Obligación de facturación electrónica 2027 y 2028: Qué deben hacer ahora los autónomos y las pequeñas empresas

A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania deberán ser capaces de recibir facturas electrónicas. La plena obligación de envío llegará por etapas: a partir de 2027 para las empresas con un volumen de negocio superior a 800.000 euros en el año anterior, y a partir de 2028 para todas las demás, a excepción de las pequeñas empresas. Para los autónomos y las pequeñas empresas, esto significa que aún hay tiempo para prepararse, pero no por mucho tiempo.

Este artículo muestra de forma clara y sin jerga comercial lo que puede esperar exactamente, lo que ya se aplica hoy en día, qué facturas no se ven afectadas (muchos lo olvidan), cómo puede recibir y enviar facturas técnicamente y qué obstáculos hay a la hora de archivarlas.

Nota previa: El contenido de este artículo ha sido cuidadosamente investigado según nuestro leal saber y entender y se basa en fuentes accesibles al público - en particular las FAQ del Ministerio Federal de Hacienda (BMF) sobre facturación electrónica, las cartas del BMF de 15 de octubre de 2024 y 15 de octubre de 2025, las publicaciones de las Cámaras de Industria y Comercio y los fundamentos jurídicos pertinentes. La legislación fiscal evoluciona constantemente y cada caso individual tiene sus propias normas. Por favor, hable con su asesor fiscal para obtener información fiable sobre su situación - este artículo no es asesoramiento fiscal y no lo sustituye.

De qué se trata: ¿qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica en el sentido de la definición vigente desde 2025 no es simplemente un PDF por correo electrónico. Una factura electrónica es una factura que

• se expide, transmite y recibe en formato electrónico estructurado,
• permite la tramitación electrónica
• cumple los requisitos de la norma europea EN 16931.

Se autorizan específicamente en Alemania, en particular

• XRechnung - XML puro, mantenido por KoSIT (Centro de Coordinación de Normas Informáticas). Norma productiva actual: XRechnung 3.0.2. En marzo de 2026, KoSIT anunció XRechnung 4.0 (basado en la norma EN 16931-1:2026 actualizada), que es especialmente relevante para la producción en relación con la iniciativa de la UE "El IVA en la era digital" (ViDA).
• ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 - Formato híbrido: PDF/A-3 con XML incrustado. Versión actual: ZUGFeRD 2.3. Los perfiles MINIMUM y BASIC-WL no** cumplen los requisitos de la obligación de facturación electrónica: son puros perfiles de intercambio de datos sin datos de facturación completos y no serán suficientes a partir del final de los períodos transitorios.
• Procedimiento EDI (por ejemplo, EDIFACT) en determinadas condiciones.

que no es una factura electrónica y dejará de ser suficiente a partir del final de los períodos transitorios:

• Un archivo PDF enviado por correo electrónico (ni siquiera "PDF con un poco de XML incrustado")
• Un recibo en papel escaneado
• Un documento Word/Excel
• Un bonito formulario en línea sin legibilidad estructurada por máquina

Estos formatos se consideran "otras facturas ". Siguen estando permitidos durante los periodos transitorios - después ya no están permitidos (salvo en los casos especiales que se indican a continuación).

El calendario de un vistazo

Importante: La obligación de recibir facturas se aplica ya hoy, desde el 1 de enero de 2025 - aunque usted mismo no envíe aún facturas electrónicas. Si un cliente B2B le envía una factura electrónica en formato XRechnung o ZUGFeRD, debe poder procesarla y archivarla.

Qué significa esto en concreto - dependiendo de su tamaño

Grandes empresas con facturación del año anterior > 800.000 euros

A partir del 1 de enero de 2027 deberá emitir facturas electrónicas para todas las ventas nacionales B2B. Fecha límite razonable para el cambio: segundo semestre de 2026.

PYME con un volumen de negocios el año anterior de hasta 800 000 EUR

Tienen un año más: el envío obligatorio empieza el 1.1.2028. Pero: a partir de 2027, muchos de sus principales clientes ya enviarán exclusivamente facturas electrónicas, por lo que tendrá que ser capaz de recibirlas y procesarlas antes de esa fecha.

Autónomos, trabajadores por cuenta propia, empresarios individuales

Prácticos como las PYME: envío obligatorio a partir del 1.1.2028. Si su volumen de negocio es muy bajo o ya es propietario de una pequeña empresa (véase más abajo), tiene aún más margen de maniobra.

Pequeño empresario según el art. 19 de la UStG

Está exento de forma permanente del envío (§ 34a UStDV). Puede seguir expidiendo documentos en PDF y en papel. Pero debe poder recibir - como todos los demás empresarios.

Obligación de recibir - que ya es obligatoria hoy en día.

La obligación de recibir es un punto que muchos subestiman. Claro, si todavía no tiene que enviar facturas electrónicas, puede sentarse y relajarse. Pero si su próximo cliente B2B -por ejemplo, un cliente más grande, una sociedad limitada, un grupo- se pasa a la facturación electrónica, usted está obligado a recibir, no el remitente.

**Lo que debe saber hacer

• Recibir** el formato (XRechnung / ZUGFeRD), normalmente por correo electrónico.
• Procesamiento** - visualización del contenido legible para el ser humano (por ejemplo, visualización de los datos XML)
• Archivo de los datos estructurados (véase la sección de archivo)

Buenas noticias: El BMF aclara que un buzón de correo electrónico es técnicamente suficiente para recibir**. Esto significa que no se necesita necesariamente un costoso software especializado sólo para la recepción. Sin embargo, sí se necesita un software de procesamiento y archivo.

XRechnung vs. ZUGFeRD: ¿qué formato es el correcto?

Ambos formatos están permitidos. El que utilice dependerá de con quién trabaje:

Regla general para la práctica:

• Principalmente B2B con estructura de destinatarios mixta (clientes pequeños y grandes, procesamiento manual y automatizado) → ZUGFeRD suele ser la opción más pragmática.
• Realizas entregas a clientes públicos (autoridades) → XRechnung es obligatorio en este caso.
• Sabes que tu cliente quiere un formulario específico → pregúntale qué prefiere: ambos son legalmente equivalentes

Excepciones importantes que muchos pasan por alto

No todas las facturas tienen que ser facturas electrónicas - ni siquiera después de 2028. Los siguientes casos están permanentemente excluidos:

Facturas de pequeño valor, hasta 250 euros brutos

Las facturas cuyo importe bruto total no supere los 250 euros pueden seguir emitiéndose como "otras facturas" (papel, PDF). Se trata de recibos típicos, pequeñas compras de materiales, recibos de gasolina, etc.

Tickets

Los billetes (billetes de tren, autobús/vuelo, etc.) que se consideren facturas no tienen que enviarse también como facturas electrónicas.

Facturas a consumidores finales (B2C)

Si vende a particulares, estas ventas no están sujetas a la obligación de factura electrónica, incluso después de 2028. La transmisión electrónica a clientes particulares sigue requiriendo su consentimiento.

Facturas al sector público (B2G)

Aquí se aplica una normativa específica: la E-RechVO federal y las normativas estatales correspondientes. Desde hace algún tiempo, los proveedores de las administraciones públicas deben facturar en formato XRechnung.

Ventas libres de impuestos según § 4 Nº 8 - 29 UStG

Determinados servicios exentos de impuestos (servicios financieros, alquileres, profesiones médicas en parte, etc.) también están exentos de la obligación de facturación electrónica. El caso individual debe consultarse con el asesor fiscal.

Suministros a personas jurídicas que no son empresarios

Por ejemplo, muchas asociaciones, algunas fundaciones - no están sujetas a la obligación de facturación electrónica, dependiendo de la constelación.

Archivo: lo que muchos harán mal

Aquí acecha una verdadera trampa, que muchas guías pasan por alto.

**Hay que almacenar la factura electrónica en su forma original y estructurada:

• En el caso de XRechnung:** archivar el propio archivo XML, no sólo una copia impresa o visualizada en PDF.
• Para ZUGFeRD:** El archivo híbrido PDF/A-3 con el XML incrustado - no sólo el PDF visible extraído del mismo
• Plazo de conservación: 8 años para facturas como documentos contables (§ 147 párrafo 3 AO, acortado de 10 a 8 años por la Cuarta Ley de Alivio de la Burocracia - aplicación a todos los documentos cuyo plazo aún no había expirado a principios de 2025). Atención: Para los libros de comercio, inventarios, balances de apertura, estados financieros anuales e informes de gestión, se mantiene el plazo de 10 años - cualquier persona que elabore balances o su propia contabilidad debe respetar también este plazo más largo.
• Formato:** Sin cambios en el formato electrónico original.

