschiedenis, dezelfde stamgegevens en een correct beeld van uw huidige debiteurenstatus. Een "nieuwe start vanaf afsluitdatum" is niet verplicht, maar kan natuurlijk wel worden geselecteerd als u dat wilt.

Als je Easy Invoice Desktop gebruikt en van plan bent om over te stappen naar de cloud: Neem gerust contact met ons op - wij begeleiden de import.

Meertaligheid voorop - in 9 talen, inclusief documenttaal

Bij veel cloudoplossingen is meertaligheid beperkt tot de gebruikersinterface. Easy Invoice gaat een stap verder:

• Gebruikersinterface in 9 talen:** Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands, Pools, Russisch en Turks. Elke gebruiker in het team kan vrij zijn werktaal kiezen.
• Documenttaal per klant: Voor elke klant kunt u de taal instellen waarin de uitgegeven documenten (offerte, orderbevestiging, factuur, leveringsbon, herinnering, brief, ...) moeten worden gegenereerd. Dit betekent dat Italiaanse klanten hun offerte in het Italiaans ontvangen en Poolse klanten hun factuur in het Pools - zonder dat de processor hoeft te veranderen.
• Volledig gelokaliseerde PDF's:** Aanduidingen, kolomkoppen, voetteksten, herinneringsteksten, aanhef briefhoofd - de vertaalde inhoud is consistent in de hele PDF.

Voor iedereen die internationaal werkt of een meertalige klantenportefeuille beheert, is dit een functie die het dagelijkse werk merkbaar makkelijker maakt.

Android app - mobiele toegang tot stamgegevens en documenten

Parallel aan de cloudlancering lanceren we een Android app die een mobiele weergave van de dagelijkse werkzaamheden mogelijk maakt: stamgegevens, ontvangstbewijzen en contactgegevens zijn ook onderweg beschikbaar - in het veld, bij de klant, op de bouwplaats. In de eerste uitbreidingsfase ligt de nadruk op alleen-lezen toegang. Een iOS-versie staat op de planning.

Budgetfacturen en eindfactuur

Een functie waar keer op keer expliciet om is gevraagd - en die in veel cloudoplossingen schromelijk ontbreekt: Budgetfacturen met correct berekende eindfactuur.

Easy Invoice ondersteunt de klassieke workflow:

• Budgetfacturen voor gedeeltelijke diensten tijdens de projectuitvoering
• Eindfactuur**, waarin de voorgaande termijnen correct worden verrekend en getoond
• Duidelijke visualisatie van het resterende saldo

De typische use case - lopende bouwprojecten, opdrachten die meerdere maanden duren, grotere diensten met tussentijdse betalingen - wordt dus in kaart gebracht in hetzelfde systeem zonder externe tools.

Bankrekeningen, PayPal-import en automatische betalingstoewijzing

Een factuur schrijven is de ene helft van het werk - de andere helft is het geld ontvangen. Om het handmatige werk bij deze stap tot een minimum te beperken, heeft Easy Invoice een geïntegreerde workflow voor bankrekeningen en betalingstoewijzing:

• Invoer van rekeningafschriften van PayPal: Bewegingen van de PayPal-rekening worden direct ingelezen. Het dagelijks kopiëren van bedragen of handmatig aanmaken is niet meer nodig.
• Importeren van bankafschriften: Afschriften uit gangbare banksoftware zoals StarMoney** en vergelijkbare applicaties kunnen worden geïmporteerd en zijn direct beschikbaar voor verwerking.
• Gemakkelijke toewijzing van betalingen:** Ontvangen bedragen worden toegewezen aan de juiste openstaande facturen - als er duidelijke overeenkomsten zijn, wordt direct het juiste document voorgesteld, zodat de toewijzing meestal alleen hoeft te worden bevestigd.
• Boekingen op de achtergrond:** De bijbehorende boekingsrecords worden automatisch op de achtergrond aangemaakt. U hoeft zelf geen boekingen in te voeren - het systeem zorgt voor het boeken van de banktransacties terwijl u zich concentreert op de daadwerkelijke toewijzing.

Het resultaat is een goed bijgehouden status van openstaande posten zonder een aparte boekhoudstap - en een duidelijker zicht op de betalingen die daadwerkelijk zijn ontvangen.

Lange termijn archivering in Object Storage en geïntegreerd DMS

Zakelijke documenten zijn onderhevig aan bewaarplichten - ze moeten gedurende lange perioden beschikbaar blijven en onveranderd achteraf traceerbaar zijn. Easy Invoice heeft hiervoor een eigen archiverings- en opslagconcept:

• Archivering in S3-compatibele Object Storage:** Relevante documenten - facturen, creditnota's, e-facturen en andere uitgaande bedrijfsdocumenten - worden opgeslagen in Object Storage, waar ze worden beschermd tegen latere wijzigingen. Eenmaal gearchiveerd, blijven ze bewaard in hun oorspronkelijke vorm.
• Geïntegreerd DMS: Je kunt het geïntegreerde document management systeem ook gebruiken om je eigen documenten** voor een proces op te slaan - zoals inkomende facturen, contracten, afleverbonnen, ontvangstbewijzen, certificaten of zakelijke correspondentie. Dit creëert een gedeelde opslaglocatie voor alles wat met een zakelijke transactie te maken heeft, in plaats van verspreide mappen op lokale computers en in e-mail inboxen.
• Gestructureerde terugvindbaarheid:** Documenten en opgeslagen bestanden kunnen op een gestructureerde manier worden teruggevonden en indien nodig gericht beschikbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole.

