Arbeitszimmer absetzen: Welche Voraussetzungen zählen – und wie Sie Ihren Anteil berechnen

Rund um das Arbeitszimmer halten sich zwei hartnäckige Irrtümer. Der erste: „Ich arbeite von zu Hause, also kann ich das Zimmer absetzen." Der zweite: „Seit der Homeoffice-Pauschale lohnt sich das sowieso nicht mehr." Beides stimmt so nicht. Ob Sie absetzen dürfen, hängt an klaren Kriterien – und wenn Sie sie erfüllen, liegt der Abzug oft deutlich über der Pauschale.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Eigentum und bei Grenzfällen lassen Sie den Einzelfall bitte von Ihrem Steuerberater prüfen.

Inhaltsverzeichnis

1. Drei Fälle – finden Sie zuerst Ihren
2. Was als häusliches Arbeitszimmer gilt
3. Die K.-o.-Kriterien: woran es meistens scheitert
4. Der Mittelpunkt: die Frage, an der alles hängt
5. Angestellt und nebenher selbstständig: ein Zimmer, zwei Tätigkeiten
6. Welche Kosten Sie ansetzen dürfen
7. So rechnen Sie den Anteil aus
8. Die Jahrespauschale von 1.260 Euro
9. Kein eigenes Zimmer? Die Tagespauschale
10. Eigenheim: der Fallstrick mit dem Betriebsvermögen
11. Pflicht: getrennt aufzeichnen
12. Arbeitszimmerkosten in office1.cloud erfassen
13. Häufige Fragen

Drei Fälle – finden Sie zuerst Ihren

Das Gesetz kennt kein „ein bisschen absetzen". Es kennt drei Fälle, und Sie fallen in genau einen davon.

Die Rechtsgrundlage steht in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b und 6c EStG. Die Verwaltungsauffassung dazu hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15. August 2023 zusammengefasst.

Der Unterschied ist erheblich: Im ersten Fall kommen bei einer normalen Mietwohnung schnell 2.000 Euro und mehr zusammen. Im dritten Fall sind bei voller Ausschöpfung 1.260 Euro Schluss.

Was als häusliches Arbeitszimmer gilt

Ein häusliches Arbeitszimmer ist nach der Definition der Finanzverwaltung ein Raum, der drei Merkmale erfüllt:

1. Er ist nach Lage, Funktion und Ausstattung in Ihre häusliche Sphäre eingebunden – er gehört also zur Wohnung oder zum Haus.
2. Er dient vorwiegend gedanklichen, schriftlichen, verwaltungstechnischen oder organisatorischen Arbeiten.
3. Er wird ausschließlich oder nahezu ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt.

Punkt 3 ist der Knackpunkt. „Nahezu ausschließlich" heißt: Eine private Mitbenutzung ist nur unschädlich, solange sie untergeordnet bleibt – die Finanzverwaltung zieht die Grenze bei rund 10 Prozent.

Ein Beispiel für Punkt 2: Die Werkstatt im Keller, das Lager, der Behandlungsraum einer Physiotherapeutin oder das Tonstudio sind keine häuslichen Arbeitszimmer im Sinne dieser Vorschrift. Für solche Räume gilt die Abzugsbeschränkung nicht – ihre Kosten sind normale Betriebsausgaben. Das ist eine gute Nachricht, die viele nicht kennen.

Die K.-o.-Kriterien: woran es meistens scheitert

Der Große Senat des Bundesfinanzhofs hat 2015 entschieden, dass es beim Arbeitszimmer kein Aufteilen gibt. Der Leitsatz: „Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers setzt voraus, dass der jeweilige Raum ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche/berufliche Zwecke genutzt wird" (BFH, Beschluss vom 27.07.2015, GrS 1/14). Alles oder nichts.

Daraus folgen die typischen Ausschlussgründe:

Die Arbeitsecke im Wohnzimmer. Schreibtisch neben dem Sofa, Aktenschrank neben dem Fernseher: kein Abzug. Auch nicht anteilig, auch nicht mit Raumteiler oder Vorhang. Genau dieser Fall war Gegenstand der Entscheidung von 2015.

Der offene Galeriebereich. Ein Arbeitsplatz auf der Empore über dem Wohnraum ist kein eigener Raum.

Das Durchgangszimmer. Hier lohnt der genaue Blick. Ein Raum, durch den Sie täglich ins Wohnzimmer oder ins Kinderzimmer laufen, wird in aller Regel nicht anerkannt – die private Mitbenutzung ist dann eben nicht untergeordnet. Der Durchgang zum Schlafzimmer wird dagegen häufig als unschädlich angesehen. Die Rechtsprechung entscheidet das im Einzelfall danach, wie stark der Durchgangsverkehr den Raum privat prägt. Wenn Ihr Arbeitszimmer ein Durchgangszimmer ist, klären Sie das vorab mit Ihrem Steuerberater, statt es auf einen Streit mit dem Finanzamt ankommen zu lassen.

Das Gästezimmer mit Schreibtisch. Steht dort ein Bett für Besuch, ist die private Mitbenutzung schwer als untergeordnet darzustellen.

Zu viel Privates im Raum. Ein Klavier, die Bügelstation, der Hometrainer oder die Familienfotoalben im Regal sind einzeln harmlos. In der Summe kippt der Raum.

Was dagegen nicht schadet: Ihre Fachliteratur, der Drucker, den auch die Familie gelegentlich nutzt, oder ein Sessel zum Lesen von Unterlagen.

Der Mittelpunkt: die Frage, an der alles hängt

Wenn Ihr Raum die Kriterien erfüllt, entscheidet eine zweite Frage über die Höhe des Abzugs: Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung?

Maßstab ist nicht, wo Sie die meiste Zeit verbringen, sondern wo Sie das tun, was Ihre Tätigkeit inhaltlich prägt. Die Finanzverwaltung formuliert es so: Es kommt darauf an, wo diejenigen Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkret ausgeübte Tätigkeit wesentlich und prägend sind.

In der Praxis heißt das:

Fällt die Antwort „nein" aus, bleibt Ihnen die Tagespauschale. Fällt sie „ja" aus, geht es an die Kosten.

Angestellt und nebenher selbstständig: ein Zimmer, zwei Tätigkeiten

Der häufigste Fall in der Praxis: Sie sind angestellt, arbeiten an einigen Tagen im Homeoffice, und abends oder am Wochenende läuft im selben Zimmer Ihr Gewerbe. Vier Dinge müssen Sie dazu wissen.

Erstens: Die Mischung schadet nicht. Für die Frage „nahezu ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt" zählen beide Tätigkeiten zusammen. Angestelltentätigkeit und Gewerbe sind beide beruflich – der Raum wird dadurch nicht privat. Kritisch bleibt nur die private Mitbenutzung.

Zweitens: Der Mittelpunkt wird über alles zusammen bestimmt. Das Gesetz spricht vom Mittelpunkt der „gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung". Sie bilden also zuerst für jede Tätigkeit den Schwerpunkt und leiten daraus den Gesamtmittelpunkt ab. In der Praxis heißt das:

Drittens: Die Kosten werden aufgeteilt, nicht verdoppelt. Wenn der Abzug möglich ist, ordnen Sie die Aufwendungen dem Nutzungsumfang nach den beiden Tätigkeiten zu (BFH, Urteil vom 25.04.2017, VIII R 52/13). Der gewerbliche Anteil ist Betriebsausgabe, der Anteil für die Anstellung ist Werbungskosten. Der Höchstbetrag von 1.260 Euro gilt trotzdem nur einmal – eine Vervielfachung nach der Zahl der Tätigkeiten ist ausgeschlossen.

Viertens: Auch die Tagespauschale gibt es nur einmal. Sie gilt nach dem Gesetzeswortlaut „für die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung". Ein Tag im Arbeitszimmer bringt also 6 Euro, nicht zweimal 6 Euro, egal ob Sie an diesem Tag für den Arbeitgeber und für Ihr Gewerbe gearbeitet haben. Das Jahreslimit von 1.260 Euro gilt ebenfalls für beides zusammen.

Ein Punkt gehört noch dazu: Zahlt Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Homeoffice-Pauschale oder erstattet er Raumkosten, mindert das Ihren eigenen Abzug entsprechend. Klären Sie, was in Ihrer Abrechnung als steuerfreie Erstattung läuft.

Ob Ihre Nebentätigkeit überhaupt ein Gewerbe ist oder freiberuflich, klärt der Beitrag Freiberufler oder Gewerbe.

