Obbligo di fatturazione elettronica 2027 e 2028: Cosa devono fare ora i lavoratori autonomi e le piccole imprese

Dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende in Germania dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche. L'obbligo di invio completo** avverrà in più fasi: dal 2027 per le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro nell'anno precedente e dal 2028 per tutte le altre, ad eccezione delle piccole imprese. Per i lavoratori autonomi e le piccole imprese, questo significa che c'è ancora tempo per prepararsi, ma non per molto.

Questo articolo illustra in modo chiaro e privo di linguaggio da marketing cosa ci si può aspettare, cosa si applica già oggi, quali fatture non sono interessate (molti lo dimenticano), come si possono ricevere e inviare tecnicamente le fatture e quali sono gli ostacoli per l'archiviazione.

Il contenuto di questo articolo è stato accuratamente studiato al meglio delle nostre conoscenze e si basa su fonti accessibili al pubblico, in particolare le FAQ del Ministero Federale delle Finanze (BMF) sulla fatturazione elettronica, le lettere del BMF del 15 ottobre 2024 e del 15 ottobre 2025, le pubblicazioni delle Camere di Commercio e dell'Industria e le relative basi giuridiche. La legislazione fiscale è in continua evoluzione e ogni singolo caso ha le sue regole. Vi invitiamo a rivolgervi al vostro consulente fiscale per avere informazioni affidabili sulla vostra situazione - questo articolo non è una consulenza fiscale e non la sostituisce.

Di cosa si tratta - cos'è una fattura elettronica?

Una fattura nel senso della definizione in vigore dal 2025 non è un semplice PDF inviato per e-mail. Una fattura elettronica è una fattura che

• è emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato,
• consente l'elaborazione elettronica e
• soddisfa i requisiti dello standard europeo EN 16931.

In particolare, sono autorizzati in Germania

• XRechnung - XML puro, gestito da KoSIT (Centro di coordinamento per gli standard IT). Standard produttivo attuale: XRechnung 3.0.2. Nel marzo 2026, KoSIT ha annunciato XRechnung 4.0 (basato sullo standard aggiornato EN 16931-1:2026), che è particolarmente rilevante per la produzione in relazione all'iniziativa UE "IVA nell'era digitale" (ViDA).
• ZUGFeRD dalla versione 2.0.1 - Formato ibrido: PDF/A-3 con XML incorporato. Versione attuale: ZUGFeRD 2.3. I profili MINIMUM e BASIC-WL** non soddisfano i requisiti dell'obbligo di fatturazione elettronica - sono profili di puro scambio di dati senza dati completi della fattura e non saranno sufficienti a partire dalla fine dei periodi di transizione.
• Procedura EDI (ad es. EDIFACT) a determinate condizioni.

che non è una fattura elettronica e non sarà più sufficiente a partire dalla fine dei periodi di transizione:

• Un file PDF inviato via e-mail (nemmeno "PDF con un po' di XML incorporato")
• Una ricevuta cartacea scannerizzata
• Un documento Word/Excel
• Un bel modulo online senza una leggibilità automatica strutturata

Questi formati sono considerati "altre fatture ". Sono ancora consentiti durante i periodi transitori, dopodiché non lo sono più (tranne nei casi speciali riportati di seguito).

Il calendario in sintesi

Importante: l'obbligo di ricezione delle fatture si applica già oggi, dal 1° gennaio 2025 - anche se non inviate ancora fatture elettroniche. Se un cliente B2B vi invia una fattura elettronica in formato XRechnung o ZUGFeRD, dovete essere in grado di elaborarla e archiviarla.

Cosa significa questo in termini concreti - a seconda delle vostre dimensioni

Grandi aziende con fatturato dell'anno precedente > 800.000 euro

Dal 1 gennaio 2027 dovrete emettere fatture elettroniche per tutte le vendite domestiche B2B. Ultima data utile per il passaggio: seconda metà del 2026.

PMI con fatturato dell'anno precedente fino a 800.000 euro

Avete un anno in più: l'invio obbligatorio inizia l'1.1.2028**. Ma: a partire dal 2027, molti dei vostri principali clienti invieranno esclusivamente fatture elettroniche, quindi dovrete essere in grado di riceverle ed elaborarle prima di allora.

Lavoratori autonomi, liberi professionisti, ditte individuali

Pratiche come le PMI: invio obbligatorio dal 1.1.2028. Se avete un fatturato molto basso o siete già un piccolo imprenditore (vedi sotto), avete ancora più margine di manovra.

