Facturation électronique obligatoire en 2027 et 2028 : Ce que les indépendants et les petites entreprises doivent faire maintenant

Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne doivent pouvoir recevoir des e-factures. L'obligation complète d'envoi arrivera progressivement : à partir de 2027 pour les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'année précédente est supérieur à 800.000 €, à partir de 2028 pour toutes les autres - à l'exception des petites entreprises. Pour les indépendants et les petites entreprises, cela signifie qu'il est encore temps de se préparer, mais plus pour longtemps.

Cet article montre clairement et sans discours marketing ce qui vous attend exactement, ce qui est déjà en vigueur aujourd'hui, quelles factures ne sont pas concernées (beaucoup l'oublient), comment vous pouvez techniquement recevoir et envoyer - et quels sont les écueils de l'archivage.

Avertissement préalable: Le contenu de cet article a été recherché avec soin, au mieux de nos connaissances, et se base sur des sources accessibles au public - notamment les FAQ du ministère fédéral des Finances (BMF) sur l'e-facture, les lettres BMF du 15.10.2024 et du 15.10.2025, les publications des chambres de commerce et d'industrie ainsi que les bases légales pertinentes. Le droit fiscal évolue et chaque cas particulier a ses propres leviers. Pour une information juridiquement sûre concernant votre situation, veuillez vous adresser à votre conseiller fiscal - cet article n'est pas un conseil fiscal et ne le remplace pas.

De quoi s'agit-il au juste - qu'est-ce qu'une e-facture ?

Une e-facture au sens de la définition en vigueur depuis 2025 n'est pas simplement un PDF envoyé par e-mail. Une e-facture est une facture qui

• est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré,
• permet un traitement électronique, et
• répond aux exigences de la norme européenne EN 16931.

Concrètement, sont notamment autorisés en Allemagne

• XFacture - XML pur, géré par le KoSIT (bureau de coordination des normes informatiques). Norme productive actuelle : XFacture 3.0.2. En mars 2026, le KoSIT a déjà annoncé XFacture 4.0 (basée sur la norme actualisée EN 16931-1:2026), pertinente en termes de production, notamment dans le cadre de l'initiative européenne "VAT in the Digital Age" (ViDA).
• ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 - Format hybride : PDF/A-3 avec XML incorporé. Version actuelle : ZUGFeRD 2.3. Les profils MINIMUM et BASIC-WL ne remplissent pas les exigences de l'e-facture obligatoire - ce sont de purs profils d'échange de données sans données de facturation complètes et ne suffiront pas dès la fin des délais de transition.
• Procédures EDI (par ex. EDIFACT) sous certaines conditions

Ce qui n'est pas une e-facture et qui ne suffira plus dès la fin des délais de transition :

• Un fichier PDF envoyé par e-mail (même pas "PDF avec un peu de XML intégré").
• Un justificatif papier scanné
• Un document Word/Excel
• Un joli formulaire en ligne sans lisibilité machine structurée

Ces formats sont considérés comme "autres factures ". Ils restent autorisés pendant les périodes de transition - après, ils ne le sont plus (sauf dans les cas particuliers ci-dessous).

Le calendrier en bref

Important : l'obligation de réception s'applique dès aujourd'hui, depuis le 1.1.2025 - même si vous n'envoyez pas encore vous-même d'e-factures. Si un client B2B vous envoie une e-facture au format XFacture ou ZUGFeRD, vous devez pouvoir la traiter et l'archiver.

Qu'est-ce que cela signifie concrètement - en fonction de votre taille

Grandes entreprises avec un chiffre d'affaires de l'année précédente > 800.000 €.

À partir du 1.1.2027, vous devrez émettre des e-factures pour tous les chiffres d'affaires B2B réalisés sur le territoire national. Date la plus tardive raisonnable pour la conversion : deuxième semestre 2026.

PME avec un chiffre d'affaires de l'année précédente jusqu'à 800.000 €.

Vous avez un an de plus - l'obligation d'envoi commence le 1.1.2028. Mais : à partir de 2027, nombre de vos gros clients enverront déjà exclusivement des e-factures - vous devez donc maîtriser la réception et le traitement avant cette date.

Indépendants, professions libérales, entrepreneurs individuels

Pratiquement comme les PME : obligation d'envoi à partir du 1.1.2028. Ceux qui n'ont qu'un très petit chiffre d'affaires ou qui sont de toute façon des petits entrepreneurs (voir ci-dessous) ont encore plus de marge de manœuvre.

