Obowiązek e-fakturowania 2027 i 2028: Co osoby samozatrudnione i małe firmy muszą zrobić teraz?

Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać e-faktury. Pełny obowiązek wysyłania będzie wprowadzany etapami: od 2027 r. dla firm o obrotach powyżej 800 000 euro w poprzednim roku, a od 2028 r. dla wszystkich innych - z wyjątkiem małych firm. Dla osób samozatrudnionych i małych firm oznacza to, że jest jeszcze czas na przygotowania, ale nie na długo.

Ten artykuł pokazuje jasno i bez marketingowej gadaniny, czego dokładnie można się spodziewać, co ma zastosowanie już dziś, których faktur nie dotyczy (wielu o tym zapomina), jak technicznie można odbierać i wysyłać faktury - i jakie są przeszkody, jeśli chodzi o archiwizację.

Uwaga z góry:** Treść tego artykułu została starannie zbadana zgodnie z naszą najlepszą wiedzą i opiera się na publicznie dostępnych źródłach - w szczególności na często zadawanych pytaniach Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF) dotyczących e-fakturowania, pismach BMF z 15 października 2024 r. i 15 października 2025 r., publikacjach Izb Przemysłowo-Handlowych oraz odpowiednich podstawach prawnych. Prawo podatkowe stale ewoluuje, a każdy indywidualny przypadek ma swój własny zestaw zasad. Prosimy o kontakt z doradcą podatkowym w celu uzyskania wiarygodnych informacji na temat Państwa sytuacji - niniejszy artykuł nie stanowi porady podatkowej i jej nie zastępuje.

O co chodzi - czym jest e-faktura?

E-faktura w rozumieniu definicji obowiązującej od 2025 r. nie jest po prostu PDF-em wysyłanym e-mailem. E-faktura to faktura, która

• jest wystawiana, przesyłana i otrzymywana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym,
• umożliwia przetwarzanie elektroniczne oraz
• spełnia wymagania europejskiej normy EN 16931.

Szczególnie autoryzowane w Niemczech są w szczególności

• XRechnung - czysty XML, utrzymywany przez KoSIT (Centrum Koordynacji Standardów IT). Aktualny standard produkcyjny: XRechnung 3.0.2. W marcu 2026 r. KoSIT ogłosił XRechnung 4.0 (w oparciu o zaktualizowaną normę EN 16931-1:2026), która jest szczególnie istotna dla produkcji w związku z inicjatywą UE "VAT w erze cyfrowej" (ViDA).
• ZUGFeRD od wersji 2.0.1 - Format hybrydowy: PDF/A-3 z wbudowanym XML. Aktualna wersja: ZUGFeRD 2.3. Profile MINIMUM i BASIC-WL nie** spełniają wymogów obowiązku e-fakturowania - są to czyste profile wymiany danych bez pełnych danych faktury i nie będą wystarczające od końca okresów przejściowych.
• Procedura EDI (np. EDIFACT) pod pewnymi warunkami

która nie jest e-fakturą i nie będzie wystarczająca po zakończeniu okresów przejściowych:

• Plik PDF wysłany pocztą elektroniczną (nawet nie "PDF z osadzoną odrobiną XML").
• zeskanowany paragon papierowy
• Dokument Word/Excel
• Ładny formularz online bez ustrukturyzowanego odczytu maszynowego

Te formaty są uważane za "inne faktury ". Są one nadal dozwolone w okresach przejściowych - później nie są już dozwolone (z wyjątkiem szczególnych przypadków opisanych poniżej).

Harmonogram w skrócie

Ważne: Obowiązek otrzymywania faktur obowiązuje już dziś, od 1 stycznia 2025 r. - nawet jeśli nie wysyłasz jeszcze e-faktur. Jeśli klient B2B prześle Ci e-fakturę w formacie XRechnung lub ZUGFeRD, musisz być w stanie ją przetworzyć i zarchiwizować.

Co to konkretnie oznacza - w zależności od wielkości firmy

Duże firmy z obrotami za poprzedni rok > 800 000 EUR

Od 1 stycznia 2027 r. musisz wystawiać e-faktury dla całej krajowej sprzedaży B2B. Najpóźniejszy rozsądny termin przejścia na euro: druga połowa 2026 r.

MŚP z obrotami za poprzedni rok do 800 000 EUR

Masz rok więcej - obowiązkowa wysyłka rozpoczyna się 1.1.2028. Ale: Od 2027 r. wielu głównych klientów będzie już wysyłać wyłącznie e-faktury - musisz więc być w stanie je odbierać i przetwarzać przed tym terminem.

Osoby samozatrudnione, freelancerzy, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą

Praktyczne jak MŚP: obowiązkowa wysyłka od 1.1.2028. Jeśli masz bardzo niskie obroty lub jesteś już właścicielem małej firmy (patrz poniżej), masz jeszcze więcej swobody.