Piccolo imprenditore secondo il § 19 UStG

Siete esentati in modo permanente dalle spedizioni (§ 34a UStDV). Potete continuare a emettere documenti PDF e cartacei. Ma dovete essere in grado di ricevere - proprio come tutti gli altri imprenditori.

Obbligo di ricezione - che è già oggi obbligatorio

L'obbligo di ricezione è un punto che molti sottovalutano. Certo, se non dovete ancora inviare fatture elettroniche, potete rilassarvi. Ma se il vostro prossimo cliente B2B - ad esempio un cliente più grande, una società a responsabilità limitata, un gruppo - passerà alla fatturazione elettronica, sarete voi ad essere obbligati a ricevere**, non il mittente.

**Che cosa dovete essere in grado di fare?

• Ricevere** il formato (XRechnung / ZUGFeRD), in genere via e-mail.
• Elaborazione** - visualizzazione del contenuto leggibile dall'uomo (ad es. visualizzazione dei dati XML)
• Archiviazione dei dati strutturati (vedi sezione archiviazione)

Buone notizie: Il BMF chiarisce che una casella di posta elettronica è tecnicamente sufficiente per la ricezione**. Ciò significa che non occorre necessariamente un costoso software specializzato per la sola ricezione. Tuttavia, è necessario un software di elaborazione e archiviazione.

XRechnung vs. ZUGFeRD: qual è il formato giusto?

Entrambi i formati sono consentiti. Quale utilizzare dipende da chi lavora con voi:

Regola empirica per la pratica:

• Principalmente B2B con struttura mista di destinatari (clienti piccoli e grandi, elaborazione manuale e automatizzata) → ZUGFeRD è di solito la scelta più pragmatica
• Consegnate a clienti pubblici (autorità) → XRechnung è obbligatoria in questo caso
• Sapete che il vostro cliente vuole una forma specifica** → chiedetegli cosa preferisce: entrambe sono legalmente equivalenti.

Eccezioni importanti che molti trascurano

Non tutte le fatture devono essere elettroniche, nemmeno dopo il 2028. I seguenti casi sono permanentemente esclusi:

Fatture di piccolo valore fino a 250 euro lordi

Le fatture il cui importo totale lordo non supera i 250 euro possono continuare a essere emesse come "altre fatture" (cartacee, PDF). Si tratta di ricevute tipiche, piccoli acquisti di materiali, ricevute di benzina, ecc.

Biglietti

I biglietti (biglietti del treno, dell'autobus o del volo, ecc.) che sono considerati fatture non devono essere inviati anche come fatture elettroniche**.

Fatture a consumatori finali (B2C)

Se vendete a privati, queste vendite non sono soggette all'obbligo di fattura elettronica, anche dopo il 2028. La trasmissione elettronica ai clienti privati richiede ancora il loro consenso.

Fatture al settore pubblico (B2G)

In questo caso si applica una regolamentazione specifica: l'E-RechVO federale e le corrispondenti normative statali. Chiunque fornisca enti pubblici deve fatturare in formato XRechnung già da tempo.

Vendite esenti da imposte secondo il § 4 n. 8 - 29 UStG

Anche alcuni servizi esenti da imposte (servizi finanziari, affitti, professioni mediche in parte, ecc.) sono esenti dall'obbligo di fatturazione elettronica. Il caso specifico deve essere verificato con il consulente fiscale.

Forniture a persone giuridiche che non sono imprenditori

Ad esempio, molte associazioni, alcune fondazioni - non rientrano nell'obbligo di fatturazione elettronica, a seconda della costellazione.

Archiviazione: ciò che molti faranno di sbagliato

Qui si nasconde una vera e propria trappola, che viene trascurata in molte guide.

**È necessario archiviare la fattura elettronica nella sua forma originale e strutturata:

• Per XRechnung: Archiviare il file XML stesso, non solo una stampa PDF stampata o visualizzata.
• Per ZUGFeRD:** Il file ibrido PDF/A-3 con l'XML incorporato, non solo il PDF visibile estratto da esso.
• Periodo di conservazione: 8 anni per le fatture come documenti contabili (§ 147 par. 3 AO, ridotto da 10 a 8 anni dalla Legge di alleggerimento della burocrazia - applicazione a tutti i documenti il cui termine non era ancora scaduto all'inizio del 2025). Attenzione: Per libri commerciali, inventari, bilanci di apertura, bilanci annuali e relazioni di gestione, il termine di 10 anni** rimane - chiunque prepari bilanci o la propria contabilità deve rispettare anche questo termine più lungo.
• Formato:** Invariato nel formato elettronico originale.