Petits entrepreneurs selon le § 19 de la loi sur la TVA

Vous êtes exempté de façon permanente de l'expédition (§ 34a UStDV). Vous pouvez continuer à émettre des PDF et du papier. Mais vous devez pouvoir recevoir - comme tous les autres entrepreneurs.

Obligation de réception - ce qui est déjà obligatoire aujourd'hui

L'obligation de réception est le point que beaucoup sous-estiment. Bien sûr : celui qui ne doit pas encore envoyer d'e-facture se repose sur ses lauriers. Mais si votre prochain client B2B - par exemple un grand donneur d'ordre, une SARL, un groupe - vous fait passer à l'e-facture, c'est vous qui êtes dans l'obligation de recevoir, pas l'expéditeur.

Ce que vous devez savoir faire:

• Réception du format (XFacture / ZUGFeRD) - typiquement par e-mail.
• traitement - affichage des contenus lisibles par l'homme (par ex. visualisation des données XML)
• Archivage des données structurées (voir section Archivage)

Bonne nouvelle: Le BMF précise que pour la réception, une boîte aux lettres électronique est techniquement suffisante. Vous n'avez donc pas nécessairement besoin d'un logiciel spécial coûteux uniquement pour la réception. En revanche, vous avez besoin d'un logiciel de traitement et d'archivage.

XFacture vs. ZUGFeRD - quel est le bon format ?

Les deux formats sont autorisés. Celui que vous utilisez vous-même dépend de la personne avec laquelle vous travaillez :

Règle générale pour la pratique:

• principalement B2B avec une structure de destinataires mixte (petits et grands clients, traitement manuel et automatique) → ZUGFeRD est généralement le choix le plus pragmatique.
• Vous livrez à des clients publics (autorités publiques) → XFacture est ici obligatoire
• Vous savez que votre client veut une forme concrète → demandez-lui ce qu'il préfère - les deux sont juridiquement équivalents

Exceptions importantes que beaucoup négligent

Toutes les factures ne doivent pas être des e-factures - même après 2028. Les cas suivants restent permanents exclus :

les factures de faible montant, jusqu'à 250 € bruts

Les factures dont le montant total ne dépasse pas 250 € brut peuvent continuer à être émises sous forme d'"autres factures" (papier, PDF). Cela couvre les tickets de caisse typiques, les petits achats de matériel, les reçus de carburant, etc.

Titres de transport

Les titres de transport (billet de train, reconnaissance de bus/d'avion, etc.), qui sont considérés comme des factures, ne doivent pas être envoyés en plus comme e-facture.

Factures aux consommateurs finaux (B2C)

Si vous vendez à des particuliers, ces chiffres d'affaires ne sont pas soumis à l'obligation d'e-facture - même après 2028. Une transmission électronique à des clients privés requiert toujours leur accord.

Factures aux pouvoirs publics (B2G)

Une règlementation spécifique s'applique ici - l'E-RechVO de l'État fédéral et les réglementations correspondantes des Länder. Les fournisseurs des autorités publiques doivent depuis longtemps déjà facturer au format XFR.

Opérations exonérées d'impôt conformément au § 4 n° 8 - 29 de la loi sur la TVA

Certaines prestations exonérées d'impôt (services financiers, locations, professions médicales en partie, etc.) sont également exemptées de l'obligation d'e-facture. Il convient d'examiner le cas particulier avec le conseiller fiscal.

Prestations fournies à des personnes morales qui ne sont pas des entrepreneurs

Par exemple, de nombreuses associations, certaines fondations - ne sont pas soumises à l'obligation de facturation électronique, selon la constellation.

Archivage : ce que beaucoup feront de travers

C'est un véritable piège qui se cache ici et qui n'est pas suffisamment abordé dans de nombreux guides.

