Deducir el despacho en casa en Alemania: qué requisitos cuentan – y cómo calcular tu parte

En torno al despacho en casa persisten dos ideas equivocadas. La primera: „Trabajo desde casa, así que puedo deducir la habitación." La segunda: „Desde que existe la cantidad diaria por teletrabajo ya no merece la pena." Ninguna es exacta. El derecho a deducir depende de criterios claros – y si los cumples, la deducción suele superar con creces la cantidad a tanto alzado.

Este artículo informa de forma general y no sustituye al asesoramiento fiscal. Si eres propietario de la vivienda o tu caso es límite, encárgale la revisión a tu asesor fiscal.

Contenido

1. Tres casos – localiza primero el tuyo
2. Qué cuenta como despacho en casa
3. Los criterios excluyentes: dónde suele fallar
4. El centro de la actividad: la pregunta de la que todo depende
5. Asalariado y autónomo a la vez: una habitación, dos actividades
6. Qué gastos puedes computar
7. Así calculas tu parte
8. La cantidad anual de 1.260 euros
9. ¿Sin habitación propia? La cantidad diaria
10. Vivienda en propiedad: la trampa del patrimonio empresarial
11. Obligatorio: registrar por separado
12. Registrar los gastos del despacho en office1.cloud
13. Preguntas frecuentes

Tres casos – localiza primero el tuyo

La ley no contempla „deducir un poco". Contempla tres casos, y tú encajas exactamente en uno.

La base legal es el § 4 apartado 5 frase 1 núms. 6b y 6c de la Ley alemana del impuesto sobre la renta (EStG). El Ministerio Federal de Hacienda resumió su criterio en la circular de 15 de agosto de 2023.

La diferencia es considerable: en el primer caso, un piso de alquiler normal alcanza rápidamente los 2.000 euros y más. En el tercero, el tope son 1.260 euros.

Qué cuenta como despacho en casa

Según la definición de la administración tributaria alemana, un despacho en casa es una habitación que reúne tres rasgos:

1. Por su ubicación, función y equipamiento está integrada en tu esfera doméstica – pertenece, por tanto, a la vivienda o a la casa.
2. Sirve predominantemente para trabajos intelectuales, escritos, administrativos u organizativos.
3. Se utiliza exclusiva o casi exclusivamente con fines profesionales o empresariales.

El punto 3 es el nudo. „Casi exclusivamente" significa que un uso privado solo es inocuo mientras siga siendo secundario – la administración sitúa el límite en torno al 10 por ciento.

Un ejemplo del punto 2: el taller en el sótano, el almacén, la sala de tratamiento de una fisioterapeuta o un estudio de grabación no son despachos en casa en el sentido de esta norma. Para esos espacios no rige la limitación – sus gastos son gastos de explotación normales. Es una buena noticia que muchos desconocen.

Los criterios excluyentes: dónde suele fallar

En 2015, el Pleno del Tribunal Federal de Finanzas resolvió que en el despacho en casa no cabe repartir. El criterio rector: „El concepto de despacho en casa exige que la habitación en cuestión se utilice exclusiva o casi exclusivamente con fines empresariales o profesionales" (BFH, auto de 27 de julio de 2015, GrS 1/14). Todo o nada.

De ahí se derivan los motivos de exclusión habituales:

El rincón de trabajo en el salón. Escritorio junto al sofá, archivador junto al televisor: sin deducción. Tampoco proporcional, tampoco con separador o cortina. Precisamente ese caso fue objeto de la resolución de 2015.

La galería abierta. Un puesto de trabajo en un altillo sobre la zona de estar no es una habitación separada.

La habitación de paso. Aquí conviene mirar con detalle. Una habitación que atraviesas a diario para llegar al salón o al cuarto de los niños no suele admitirse – el uso privado deja de ser secundario. El paso hacia el dormitorio, en cambio, se considera con frecuencia inocuo. La jurisprudencia decide caso por caso, según cuánto marque ese tránsito la habitación en sentido privado. Si tu despacho es una habitación de paso, acláralo de antemano con tu asesor fiscal.

El cuarto de invitados con escritorio. Si allí hay una cama para visitas, resulta difícil defender un uso privado secundario.

