PepperTools Office Cloud - Fattura facile è online

Oggi viene lanciata Fattura Facile in PepperTools Office Cloud. L'applicazione si rivolge a lavoratori autonomi, freelance, piccole e medie imprese che desiderano redigere, gestire e inviare le proprie ricevute direttamente nel browser senza installazione - e che apprezzano dati anagrafici puliti, analisi comprensibili e un aspetto multilingue.

In questo articolo presentiamo brevemente le funzioni più importanti e forniamo una panoramica sui temi della protezione dei dati e della sicurezza.

Cos'è PepperTools Office Cloud?

Il PepperTools Office Cloud è la piattaforma su cui girano le nostre applicazioni cloud. Easy Invoice è la soluzione per la fatturazione e gli ordini su questa piattaforma: scrivere ricevute, gestire clienti e fornitori, gestire prodotti, inviare promemoria, tracciare analisi, esportare dati - tutto nel browser, senza installazione locale, con aggiornamenti automatici.

Il software è gestito in abbonamento. I vari pacchetti coprono diversi livelli di esigenze, dall'entry-level per chi emette fatture occasionalmente fino all'attività quotidiana e continuativa con grandi volumi di documenti.

Passaggio da Easy Invoice Desktop - trasferimento completo dei dati

Particolarmente importante per i nostri utenti esistenti: i dati del precedente software Easy Invoice Desktop possono essere trasferiti nel cloud - non solo gli estratti, ma l'intero database:

• Clienti con tutti i dati memorizzati relativi a indirizzi, comunicazioni e condizioni
• Articoli/prodotti** con prezzi e aliquote fiscali
• Documenti** - preventivi, conferme d'ordine, fatture, bolle di consegna, ecc.
• Pagamenti sui documenti**, in modo che i crediti in sospeso, le rate e le fatture già saldate continuino correttamente nel cloud

Questo vi permette di continuare a lavorare senza problemi nel cloud, con lo stesso storico dei documenti, gli stessi dati anagrafici e un quadro corretto dello stato attuale dei vostri crediti. La "nuova data di inizio" non è obbligatoria, ma può essere selezionata se si preferisce.

Se attualmente utilizzate Easy Invoice Desktop e state pensando di passare al cloud, non esitate a contattarci: Non esitate a contattarci - vi accompagneremo nell'importazione.

Multilinguismo in primo piano - in 9 lingue, inclusa la lingua del documento

In molte soluzioni cloud, il multilinguismo è limitato all'interfaccia utente. Easy Invoice fa un ulteriore passo avanti:

• Interfaccia utente in 9 lingue:** tedesco, inglese, spagnolo, francese, italiano, olandese, polacco, russo e turco. Ogni utente del team può scegliere liberamente la propria lingua di lavoro.
• Lingua dei documenti per cliente: Per ogni cliente, è possibile definire la lingua in cui devono essere generati i documenti emessi (preventivo, conferma d'ordine, fattura, bolla di consegna, promemoria, lettera, ...). In questo modo i clienti italiani riceveranno il preventivo in italiano e i clienti polacchi la fattura in polacco, senza che il processore debba cambiare.
• PDF completamente localizzati:** Denominazioni, intestazioni di colonna, testi a piè di pagina, testi di promemoria, saluti sulla carta intestata: il contenuto tradotto è coerente in tutto il PDF.

Per chi lavora a livello internazionale o gestisce un portafoglio clienti multilingue, questa funzione semplifica notevolmente il lavoro quotidiano.

App Android - accesso mobile ai dati anagrafici e ai documenti

Parallelamente al lancio del cloud, stiamo lanciando un'applicazione Android che fornisce una visione mobile dell'attività quotidiana: dati anagrafici, ricevute e dettagli di contatto sono disponibili anche in mobilità - sul campo, presso il cliente, in cantiere. La prima fase di espansione si concentra sull'accesso in sola lettura, con ulteriori funzioni che seguiranno per gradi. È prevista una versione per iOS.

Fatture di preventivo e fattura finale

Una funzione che è stata richiesta esplicitamente più volte e che manca in molte soluzioni cloud: Fatture di bilancio con fattura finale calcolata correttamente.