Vous devez conserver l'e-facture dans sa forme originale et structurée. Cela signifie que

• En cas de XFacture: archiver le fichier XML lui-même - et pas seulement une impression ou une visualisation PDF.
• En cas de ZUGFeRD: Le fichier hybride PDF/A-3 avec le XML intégré - pas seulement le PDF visible extrait de celui-ci
• Délai de conservation: 8 ans pour les factures en tant que pièces comptables (§ 147 al. 3 AO, réduit de 10 à 8 ans par la quatrième loi d'allègement de la bureaucratie - application à toutes les pièces justificatives dont le délai n'était pas encore échu au début de l'année 2025). Attention: Pour les livres de commerce, les inventaires, les bilans d'ouverture, les comptes annuels et les rapports de situation, le délai reste de 10 ans - ceux qui établissent un bilan ou leur propre comptabilité doivent parallèlement tenir compte de ce délai plus long.
• Format: Inchangé dans la forme électronique originale

Ce qui ne suffit pas:

• Imprimer une visualisation en PDF et enregistrer le PDF → les données structurées sont perdues.
• Classer la facture dans un format purement image (par ex. JPG, PDF scanné) → plus de lisibilité machine

Ce que la plupart font déjà mal aujourd'hui: Les factures ZUGFeRD entrantes sont "imprimées" et seul le PDF lisible visuellement est classé. L'obligation de conservation des données structurées serait ainsi violée.

Le BMF a précisé dans une simplification que l'archivage n'est pas obligatoire dans un DMS conforme à la GoBD - mais que vous devez au moins veiller à ce que la partie structurée soit conservée intacte dans sa forme originale.

Les annexes sont autorisées - tout ne doit pas être inclus dans le XML

Une préoccupation fréquente : "Comment mes vastes ventilations de prestations de construction ou mes tableaux détaillés s'intègrent-ils dans une XFacture structurée ?" Réponse : pas du tout - et ils ne doivent pas l'être non plus.

Les contenus complémentaires peuvent continuer à faire partie de l'e-facture sous la forme d'une annexe non structurée (par ex. PDF). Le BMF cite explicitement les prestations de construction comme exemple : La partie structurée contient les corps de métier avec les totaux, l'annexe PDF contient la ventilation détaillée. Pour les factures finales également, la facturation des réductions peut être présentée dans l'annexe non structurée.

Cela laisse une marge de manœuvre pour les constellations typiques de l'artisanat, de la construction et de la pratique du conseil.

Mode de transmission - pas d'indication

Le BMF ne précise pas comment l'e-facture parvient au destinataire :

• Email (avec pièce jointe) - le moyen le plus simple
• Interface électronique (API, EDI)
• Endroit de stockage commun dans le groupe d'entreprises
• Portail Internet pour le téléchargement
• Théoriquement aussi clé USB - si les deux parties sont d'accord

Le mode de transmission doit être clarifié "en droit civil entre les parties contractantes". Dans la pratique : une pièce jointe à un e-mail suffit dans la plupart des constellations.

Si les fournisseurs envoient encore d'autres factures - que faire ?

Question qui revient constamment dans la pratique :

• Pendant les délais de transition (donc, selon la taille du fournisseur, jusqu'à fin 2026 ou fin 2027) : Les autres factures (papier/PDF) sont toujours autorisées. Elles sont également considérées comme des factures conformes pour la déduction de l'impôt préalable.
• Après la fin de la période de transition correspondante: Une autre facture ne remplit plus les exigences formelles. La déduction de l'impôt préalable peut alors devenir critique - le fournisseur est tenu de fournir une e-facture correcte.
• Recommandation pratique: Informer les fournisseurs suffisamment tôt des exigences à venir - les petits artisans ou les entrepreneurs individuels ont souvent besoin de temps pour se préparer eux-mêmes.

Liste de contrôle pratique 2026/2027

• [ ] Configurer une boîte de réception pour les e-factures - soit une adresse personnelle (par ex. rechnungen@ihrefirma.de), soit une boîte de réception des e-factures intégrée au logiciel comptable.
• [ ] Logiciel de traitement clarifier : Visualisation de XFactures-XML, lecture de ZUGFeRD-XML
• [ ] Vérifier la stratégie d'archivage - sauvegarder les fichiers originaux structurés, pas seulement les impressions PDF
• [ ] Tenir compte du délai de conservation de 8 ans dans la stratégie de sauvegarde/d'archivage
• [ ] Vérifier les logiciels de facturation pour l'envoi d'e-factures (XRechnung et ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Décision sur le format pour l'envoi propre : ZUGFeRD pour les destinataires B2B mixtes, XFacture pour les clients de l'administration.
• [ ] Informer à temps les fournisseurs du format dans lequel vous pouvez recevoir des e-factures
• [ ] Pour un chiffre d'affaires de l'année précédente 2026 > 800.000 €: assurer la disponibilité d'expédition jusqu'au 1.1.2027
• [ ] Pour un chiffre d'affaires de l'année précédente 2026 ≤ 800.000 €: assurer la disponibilité d'expédition jusqu'au 1.1.2028
• [ ] Petits entrepreneurs: Assurer la disponibilité de réception et d'archivage - vous restez exempté pour l'expédition
• [ ] Données de base: Numéro de TVA de votre entreprise correctement enregistré ? Les adresses de réception des e-mails des clients sont-elles gérées ?
• [ ] Clarifier la stratégie en matière de pièces jointes : Comment fournir des relevés détaillés, des feuilles d'heures, des ventilations de construction ? En tant que pièce jointe PDF non structurée dans l'envoi ZUGFeRD ou XFacture.