**Cosa non è sufficiente

• Stampare una visualizzazione in formato PDF e salvare il PDF → i dati strutturati vanno persi
• Archiviare la fattura in un formato immagine puro (ad es. JPG, PDF scansionato) → non è più leggibile a macchina

Quello che la maggior parte delle persone sbaglia già oggi: Le fatture ZUGFeRD in arrivo vengono "stampate" e viene archiviato solo il PDF leggibile. Questo violerebbe l'obbligo di conservazione dei dati strutturati.

Il BMF ha chiarito in una semplificazione che l'archiviazione non deve necessariamente avvenire in un DMS conforme alla GoBD, ma si deve almeno garantire che la parte strutturata rimanga intatta nella sua forma originale.

Gli allegati sono consentiti - non tutto deve essere incluso nell'XML.

Una preoccupazione comune: "Come si inseriscono in una XRechnung strutturata le mie ampie ripartizioni dei servizi di costruzione o le mie tabelle dettagliate?". Risposta: Non è affatto così e non è necessario che lo siano.

I contenuti supplementari possono continuare a far parte della fattura elettronica come allegato non strutturato (ad es. PDF). Il BMF cita esplicitamente i servizi di costruzione come esempio: La parte strutturata contiene i mestieri con i totali, l'allegato PDF contiene la ripartizione dettagliata. Nel caso delle fatture finali, la compensazione degli sconti può essere riportata anche nell'allegato non strutturato.

In questo modo si può dare spazio alle costellazioni tipiche dei mestieri, dell'edilizia e della consulenza.

Metodo di trasmissione - nessuna specifica

Il BMF non specifica il modo in cui la fattura elettronica viene ricevuta dal destinatario:

• Email (con allegato) - il modo più semplice
• Interfaccia elettronica** (API, EDI)
• Luogo di archiviazione condiviso** all'interno del gruppo di aziende
• Portale Internet** per il download
• Teoricamente anche chiavetta USB - se entrambe le parti sono d'accordo

Il canale di trasmissione deve essere chiarito "in base al diritto civile tra le parti contraenti". In pratica: l'allegato e-mail è sufficiente per la maggior parte delle costellazioni.

Se i fornitori continuano a inviare altre fatture - cosa fare?

Una domanda che si ripropone continuamente nella pratica:

• Durante i periodi di transizione (cioè fino alla fine del 2026 o alla fine del 2027, a seconda delle dimensioni del fornitore): Le altre fatture (cartacee/PDF) sono ancora consentite. Esse valgono anche come fattura vera e propria per la detrazione ante imposte**.
• Dopo la fine del rispettivo periodo di transizione:** le altre fatture non soddisfano più i requisiti formali. La deduzione dell'imposta a monte può diventare critica in questo caso: il fornitore è obbligato a presentare una fattura elettronica corretta in un secondo momento.
• Raccomandazione pratica:** Informare tempestivamente i fornitori dei prossimi requisiti: soprattutto i piccoli commercianti o le ditte individuali hanno spesso bisogno di tempo per prepararsi.

Lista di controllo pratica 2026/2027

• [ ] Impostare una casella di posta elettronica per la ricezione delle fatture elettroniche - o un indirizzo separato (ad es. rechnungen@ihrefirma.de) o una casella di posta elettronica integrata nel software di contabilità.
• [ ] Chiarire il software di elaborazione: visualizzazione di XRechnung-XML, lettura di ZUGFeRD-XML
• [ ] Rivedere la strategia di archiviazione - backup dei file originali strutturati, non solo delle stampe in PDF
• [ ] Considerare il periodo di conservazione di 8 anni nella strategia di backup/archiviazione
• [ ] Verifica del software di fatturazione per l'invio di fatture elettroniche (XRechnung e ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Decisione sul formato per l'invio proprio: ZUGFeRD per i destinatari B2B misti, XRechnung per i clienti della pubblica amministrazione
• [ ] Informare tempestivamente i fornitori in quale formato è possibile ricevere le fatture elettroniche
• [ ] Per il fatturato dell'anno precedente 2026 > € 800.000: Assicurare la disponibilità per l'invio entro il 1° gennaio 2027
• [ ] Per il fatturato dell'anno precedente 2026 ≤ € 800.000: Assicurare la disponibilità per l'invio entro il 1° gennaio 2028
• [ ] Piccole imprese: Assicurare la preparazione per la ricezione e l'archiviazione - si rimane esenti per la spedizione
• [ ] Dati anagrafici: Il numero di partita IVA della vostra azienda è stato inserito correttamente? Indirizzi e-mail dei clienti mantenuti?
• [ ] Chiarire la strategia degli allegati: Come devono essere forniti gli elenchi dettagliati, i timesheet, le ripartizioni dei lavori? Come allegato PDF non strutturato nella spedizione ZUGFeRD o XRechnung?