Demasiado privado en la habitación. Un piano, la tabla de planchar, la bicicleta estática o los álbumes familiares en la estantería son inofensivos por separado. Juntos hacen bascular la valoración.

Lo que en cambio no perjudica: tu bibliografía profesional, la impresora que la familia usa de vez en cuando, o un sillón para leer documentos.

El centro de la actividad: la pregunta de la que todo depende

Si tu habitación cumple los criterios, una segunda pregunta determina la cuantía: ¿constituye el despacho el centro de toda tu actividad empresarial y profesional?

El criterio no es dónde pasas más tiempo, sino dónde haces aquello que caracteriza tu actividad en lo sustancial. La administración lo formula así: importa el lugar en el que se realizan los actos y se prestan los servicios esenciales y característicos de la actividad concretamente ejercida.

En la práctica:

Si la respuesta es „no", queda la cantidad diaria. Si es „sí", pasamos a los gastos.

Asalariado y autónomo a la vez: una habitación, dos actividades

El caso más frecuente en la práctica: estás dado de alta como asalariado, algunos días teletrabajas y por la tarde o el fin de semana tu propio negocio funciona en la misma habitación. Hay cuatro cosas que debes saber.

Primero: la mezcla no perjudica. Para el requisito „usada casi exclusivamente con fines profesionales", ambas actividades cuentan juntas. El empleo por cuenta ajena y el negocio propio son ambos profesionales – la habitación no se vuelve privada por ello. Solo el uso privado sigue siendo crítico.

Segundo: el centro se determina sobre el conjunto. La ley habla del centro de „toda la actividad empresarial y profesional". Determinas primero el peso de cada actividad y de ahí deduces el centro global. En la práctica:

Tercero: los gastos se reparten, no se duplican. Cuando la deducción es posible, atribuyes los gastos a ambas actividades según el alcance del uso (BFH, sentencia de 25 de abril de 2017, VIII R 52/13). La parte del negocio es gasto de explotación; la parte del empleo, gasto deducible del rendimiento del trabajo. El máximo de 1.260 euros rige aun así una sola vez – multiplicarlo por el número de actividades queda excluido.

Cuarto: la cantidad diaria también existe una sola vez. Según el texto legal rige „para toda la actividad empresarial y profesional". Un día en el despacho aporta por tanto 6 euros, no dos veces 6 euros, con independencia de que ese día hayas trabajado para el empleador y para tu negocio. El límite anual de 1.260 euros cubre igualmente ambas cosas juntas.

Un punto más: si tu empleador te paga una compensación por teletrabajo o te reembolsa gastos del local, eso reduce tu propia deducción en la misma medida. Comprueba qué figura en tu nómina como reembolso exento.

Si tu actividad secundaria es un Gewerbe o una profesión liberal lo aclara el artículo Freiberufler o Gewerbe.

Qué gastos puedes computar

Son deducibles proporcionalmente los gastos que afectan a toda la vivienda:

• alquiler sin gastos
• si eres propietario: amortización del edificio e intereses de la financiación
• gastos comunes: calefacción, agua, saneamiento, recogida de basuras, deshollinador
• electricidad
• impuesto sobre bienes inmuebles
• seguro del edificio y del contenido, en la parte que afecta a la habitación
• gastos de limpieza
• obras de reforma que afectan a toda la casa, por ejemplo un tejado nuevo o la fachada

Son deducibles íntegramente las obras que solo afectan al despacho – papel pintado, suelo, pintura en esa habitación concreta.

No forman parte de los gastos del despacho el teléfono, internet y tus medios de trabajo. No es una mala noticia, al contrario: escritorio, silla, estantería, ordenador, impresora y bibliografía profesional son gastos de explotación normales. Los deduces aunque tu despacho no supere el examen fiscal o trabajes solo en la mesa de la cocina.

Así calculas tu parte

La fórmula es sencilla:

Parte = superficie del despacho ÷ superficie habitable total, despacho incluido

A la superficie habitable pertenecen las estancias y dormitorios, la cocina, el baño y el pasillo. Sótano, desván y garaje quedan por regla general fuera mientras no sean aptos para una estancia permanente.

