E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen: Wer muss wann – und wer (noch) nicht

Viele kleine Selbstständige glauben, sie müssten ab sofort E-Rechnungen schreiben. Das stimmt für die meisten nicht. Dieser Beitrag ordnet die Lage nüchtern ein: Wer wirklich betroffen ist, ab wann – und warum die Sorge bei kleinen Umsätzen meist unbegründet ist.

Der Zeitplan auf einen Blick

Zur Klarstellung:

• Verkäufe an Endkunden sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt nur B2B (Unternehmen an Unternehmen). Der normale Shop-Betreiber, der an Privatkunden verkauft, ist außen vor.
• Kleinunternehmer trifft es gar nicht. Für die eigenen Rechnungen besteht keine Pflicht zur E-Rechnung – empfangen können sollte man sie trotzdem.
• 2026 gibt es noch keine Umsatzgrenze. Die 800.000 € werden erst 2027 relevant – sie entscheiden dann nur, ob die Versandpflicht 2027 oder erst 2028 greift.

Davon unabhängig gilt: Gut ist, wer mit der Zeit geht und es kann, auch ohne zu müssen. Eine Lösung wie office1.cloud erstellt die Formate ZUGFeRD und XRechnung – so ist man vorbereitet, sobald ein Geschäftskunde eine E-Rechnung erwartet.

Was die Empfangspflicht seit 2025 wirklich bedeutet

Hier entsteht die meiste Verwirrung. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und lesen können. Mehr nicht. Es gibt keine Pflicht zu einer bestimmten Software und keine Pflicht, irgendetwas automatisch zu verarbeiten.

In der Praxis reicht dafür sehr wenig:

• Eine E-Mail-Adresse, an die eine E-Rechnung geschickt werden kann.
• Ein kostenloses Anzeigeprogramm (Viewer) oder eine Webseite, um die strukturierte Datei lesbar zu machen.

Das war's. Sie dürfen die Angaben anschließend von Hand in Ihre Buchhaltung übernehmen. Es muss nichts „durchlaufen", nichts automatisch gebucht werden. Wer eine E-Rechnung empfängt, sie öffnet und ablegt, erfüllt die Pflicht.

Kleinunternehmer: meist falscher Alarm

Wer die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, muss für die eigenen Rechnungen keine E-Rechnung ausstellen – auch nicht ab 2027 oder 2028. Empfangen können sollte man sie trotzdem. Bei einem Jahresumsatz von etwa 20.000 € heißt das konkret: Sie schreiben weiter wie gewohnt und sorgen nur dafür, dass eine eingehende E-Rechnung bei Ihnen ankommt und lesbar ist.

Zur Beruhigung: Auch die Großen lassen sich Zeit

In der Realität verschicken selbst sehr große Konzerne für Server, Telekommunikation oder Software heute oft noch klassische PDF- oder Papierrechnungen. Die Umstellung läuft branchenweit langsam an. Wer klein ist, gerät dadurch nicht ins Hintertreffen – die Empfangsfähigkeit genügt, der Rest hat Zeit.

Kurz zusammengefasst

Empfangen können: ja, seit 2025, mit einfachen Mitteln. Selbst versenden müssen: kleine Unternehmen frühestens 2028, Kleinunternehmer für ihre § 19-Umsätze gar nicht. Privatkundenrechnungen: außen vor. Für die meisten kleinen Selbstständigen ist die Lage damit deutlich entspannter, als es die Schlagzeilen vermuten lassen.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und gibt den Stand vom 30. Juni 2026 wieder. Für Ihren Einzelfall ist Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt maßgeblich.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
• IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025
• ETL: Zeitplan der E-Rechnungspflicht