E-factureringsverplichting 2027 en 2028: Wat zelfstandigen en kleine bedrijven nu moeten doen

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland in staat zijn om e-facturen te ontvangen. De volledige verzendplicht komt in fasen: vanaf 2027 voor bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar, en vanaf 2028 voor alle anderen - met uitzondering van kleine bedrijven. Voor zelfstandigen en kleine bedrijven betekent dit dat er nog tijd is om zich voor te bereiden, maar niet lang meer.

Dit artikel laat duidelijk en zonder marketingtaal zien wat je precies kunt verwachten, wat vandaag al van toepassing is, welke facturen niet worden beïnvloed (velen vergeten dit), hoe je facturen technisch kunt ontvangen en verzenden - en welke struikelblokken er zijn als het gaat om archivering.

Memorandum vooraf: De inhoud van dit artikel is naar ons beste weten zorgvuldig onderzocht en is gebaseerd op openbaar toegankelijke bronnen - met name de FAQ's van het federale ministerie van Financiën (BMF) over e-facturering, de BMF-brieven van 15 oktober 2024 en 15 oktober 2025, de publicaties van de Kamers van Koophandel en Industrie en de relevante rechtsgrondslagen. De belastingwetgeving verandert voortdurend en elk geval heeft zijn eigen regels. Neem contact op met uw belastingadviseur voor betrouwbare informatie over uw situatie - dit artikel is geen belastingadvies en vervangt dit ook niet.

Waar gaat het om - wat is een e-factuur?

Een e-factuur in de zin van de definitie die sinds 2025 van kracht is, is niet simpelweg een PDF per e-mail. Een e-factuur is een factuur die

• wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat,
• elektronische verwerking mogelijk maakt, en
• voldoet aan de eisen van de Europese norm EN 16931.

Specifiek toegelaten in Duitsland zijn in het bijzonder

• XRechnung - pure XML, onderhouden door KoSIT (Coördinatiecentrum voor IT-normen). Huidige productieve standaard: XRechnung 3.0.2. In maart 2026 kondigt KoSIT XRechnung 4.0 aan (gebaseerd op de bijgewerkte norm EN 16931-1:2026), die met name relevant is voor de productie in verband met het EU-initiatief "BTW in het digitale tijdperk" (ViDA).
• ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 - Hybride formaat: PDF/A-3 met ingesloten XML. Huidige versie: ZUGFeRD 2.3. De profielen MINIMUM en BASIC-WL voldoen niet** aan de eisen van de e-factureringsverplichting - het zijn pure gegevensuitwisselingsprofielen zonder volledige factuurgegevens en zullen vanaf het einde van de overgangsperioden niet meer voldoen.
• EDI-procedure (bijv. EDIFACT) onder bepaalde voorwaarden

Wat geen e-factuur is en vanaf het einde van de overgangsperioden niet meer zal voldoen:

• Een PDF-bestand dat per e-mail wordt verstuurd (zelfs geen "PDF met een beetje XML ingesloten")
• Een gescand papieren ontvangstbewijs
• Een Word/Excel-document
• Een mooi online formulier zonder gestructureerde machineleesbaarheid

Deze formaten worden beschouwd als "andere facturen". Ze zijn nog toegestaan tijdens de overgangsperioden - daarna niet meer (behalve in de speciale gevallen hieronder).

Het tijdschema in één oogopslag

Belangrijk: De verplichting om facturen te ontvangen geldt nu al, vanaf 1 januari 2025 - zelfs als u zelf nog geen e-facturen verstuurt. Als een B2B-klant u een e-factuur in XRechnung- of ZUGFeRD-formaat stuurt, moet u deze kunnen verwerken en archiveren.

Wat betekent dit concreet - afhankelijk van uw grootte

Grote bedrijven met omzet vorig jaar > € 800.000

Vanaf 1 januari 2027 moet u e-facturen uitreiken voor alle binnenlandse B2B-verkopen. Uiterste haalbare datum voor de omschakeling: tweede helft van 2026.

MKB-bedrijven met omzet vorig jaar tot € 800.000

U hebt een jaar langer de tijd - de verplichte verzending begint op 1.1.2028. Maar: vanaf 2027 zullen veel van uw grote klanten al uitsluitend e-facturen versturen - u moet ze dus vóór die tijd kunnen ontvangen en verwerken.

Zelfstandigen, freelancers, eenmanszaken

Praktisch zoals kmo's: verplichte verzending vanaf 1.1.2028. Als u slechts een zeer lage omzet hebt of al een kleine ondernemer bent (zie hieronder), hebt u nog meer speelruimte.