Właściciel małej firmy zgodnie z § 19 UStG

Jesteś trwale zwolniony z wysyłki (§ 34a UStDV). Możesz nadal wystawiać dokumenty PDF i papierowe. Ale musisz być w stanie odbierać - tak jak wszyscy inni przedsiębiorcy.

Obowiązek odbioru - który już dziś jest obowiązkowy

Obowiązek odbioru to kwestia, która przez wielu jest niedoceniana. Oczywiście, jeśli nie musisz jeszcze wysyłać e-faktur, możesz usiąść i zrelaksować się. Ale jeśli Twój kolejny klient B2B - np. większy klient, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, grupa - przejdzie na e-fakturowanie, to Ty jesteś zobowiązany do odbioru, a nie nadawca.

Co musisz umieć:

• Odebrać format (XRechnung / ZUGFeRD) - zazwyczaj przez e-mail
• Przetwarzanie** - wyświetlanie treści czytelnej dla człowieka (np. wizualizacja danych XML)
• Archiwizacja ustrukturyzowanych danych (patrz sekcja archiwizacji)

Dobra wiadomość: BMF wyjaśnia, że skrzynka e-mail jest technicznie wystarczająca do odbierania**. Oznacza to, że niekoniecznie potrzebujesz drogiego specjalistycznego oprogramowania tylko do odbierania. Potrzebne jest jednak oprogramowanie do przetwarzania i archiwizacji.

XRechnung vs. ZUGFeRD - który format jest właściwy?

Oba formaty są dozwolone. To, z którego z nich skorzystasz, zależy od tego, z kim współpracujesz:

Zasada praktyczna:

• Głównie B2B z mieszaną strukturą odbiorców (mali i duzi klienci, przetwarzanie ręczne i automatyczne) → ZUGFeRD** jest zwykle bardziej pragmatycznym wyborem
• Dostarczasz do klientów publicznych (władz) → XRechnung** jest tutaj obowiązkowy
• Wiesz, że twój klient chce określonej formy** → zapytaj go, co preferuje - obie formy są prawnie równoważne.

Ważne wyjątki, które wielu pomija

Nie każda faktura musi być e-fakturą - nawet po 2028 roku. Następujące przypadki są stale wykluczone:

Faktury o małej wartości do 250 euro brutto

Faktury, których łączna kwota brutto nie przekracza 250 EUR, mogą być nadal wystawiane jako "inne faktury" (papierowe, PDF). Obejmuje to typowe paragony, niewielkie zakupy materiałów, paragony za benzynę itp.

Bilety

Bilety (kolejowe, autobusowe/lotnicze itp.), które są uznawane za faktury, nie muszą być wysyłane jako e-faktury.

Faktury dla konsumentów końcowych (B2C)

W przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych, sprzedaż ta nie podlega obowiązkowi e-faktury - nawet po 2028 roku. Elektroniczna transmisja do klientów prywatnych nadal wymaga ich zgody.

Faktury dla sektora publicznego (B2G)

W tym przypadku obowiązują szczególne przepisy - federalne E-RechVO i odpowiednie przepisy stanowe. Każdy, kto zaopatruje władze publiczne, od pewnego czasu musi wystawiać faktury w formacie XRechnung.

Sprzedaż zwolniona z podatku zgodnie z § 4 nr 8 - 29 UStG

Niektóre usługi zwolnione z podatku (usługi finansowe, wynajem, częściowo zawody medyczne itp.) są również zwolnione z obowiązku fakturowania elektronicznego. Indywidualny przypadek należy sprawdzić z doradcą podatkowym.

Dostawy na rzecz osób prawnych niebędących przedsiębiorcami

Np. wiele stowarzyszeń, niektóre fundacje - nie podlegają obowiązkowi e-fakturowania, w zależności od konstelacji.

Archiwizacja: co wielu zrobi źle

Czai się tu prawdziwa pułapka, która jest pomijana w wielu poradnikach.

**Musisz przechowywać e-fakturę w jej oryginalnej, ustrukturyzowanej formie:

• Dla XRechnung: Archiwizuj sam plik XML - nie tylko wydrukowany lub zwizualizowany wydruk PDF.
• W przypadku ZUGFeRD:** hybrydowy plik PDF/A-3 z osadzonym XML - nie tylko wyodrębniony z niego widoczny PDF
• Okres przechowywania: 8 lat dla faktur jako dokumentów księgowych (§ 147 ust. 3 AO, skrócony z 10 do 8 lat przez Czwartą Ustawę o Odciążeniu Biurokracji - zastosowanie do wszystkich dokumentów, których termin jeszcze nie upłynął na początku 2025 r.). Uwaga: W przypadku ksiąg handlowych, inwentaryzacji, bilansów otwarcia, rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu, termin 10 lat** pozostaje niezmieniony - każdy, kto sporządza bilanse lub własną księgowość, musi również przestrzegać tego dłuższego terminu.
• Format:** Niezmieniony w oryginalnej formie elektronicznej

