E-invoicing obligation 2027 и 2028: Что нужно сделать самозанятым и малому бизнесу уже сейчас

С 1 января 2025 года все компании в Германии должны иметь возможность получать электронные счета-фактуры. Полное обязательство отправлять будет вводиться поэтапно: с 2027 года для компаний с оборотом более 800 000 евро в предыдущем году и с 2028 года для всех остальных - за исключением малых предприятий. Для самозанятых и малых предприятий это означает, что еще есть время подготовиться, но недолго.

В этой статье четко и без маркетинговых слов рассказывается о том, чего именно вы можете ожидать, что применяется уже сегодня, какие счета-фактуры **не затрагиваются (многие забывают об этом), как вы можете технически получать и отправлять счета-фактуры - и какие камни преткновения существуют, когда речь идет об архивировании.

Содержание этой статьи тщательно проработано и основано на общедоступных источниках, в частности, на часто задаваемых вопросах Федерального министерства финансов (BMF) об e-invoicing, письмах BMF от 15 октября 2024 года и 15 октября 2025 года, публикациях Торгово-промышленных палат и соответствующих правовых базах. Налоговое законодательство постоянно развивается, и в каждом конкретном случае действуют свои правила. Пожалуйста, обратитесь к вашему налоговому консультанту для получения достоверной информации о вашей ситуации - данная статья не является налоговой консультацией и не заменяет ее.

Что это такое - что такое электронный счет-фактура?

Электронный счет-фактура в смысле определения, действующего с 2025 года, - это не** просто PDF-файл по электронной почте. Электронный счет-фактура - это счет-фактура, который

• выставлен, передан и получен в структурированном электронном формате,
• возможность электронной обработки, и
• соответствует требованиям европейского стандарта EN 16931.

В частности, в Германии разрешены

• XRechnung - чистый XML, поддерживаемый KoSIT (Координационный центр стандартов в области информационных технологий). Текущий продуктивный стандарт: XRechnung 3.0.2. В марте 2026 года KoSIT анонсирует XRechnung 4.0 (на основе обновленного стандарта EN 16931-1:2026), который особенно актуален для производства в связи с инициативой ЕС "НДС в цифровую эпоху" (ViDA).
• ZUGFeRD с версии 2.0.1 - Гибридный формат: PDF/A-3 со встроенным XML. Текущая версия: ZUGFeRD 2.3. Профили MINIMUM и BASIC-WL не** удовлетворяют требованиям обязательства по электронному счету-фактуре - это чистые профили обмена данными без полных данных счета-фактуры, и их будет недостаточно с конца переходных периодов.
• Процедура EDI (например, EDIFACT) при определенных условиях

Не является электронным счетом-фактурой и не будет достаточной с конца переходных периодов:

• PDF-файл, отправленный по электронной почте (даже не "PDF с небольшим количеством встроенного XML").
• Отсканированная бумажная квитанция
• Документ Word/Excel
• Красивая онлайн-форма без структурированной машинной читаемости

Эти форматы считаются "другими счетами-фактурами ". Они все еще разрешены в течение переходных периодов - после этого они больше не разрешены (за исключением особых случаев, описанных ниже).

Расписание с первого взгляда

Важно: Обязанность получать счета-фактуры действует уже сегодня, с 1 января 2025 года - даже если вы еще не отправляете электронные счета-фактуры самостоятельно. Если клиент B2B отправляет вам электронный счет в формате XRechnung или ZUGFeRD, вы должны быть в состоянии обработать и заархивировать его.

Что это значит конкретно - в зависимости от вашего размера

Крупные компании с оборотом за предыдущий год > 800 000 евро

С 1 января 2027 года вы должны выставлять электронные счета-фактуры для всех внутренних продаж B2B. Последняя разумная дата перехода: вторая половина 2026 года.

МСП с оборотом за предыдущий год до 800 000 евро

У вас есть еще один год - обязательная доставка начнется 1.1.2028. Но: с 2027 года многие ваши крупные клиенты уже будут отправлять исключительно электронные счета-фактуры, поэтому вам нужно успеть принять и обработать их до этого времени.

Самозанятые, фрилансеры, индивидуальные предприниматели

Практические как МСП: обязательная отправка с 1.1.2028. Если у вас очень маленький оборот или вы вообще относитесь к малому бизнесу (см. ниже), у вас еще больше свободы действий.