Kleine ondernemer volgens § 19 UStG

U bent permanent vrijgesteld van verzending (§ 34a UStDV). U mag PDF- en papieren documenten blijven uitgeven. Maar u moet wel kunnen ontvangen - net als alle andere ondernemers.

Ontvangstplicht - die vandaag al verplicht is

De ontvangstplicht is een punt dat door velen wordt onderschat. Natuurlijk, als je nog geen e-facturen hoeft te versturen, kun je rustig achterover leunen. Maar als je volgende B2B-klant - bijvoorbeeld een grotere klant, een naamloze vennootschap, een groep - overschakelt op e-facturatie, ben jij verplicht om te ontvangen, niet de verzender.

Wat u moet kunnen doen:

• Het formaat ontvangen** (XRechnung / ZUGFeRD) - meestal per e-mail.
• Verwerken** - weergave van de menselijk leesbare inhoud (bijv. visualisatie van de XML-gegevens)
• archiveren van de gestructureerde gegevens (zie sectie archivering)

Goed nieuws: De BMF verduidelijkt dat een email inbox technisch voldoende is voor ontvangen**. Dit betekent dat je niet per se dure gespecialiseerde software nodig hebt voor ontvangst. Je hebt echter wel verwerkings- en archiveringssoftware nodig.

XRechnung vs. ZUGFeRD - welk formaat is het juiste?

Beide formaten zijn toegestaan. Welk formaat je gebruikt, hangt af van met wie je samenwerkt:

Vuistregel voor de praktijk:

• Voornamelijk B2B met gemengde ontvangersstructuur (kleine en grote klanten, handmatige en geautomatiseerde verwerking) → ZUGFeRD** is meestal de meer pragmatische keuze
• U levert aan publieke klanten (overheden) → XRechnung is hier verplicht
• U weet dat uw klant een specifieke vorm wil → vraag hem wat hij verkiest - beide zijn juridisch gelijkwaardig

Belangrijke uitzonderingen die velen over het hoofd zien

Niet elke factuur hoeft een e-factuur te zijn - zelfs niet na 2028. De volgende gevallen zijn permanent uitgesloten:

Facturen met een kleine waarde tot €250 bruto

Facturen waarvan het totale brutobedrag niet meer dan €250 bedraagt, mogen nog steeds worden uitgereikt als "andere facturen" (papier, PDF). Hieronder vallen typische bonnen, kleine aankopen van materialen, benzinebonnetjes, enz.

Tickets

Tickets (treintickets, bus-/vliegtickets, enz.) die als facturen worden beschouwd, hoeven niet ook als e-facturen te worden verstuurd.

Facturen aan eindgebruikers (B2C)

Als u aan particulieren verkoopt, zijn deze verkopen niet onderworpen aan de e-factuur verplichting - zelfs niet na 2028. Voor elektronische verzending naar particuliere klanten is nog steeds hun toestemming nodig.

Facturen aan de publieke sector (B2G)

Hier is een specifieke regelgeving van toepassing - de federale E-RechVO en overeenkomstige deelstaatverordeningen. Iedereen die aan overheidsinstanties levert, moet al enige tijd factureren in XRechnung-formaat.

Belastingvrije verkoop volgens § 4 Nr. 8 - 29 UStG

Bepaalde belastingvrije diensten (financiële diensten, verhuur, medische beroepen gedeeltelijk, etc.) zijn ook vrijgesteld van de e-factureringsplicht. Het individuele geval moet worden gecontroleerd met de belastingadviseur.

Leveringen aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn

Bijvoorbeeld veel verenigingen, sommige stichtingen - vallen niet onder de e-factureringsplicht, afhankelijk van de constellatie.

Archivering: wat velen verkeerd zullen doen

Hier ligt een echte valkuil op de loer, die in veel gidsen wordt genegeerd.