Easy Invoice supporta il flusso di lavoro classico:

• fatture di budget per servizi parziali durante l'esecuzione del progetto
• Fattura finale**, in cui le rate precedenti vengono correttamente compensate e visualizzate
• Visualizzazione chiara del saldo residuo

Il caso d'uso tipico - progetti di costruzione in corso, ordini che durano diversi mesi, servizi più ampi con pagamenti intermedi - viene così mappato nello stesso sistema senza strumenti esterni.

Conti bancari, importazione di PayPal e assegnazione automatica dei pagamenti

Scrivere una fattura è una metà dell'attività, l'altra metà è ricevere il denaro. Per ridurre al minimo il lavoro manuale in questa fase, Easy Invoice è dotato di un flusso di lavoro integrato per i conti bancari e l'assegnazione dei pagamenti:

• Importazione dell'estratto conto PayPal:** I movimenti dal conto PayPal vengono letti direttamente. Non è più necessario copiare quotidianamente gli importi o crearli manualmente.
• Importazione di estratti conto bancari: Gli estratti conto di software bancari comuni come StarMoney** e applicazioni analoghe possono essere importati e sono immediatamente disponibili per l'elaborazione.
• Assegnazione comoda dei pagamenti:** Gli importi ricevuti vengono assegnati alle fatture aperte appropriate - se ci sono chiare corrispondenze, il documento appropriato viene suggerito direttamente in modo che l'assegnazione di solito deve solo essere confermata.
• Registrazioni in background:** Le registrazioni corrispondenti vengono create automaticamente in background. Non è necessario inserire alcuna registrazione: il sistema si occupa di registrare le transazioni bancarie mentre voi vi concentrate sull'allocazione effettiva.

Il risultato è uno stato ben mantenuto delle partite aperte senza una fase contabile separata e una visione più chiara dei pagamenti effettivamente ricevuti.

Archiviazione a lungo termine in Object Storage e DMS integrato

I documenti aziendali sono soggetti a obblighi di conservazione: devono rimanere disponibili per lunghi periodi di tempo ed essere rintracciabili senza modifiche a posteriori. A questo scopo, Easy Invoice dispone di un proprio concetto di archiviazione e conservazione:

• Archiviazione in Object Storage compatibile con S3:** I documenti rilevanti - fatture, note di credito, fatture elettroniche e altri documenti commerciali in uscita - vengono archiviati in Object Storage, dove sono protetti da successive modifiche. Una volta archiviati, vengono conservati nella loro forma originale.
• DMS integrato: È inoltre possibile utilizzare il sistema di gestione documentale integrato per archiviare i propri documenti** per un processo, come fatture in entrata, contratti, bolle di consegna, ricevute, certificati o corrispondenza commerciale. In questo modo si crea un luogo di archiviazione condiviso per tutto ciò che riguarda una transazione commerciale, invece di cartelle sparse sui computer locali e nelle caselle di posta elettronica.
• Recupero strutturato:** I documenti e i file archiviati possono essere trovati in modo strutturato e resi disponibili in modo mirato se necessario, ad esempio durante una verifica fiscale.

Il risultato: un unico luogo di archiviazione ben curato per i vostri documenti aziendali che combina archiviazione, reperibilità e tracciabilità, senza che dobbiate preoccuparvi dell'infrastruttura di archiviazione sottostante.

Lettere e posta aziendale direttamente dal cloud

Oltre ai classici tipi di documenti, da Easy Invoice è possibile scrivere lettere libere, sulla stessa carta intestata utilizzata per fatture e preventivi. Pratico per le lettere di presentazione, le cancellazioni, la corrispondenza con i fornitori o la corrispondenza nell'attività quotidiana senza dover aprire un secondo programma.

Dunning

Le partite aperte possono essere tracciate e sgravate automaticamente in Easy Invoice:

• Promemoria e promemoria multilivello
• Testi di sollecito specifici per il cliente (anche nella lingua del documento del cliente)
• Panoramica delle fatture scadute
• Invio diretto del sollecito in formato PDF

Questo vi permette di tenere sotto controllo il flusso di cassa senza dover inviare manualmente i solleciti ai clienti morosi.