Come i moderni software di fatturazione supportano

Un software di fatturazione in cloud come Easy Invoice in PepperTools Office Cloud si occupa di alcune delle fasi sopra descritte:

• Invio come XRechnung e ZUGFeRD con le ultime versioni di profilo che soddisfano la norma EN 16931
• Ricezione di fatture elettroniche** e visualizzazione del contenuto leggibile dall'uomo, senza la necessità di uno strumento di visualizzazione separato.
• Archiviazione dei file originali strutturati** nel sistema di gestione documentale integrato (DMS), protetti da successive modifiche - in conformità con l'obbligo di conservazione di 8 anni.
• Gli allegati** (ad es. dichiarazioni dettagliate, fogli di presenza) possono essere inviati come PDF non strutturato nella fattura elettronica.
• Modalità per le piccole imprese con riferimento corretto al §19 UStG - e allo stesso tempo predisposizione alla ricezione della fattura elettronica** nello stesso sistema.
• Documenti multilingue** per i clienti B2B internazionali - la fattura ZUGFeRD può essere resa nella lingua del documento del cliente

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Conclusione

L'obbligo della fattura elettronica arriverà gradualmente - ricezione dal 2025, invio per le grandi aziende dal 2027, per tutte le altre dal 2028. Le piccole aziende sono permanentemente esentate per l'invio, ma non per la ricezione.

Tre punti chiave che molti sottovalutano:

1. L'obbligo di ricezione si applica già oggi - anche per le piccole imprese

2 L'archiviazione deve riguardare la parte strutturata, non solo una stampa in PDF della fattura 3 Rimangono importanti eccezioni - fatture di piccolo valore fino a 250 euro, biglietti, B2C, alcune transazioni esenti da imposta

Se impostate correttamente la ricezione, l'elaborazione e l'archiviazione ora, non avrete alcuno stress da migrazione a breve termine nel 2027/2028 e potrete rilassarvi e attivare l'invio alla vostra scadenza.

Fonti e ulteriori informazioni

Le affermazioni contenute in questo articolo si basano in particolare sulle seguenti fonti accessibili al pubblico:

• Ministero Federale delle Finanze - FAQ sulla fatturazione elettronica: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Lettera del BMF sulla fatturazione elettronica del 15 ottobre 2024 (prima lettera del BMF) e del 15 ottobre 2025 (seconda lettera del BMF - chiarimenti e integrazioni)
• Legge sulle opportunità di crescita** (introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica nell'articolo 14 UStG)
• § 14 UStG (emissione di fatture) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (esenzione delle piccole imprese dall'obbligo di inviare fatture elettroniche)
• Norma europea EN 16931** (base tecnica per i formati strutturati)
• KoSIT - Standard XRechnung - attualmente in produzione Versione 3.0.2; Versione 4.0** annunciata nel marzo 2026 (basata su EN 16931-1:2026, rilevante per ViDA): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-undles
• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland - Specifica ZUGFeRD 2.3** (i profili EN 16931 / EXTENDED soddisfano l'obbligo di fatturazione elettronica; MINIMUM e BASIC-WL no)
• § 147 comma 3 AO e Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) - riduzione del periodo di conservazione dei documenti contabili da 10 a 8 anni dal 2025
• Pubblicazioni IHK** sull'obbligo di fatturazione elettronica (ad es. IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• Ordinanza sulla fatturazione elettronica del Governo Federale (E-RechVO)** per il settore B2G

Stato della ricerca: maggio 2026. Lettere o leggi successive del BMF possono modificare le affermazioni qui presentate; in caso di dubbi, verificare la versione attuale delle fonti citate o consultare il proprio consulente fiscale.