Comment un logiciel de facturation moderne prend-il en charge

Un logiciel de facturation en nuage comme Easy Invoice dans PepperTools Office Cloud prend en charge certaines des étapes mentionnées ci-dessus :

• Envoi en tant que XFacture et ZUGFeRD avec les versions de profil actuelles qui répondent à la norme EN 16931.
• Réception des e-factures et affichage des contenus lisibles par l'homme - sans avoir besoin d'un outil de visualisation séparé.
• Archivage des fichiers originaux structurés dans la gestion de documents intégrée (DMS), protégé contre toute modification ultérieure - convient à l'obligation de conservation de 8 ans.
• Les pièces jointes (par ex. relevés détaillés, fiches horaires) peuvent être envoyées dans l'e-facture sous forme de PDF non structuré.
• Mode petites entreprises avec référence correcte au §19 de la loi sur la TVA - et en même temps Prêt à recevoir une e-facture dans le même système
• Preuves multilingues pour les clients B2B internationaux - la facture ZUGFeRD peut être rendue dans la langue de la preuve du client

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Conclusion

L'obligation de facturation électronique arrive progressivement - réception depuis 2025, envoi pour les grandes entreprises à partir de 2027, pour toutes les autres à partir de 2028. Les petites entreprises sont exemptées de manière permanente pour l'envoi, mais pas pour la réception.

Trois points essentiels que beaucoup sous-estiment :

1. L'obligation de réception s'applique déjà aujourd'hui - même pour les petites entreprises.
2. L'archivage doit concerner la partie structurée, et pas seulement une impression PDF de la facture.
3. D'importantes exceptions subsistent - les factures de faible montant jusqu'à 250 €, les titres de transport, le B2C, certaines opérations exonérées.

Si vous mettez en place dès maintenant une réception, un traitement et un archivage propres, vous n'aurez pas de migration stressante à court terme en 2027/2028 et vous pourrez activer l'envoi en toute sérénité à votre propre date de référence.

Sources et informations complémentaires

Les déclarations contenues dans cet article se basent notamment sur les sources publiques suivantes :

• Ministère fédéral des finances - FAQ sur l'e-facture: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Lettre du BMF sur l'e-facture du 15.10.2024 (première lettre du BMF) et du 15.10.2025 (deuxième lettre du BMF - clarifications et compléments)
• Loi sur les opportunités de croissance (introduction de l'obligation de facturation électronique dans le §14 de la loi sur la TVA)
• § 14 UStG (émission de factures) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (exemption des petites entreprises de l'obligation d'envoi de factures électroniques)
• Norme européenne EN 16931 (base technique pour les formats structurés)
• KoSIT - Standard XRechnung - actuellement en production version 3.0.2 ; version 4.0 annoncée en mars 2026 (basée sur EN 16931-1:2026, pertinente pour ViDA) : xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles
• FeRD - Forum de la facture électronique en Allemagne - Spécification ZUGFeRD 2.3 (les profils EN 16931 / EXTENDED satisfont à l'obligation de facturation électronique ; MINIMUM et BASIC-WL ne le font pas)
• § 147 al. 3 AO et Quatrième loi sur l'allègement de la bureaucratie (BEG IV) - Réduction du délai de conservation des pièces comptables de 10 à 8 ans à partir de 2025.
• Publications de la CCI sur l'obligation d'e-facture (entre autres IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• Ordonnance fédérale sur la facturation électronique (E-RechVO) pour le domaine B2G

État de la recherche : mai 2026. Des lettres du BMF ou une législation ultérieures peuvent modifier les déclarations présentées ici - en cas de doute, veuillez vérifier la version actuelle des sources mentionnées ou faire appel à votre conseiller fiscal.