Владелец малого бизнеса в соответствии с § 19 UStG

Вы навсегда освобождены от отгрузки (§ 34a UStDV). Вы можете продолжать выдавать документы в формате PDF и на бумаге. Но вы должны иметь возможность получать - как и все остальные предприниматели.

Обязанность получать - которая уже сегодня является обязательной

Обязанность получать - это момент, который многие недооценивают. Конечно, если вам пока не нужно отправлять электронные счета-фактуры, вы можете сесть и расслабиться. Но если ваш следующий клиент B2B - например, крупный клиент, компания с ограниченной ответственностью, группа компаний - перейдет на электронное выставление счетов, вы обязаны получать, а не отправитель.

Что вы должны уметь:.

• Получать** формат (XRechnung / ZUGFeRD) - обычно по электронной почте.
• Обработка** - отображение человекочитаемого содержимого (например, визуализация XML-данных)
• Хранилище структурированных данных (см. раздел "Архивирование")

Хорошие новости: BMF разъясняет, что электронный почтовый ящик технически достаточен для получения**. Это означает, что вам не обязательно нужно дорогое специализированное программное обеспечение только для получения. Однако вам понадобится программное обеспечение для обработки и архивирования.

XRechnung vs. ZUGFeRD - какой формат правильный?

Допустимы оба формата. Какой из них вы используете, зависит от того, с кем вы работаете:

Правило для практики:

• В основном B2B со смешанной структурой получателей (мелкие и крупные клиенты, ручная и автоматизированная обработка) → ZUGFeRD обычно является более прагматичным выбором
• Вы осуществляете поставки государственным клиентам (органам власти) → XRechnung здесь обязателен
• Вы знаете, что ваш клиент хочет определенную форму → спросите его, что он предпочитает - оба варианта юридически эквивалентны

Важные исключения, которые многие упускают из виду

Не каждый счет-фактура должен быть электронным - даже после 2028 года. Следующие случаи постоянно исключены:

Счета-фактуры на небольшую сумму до 250 евро брутто

Счета-фактуры, общая сумма брутто которых не превышает 250 евро, могут по-прежнему выставляться как "другие счета-фактуры" (на бумаге, в формате PDF). Это относится к обычным квитанциям, небольшим закупкам материалов, квитанциям на бензин и т. д.

Билеты

Билеты (железнодорожные билеты, билеты на автобус/самолет и т.д.), которые считаются счетами, не обязательно отправлять в виде электронных счетов.

Счета-фактуры для конечных потребителей (B2C)

Если вы продаете товары частным лицам, эти продажи не подпадают под обязательство по отправке электронных счетов-фактур - даже после 2028 года. Для электронной передачи счетов частным клиентам по-прежнему требуется их согласие.

Счета-фактуры для государственного сектора (B2G)

Здесь действуют специфические правила - федеральный E-RechVO и соответствующие правила штатов. Все, кто поставляет услуги государственным органам, уже давно должны выставлять счета в формате XRechnung.

Не облагаемые налогом продажи в соответствии с § 4 № 8 - 29 UStG

Некоторые безналоговые услуги (финансовые услуги, аренда, частично медицинские услуги и т.д.) также освобождены от обязанности выставлять электронные счета-фактуры. Каждый конкретный случай следует уточнить у налогового консультанта.

Поставки юридическим лицам, не являющимся предпринимателями

Например, многие ассоциации, некоторые фонды - не подпадают под обязательство по выставлению электронных счетов-фактур, в зависимости от состава.

Архивирование: что многие делают неправильно

Здесь скрывается настоящая ловушка, которая игнорируется во многих руководствах.