**U moet de e-factuur opslaan in zijn oorspronkelijke, gestructureerde vorm:

• Voor XRechnung: Archiveer het XML-bestand zelf - niet alleen een geprinte of gevisualiseerde PDF-afdruk.
• Voor ZUGFeRD:** Het hybride PDF/A-3-bestand met de ingesloten XML - niet alleen de zichtbare PDF die eruit is gehaald.
• Bewaartermijn: 8 jaar voor facturen als boekhoudkundige documenten (§ 147 lid 3 AO, verkort van 10 naar 8 jaar door de Vierde wet op de bureaucratie - van toepassing op alle documenten waarvan de termijn begin 2025 nog niet was verstreken). Opgelet: Voor handelsboeken, inventarissen, openingsbalansen, jaarrekeningen en managementverslagen blijft de termijn van 10 jaar** gelden - iedereen die balansen of een eigen boekhouding opstelt, moet zich ook aan deze langere termijn houden.
• Formaat: Ongewijzigd in de oorspronkelijke elektronische vorm

Wat niet voldoende is:

• Een visualisatie als PDF afdrukken en de PDF opslaan → de gestructureerde gegevens gaan verloren
• De factuur opslaan in een puur afbeeldingsformaat (bijv. JPG, gescande PDF) → niet langer machinaal leesbaar

Wat de meeste mensen nu al fout doen: Inkomende ZUGFeRD-facturen worden "geprint" en alleen de visueel leesbare PDF wordt opgeslagen. Dit zou in strijd zijn met de bewaarplicht voor de gestructureerde gegevens.

De BMF heeft in een vereenvoudiging verduidelijkt dat archivering niet per se hoeft plaats te vinden in een GoBD-conform DMS - maar je moet er op zijn minst voor zorgen dat het gestructureerde deel intact blijft in zijn oorspronkelijke vorm.

Bijlagen zijn toegestaan - niet alles hoeft in de XML te staan

Een veelgehoorde vraag: "Hoe passen mijn uitgebreide uitsplitsingen van bouwservices of gedetailleerde tabellen in een gestructureerde XRechnung? Antwoord: Helemaal niet - en dat hoeft ook niet.

De aanvullende inhoud kan deel blijven uitmaken van de e-factuur als een ongestructureerde bijlage (bijv. PDF). Het BMF noemt expliciet bouwdiensten als voorbeeld: Het gestructureerde deel bevat de trades met totalen, de PDF-bijlage bevat de gedetailleerde uitsplitsing. Bij eindfacturen kan de verrekening van kortingen ook worden weergegeven in de ongestructureerde bijlage.

Dit biedt ruimte voor typische opstellingen uit de handel, bouw en adviespraktijk.

Verzendmethode - geen specificatie

De BMF specificeert niet hoe de e-factuur door de ontvanger wordt ontvangen:

• Email (met bijlage) - de eenvoudigste manier
• Elektronische interface** (API, EDI)
• Gedeelde opslaglocatie** binnen de bedrijvengroep
• Internetportaal** om te downloaden
• Theoretisch ook USB-stick - als beide partijen akkoord gaan

Het transmissiekanaal moet worden verduidelijkt "volgens burgerlijk recht tussen de contracterende partijen". In de praktijk is een e-mailbijlage voldoende voor de meeste opstellingen.

Als leveranciers nog steeds andere facturen sturen - wat te doen?

Een vraag die in de praktijk vaak opduikt:

• Tijdens de overgangsperioden (d.w.z. tot eind 2026 of eind 2027, afhankelijk van de grootte van de leverancier): Andere facturen (papier/PDF) zijn nog steeds toegestaan. Ze tellen ook mee als een correcte factuur voor de pre-belastingaftrek.
• Na afloop van de respectieve overgangsperiode:** Andere facturen voldoen niet langer aan de formele vereisten. De aftrek van voorbelasting kan hier kritisch worden - de leverancier is verplicht om op een later tijdstip een correcte e-factuur in te dienen.
• Praktische aanbeveling:** Informeer leveranciers in een vroeg stadium over de komende eisen - vooral kleine handelaren of eenmanszaken hebben vaak nog tijd nodig om zich voor te bereiden.

Praktische checklist 2026/2027

• [ ] Stel een mailbox in voor het ontvangen van e-facturen - ofwel een apart adres (bijv. rechnungen@ihrefirma.de) of een geïntegreerde e-factuur mailbox in de boekhoudsoftware.
• [ ] Verduidelijk verwerkingssoftware: Visualisatie van XRechnung-XML, uitlezen van ZUGFeRD-XML
• [ ] Bekijk archiveringsstrategie - maak een back-up van gestructureerde originele bestanden, niet alleen PDF-afdrukken
• [ ] Overweeg bewaartermijn van 8 jaar in de back-up/archiveringsstrategie
• [ ] Controleer factuursoftware voor e-factuurverzending (XRechnung en ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Beslissing over formaat voor eigen verzending: ZUGFeRD voor gemengde B2B-ontvangers, XRechnung voor klanten van overheidsinstanties
• [ ] Informeer leveranciers tijdig in welk formaat u e-facturen kunt ontvangen
• [ ] Voor omzet voorgaand jaar 2026 > € 800.000:Zorg ervoor dat u voor 1 januari 2027 klaar bent voor verzending.
• [ ] Voor omzet voorgaand jaar 2026 ≤ € 800.000: Zorg ervoor dat u voor 1 januari 2028 klaar bent voor verzending.
• Kleine bedrijven: Zorg dat u klaar bent voor ontvangst en archivering - u blijft vrijgesteld voor verzending.
• Basisgegevens: BTW-nummer van uw eigen bedrijf correct ingevoerd? E-mailadressen van klanten bijgehouden?
• [ ] Bijlage strategie verduidelijken: Hoe moeten uitgebreide gedetailleerde lijsten, urenstaten, bouwspecificaties worden aangeleverd? Als ongestructureerde PDF-bijlage in de ZUGFeRD- of XRechnung-verzending?