Analisi ed esportazioni versatili

I dati non devono rimanere "intrappolati" nell'applicazione: l'analizzabilità e il trasferimento ai consulenti fiscali o all'ufficio delle imposte sono requisiti fondamentali:

• Diari dei documenti ed elenchi per periodo, cliente, tipo di documento
• Analisi delle vendite** e panoramica delle partite aperte
• Prospetto entrate/uscite** (EÜR) come valutazione nel sistema
• Esportazioni** in tabelle comuni e formati di trasferimento per ulteriori elaborazioni
• Fattura elettronica nei formati standard tedeschi XRechnung e ZUGFeRD** per le transazioni commerciali con il settore pubblico e con i partner B2B che necessitano di dati di fattura strutturati

Altre funzioni in sintesi

• Dati anagrafici:** Clienti, fornitori, prodotti, prezzi, aliquote fiscali
• Tipi di documento:** Preventivo, conferma d'ordine, bolla di consegna, fattura, nota di credito, fattura di annullamento, ordine, lettera
• Personalizzazione del design dei documenti:** Logo proprio, modifiche di colore e stile per un aspetto uniforme
• Contabilità leggera:** Piano dei conti SKR03/SKR04, conti di cassa, assegnazioni semplici, valutazione EÜR
• Architettura multi-cliente:** separazione tecnicamente pulita dei dati di diversi clienti

Protezione e sicurezza dei dati

Per quanto riguarda la sicurezza, ci atteniamo ai seguenti principi:

• Hosting in Germania ed elaborazione conforme aDSGVO.
• Trasporto crittografato dei dati** tra browser e server secondo gli standard comuni
• Login a più livelli** con autenticazione a due fattori (2FA) opzionale
• Rigorosa separazione dei client** in modo che i dati di clienti diversi siano isolati gli uni dagli altri
• Backup** regolari dei dati
• Meccanismi di protezione contro gli attacchi automatici** e gli abusi
• Processi tracciabili** attraverso la registrazione interna

Ci asteniamo deliberatamente dal fornire informazioni tecniche dettagliate in questa fase: la sicurezza dipende da misure di protezione che lavorano insieme a più livelli e che non possono essere discusse in dettaglio in pubblico. Per gli accordi di elaborazione degli ordini (AVV) e per ulteriori informazioni, contattateci direttamente.

Prenotazione flessibile - nessun impegno a lungo termine, possibilità di più utenti

Easy Invoice può essere personalizzato in base all'utilizzo effettivo, sia in termini di durata del contratto che di numero di utenti:

• Annullabile in qualsiasi momento, fino a un giorno prima della scadenza del periodo attualmente prenotato. Nessun termine minimo lungo, nessun periodo di rinnovo nascosto. Se si desidera solo testare o fare un ponte di pochi mesi, è possibile utilizzare questo servizio allo stesso modo dell'uso permanente.
• Utenti multipli per cliente:** Non siete limitati a un solo utente. I dipendenti, i liberi professionisti o lo studio di consulenza fiscale possono lavorare in parallelo sullo stesso database, con un proprio login.
• Opzioni di prenotazione variabili:** I posti utente aggiuntivi possono essere prenotati in base alle esigenze e modificati in seguito, per adattarsi alle dimensioni effettive del team. Questo significa che non ci sono costi per le postazioni di lavoro che non sono attualmente necessarie.

Il software si adatta all'azienda e non viceversa.

Inizia ora

Easy Invoice in PepperTools Office Cloud è ora disponibile. Potete prenotare l'applicazione in uno dei nostri pacchetti e iniziare subito - senza installazione, senza configurazione locale, con dati in Germania e un'interfaccia utente che si adatta alla vostra lingua.

Siamo lieti di ricevere feedback, suggerimenti e richieste di funzionalità: basta scriverci. Molte delle funzioni incluse nel lancio di oggi sono il risultato di questi feedback.

**Benvenuti in PepperTools Office Cloud.