**Вы должны хранить электронный счет-фактуру в ее оригинальной, структурированной форме:

• Для XRechnung: Архивируйте сам XML-файл - не только распечатанный или визуализированный PDF-файл.
• Для ZUGFeRD:** Гибридный файл PDF/A-3 со встроенным XML - не только видимый PDF, извлеченный из него.
• Срок хранения: 8 лет для счетов-фактур как бухгалтерских документов (§ 147 абз. 3 AO, сокращен с 10 до 8 лет Четвертым законом об облегчении бюрократии - применяется ко всем документам, срок хранения которых еще не истек в начале 2025 года). Внимание: Для торговых книг, инвентаризаций, начальных балансов, годовых финансовых отчетов и отчетов руководства сохраняется срок 10 лет - все, кто составляет балансы или собственную бухгалтерию, должны соблюдать и этот более длительный срок.
• Формат: Без изменений в оригинальной электронной форме

Что не достаточно:

• Распечатать визуализацию в формате PDF и сохранить PDF → структурированные данные теряются
• Хранить счет-фактуру в формате чистого изображения (например, JPG, отсканированный PDF) → больше нет возможности для машинного считывания

Что большинство людей уже сегодня делают неправильно: Входящие счета-фактуры ZUGFeRD "распечатываются", а сохраняется только визуально читаемый PDF. Это нарушает обязательство по хранению структурированных данных.

BMF разъяснил, что архивирование не обязательно должно происходить в системе управления данными, соответствующей требованиям GoBD, но вы должны, по крайней мере, гарантировать, что структурированная часть остается нетронутой в своей первоначальной форме.

Вложения разрешены - не все должно быть включено в XML

Распространенная проблема: "Как мои подробные таблицы с разбивкой по строительным услугам или подробные таблицы вписываются в структурированный XRechnung?" Ответ: Вовсе нет - и не должны.

Дополнительный контент может оставаться частью электронного счета в виде неструктурированного приложения (например, PDF). В качестве примера BMF прямо упоминает строительные услуги: Структурированная часть содержит сделки с итоговыми суммами, PDF-приложение содержит подробную разбивку. В случае окончательных счетов-фактур зачет скидок также может быть представлен в неструктурированном приложении.

Это дает возможность использовать типичные комбинации из практики торговли, строительства и консалтинга.

Метод передачи - без спецификации

BMF не определяет, каким образом электронный счет-фактура будет получен получателем:

• Электронная почта (с вложением) - самый простой способ
• Электронный интерфейс** (API, EDI)
• Общее место хранения** в группе компаний
• Интернет-портал** для загрузки
• Теоретически также USB-флешка - если обе стороны согласны.

Канал передачи должен быть уточнен "в соответствии с гражданским законодательством между договаривающимися сторонами". На практике: вложение в электронную почту является достаточным для большинства созвездий.

Если поставщики по-прежнему присылают другие счета-фактуры - что делать?

Вопрос, который постоянно возникает на практике:

• В течение переходных периодов (т.е. до конца 2026 или конца 2027 года, в зависимости от размера поставщика): Другие счета-фактуры (бумажные/PDF) по-прежнему разрешены. Они также считаются надлежащим счетом-фактурой для предшествующего налогового вычета.
• После окончания соответствующего переходного периода:** Другие счета-фактуры больше не отвечают формальным требованиям. Вычет входного налога здесь может стать критическим - поставщик обязан представить корректный электронный счет-фактуру позднее.
• Практическая рекомендация:** Проинформируйте поставщиков о предстоящих требованиях на ранней стадии - мелким торговцам или индивидуальным предпринимателям, в частности, часто требуется время для подготовки.

Практический контрольный список 2026/2027

• [ ] Установите почтовый ящик для получения электронных счетов-фактур - либо отдельный адрес (например, rechnungen@ihrefirma.de), либо интегрированный в бухгалтерское программное обеспечение почтовый ящик для электронных счетов-фактур
• [ ] Уточните процессинговое программное обеспечение: Визуализация XRechnung-XML, считывание ZUGFeRD-XML
• [ ] Пересмотреть стратегию архивирования - резервное копирование структурированных исходных файлов, а не только распечаток в формате PDF
• [ ] Учесть период хранения в 8 лет в стратегии резервного копирования/архивирования
• [ ] Проверьте программное обеспечение для отправки электронных счетов-фактур (XRechnung и ZUGFeRD ≥ 2.0.1)
• [ ] Решение о формате для собственной рассылки: ZUGFeRD для смешанных B2B-получателей, XRechnung для клиентов государственных органов
• [ ] Заблаговременно проинформируйте поставщиков, в каком формате вы можете получать электронные счета-фактуры
• [ ] Для оборота за предыдущий год 2026 > € 800 000: Обеспечьте готовность к отправке к 1 января 2027 года
• [ ] Для оборота за предыдущий год 2026 ≤ € 800 000: Обеспечьте готовность к отправке к 1 января 2028 года
• [ ] Малые предприятия: Обеспечьте готовность к получению и архивированию - вы остаетесь освобожденным от уплаты налога на отгрузку
• [ ] Основные данные: Идентификационный номер НДС вашей компании введен правильно? Сохранились ли адреса электронной почты клиентов?
• [ ] Объясните стратегию вложений: Каким образом должны быть предоставлены подробные списки, табели учета рабочего времени, строительная разбивка? В виде неструктурированного PDF-вложения в ZUGFeRD или XRechnung?

