Impuestos y derecho

Obligación de factura electrónica para pequeñas empresas: quién debe y cuándo – y quién (aún) no

Muchos pequeños autónomos creen que ya deben emitir facturas electrónicas. Casi siempre no es cierto. El calendario, los límites y qué rige de verdad.

PepperTools 30.06.2026 4 min de lectura

Obligación de factura electrónica para pequeñas empresas: quién debe y cuándo – y quién (aún) no

Muchos pequeños autónomos creen que ya deben emitir facturas electrónicas. Para la mayoría no es así. Este artículo ordena la situación con sobriedad: a quién afecta realmente, desde cuándo – y por qué con poca facturación la preocupación suele ser infundada. (Se refiere a las reglas alemanas de factura electrónica B2B.)

El calendario de un vistazo

Desde cuándo	A quién afecta	Recibir la e-factura	Enviar la e-factura uno mismo
desde 1.1.2025	todas las empresas en B2B (también § 19)	sí, obligatorio	voluntario; papel aún posible
hasta 31.12.2026	todos	–	papel permitido; PDF solo con consentimiento del destinatario
desde 1.1.2027	solo empresas con más de 800.000 € de facturación del año anterior	–	obligatorio
2027	empresas por debajo de 800.000 €	–	pueden seguir enviando papel/PDF
desde 1.1.2028	todas las demás empresas en B2B	–	obligatorio
de forma permanente	régimen de pequeñas empresas (§ 19 UStG)	sí, recibir	para la propia facturación § 19 sin obligación de envío

Para aclarar:

Las ventas a clientes finales no están afectadas. La obligación rige solo B2B (empresa a empresa). El comerciante normal que vende a particulares queda fuera del alcance.
El régimen de pequeñas empresas no le afecta en absoluto. Para las propias facturas no hay obligación de e-factura – recibirlas sí se debería poder.
En 2026 aún no hay límite de facturación. Los 800.000 € solo se vuelven relevantes en 2027 – y deciden entonces solo si la obligación de envío rige en 2027 o solo en 2028.

Al margen de eso: es bueno ir con los tiempos y poder hacerlo, aunque no se deba. Una solución como office1.cloud crea los formatos ZUGFeRD y XRechnung – así estás preparado en cuanto un cliente empresarial espere una e-factura.

Qué significa realmente la obligación de recibir desde 2025

Aquí surge la mayor confusión. Desde 2025 toda empresa debe poder recibir y leer facturas electrónicas. Nada más. No hay obligación de un software concreto ni de procesar nada automáticamente.

En la práctica basta muy poco:

Una dirección de correo a la que se pueda enviar una e-factura.
Un visor gratuito o una web para hacer legible el archivo estructurado.

Eso es todo. Luego puedes pasar los datos a mano a tu contabilidad. Nada tiene que „circular", nada tiene que contabilizarse automáticamente. Quien recibe una e-factura, la abre y la archiva cumple la obligación.

Régimen de pequeñas empresas: casi siempre falsa alarma

Quien usa el régimen de pequeñas empresas (§ 19 UStG) no tiene que emitir e-facturas para las propias facturas – tampoco desde 2027 o 2028. Recibirlas sí se debería poder. Con una facturación anual de unos 20.000 € significa en concreto: facturas como siempre y solo te aseguras de que una e-factura entrante te llegue y sea legible.

Para tranquilizar: también los grandes se toman su tiempo

En la realidad, incluso grandes corporaciones siguen enviando hoy a menudo facturas PDF o en papel clásicas por servidores, telecomunicaciones o software. El cambio arranca despacio en todo el sector. Ser pequeño no te deja por ello en desventaja – la capacidad de recibir basta, el resto tiene tiempo.

En resumen

Poder recibir: sí, desde 2025, con medios simples. Tener que enviar uno mismo: las pequeñas empresas como muy pronto en 2028, el régimen § 19 para esa facturación nada. Facturas a particulares: fuera. Para la mayoría de los pequeños autónomos la situación es, pues, mucho más relajada de lo que sugieren los titulares.

Nota: este artículo no constituye asesoramiento fiscal o jurídico y refleja el estado a 30 de junio de 2026. Para tu caso individual es decisivo tu asesor fiscal o tu oficina tributaria.