E-fatura yükümlülüğü 2027 ve 2028: Serbest meslek sahipleri ve küçük işletmelerin şimdi yapması gerekenler

1 Ocak 2025'ten itibaren Almanya'daki tüm şirketler e-fatura alabilmelidir. Tam gönderme zorunluluğu aşamalı olarak gelecek: bir önceki yıl cirosu 800.000 €'nun üzerinde olan şirketler için 2027'den itibaren ve küçük işletmeler hariç diğerleri için 2028'den itibaren. Serbest meslek sahipleri ve küçük işletmeler için bu, hazırlanmak için hala zaman olduğu anlamına gelir, ancak uzun sürmez.

Bu makale, tam olarak ne bekleyebileceğinizi, bugün zaten neyin geçerli olduğunu, hangi faturaların etkilenmediğini (çoğu kişi bunu unutur), teknik olarak faturaları nasıl alabileceğinizi ve gönderebileceğinizi ve arşivleme söz konusu olduğunda ne gibi engeller olduğunu açıkça ve pazarlama dili kullanmadan göstermektedir.

Bu makalenin içeriği, bildiğimiz kadarıyla dikkatli bir şekilde araştırılmış ve özellikle Federal Maliye Bakanlığı'nın (BMF) e-fatura hakkındaki SSS'leri, 15 Ekim 2024 ve 15 Ekim 2025 tarihli BMF mektupları, Sanayi ve Ticaret Odalarının yayınları ve ilgili yasal dayanaklar olmak üzere kamuya açık kaynaklara dayanmaktadır. Vergi hukuku sürekli gelişmektedir ve her bir vakanın kendine özgü kuralları vardır. Durumunuzla ilgili güvenilir bilgi için lütfen vergi danışmanınızla görüşün - bu makale vergi tavsiyesi değildir ve bunun yerine geçmez.

Her şey ne hakkında - e-fatura nedir?

2025'ten beri yürürlükte olan tanım anlamında bir e-fatura sadece e-posta ile gönderilen bir PDF değildir. E-fatura, aşağıdakileri içeren bir faturadır

• yapılandırılmış elektronik formatta** düzenlenir, iletilir ve alınır,
• elektronik işlemeyi etkinleştirir ve
• Avrupa standardı EN 16931 gerekliliklerini yerine getirir.

Almanya'da özel olarak yetkilendirilmiş olanlar özellikle şunlardır

• XRechnung - saf XML, KoSIT (Bilişim Standartları Koordinasyon Merkezi) tarafından sürdürülmektedir. Mevcut üretken standart: XRechnung 3.0.2. Mart 2026'da KoSIT, özellikle AB girişimi "Dijital Çağda KDV" (ViDA) ile bağlantılı olarak üretimle ilgili olan XRechnung 4.0'ı (güncellenmiş EN 16931-1:2026 standardına dayalı olarak) duyurdu.
• ZUGFeRD 2.0.1 sürümünden itibaren - Hibrit format: Gömülü XML ile PDF/A-3. Güncel versiyon: ZUGFeRD 2.3. MINIMUM ve BASIC-WL profilleri e-fatura yükümlülüğünün gerekliliklerini karşılamamaktadır - bunlar eksiksiz fatura verileri içermeyen saf veri alışveriş profilleridir ve geçiş dönemlerinin sonundan itibaren yeterli olmayacaktır.
• Belirli koşullar altında EDI prosedürü (örn. EDIFACT)

Bu bir e-fatura değildir ve geçiş dönemlerinin sonundan itibaren artık yeterli olmayacaktır:

• E-posta ile gönderilen bir PDF dosyası ("biraz XML gömülü PDF" bile değil)
• Taranmış bir kağıt makbuz
• Bir Word/Excel belgesi
• Yapılandırılmış makine okunabilirliği olmayan güzel bir çevrimiçi form

Bu formatlar "diğer faturalar " olarak kabul edilir. Geçiş dönemlerinde hala izin verilmektedir - bundan sonra artık izin verilmemektedir (aşağıdaki özel durumlar hariç).

Bir bakışta zaman çizelgesi

Önemli: Fatura alma zorunluluğu 1 Ocak 2025'ten itibaren bugünden itibaren geçerlidir - henüz kendiniz e-fatura göndermeseniz bile. Bir B2B müşterisi size XRechnung veya ZUGFeRD formatında bir e-fatura gönderirse, bunu işleyebilmeli ve arşivleyebilmelisiniz.

Bu somut olarak ne anlama geliyor - boyutunuza bağlı olarak

Bir önceki yılın cirosu > 800.000 € olan büyük şirketler

1 Ocak 2027'den itibaren** tüm yurt içi B2B satışlarınız için e-fatura düzenlemeniz gerekmektedir. Geçiş için en makul tarih: 2026'nın ikinci yarısı.

Bir önceki yıl cirosu 800.000 €'ya kadar olan KOBİ'ler

Bir yıl daha zamanınız var - zorunlu gönderim 1.1.2028 tarihinde başlıyor. Ancak: 2027'den itibaren, büyük müşterilerinizin çoğu zaten yalnızca e-fatura gönderiyor olacak - bu nedenle o tarihten önce bunları alabilmeniz ve işleyebilmeniz gerekiyor.

Serbest meslek sahipleri, serbest çalışanlar, tek tüccarlar

KOBİ'ler gibi pratik: 1.1.2028 tarihinden itibaren zorunlu sevkiyat. Cironuz çok düşükse veya zaten küçük bir işletmeyseniz (aşağıya bakınız), daha da fazla hareket alanınız vardır.

§ 19 UStG'ye göre küçük işletme sahibi

Kalıcı olarak nakliyeden muafsınız (§ 34a UStDV). PDF ve kağıt belgeler düzenlemeye devam edebilirsiniz. Ancak diğer tüm girişimciler gibi siz de alabilmelisiniz.

Alma zorunluluğu - ki bu bugün zaten zorunludur

Alma zorunluluğu birçok kişi tarafından hafife alınan bir noktadır. Elbette, henüz e-fatura göndermeniz gerekmiyorsa arkanıza yaslanıp rahatlayabilirsiniz. Ancak bir sonraki B2B müşteriniz - örneğin daha büyük bir müşteri, bir limited şirket, bir grup - e-faturaya geçerse, gönderen değil siz almakla yükümlüsünüz.

Yapabilmeniz gerekenler:

• Formatı (XRechnung / ZUGFeRD) almak - genellikle e-posta ile
• İşleme** - insan tarafından okunabilir içeriğin görüntülenmesi (örn. XML verilerinin görselleştirilmesi)
• Yapılandırılmış verilerin Arşivlenmesi** (arşivleme bölümüne bakın)

İyi haber: BMF, bir eposta gelen kutusunun alma için teknik olarak yeterli** olduğunu açıklığa kavuşturuyor. Bu, sadece alım için pahalı özel bir yazılıma ihtiyacınız olmadığı anlamına gelir. Ancak, işleme ve arşivleme yazılımına ihtiyacınız var.

XRechnung vs. ZUGFeRD - hangi format doğru?

Her iki formata da izin verilmektedir. Hangisini kullanacağınız kiminle çalıştığınıza bağlıdır:

Pratik için temel kural:

• Karma alıcı yapısına sahip B2B ağırlıklı (küçük ve büyük müşteriler, manuel ve otomatik işleme) → ZUGFeRD genellikle daha pragmatik bir seçimdir
• Kamu müşterilerine (yetkililere) teslimat yapıyorsunuz → XRechnung burada zorunludur
• Müşterinizin belirli bir form istediğini biliyorsunuz → onlara neyi tercih ettiklerini sorun - her ikisi de yasal olarak eşdeğerdir

Birçok kişinin gözden kaçırdığı önemli istisnalar

Her faturanın e-fatura olması gerekmez - 2028'den sonra bile. Aşağıdaki durumlar kalıcı olarak hariç tutulmuştur:

Brüt 250 €'ya kadar küçük değerli faturalar

Toplam brüt tutarı 250 €'yu** aşmayan faturalar "diğer faturalar" (kağıt, PDF) olarak düzenlenmeye devam edebilir. Bu, tipik makbuzları, küçük malzeme alımlarını, benzin makbuzlarını vb. kapsar.

Biletler

Fatura olarak kabul edilen biletlerin (tren biletleri, otobüs/uçak biletleri vb.) ayrıca e-fatura olarak gönderilmesi gerekmez.

Son tüketicilere faturalar (B2C)

Özel şahıslara satış yapıyorsanız, bu satışlar 2028'den sonra bile e-fatura yükümlülüğüne tabi değildir. Özel müşterilere elektronik iletim için hala onların rızası gerekmektedir.

Kamu sektörüne faturalar (B2G)

Burada özel bir düzenleme geçerlidir - federal E-RechVO ve ilgili eyalet düzenlemeleri. Kamu kurumlarına tedarikte bulunan herkes bir süredir XRechnung formatında fatura kesmek zorunda.

§ 4 No. 8 - 29 UStG uyarınca vergiden muaf satışlar

Bazı vergiden muaf hizmetler (finansal hizmetler, kira, kısmen tıbbi meslekler vb.) de e-fatura yükümlülüğünden muaftır. Bireysel durum vergi danışmanı ile kontrol edilmelidir.

Girişimci olmayan tüzel kişilere tedarikler

Örneğin, birçok dernek, bazı vakıflar - konstelasyona bağlı olarak e-fatura yükümlülüğü kapsamına girmez.

Arşivleme: Birçok kişinin yanlış yaptığı şey

Burada, birçok rehberde ihmal edilen gerçek bir tuzak gizleniyor.

**E-faturayı orijinal, yapılandırılmış formunda saklamalısınız:

• XRechnung için:** XML dosyasının kendisini arşivleyin - sadece basılı veya görselleştirilmiş bir PDF çıktısını değil
• ZUGFeRD için:** Gömülü XML ile birlikte hibrit PDF/A-3 dosyası - sadece ondan çıkarılan görünür PDF değil
• Muhasebe belgeleri olarak faturalar için saklama süresi: 8 yıl (AO Madde 147 paragraf 3, Dördüncü Bürokrasiyi Rahatlatma Yasası ile 10 yıldan 8 yıla indirilmiştir - 2025'in başında süresi henüz dolmamış olan tüm belgeler için geçerlidir). Dikkat: Ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, yıllık mali tablolar ve yönetim raporları için 10 yıl süresi devam etmektedir - bilanço veya kendi muhasebesini hazırlayan herkes bu daha uzun süreye de uymalıdır.
• Format:** Orijinal elektronik formda değiştirilmemiştir

Ne yeterli değil:

• Bir görselleştirmeyi PDF olarak yazdırma ve PDF'yi kaydetme → yapılandırılmış veriler kaybolur
• Faturayı saf görüntü formatında saklayın (örn. JPG, taranmış PDF) → artık makine tarafından okunamaz

Çoğu kişi bugün zaten yanlış yapıyor: Gelen ZUGFeRD faturaları "yazdırılıyor" ve yalnızca görsel olarak okunabilir PDF saklanıyor. Bu, yapılandırılmış veriler için saklama yükümlülüğünü ihlal edecektir.

BMF, bir basitleştirme ile arşivlemenin mutlaka GoBD uyumlu bir DMS'de yapılması gerekmediğini, ancak en azından yapılandırılmış kısmın orijinal haliyle bozulmadan kalmasını sağlamanız gerektiğini açıklamıştır.

Eklere izin verilir - her şeyin XML'e dahil edilmesi gerekmez

Yaygın bir endişe: "Kapsamlı inşaat hizmeti dökümlerim veya ayrıntılı tablolarım yapılandırılmış bir XRechnung'a nasıl sığar?" Cevap: Hiç de değil - ve buna gerek de yok.

Ek içerik e-faturanın bir parçası olarak yapılandırılmamış ek (örn. PDF) olarak sunulmaya devam edebilir. BMF, örnek olarak inşaat hizmetlerinden açıkça bahsetmektedir: Yapılandırılmış kısım toplamları içeren işlemleri, PDF eki ise ayrıntılı dökümü içerir. Nihai faturalar söz konusu olduğunda, indirimlerin mahsup edilmesi yapılandırılmamış ekte de gösterilebilir.