Ejemplo: piso de alquiler

Una diseñadora gráfica ocupa 100 metros cuadrados. El despacho mide 14 metros cuadrados, lo usa casi solo para trabajar y trabaja casi por completo desde allí.

Parte: 14 ÷ 100 = 14 por ciento. Deducción: 15.300 € × 14 % = 2.142 €.

A ello se suman 380 euros de pintura que afectaban solo al despacho – íntegramente deducibles. La deducción asciende, por tanto, a 2.522 euros.

En comparación: la cantidad anual habría dado 1.260 euros. Aquí los gastos reales casi la duplican.

Ejemplo: piso pequeño

60 metros cuadrados, despacho de 9 metros cuadrados, gastos totales de 8.400 euros al año. Parte: 9 ÷ 60 = 15 por ciento. Deducción: 1.260 euros.

Aquí sale igual – y la cantidad a tanto alzado te ahorra reunir justificantes.

La cantidad anual de 1.260 euros

En lugar de los gastos reales puedes deducir a tanto alzado 1.260 euros al año. Esta cantidad te corresponde solo si tu despacho constituye el centro de la actividad – es una simplificación para ese caso, no una deducción sustitutiva para todos los demás.

Dos reglas:

• Por cada mes natural completo en el que no se cumplan los requisitos, el importe baja una doceava parte. Quien abre su negocio en julio recibe 630 euros ese año.
• La cantidad va ligada a la persona. Si usas dos despachos, la obtienes igualmente una sola vez.

Calcula una vez los gastos reales antes de decidirte por la cantidad a tanto alzado. Con alquileres a partir de unos 10 euros el metro cuadrado, con las cifras reales sales casi siempre mejor parado.

¿Sin habitación propia? La cantidad diaria

Quien no tiene despacho, o cuya habitación no es el centro de la actividad, deduce 6 euros por cada día natural en el que trabajó predominantemente en casa y no acudió a un primer centro de trabajo fuera de la vivienda. „Predominantemente" significa más de la mitad de la jornada de ese día.

Importe máximo: 1.260 euros al año, lo que equivale a 210 días.

Una excepción ayuda especialmente a profesionales de oficio y comerciales: si de forma permanente no dispones de otro puesto de trabajo, puedes computar los 6 euros también los días en los que estuviste fuera – la obra por la mañana no excluye entonces el despacho por la tarde.

Debes anotar los días y poder acreditarlos de forma verosímil. Basta con una anotación sencilla en la agenda.

Vivienda en propiedad: la trampa del patrimonio empresarial

Si usas el despacho en tu propia casa o en tu piso en propiedad, se añade una cuestión que los inquilinos no tienen: ¿pasa esa parte del inmueble a ser patrimonio empresarial?

El § 8 EStDV contiene un umbral de escasa relevancia: las partes de un inmueble destinadas al propio negocio no tienen que tratarse como patrimonio empresarial si su tamaño no supera los 30 metros cuadrados o su valor no supera los 40.000 euros. La mayoría de los despachos queda por debajo.

Novedad importante: desde la modificación de finales de 2025 la norma contiene una segunda frase – „En ese caso no podrán deducirse los gastos relacionados con esa parte del inmueble." Según el § 84 apartado 1d EStDV, esa frase se aplica por primera vez a los ejercicios que comiencen después del 31 de diciembre de 2025.

Para los propietarios significa que, a partir del ejercicio 2026, deducción y patrimonio empresarial van unidos. Quien quiera deducir los gastos de su despacho difícilmente podrá evitar tratar la habitación como patrimonio empresarial – y debe saber que una retirada posterior o la venta de la casa puede generar una ganancia sujeta a tributación.

Este es exactamente el punto en el que conviene preguntar a tu asesor fiscal antes de computar gastos por primera vez. Para los inquilinos la cuestión no se plantea.

Obligatorio: registrar por separado

Un requisito formal se pasa por alto con frecuencia y cuesta la deducción entera. Según el § 4 apartado 7 EStG, los gastos de un despacho en casa deben „registrarse de forma individual y separada de los demás gastos de explotación". Y añade: „solo podrán tenerse en cuenta al determinar el beneficio si se han registrado de forma especial conforme a la frase 1."

En claro: la parte proporcional del alquiler no va en el mismo saco que tu material de oficina. Necesitas una categoría o una cuenta propia por la que pasen únicamente los gastos del despacho. Quien lo arregla solo cuando llega una inspección tiene un problema.

Cómo deben ordenarse y conservarse los justificantes correspondientes se explica en Factura conforme a las GoBD.

Registrar los gastos del despacho en office1.cloud

En office1.cloud registras la parte proporcional de los gastos del local como gasto. Para el registro separado que exige el § 4 apartado 7 EStG utiliza las categorías ya existentes Miete (alquiler) y Sonstige Raumkosten (otros gastos del local) – están vinculadas a las cuentas correspondientes del plan contable y fluyen automáticamente a las líneas correctas de tu cuenta de ingresos y gastos, es decir, „alquiler/arrendamiento de locales de negocio" y „otros gastos inmobiliarios".

Cómo proceder:

1. Calcula una vez la parte por metro cuadrado y déjala por escrito.
2. Registra los gastos proporcionales mensualmente o una vez al año como gasto en la categoría Miete o Sonstige Raumkosten.
3. Adjunta como justificantes el contrato de alquiler, la liquidación de gastos y la factura de la luz.
4. Los medios de trabajo como escritorio, silla y ordenador los contabilizas aparte – no forman parte de los gastos del despacho.

Qué plan contable hay detrás y cómo elegirlo lo explica SKR03 o SKR04. Lo que tu asesor fiscal necesita de ti a fin de año está en Contabilidad preparatoria.

Preguntas frecuentes

Tengo un rincón de trabajo en el salón. ¿Me corresponde al menos una parte? No. El Tribunal Federal de Finanzas excluyó expresamente el reparto en 2015. Te queda la cantidad diaria de 6 euros por jornada trabajada en casa.

¿Cuenta el pasillo en la superficie habitable? Sí. Pasillo, cocina y baño forman parte de la superficie habitable y van en el denominador de tu cálculo. Sótano y desván quedan por regla general fuera.

Soy profesional de oficio y por la tarde redacto presupuestos en el despacho. ¿Qué rige? Lo que caracteriza tu actividad es la obra, no la mesa. Los gastos del local no son, por tanto, deducibles. Ahora bien, como fuera de la vivienda no dispones de forma permanente de un puesto de trabajo, puedes computar la cantidad diaria también los días que pasaste en la obra.

¿Puedo combinar la cantidad anual y la diaria? No para el mismo periodo. La cantidad diaria queda excluida en la medida en que para la vivienda ya deduzcas la cantidad anual o los gastos reales.

Mi taller está en el sótano. ¿Rigen las mismas reglas? No, y eso te favorece. Un taller, un almacén o una sala de tratamiento no sirve para despachar trabajo administrativo. La limitación propia de los despachos en casa no se aplica allí.

Mi cónyuge y yo usamos la misma habitación. ¿Qué ocurre? Cada uno puede hacer valer sus propios gastos, en la medida en que use la habitación y cumpla personalmente los requisitos. La cantidad anual va ligada a la persona y corresponde por separado a cada uno que cumpla el requisito del centro de actividad.

Soy autónomo a tiempo parcial. ¿Funciona igualmente? Es posible, pero el centro se complica: si tu ocupación principal se desarrolla en la empresa, tu actividad profesional en conjunto no está centrada en la habitación de casa. Más sobre el punto de partida en Hacerse autónomo a tiempo parcial.

En la misma habitación teletrabajo para mi empleador y llevo mi negocio. ¿Recibo dos veces algo? No. Ambas actividades juntas forman una única actividad profesional global. El máximo de 1.260 euros y también la cantidad diaria existen una sola vez. Los gastos se reparten entre gastos de explotación y gastos del trabajo según el alcance del uso. Los detalles están en el apartado Asalariado y autónomo a la vez.

Mi empleador me paga una compensación por teletrabajo. ¿Qué significa para mi deducción? Un reembolso exento reduce tu propia deducción en la misma cuantía. No puedes hacer valer dos veces los mismos gastos.

¿Dónde lo consigno en la declaración? Los gastos del despacho van en la cuenta de ingresos y gastos, no en el anexo N. Cómo estructurar la declaración en conjunto lo muestra Hacer tú mismo la declaración de impuestos siendo autónomo.