Как современное программное обеспечение для выставления счетов поддерживает

Облачное программное обеспечение для выставления счетов, такое как Easy Invoice в PepperTools Office Cloud, позаботится о некоторых из вышеперечисленных шагов:

• Отправка как XRechnung и ZUGFeRD с последними версиями профилей, которые соответствуют EN 16931
• Получение электронных счетов и отображение человекочитаемого содержимого - без необходимости использования отдельного инструмента визуализации
• Архивирование структурированных исходных файлов** в интегрированной системе управления документами (DMS), защищенных от последующих изменений - соблюдается обязательство по хранению в течение 8 лет
• Приложения** (например, подробные отчеты, табели учета рабочего времени) могут быть отправлены в виде неструктурированного PDF-файла в электронном счете-фактуре
• Режим малого бизнеса с правильной ссылкой на §19 UStG - и в то же время готовность к получению электронного счета в той же системе
• Многоязычные документы** для международных клиентов B2B - счет-фактура ZUGFeRD может быть составлен на языке документа клиента

➔ Тест Easy Invoice | ➔ Сравнить пакеты

Заключение

Обязанность по отправке электронных счетов-фактур наступает постепенно - получение с 2025 г., отправка для крупных компаний с 2027 г., для всех остальных с 2028 г. Малые предприятия навсегда освобождены от обязанности отправлять, но не получать.

Три ключевых момента, которые многие недооценивают:

1 Обязанность получать применяется уже сегодня - даже для малых предприятий 2 Архивирование должно касаться структурированной части, а не просто PDF-распечатки счета-фактуры 3 Остаются важные исключения - счета-фактуры на небольшую сумму до 250 евро, билеты, B2C, некоторые безналоговые операции

Если вы правильно настроите получение, обработку и архивирование сейчас, то в 2027/2028 годах у вас не будет никаких краткосрочных стрессовых миграций, и вы сможете расслабиться и включить отправку в свой срок.

Источники и дополнительная информация

Утверждения в этой статье основаны, в частности, на следующих общедоступных источниках:

• Федеральное министерство финансов - FAQ по e-invoicing bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Письмо BMF об e-invoicing от 15 октября 2024 г. (первое письмо BMF) и 15 октября 2025 г. (второе письмо BMF - разъяснения и дополнения)
• Закон о возможностях роста** (введение обязательства по электронным счетам в § 14 UStG)
• § 14 UStG (выставление счетов-фактур) - gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 34a UStDV (освобождение малых предприятий от обязанности отправлять электронные счета-фактуры)
• Европейский стандарт EN 16931** (техническая основа для структурированных форматов)
• KoSIT - Standard XRechnung - в настоящее время действует версия 3.0.2; версия 4.0** объявлена в марте 2026 года (основана на EN 16931-1:2026, актуальна для ViDA): xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles
• FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland - Спецификация ZUGFeRD 2.3** (профили EN 16931 / EXTENDED выполняют обязательство по электронному счету; MINIMUM и BASIC-WL не выполняют)
• § 147 абз. 3 AO и Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) - сокращение срока хранения бухгалтерских документов с 10 до 8 лет с 2025 г.
• Публикации IHK** об обязательстве по электронному выставлению счетов (например, IHK Франкфурт, IHK Дармштадт, IHK Дрезден)
• Постановление Федерального правительства об электронном выставлении счетов (E-RechVO)** для сектора B2G

Статус исследования: май 2026 г. Более поздние письма BMF или законодательные акты могут изменить представленные здесь утверждения - в случае сомнений, пожалуйста, проверьте текущую версию упомянутых источников или проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом.