E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was Selbstständige und kleine Unternehmen jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die volle Versandpflicht kommt schrittweise: ab 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle anderen — Kleinunternehmer ausgenommen. Für Selbstständige und kleine Unternehmen heißt das: noch ist Zeit zum Vorbereiten, aber nicht mehr lange.

Dieser Artikel zeigt klar und ohne Marketing-Sprech, was genau auf Sie zukommt, was schon heute gilt, welche Rechnungen nicht betroffen sind (das vergessen viele), wie Sie technisch empfangen und versenden können — und welche Stolpersteine es bei der Archivierung gibt.

Hinweis vorab: Die Inhalte dieses Artikels wurden mit Sorgfalt nach bestem Wissen recherchiert und basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen — insbesondere den FAQs des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur E-Rechnung, den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025, den Veröffentlichungen der Industrie- und Handelskammern sowie den einschlägigen gesetzlichen Grundlagen. Steuerrecht entwickelt sich fort, und jeder Einzelfall hat seine eigenen Stellschrauben. Für eine rechtssichere Auskunft zu Ihrer Situation sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung — dieser Artikel ist keine Steuerberatung und ersetzt sie nicht.

Worum es überhaupt geht — was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Definition ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, und
• die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt.

Konkret zugelassen sind in Deutschland insbesondere:

• XRechnung — reines XML, vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt. Aktueller produktiver Standard: XRechnung 3.0.2. Im März 2026 hat KoSIT bereits XRechnung 4.0 angekündigt (basierend auf der aktualisierten Norm EN 16931-1:2026), produktiv-relevant insbesondere im Zusammenhang mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht — sie sind reine Datenaustausch-Profile ohne vollständige Rechnungsdaten und reichen ab Ende der Übergangsfristen nicht aus.
• EDI-Verfahren (z.B. EDIFACT) unter bestimmten Bedingungen

Was keine E-Rechnung ist und ab Ende der Übergangsfristen nicht mehr ausreicht:

• Eine PDF-Datei per E-Mail (auch nicht „PDF mit ein bisschen XML eingebettet")
• Ein eingescannter Papierbeleg
• Ein Word-/Excel-Dokument
• Ein hübsches Online-Formular ohne strukturierte Maschinenlesbarkeit

Diese Formate gelten als „sonstige Rechnungen". Während der Übergangsfristen sind sie weiter zulässig — danach nicht mehr (außer in den Sonderfällen weiter unten).

Der Zeitplan im Überblick

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt schon heute, seit 1.1.2025 — auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen verschicken. Wenn ein B2B-Kunde Ihnen eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format schickt, müssen Sie sie verarbeiten und archivieren können.

Was bedeutet das konkret — abhängig von Ihrer Größe

Großunternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €

Ab 1.1.2027 müssen Sie für alle inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Spätester sinnvoller Zeitpunkt für die Umstellung: zweite Jahreshälfte 2026.

KMU mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €

Sie haben ein Jahr länger Zeit — Versandpflicht beginnt am 1.1.2028. Aber: Ab 2027 werden viele Ihrer Großkunden bereits ausschließlich E-Rechnungen versenden — Empfang und Verarbeitung müssen Sie also schon vorher beherrschen.

Selbstständige, Freiberufler, Einzelunternehmer

Praktisch wie KMU: Versandpflicht ab 1.1.2028. Wer nur sehr kleine Umsätze hat oder ohnehin Kleinunternehmer ist (siehe unten), hat noch mehr Spielraum.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Sie sind vom Versand dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Sie dürfen weiter PDF und Papier ausstellen. Aber Sie müssen empfangen können — wie alle anderen Unternehmer auch.

Empfangspflicht — was schon heute zwingend ist

Die Empfangspflicht ist der Punkt, der von vielen unterschätzt wird. Klar: Wer noch keine E-Rechnung verschicken muss, lehnt sich zurück. Aber wenn Ihr nächster B2B-Kunde — z.B. ein größerer Auftraggeber, eine GmbH, ein Konzern — Sie auf E-Rechnung umstellt, sind Sie in der Empfangspflicht, nicht der Absender.