Co nie wystarczy:

• Wydrukowanie wizualizacji w formacie PDF i zapisanie pliku PDF → dane strukturalne zostają utracone.
• Zapisanie faktury w czystym formacie obrazu (np. JPG, zeskanowany PDF) → nie nadaje się już do odczytu maszynowego

To, co większość ludzi już dziś robi źle: Przychodzące faktury ZUGFeRD są "drukowane" i przechowywany jest tylko czytelny wizualnie plik PDF. Naruszałoby to obowiązek przechowywania ustrukturyzowanych danych.

BMF wyjaśnił w uproszczeniu, że archiwizacja nie musi koniecznie odbywać się w systemie DMS zgodnym z GoBD - ale należy przynajmniej zapewnić, że część strukturalna pozostanie nienaruszona w swojej oryginalnej formie.

Załączniki są dozwolone - nie wszystko musi być zawarte w XML.

Powszechna obawa: "W jaki sposób moje obszerne podziały usług budowlanych lub szczegółowe tabele pasują do ustrukturyzowanego XRechnung?" Odpowiedź: Wcale nie - i nie muszą.

Treść uzupełniająca może nadal stanowić część e-faktury jako nieustrukturyzowany załącznik (np. PDF). BMF wyraźnie wymienia usługi budowlane jako przykład: Część ustrukturyzowana zawiera transakcje z sumami, załącznik PDF zawiera szczegółowy podział. W przypadku faktur końcowych, rozliczenie rabatów może być również wykazane w nieuporządkowanym załączniku.

Zapewnia to miejsce dla typowych konstelacji z branży handlowej, budowlanej i konsultingowej.

Metoda transmisji - bez specyfikacji

BMF nie określa sposobu odbioru e-faktury przez odbiorcę:

• Email (z załącznikiem) - najprostszy sposób
• Interfejs elektroniczny** (API, EDI)
• Wspólne miejsce przechowywania** w ramach grupy spółek
• Portal internetowy** do pobrania
• Teoretycznie również pendrive - jeśli obie strony wyrażą na to zgodę

Kanał transmisji musi zostać wyjaśniony "zgodnie z prawem cywilnym między umawiającymi się stronami". W praktyce: załącznik do wiadomości e-mail jest wystarczający dla większości konstelacji.

Jeśli dostawcy nadal wysyłają inne faktury - co robić?

Pytanie, które pojawia się cały czas w praktyce:

• W okresach przejściowych (tj. do końca 2026 r. lub do końca 2027 r., w zależności od wielkości dostawcy): Inne faktury (papierowe/PDF) są nadal dozwolone. Liczą się one również jako właściwa faktura do odliczenia przed opodatkowaniem.
• Po zakończeniu odpowiedniego okresu przejściowego:** Inne faktury nie spełniają już wymogów formalnych. Odliczenie podatku naliczonego może stać się tutaj krytyczne - dostawca jest zobowiązany do złożenia prawidłowej e-faktury w późniejszym terminie.
• Zalecenia praktyczne:** Poinformuj dostawców o nadchodzących wymogach na wczesnym etapie - w szczególności mali handlowcy lub osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą często potrzebują jeszcze czasu na przygotowanie się.

Praktyczna lista kontrolna 2026/2027

• Ustawienie skrzynki pocztowej do otrzymywania e-faktur - albo osobny adres (np. rechnungen@ihrefirma.de), albo zintegrowana skrzynka e-faktur w oprogramowaniu księgowym.
• Wyjaśnij oprogramowanie do przetwarzania: Wizualizacja XRechnung-XML, odczyt ZUGFeRD-XML
• Przegląd strategii archiwizacji - tworzenie kopii zapasowych ustrukturyzowanych oryginalnych plików, a nie tylko wydruków PDF
• [ ] Rozważenie okresu przechowywania wynoszącego 8 lat w strategii tworzenia kopii zapasowych/archiwizacji
• Sprawdzenie oprogramowania do faktur pod kątem wysyłki e-faktur (XRechnung i ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• Decyzja o formacie dla własnej wysyłki: ZUGFeRD dla mieszanych odbiorców B2B, XRechnung dla klientów publicznych
• [ ] Informuj dostawców z odpowiednim wyprzedzeniem, w jakim formacie możesz otrzymywać e-faktury
• [ ] Dla obrotów za poprzedni rok 2026 > 800 000 €: Zapewnienie gotowości do wysyłki do 1 stycznia 2027 r.
• [ ] Obrót za poprzedni rok 2026 ≤ 800 000 €: Zapewnienie gotowości do wysyłki do 1 stycznia 2028 r.
• [ ] Małe firmy: Zapewnienie gotowości do odbioru i archiwizacji - zwolnienie z obowiązku wysyłki
• [ ] Dane podstawowe: Czy numer VAT Twojej firmy został poprawnie wprowadzony? Czy zachowałeś adresy e-mail swoich klientów?
• [ ] Określ strategię załączników: W jaki sposób powinny być dostarczane obszerne szczegółowe listy, karty czasu pracy, zestawienia budowlane? Jako nieuporządkowany załącznik PDF w przesyłce ZUGFeRD lub XRechnung?

Jak nowoczesne oprogramowanie do fakturowania obsługuje

Oprogramowanie do fakturowania w chmurze, takie jak Easy Invoice w PepperTools Office Cloud, zajmuje się niektórymi z powyższych kroków:

• Wysyłanie jako XRechnung i ZUGFeRD z najnowszymi wersjami profili, które spełniają normę EN 16931
• Odbieranie e-faktur i wyświetlanie treści czytelnej dla człowieka - bez potrzeby stosowania oddzielnego narzędzia do wizualizacji
• Archiwizowanie ustrukturyzowanych oryginalnych plików** w zintegrowanym systemie zarządzania dokumentami (DMS), chronionych przed późniejszymi zmianami - jest to zgodne z 8-letnim obowiązkiem przechowywania.
• Załączniki** (np. szczegółowe zestawienia, karty czasu pracy) mogą być wysyłane jako nieustrukturyzowane pliki PDF w e-fakturze.
• Tryb małej firmy z prawidłowym odniesieniem do §19 UStG - i jednocześnie gotowość do odbioru e-faktury w tym samym systemie
• Wielojęzyczne dokumenty** dla międzynarodowych klientów B2B - faktura ZUGFeRD może być wystawiona w języku dokumentu klienta.

➔ Przetestuj Łatwą Fakturę | ➔ Porównaj pakiety

Wnioski

Obowiązek e-faktury wchodzi stopniowo - odbiór od 2025 r., wysyłanie dla dużych firm od 2027 r., dla wszystkich innych od 2028 r. Małe firmy są trwale zwolnione z wysyłania, ale nie z odbierania.

Trzy kluczowe punkty, których wielu nie docenia:

1 Obowiązek otrzymywania obowiązuje już dziś - nawet w przypadku małych firm 2 Archiwizacja musi dotyczyć ustrukturyzowanej części, a nie tylko wydruku faktury w formacie PDF 3 Pozostają ważne wyjątki - faktury o niskiej wartości do 250 EUR, bilety, B2C, niektóre transakcje zwolnione z podatku

Jeśli teraz prawidłowo skonfigurujesz odbiór, przetwarzanie i archiwizację, nie będziesz mieć żadnych krótkoterminowych stresujących migracji w latach 2027/2028 i będziesz mógł się zrelaksować i włączyć wysyłkę we własnym terminie.

Źródła i dalsze informacje

Stwierdzenia zawarte w tym artykule opierają się w szczególności na następujących publicznie dostępnych źródłach:

• Federalne Ministerstwo Finansów - FAQ na temat e-fakturowania: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Pismo BMF w sprawie e-fakturowania z dnia 15 października 2024 r. (pierwsze pismo BMF) i 15 października 2025 r. (drugie pismo BMF - wyjaśnienia i uzupełnienia)
• Ustawa o możliwościach rozwoju** (wprowadzenie obowiązku e-fakturowania w § 14 UStG)
• § 14 UStG (wystawianie faktur) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (zwolnienie małych przedsiębiorstw z obowiązku wysyłania e-faktur)
• Norma europejska EN 16931** (podstawa techniczna dla formatów strukturalnych)
• KoSIT - Standard XRechnung - obecnie produktywna wersja 3.0.2; wersja 4.0** zapowiedziana na marzec 2026 r. (oparta na normie EN 16931-1:2026, istotna dla ViDA): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles
• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland - Specyfikacja ZUGFeRD 2.3** (profile EN 16931 / EXTENDED spełniają obowiązek e-faktury; MINIMUM i BASIC-WL nie)
• § 147 ust. 3 AO i Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) - skrócenie okresu przechowywania dokumentów księgowych z 10 do 8 lat od 2025 r.
• Publikacje IHK** na temat obowiązku e-fakturowania (np. IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• Rozporządzenie rządu federalnego w sprawie e-fakturowania (E-RechVO)** dla sektora B2G

Stan badań: maj 2026 r. Późniejsze pisma BMF lub przepisy mogą zmienić przedstawione tutaj stwierdzenia - w razie wątpliwości prosimy o sprawdzenie aktualnej wersji wymienionych źródeł lub skonsultowanie się z doradcą podatkowym.