Lo que no basta:

• Imprimir una visualización como PDF y guardar el PDF → se pierden los datos estructurados
• Guardar la factura en un formato de imagen puro (por ejemplo, JPG, PDF escaneado) → ya no es legible por máquina

Lo que la mayoría de la gente ya hace mal hoy en día: Las facturas entrantes de ZUGFeRD se "imprimen" y solo se guarda el PDF legible visualmente. Esto infringiría la obligación de conservación de los datos estructurados.

El BMF ha aclarado en una simplificación que el archivado no tiene por qué realizarse necesariamente en un SGD que cumpla la Directiva GoBD, pero al menos debe asegurarse de que la parte estructurada permanece intacta en su forma original.

Los anexos están permitidos - no todo tiene que estar incluido en el XML

Una preocupación habitual: "¿Cómo encajan mis extensos desgloses de servicios de construcción o tablas detalladas en un XRechnung estructurado?". Respuesta: En absoluto, y no tienen por qué.

El contenido complementario puede seguir formando parte de la factura electrónica como adjunto no estructurado (por ejemplo, PDF). La BMF menciona explícitamente los servicios de construcción como ejemplo: La parte estructurada contiene los oficios con totales, el adjunto en PDF contiene el desglose detallado. En el caso de las facturas finales, la compensación de descuentos también puede figurar en el anexo no estructurado.

De este modo se da cabida a las constelaciones típicas de la práctica del comercio, la construcción y la consultoría.

Método de transmisión - sin especificación

La BMF no especifica cómo recibe la factura electrónica el destinatario:

• Correo electrónico (con archivo adjunto) - la forma más sencilla
• Interfaz electrónica** (API, EDI)
• Almacén compartido** dentro del grupo de empresas
• Portal de Internet** para descarga
• Teóricamente también USB stick - si ambas partes están de acuerdo

El canal de transmisión debe aclararse "con arreglo al Derecho civil entre las partes contratantes". En la práctica: el correo electrónico adjunto es suficiente para la mayoría de las constelaciones.

Si los proveedores siguen enviando otras facturas - ¿qué hacer?

Una pregunta que se plantea continuamente en la práctica:

• Durante los periodos transitorios (es decir, hasta finales de 2026 o finales de 2027, según el tamaño del proveedor): Las demás facturas (papel/PDF) siguen estando autorizadas. También cuentan como facturas propiamente dichas para la deducción antes de impuestos.
• Una vez finalizado el período transitorio correspondiente:** Las demás facturas ya no cumplen los requisitos formales. La deducción del IVA soportado puede resultar crítica en este caso: el proveedor está obligado a presentar una factura electrónica correcta en una fecha posterior.
• Recomendación práctica:** Informar a los proveedores de los próximos requisitos en una fase temprana - los pequeños comerciantes o empresarios individuales, en particular, a menudo todavía necesitan tiempo para prepararse.

Lista de comprobación práctica 2026/2027

• [ ] Crear un buzón para la recepción de facturas electrónicas, ya sea una dirección independiente (por ejemplo, "rechnungen@ihrefirma.de") o un buzón de facturas electrónicas integrado en el programa de contabilidad.
• [ ] Aclarar el software de procesamiento: Visualización de XRechnung-XML, lectura de ZUGFeRD-XML
• [ ] Revisar la estrategia de archivo: copia de seguridad de los archivos originales estructurados, no sólo de las impresiones en PDF
• [ ] Considerar un periodo de conservación de 8 años en la estrategia de copia de seguridad/archivo
• [ ] Comprobar el software de facturación para el envío de facturas electrónicas (XRechnung y ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Decisión sobre el formato para el envío propio: ZUGFeRD para destinatarios B2B mixtos, XRechnung para clientes de las administraciones públicas.
• [ ] Informe a los proveedores con la debida antelación en qué formato puede recibir las facturas electrónicas
• [ ] Para el volumen de negocios del año anterior 2026 > 800.000 euros: Garantizar la disponibilidad para el envío antes del 1 de enero de 2027
• [ ] Para el volumen de negocios del año anterior 2026 ≤ 800.000 €: Garantizar la preparación para el envío antes del 1 de enero de 2028
• [ ] Pequeñas empresas: Asegurar la preparación para la recepción y archivo - sigue exento para el envío
• [ ] Datos maestros: ¿NIF de su propia empresa introducido correctamente? ¿Se mantienen las direcciones de correo electrónico de los clientes?
• [ ] Aclarar la estrategia de archivos adjuntos: ¿Cómo deben suministrarse las listas detalladas extensas, las hojas de horas, los desgloses de construcción? ¿Como anexo PDF no estructurado en el envío ZUGFeRD o XRechnung?