Was Sie können müssen:

• Empfang des Formats (XRechnung / ZUGFeRD) — typischerweise per E-Mail
• Verarbeitung — Anzeige der menschen-lesbaren Inhalte (z.B. Visualisierung der XML-Daten)
• Archivierung der strukturierten Daten (siehe Archivierungs-Abschnitt)

Gute Nachricht: Das BMF stellt klar, dass für den Empfang technisch ein E-Mail-Postfach genügt. Sie brauchen also nicht zwingend eine teure Spezialsoftware nur zum Empfangen. Verarbeitungs- und Archivierungs-Software brauchen Sie aber.

XRechnung vs. ZUGFeRD — welches Format ist das richtige?

Beide Formate sind zulässig. Welches Sie selbst verwenden, hängt davon ab, mit wem Sie arbeiten:

Faustregel für die Praxis:

• Hauptsächlich B2B mit gemischter Empfängerstruktur (kleine und große Kunden, manuelle und automatische Verarbeitung) → ZUGFeRD ist meist die pragmatischere Wahl
• Sie liefern an öffentliche Auftraggeber (Behörden) → XRechnung ist hier verbindlich
• Sie wissen, dass Ihr Kunde eine konkrete Form will → fragen Sie ihn, was er bevorzugt — beides ist rechtlich gleichwertig

Wichtige Ausnahmen, die viele übersehen

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein — auch nach 2028 nicht. Folgende Fälle bleiben dauerhaft ausgenommen:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht überschreitet, dürfen weiter als „sonstige Rechnung" (Papier, PDF) ausgestellt werden. Das deckt typische Kassenbons, kleine Materialeinkäufe, Tankquittungen etc. ab.

Fahrausweise

Fahrausweise (Bahnticket, Bus-/Fluganerkennung etc.), die als Rechnung gelten, müssen nicht zusätzlich als E-Rechnung versandt werden.

Rechnungen an Endverbraucher (B2C)

Verkaufen Sie an Privatpersonen, fallen diese Umsätze nicht unter die E-Rechnungspflicht — auch nach 2028 nicht. Eine elektronische Übermittlung an Privatkunden setzt nach wie vor deren Zustimmung voraus.

Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G)

Hier gilt eine eigene Regelung — die E-RechVO des Bundes und entsprechende Länderregelungen. Wer Behörden beliefert, muss bereits seit Längerem im XRechnung-Format fakturieren.

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG

Bestimmte steuerfreie Leistungen (Finanzdienstleistungen, Vermietungen, Heilberufe in Teilen u.a.) sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Der Einzelfall sollte mit der Steuerberatung geprüft werden.

Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind

Z.B. viele Vereine, manche Stiftungen — fallen je nach Konstellation nicht unter die E-Rechnungspflicht.

Archivierung: Was viele falsch machen werden

Hier lauert eine echte Falle, die in vielen Ratgebern zu kurz kommt.

Sie müssen die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen, strukturierten Form aufbewahren. Das heißt:

• Bei XRechnung: Die XML-Datei selbst archivieren — nicht nur einen ausgedruckten oder visualisierten PDF-Ausdruck
• Bei ZUGFeRD: Die hybride PDF/A-3-Datei mit dem eingebetteten XML — nicht nur das daraus extrahierte sichtbare PDF
• Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre für Rechnungen als Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO, durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt — Anwendung auf alle Belege, deren Frist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war). Achtung: Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungs­bilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei 10 Jahren — wer bilanziert oder eigene Buchführung erstellt, muss diese längere Frist parallel mit beachten.
• Format: Unverändert in der ursprünglichen elektronischen Form

Was nicht reicht:

• Eine Visualisierung als PDF zu drucken und das PDF zu speichern → die strukturierten Daten gehen verloren
• Die Rechnung in einem reinen Bildformat (z.B. JPG, eingescanntes PDF) abzulegen → keine Maschinenlesbarkeit mehr

Was die meisten heute schon falsch machen: Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen werden „gedruckt" und nur das visuell lesbare PDF abgelegt. Damit wäre die Aufbewahrungspflicht für die strukturierten Daten verletzt.

Das BMF hat in einer Vereinfachung klargestellt, dass die Archivierung nicht zwingend in einem GoBD-konformen DMS erfolgen muss — Sie müssen aber zumindest dafür sorgen, dass der strukturierte Teil unversehrt in der ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Anhänge sind erlaubt — nicht alles muss in das XML

Eine häufige Sorge: „Wie passen meine umfangreichen Bauleistungs-Aufschlüsselungen oder Detail-Tabellen in eine strukturierte XRechnung?" Antwort: Gar nicht — und müssen sie auch nicht.

Ergänzende Inhalte dürfen weiterhin als unstrukturierter Anhang (z.B. PDF) Teil der E-Rechnung sein. Das BMF nennt explizit Bauleistungen als Beispiel: Im strukturierten Teil stehen die Gewerke mit Summen, im PDF-Anhang die Detail-Aufschlüsselung. Auch bei Schlussrechnungen kann die Verrechnung der Abschläge im unstrukturierten Anhang dargestellt werden.

Das gibt Spielraum für die typischen Konstellationen aus dem Handwerk, der Bau- und der Beratungspraxis.

Übermittlungsweg — keine Vorgabe

Wie die E-Rechnung beim Empfänger ankommt, gibt das BMF nicht vor:

• E-Mail (mit Anhang) — der einfachste Weg
• Elektronische Schnittstelle (API, EDI)
• Gemeinsamer Speicherort im Konzernverbund
• Internetportal zum Download
• Theoretisch auch USB-Stick — wenn beide Seiten zustimmen

Der Übermittlungsweg ist „zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien" zu klären. In der Praxis: E-Mail-Anhang reicht für die meisten Konstellationen aus.

Wenn Lieferanten noch sonstige Rechnungen schicken — was tun?

Frage, die in der Praxis ständig kommt:

• Während der Übergangsfristen (also je nach Lieferantengröße bis Ende 2026 oder Ende 2027): Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sind weiter zulässig. Sie gelten auch für den Vorsteuerabzug als ordnungsgemäße Rechnung.
• Nach Ende der jeweiligen Übergangsfrist: Eine sonstige Rechnung erfüllt die formalen Anforderungen nicht mehr. Vorsteuerabzug kann hier kritisch werden — der Lieferant ist in der Pflicht, eine korrekte E-Rechnung nachzureichen.
• Praxis-Empfehlung: Lieferanten frühzeitig auf die kommenden Anforderungen hinweisen — gerade kleine Handwerker oder Einzelunternehmer brauchen oft selbst noch Vorbereitungszeit.

Praxis-Checkliste 2026/2027

• [ ] Empfangs-Postfach für E-Rechnungen einrichten — entweder eigene Adresse (z.B. rechnungen@ihrefirma.de) oder integriertes E-Rechnungs-Postfach in der Buchhaltungssoftware
• [ ] Verarbeitungs-Software klären: Visualisierung von XRechnung-XML, Auslesen von ZUGFeRD-XML
• [ ] Archivierungs-Strategie überprüfen — strukturierte Originaldateien sichern, nicht nur PDF-Ausdrucke
• [ ] Aufbewahrungsfrist 8 Jahre in der Backup-/Archiv-Strategie berücksichtigen
• [ ] Rechnungs-Software auf E-Rechnungs-Versand prüfen (XRechnung und ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Format-Entscheidung für eigenen Versand: ZUGFeRD für gemischte B2B-Empfänger, XRechnung für Behördenkunden
• [ ] Lieferanten rechtzeitig informieren, in welchem Format Sie E-Rechnungen empfangen können
• [ ] Bei Vorjahresumsatz 2026 > 800.000 €: Versandbereitschaft bis 1.1.2027 sicherstellen
• [ ] Bei Vorjahresumsatz 2026 ≤ 800.000 €: Versandbereitschaft bis 1.1.2028 sicherstellen
• [ ] Kleinunternehmer: Empfangs- und Archivierungsbereitschaft sicherstellen — beim Versand bleiben Sie befreit
• [ ] Stammdaten: USt-IdNr. der eigenen Firma korrekt hinterlegt? E-Mail-Empfangsadressen der Kunden gepflegt?
• [ ] Anhänge-Strategie klären: Wie sollen umfangreiche Detail-Aufstellungen, Stundenzettel, Bau-Aufschlüsselungen mitgeliefert werden? Als unstrukturierter PDF-Anhang in der ZUGFeRD- bzw. XRechnung-Sendung