Bu, ticaret, inşaat ve danışmanlık uygulamalarından tipik takımyıldızları için kapsam sağlar.

İletim yöntemi - spesifikasyon yok

BMF, e-faturanın alıcı tarafından nasıl alınacağını belirtmez:

• E-posta** (ekli) - en kolay yol
• Elektronik arayüz** (API, EDI)
• Şirketler grubu içinde paylaşılan depolama yeri**
• İndirmek için internet portalı**
• Teorik olarak ayrıca USB bellek - her iki taraf da kabul ederse

İletim kanalı "sözleşme tarafları arasında medeni hukuk kapsamında" açıklığa kavuşturulmalıdır. Uygulamada: e-posta eki çoğu takımyıldız için yeterlidir.

Tedarikçiler hala başka faturalar gönderiyorsa - ne yapmalı?

Uygulamada her zaman karşımıza çıkan bir soru:

• Geçiş dönemleri boyunca (yani tedarikçinin büyüklüğüne bağlı olarak 2026'nın sonuna veya 2027'nin sonuna kadar): Diğer faturalara (kağıt/PDF) hala izin verilmektedir. Ayrıca vergi öncesi kesinti** için uygun bir fatura olarak sayılırlar.
• İlgili geçiş döneminin sona ermesinden sonra:** Diğer faturalar artık resmi gereklilikleri karşılamamaktadır. Girdi vergisi indirimi burada kritik hale gelebilir - tedarikçi daha sonraki bir tarihte doğru bir e-fatura sunmakla yükümlüdür.
• Pratik öneri:** Tedarikçileri yaklaşan gereklilikler hakkında erken bir aşamada bilgilendirin - özellikle küçük esnaf veya tek tüccarların kendilerini hazırlamak için hala zamana ihtiyaçları vardır.

Pratik kontrol listesi 2026/2027

• [ ] E-faturaları almak için bir posta kutusu ayarlayın - ayrı bir adres (örn. rechnungen@ihrefirma.de) veya muhasebe yazılımında entegre bir e-fatura posta kutusu
• [ ] işleme yazılımını netleştirin: XRechnung-XML'nin görselleştirilmesi, ZUGFeRD-XML'nin okunması
• [ ] Arşivleme stratejisini gözden geçirin - sadece PDF çıktılarını değil, yapılandırılmış orijinal dosyaları yedekleyin
• [ ] Yedekleme/arşivleme stratejisinde 8 yıllık saklama süresini göz önünde bulundurun
• [ ] E-fatura gönderimi için faturalama yazılımını kontrol edin (XRechnung ve ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Kendi gönderimi için format kararı: Karma B2B alıcılar için ZUGFeRD, kamu kurumu müşterileri için XRechnung
• [ ] Tedarikçileri hangi formatta e-fatura alabilecekleri konusunda zamanında bilgilendirin
• [ ] Bir önceki yılın cirosu 2026 > 800.000 € için: 1 Ocak 2027'ye kadar sevkiyata hazır olun
• [ ] Bir önceki yılın cirosu için 2026 ≤ 800.000 €: 1 Ocak 2028'e kadar sevkiyata hazır olun
• [ ] Küçük işletmeler: Makbuz ve arşivleme için hazır olduğunuzdan emin olun - nakliye için muaf kalırsınız
• [ ] Ana veri: Kendi şirketinizin KDV kimlik numarası doğru girildi mi? Müşterilerinizin e-posta adreslerini muhafaza ettiniz mi?
• [ ] Ek stratejisini netleştirin: Kapsamlı ayrıntılı listeler, zaman çizelgeleri, inşaat dökümleri nasıl sağlanmalıdır? ZUGFeRD veya XRechnung gönderisinde yapılandırılmamış bir PDF eki olarak mı?

Modern faturalama yazılımı nasıl destekler?

