E-facturatieplicht voor kleine ondernemers: wie moet wanneer – en wie (nog) niet

Veel kleine zelfstandigen geloven dat ze nu al e-facturen moeten opstellen. Voor de meesten klopt dat niet. Dit artikel schetst de situatie nuchter: wie echt betrokken is, vanaf wanneer – en waarom de zorg bij kleine omzet meestal onterecht is. (Dit betreft de Duitse B2B-e-facturatieregels.)

Het tijdpad in één oogopslag

Ter verduidelijking:

• Verkopen aan eindklanten vallen erbuiten. De plicht geldt alleen B2B (onderneming aan onderneming). De gewone shop-eigenaar die aan particulieren verkoopt, is buiten beeld.
• De kleine-ondernemersregeling raakt het helemaal niet. Voor eigen facturen bestaat geen plicht tot e-factuur – ontvangen zou je ze toch moeten kunnen.
• In 2026 is er nog geen omzetgrens. De 800.000 € worden pas in 2027 relevant – en beslissen dan alleen of de verzendplicht in 2027 of pas in 2028 geldt.

Los daarvan geldt: goed is wie met de tijd meegaat en het kan, ook zonder te moeten. Een oplossing als office1.cloud maakt de formaten ZUGFeRD en XRechnung – zo ben je klaar zodra een zakelijke klant een e-factuur verwacht.

Wat de ontvangstplicht sinds 2025 echt betekent

Hier ontstaat de meeste verwarring. Sinds 2025 moet elke onderneming e-facturen kunnen ontvangen en lezen. Meer niet. Er is geen plicht tot bepaalde software en geen plicht om iets automatisch te verwerken.

In de praktijk is daarvoor heel weinig nodig:

• Een e-mailadres waarnaar een e-factuur kan worden gestuurd.
• Een gratis weergaveprogramma (viewer) of een website om het gestructureerde bestand leesbaar te maken.

Dat is alles. Je mag de gegevens daarna met de hand in je boekhouding overnemen. Er hoeft niets „door te lopen", niets automatisch te worden geboekt. Wie een e-factuur ontvangt, opent en opslaat, voldoet aan de plicht.

Kleine ondernemer: meestal vals alarm

Wie de kleine-ondernemersregeling (§ 19 UStG) gebruikt, hoeft voor eigen facturen geen e-factuur op te stellen – ook niet vanaf 2027 of 2028. Ontvangen zou je ze toch moeten kunnen. Bij een jaaromzet van zo'n 20.000 € betekent dat concreet: je factureert verder zoals gewend en zorgt er alleen voor dat een binnenkomende e-factuur bij je aankomt en leesbaar is.

Ter geruststelling: ook de groten nemen de tijd

In werkelijkheid versturen zelfs zeer grote concerns voor servers, telecom of software vandaag nog vaak klassieke PDF- of papierfacturen. De omschakeling komt branchebreed langzaam op gang. Klein zijn zet je daardoor niet op achterstand – de ontvangstmogelijkheid volstaat, de rest heeft tijd.

Kort samengevat

Kunnen ontvangen: ja, sinds 2025, met eenvoudige middelen. Zelf moeten versturen: kleine ondernemingen ten vroegste in 2028, de § 19-regeling voor die omzet helemaal niet. Facturen aan particulieren: erbuiten. Voor de meeste kleine zelfstandigen is de situatie dus veel relaxter dan de krantenkoppen doen vermoeden.

Let op: dit artikel is geen fiscaal of juridisch advies en geeft de stand van 30 juni 2026 weer. Voor jouw individuele geval is je belastingadviseur of de Belastingdienst maatgevend.

Bronnen

• Bondsministerie van Financiën: FAQ over e-factuur
• IHK Frankfurt am Main: E-facturatieplicht vanaf 2025
• ETL: Tijdpad van de e-facturatieplicht