Het resultaat: één goed onderhouden opslaglocatie voor uw bedrijfsdocumenten die opslag, terugvindbaarheid en traceerbaarheid combineert - zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de onderliggende opslaginfrastructuur.

Brieven en zakelijke post direct vanuit de cloud

Naast de klassieke documenttypes kan Easy Invoice ook worden gebruikt om gratis brieven te schrijven - op hetzelfde ontworpen briefpapier dat ook wordt gebruikt voor facturen en offertes. Praktisch voor begeleidende brieven, annuleringen, correspondentie met leveranciers of correspondentie in de dagelijkse praktijk zonder een tweede programma te hoeven openen.

Dunning

Openstaande posten kunnen in Easy Invoice automatisch worden gevolgd en gedeblokkeerd:

• Herinneringen en herinneringen op meerdere niveaus
• Klantspecifieke aanmaningsteksten (ook in de documenttaal van de klant)
• Overzicht van achterstallige facturen
• Directe verzending van de aanmaning als PDF

Zo kun je de cashflow in de gaten houden zonder handmatig aanmaningen te hoeven sturen naar wanbetalende klanten.

Veelzijdige analyses en exports

Gegevens mogen niet "opgesloten" zitten in de applicatie - analyseerbaarheid en overdracht naar belastingadviseurs of het belastingkantoor zijn belangrijke vereisten:

• Documentjournalen en lijsten per periode, klant, documenttype
• Verkoopanalyses** en overzichten van openstaande posten
• Inkomsten-/overschotoverzicht** (EÜR) als evaluatie in het systeem
• Export** naar gemeenschappelijke tabel- en overdrachtsformaten voor verdere verwerking
• eFactuur in de Duitse standaardformaten XRechnung en ZUGFeRD** voor zakelijke transacties met de publieke sector en B2B-partners die gestructureerde factuurgegevens nodig hebben.

Overige functies in één oogopslag

• Stamgegevens:** Klanten, leveranciers, producten, prijzen, belastingtarieven
• Documenttypes:** Offerte, orderbevestiging, afleverbon, factuur, creditnota, annuleringsfactuur, order, brief
• Documentontwerp aanpassen: Eigen logo, kleur- en stijlaanpassingen voor een uniforme uitstraling
• Boekhouding-Light:** SKR03/SKR04 rekeningstelsel, kasrekeningen, eenvoudige toewijzingen, EÜR-evaluatie
• Multi-client architectuur:** technisch zuivere scheiding van gegevens van verschillende klanten

Gegevensbescherming en -beveiliging

Op het gebied van beveiliging houden we ons aan de volgende principes:

• Hosting in Duitsland en verwerking DSGVO-conform
• Versleuteld gegevenstransport** tussen browser en server volgens gangbare standaarden
• Multi-level login** met optionele twee-factor authenticatie (2FA)
• Strikte clientscheiding** zodat gegevens van verschillende klanten van elkaar geïsoleerd zijn
• Regelmatige back-ups** van de gegevens
• Beschermingsmechanismen tegen geautomatiseerde aanvallen** en misbruik
• Traceerbare processen** door interne logging

We geven op dit moment bewust geen gedetailleerde technische informatie - beveiliging is afhankelijk van beschermende maatregelen die in meerdere lagen samenwerken en niet in detail in het openbaar kunnen worden besproken. Neem rechtstreeks contact met ons op voor orderverwerkingsovereenkomsten (AVV) en verdere informatie.

Flexibele boeking - geen langetermijnverplichting, meerdere gebruikers mogelijk

Easy Invoice kan worden aangepast aan het werkelijke gebruik - zowel wat betreft de contractduur als het aantal gebruikers:

• Op elk moment opzegbaar - tot één dag voor het verstrijken van de huidige geboekte periode. Geen lange minimumtermijnen, geen verborgen verlengingsperioden. Als u alleen wilt testen of een paar maanden wilt overbruggen, kunt u dit op dezelfde manier gebruiken als bij permanent gebruik.
• Meerdere gebruikers per klant:** U bent niet beperkt tot één gebruiker. Werknemers, freelancers of het belastingadvieskantoor kunnen parallel op dezelfde database werken - met hun eigen login.
• Variabele boekingsmogelijkheden:** Extra gebruikersplaatsen kunnen naar behoefte worden geboekt en later weer worden aangepast aan de werkelijke grootte van het team. Dit betekent dat er geen kosten zijn voor werkplekken die niet nodig zijn.

De software past zich aan het bedrijf aan - en niet andersom.

Nu beginnen

Easy Invoice in de PepperTools Office Cloud is nu beschikbaar. U kunt de applicatie in een van onze pakketten reserveren en direct aan de slag gaan - zonder installatie, zonder lokale setup, met gegevens in Duitsland en een gebruikersinterface die zich aanpast aan uw taal.

We verwelkomen feedback, suggesties en verzoeken om functies - schrijf ons gewoon. Veel van de functies die vandaag gelanceerd zijn, zijn het resultaat van dergelijke feedback.

**Welkom bij de PepperTools Office Cloud.