Hoe ondersteunt moderne factureringssoftware

Cloud facturatie software zoals Easy Invoice in de PepperTools Office Cloud zorgt voor een aantal van de bovenstaande stappen:

• Versturen als XRechnung en ZUGFeRD met de laatste profielversies die voldoen aan EN 16931
• Het ontvangen van e-facturen en het weergeven van de menselijk leesbare inhoud - zonder dat er een aparte visualisatietool nodig is
• Archivering van gestructureerde originele bestanden** in het geïntegreerde documentbeheersysteem (DMS), beschermd tegen latere wijzigingen - voldoet aan de bewaarplicht van 8 jaar
• Bijlagen** (bijv. gedetailleerde overzichten, urenstaten) kunnen als ongestructureerde PDF in de e-factuur worden meegestuurd
• Kleine bedrijfsmodus met correcte verwijzing naar §19 UStG - en tegelijkertijd gereed voor ontvangst van e-facturen in hetzelfde systeem
• Meertalige documenten** voor internationale B2B-klanten - de ZUGFeRD-factuur kan worden weergegeven in de documenttaal van de klant.

➔ Test Easy Invoice | ➔ Vergelijk pakketten

Conclusie

De e-factuur verplichting komt er geleidelijk aan - ontvangen sinds 2025, verzenden voor grote bedrijven vanaf 2027, voor alle andere bedrijven vanaf 2028. Kleine bedrijven zijn permanent vrijgesteld voor verzenden, maar niet voor ontvangen.

Drie belangrijke punten die velen onderschatten:

1. De ontvangstplicht geldt nu al - zelfs voor kleine bedrijven.

2 De archivering moet betrekking hebben op het gestructureerde deel, niet alleen op een PDF-uitdraai van de factuur 3 Belangrijke uitzonderingen blijven - facturen met een lage waarde tot €250, tickets, B2C, bepaalde belastingvrije transacties

Als je ontvangst, verwerking en archivering nu goed instelt, heb je in 2027/2028 geen kortstondige stressmigraties en kun je ontspannen en op je eigen deadline de verzending inschakelen.

Bronnen en meer informatie

De verklaringen in dit artikel zijn met name gebaseerd op de volgende openbaar toegankelijke bronnen:

• Federaal ministerie van Financiën - FAQ over e-facturering: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• BMF-brief over e-facturering van 15 oktober 2024 (eerste BMF-brief) en 15 oktober 2025 (tweede BMF-brief - verduidelijkingen en aanvullingen)
• Wet op de groeikansen** (invoering van de e-factureringsplicht in § 14 UStG)
• § 14 UStG (uitreiking van facturen) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (vrijstelling voor kleine bedrijven van de verplichting om e-facturen te verzenden)
• Europese norm EN 16931** (technische basis voor gestructureerde formaten)
• KoSIT - Standard XRechnung - momenteel productieve Versie 3.0.2; Versie 4.0** aangekondigd in maart 2026 (gebaseerd op EN 16931-1:2026, relevant voor ViDA): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles
• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland - Specificatie ZUGFeRD 2.3** (EN 16931 / EXTENDED profielen voldoen aan de e-factuur verplichting; MINIMUM en BASIC-WL niet)
• § 147 lid 3 AO en Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) - verkorting van de bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten van 10 naar 8 jaar vanaf 2025
• IHK-publicaties** over de e-factureringsverplichting (bijv. IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• E-factureringsverordening van de federale overheid (E-RechVO)** voor de B2G-sector

Status van onderzoek: mei 2026. Latere BMF-brieven of wetgeving kunnen de hier gepresenteerde verklaringen wijzigen - controleer bij twijfel de huidige versie van de genoemde bronnen of raadpleeg uw belastingadviseur.