PepperTools Office Cloud'daki Easy Invoice gibi bulut faturalama yazılımı yukarıdaki adımlardan bazılarını halleder:

• EN 16931'i karşılayan en son profil sürümleri ile XRechnung ve ZUGFeRD** olarak gönderme
• Ayrı bir görselleştirme aracına ihtiyaç duymadan e-faturaların** alınması ve insan tarafından okunabilir içeriğin görüntülenmesi
• Yapılandırılmış orijinal dosyaların** entegre belge yönetim sisteminde (DMS) arşivlenmesi ve sonraki değişikliklere karşı korunması - 8 yıllık saklama yükümlülüğüne uygundur
• Ekler** (örn. ayrıntılı beyanlar, zaman çizelgeleri) e-faturada yapılandırılmamış PDF olarak gönderilebilir
• §19 UStG'ye doğru referansla Küçük işletme modu - ve aynı zamanda aynı sistemde e-fatura makbuzu hazırlığı
• Uluslararası B2B müşterileri için çok dilli belgeler** - ZUGFeRD faturası müşterinin belge dilinde oluşturulabilir

➔ Kolay Faturayı Test Edin | ➔ Paketleri karşılaştırın

Sonuç

E-fatura zorunluluğu kademeli olarak geliyor - 2025'ten itibaren alma, büyük şirketler için 2027'den itibaren gönderme, diğerleri için 2028'den itibaren. Küçük işletmeler gönderme için kalıcı olarak muaftır, ancak alma için değildir.

Birçok kişinin hafife aldığı üç kilit nokta:

1. Alma yükümlülüğü bugün zaten geçerlidir - küçük işletmeler için bile

2 Arşivleme, sadece faturanın PDF çıktısı ile değil, yapılandırılmış kısımla ilgili olmalıdır 3 Önemli istisnalar devam etmektedir - 250 €'ya kadar küçük değerli faturalar, biletler, B2C, belirli vergiden muaf işlemler

Makbuz, işleme ve arşivlemeyi şimdi düzgün bir şekilde ayarlarsanız, 2027/2028'de kısa vadeli stres geçişleri yaşamayacaksınız ve rahatlayıp kendi son tarihinizde gönderimi açabileceksiniz.

Kaynaklar ve daha fazla bilgi

Bu makalede yer alan ifadeler özellikle aşağıdaki kamuya açık kaynaklara dayanmaktadır:

• Federal Maliye Bakanlığı - e-fatura hakkında SSS:** bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• E-faturaya ilişkin 15 Ekim 2024 (ilk BMF mektubu) ve 15 Ekim 2025 (ikinci BMF mektubu - açıklamalar ve eklemeler) tarihli BMF mektubu
• Büyüme Fırsatları Yasası** (UStG Madde 14'te e-fatura zorunluluğunun getirilmesi)
• § 14 UStG (faturaların düzenlenmesi) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (küçük işletmelerin e-fatura gönderme yükümlülüğünden muaf tutulması)
• Avrupa standardı EN 16931** (yapılandırılmış formatlar için teknik temel)
• KoSIT - Standart XRechnung - şu anda üretken Sürüm 3.0.2; Sürüm 4.0** Mart 2026'da duyuruldu (EN 16931-1:2026'ya dayalı, ViDA ile ilgili): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles
• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland - Şartname ZUGFeRD 2.3** (EN 16931 / EXTENDED profilleri e-fatura yükümlülüğünü yerine getirir; MINIMUM ve BASIC-WL getirmez)
• § 147 para. 3 AO ve Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) - muhasebe belgelerinin saklama süresinin 2025'ten itibaren 10 yıldan 8 yıla indirilmesi
• E-fatura yükümlülüğüne ilişkin IHK yayınları** (örn. IHK Frankfurt, IHK Darmstadt, IHK Dresden)
• B2G sektörü için Federal Hükümetin E-Fatura Yönetmeliği (E-RechVO)**

Araştırmanın durumu: Mayıs 2026. Daha sonraki BMF mektupları veya mevzuatı burada sunulan ifadeleri değiştirebilir - şüpheniz varsa, lütfen belirtilen kaynakların güncel sürümünü kontrol edin veya vergi danışmanınıza danışın.