¿Cómo soporta el software de facturación moderno

Un software de facturación en la nube como Easy Invoice en PepperTools Office Cloud se encarga de algunos de los pasos anteriores:

• Enviar como XRechnung y ZUGFeRD con las últimas versiones de perfil que cumplen la norma EN 16931.
• Recepción de facturas electrónicas** y visualización del contenido legible por humanos, sin necesidad de una herramienta de visualización independiente.
• Archivado de ficheros originales estructurados** en el sistema integrado de gestión de documentos (SGD), protegidos frente a modificaciones posteriores - cumple la obligación de conservación de 8 años
• Los archivos adjuntos** (por ejemplo, extractos detallados, hojas de horas) pueden enviarse como PDF no estructurado en la factura electrónica
• Modo para pequeñas empresas con referencia correcta al artículo 19 de la UStG y, al mismo tiempo, preparación para la recepción de facturas electrónicas en el mismo sistema.
• Documentos multilingües** para clientes B2B internacionales: la factura de ZUGFeRD se puede generar en el idioma del documento del cliente.

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Conclusión

La obligación de factura electrónica llega gradualmente: recepción desde 2025, envío para las grandes empresas a partir de 2027, para todas las demás a partir de 2028. Las pequeñas empresas están exentas de forma permanente para el envío, pero no para la recepción.

Tres puntos clave que muchos subestiman:

1. El deber de recibir ya se aplica hoy - incluso para las pequeñas empresas

2 El archivo debe referirse a la parte estructurada, no sólo a una impresión en PDF de la factura 3 Siguen existiendo excepciones importantes: facturas de escasa cuantía de hasta 250 euros, billetes, B2C, determinadas operaciones exentas de impuestos

Si configura ahora correctamente la recepción, el procesamiento y el archivado, no tendrá ninguna migración estresante a corto plazo en 2027/2028 y podrá relajarse y activar el envío en su propio plazo.

Fuentes y más información

Las afirmaciones contenidas en este artículo se basan, en particular, en las siguientes fuentes de acceso público:

• Ministerio Federal de Hacienda - FAQ sobre facturación electrónica: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Carta del BMF sobre facturación electrónica de 15 de octubre de 2024 (primera carta del BMF) y 15 de octubre de 2025 (segunda carta del BMF - aclaraciones y añadidos)
• Ley de oportunidades de crecimiento** (introducción de la obligación de facturación electrónica en el artículo 14 de la UStG)
• § 14 UStG (emisión de facturas) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (exención de las pequeñas empresas de la obligación de enviar facturas electrónicas)
• Norma europea EN 16931** (base técnica para formatos estructurados)
• KoSIT - Standard XRechnung - actualmente productiva Versión 3.0.2; Versión 4.0** anunciada en marzo de 2026 (basada en EN 16931-1:2026, relevante para ViDA): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-undundles
• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland - Especificación ZUGFeRD 2.3** (los perfiles EN 16931 / EXTENDED cumplen la obligación de factura electrónica; los perfiles MINIMUM y BASIC-WL no)
• Apartado 3 del artículo 147 de la AO y Ley de Conservación de Documentos Contables (BEG IV): reducción del periodo de conservación de los documentos contables de 10 a 8 años a partir de 2025.
• Publicaciones de la IHK** sobre la obligación de facturación electrónica (por ejemplo, IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• Ordenanza sobre facturación electrónica del Gobierno Federal (E-RechVO)** para el sector B2G

Estado de la investigación: mayo de 2026. Posteriores cartas de la BMF o la legislación pueden modificar las afirmaciones aquí presentadas - en caso de duda, por favor, compruebe la versión actual de las fuentes mencionadas o consulte a su asesor fiscal.