Wie eine moderne Rechnungssoftware unterstützt

Eine Cloud-Rechnungssoftware wie Easy Invoice in der PepperTools Office Cloud nimmt einige der oben genannten Schritte ab:

• Versand als XRechnung und ZUGFeRD mit den aktuellen Profil-Versionen, die EN 16931 erfüllen
• Empfang von E-Rechnungen und Anzeige der menschen-lesbaren Inhalte — ohne dass Sie ein separates Visualisierungs-Tool brauchen
• Archivierung der strukturierten Originaldateien im integrierten Dokumentenmanagement (DMS), gegen nachträgliche Änderung geschützt — passt zur 8-Jahres-Aufbewahrungspflicht
• Anhänge (z.B. detaillierte Aufstellungen, Stundenzettel) lassen sich als unstrukturiertes PDF in der E-Rechnung mitsenden
• Kleinunternehmer-Modus mit korrektem Hinweis auf §19 UStG — und gleichzeitig eRechnung-Empfangs-Bereitschaft im selben System
• Mehrsprachige Belege für internationale B2B-Kunden — die ZUGFeRD-Rechnung kann in der Belegsprache des Kunden gerendert werden

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Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise — Empfang seit 2025, Versand für große Unternehmen ab 2027, für alle anderen ab 2028. Kleinunternehmer sind beim Versand dauerhaft befreit, beim Empfang aber nicht.

Drei zentrale Punkte, die viele unterschätzen:

1. Empfangspflicht gilt schon heute — auch für Kleinunternehmer
2. Die Archivierung muss den strukturierten Teil betreffen, nicht nur einen PDF-Ausdruck der Rechnung
3. Wichtige Ausnahmen bleiben — Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, B2C, bestimmte steuerfreie Umsätze

Wer Empfang, Verarbeitung und Archivierung jetzt sauber aufsetzt, hat 2027/2028 keine kurzfristige Stress-Migration und kann den Versand zum eigenen Stichtag entspannt einschalten.

Quellen und weiterführende Informationen

Die Aussagen in diesem Artikel basieren insbesondere auf den folgenden öffentlich zugänglichen Quellen:

• Bundesfinanzministerium — FAQ zur E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 (Erstes BMF-Schreiben) und 15.10.2025 (Zweites BMF-Schreiben — Klarstellungen und Ergänzungen)
• Wachstumschancengesetz (Einführung der E-Rechnungspflicht in §14 UStG)
• § 14 UStG (Rechnungsausstellung) — gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (Befreiung Kleinunternehmer von der eRechnungs-Versandpflicht)
• Europäische Norm EN 16931 (technische Grundlage für die strukturierten Formate)
• KoSIT — Standard XRechnung — aktuell produktiv Version 3.0.2; Version 4.0 im März 2026 angekündigt (basiert auf EN 16931-1:2026, relevant für ViDA): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles
• FeRD — Forum elektronische Rechnung Deutschland — Spezifikation ZUGFeRD 2.3 (Profile EN 16931 / EXTENDED erfüllen die E-Rechnungspflicht; MINIMUM und BASIC-WL nicht)
• § 147 Abs. 3 AO und Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) — Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre ab 2025
• IHK-Veröffentlichungen zur E-Rechnungspflicht (u.a. IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechVO) für den B2G-Bereich

Stand der Recherche: Mai 2026. Spätere BMF-Schreiben oder Gesetzgebung können die hier dargestellten Aussagen modifizieren — bitte im Zweifel die aktuelle Fassung der genannten Quellen prüfen oder Ihre Steuerberatung einbeziehen.