Welche Kosten Sie ansetzen dürfen

Anteilig abziehbar sind die Kosten, die auf die gesamte Wohnung entfallen:

• Kaltmiete
• bei Eigentum: Gebäude-Abschreibung und Schuldzinsen für die Finanzierung
• Nebenkosten: Heizung, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Schornsteinfeger
• Strom
• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung und Hausratversicherung, soweit sie das Zimmer betreffen
• Reinigungskosten
• Renovierungskosten, die das ganze Haus betreffen, etwa ein neues Dach oder die Fassade

Voll abziehbar sind Renovierungskosten, die nur das Arbeitszimmer betreffen – Tapete, Bodenbelag, Malerarbeiten in genau diesem Raum.

Nicht zu den Arbeitszimmerkosten gehören Telefon und Internet sowie Ihre Arbeitsmittel. Das ist keine schlechte Nachricht, im Gegenteil: Schreibtisch, Bürostuhl, Regal, Computer, Drucker und Fachliteratur sind ganz normale Betriebsausgaben. Die setzen Sie auch dann ab, wenn Ihr Arbeitszimmer steuerlich durchfällt oder Sie nur am Küchentisch arbeiten.

So rechnen Sie den Anteil aus

Die Formel ist einfach:

Anteil = Fläche des Arbeitszimmers ÷ gesamte Wohnfläche einschließlich Arbeitszimmer

Zur Wohnfläche zählen die Wohn- und Schlafräume, Küche, Bad und Flur. Keller, Dachboden und Garage bleiben in der Regel außen vor, solange sie nicht zum dauernden Aufenthalt geeignet sind.

Beispiel: Mietwohnung

Eine Grafikerin bewohnt 100 Quadratmeter. Das Arbeitszimmer misst 14 Quadratmeter, sie nutzt es fast nur beruflich und arbeitet fast ausschließlich von dort.

Anteil: 14 ÷ 100 = 14 Prozent. Abzug: 15.300 € × 14 % = 2.142 €.

Dazu kommen 380 Euro für Malerarbeiten, die nur das Arbeitszimmer betrafen – voll abziehbar. Der Abzug beträgt also 2.522 Euro.

Gegenrechnung: Die Jahrespauschale hätte 1.260 Euro gebracht. Die tatsächlichen Kosten sind hier fast doppelt so hoch.

Beispiel: kleine Wohnung

60 Quadratmeter, Arbeitszimmer 9 Quadratmeter, Gesamtkosten 8.400 Euro im Jahr. Anteil: 9 ÷ 60 = 15 Prozent. Abzug: 1.260 Euro.

Hier ist es ein Nullsummenspiel – und die Pauschale spart Ihnen die Belegsammlung.

Die Jahrespauschale von 1.260 Euro

Statt der tatsächlichen Kosten dürfen Sie pauschal 1.260 Euro pro Jahr abziehen. Die Pauschale steht Ihnen nur zu, wenn Ihr Arbeitszimmer den Mittelpunkt bildet – sie ist eine Vereinfachung für diesen Fall, kein Ersatzabzug für alle anderen.

Zwei Regeln dazu:

• Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen, sinkt der Betrag um ein Zwölftel. Wer im Juli seinen Betrieb eröffnet, bekommt für das Jahr 630 Euro.
• Die Pauschale ist personenbezogen. Nutzen Sie zwei Arbeitszimmer, gibt es sie trotzdem nur einmal.

Rechnen Sie die tatsächlichen Kosten einmal durch, bevor Sie sich für die Pauschale entscheiden. Bei Mieten ab etwa 10 Euro pro Quadratmeter liegen Sie mit den echten Kosten fast immer besser.

Kein eigenes Zimmer? Die Tagespauschale

Wer kein Arbeitszimmer hat oder dessen Zimmer nicht der Mittelpunkt ist, zieht 6 Euro für jeden Kalendertag ab, an dem er überwiegend zu Hause gearbeitet und keine erste Tätigkeitsstätte außerhalb der Wohnung aufgesucht hat. „Überwiegend" bedeutet: mehr als die Hälfte der Arbeitszeit dieses Tages.

Höchstbetrag: 1.260 Euro im Jahr, das entspricht 210 Tagen.

Eine Ausnahme hilft besonders Handwerkern und Außendienstlern: Steht Ihnen dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, dürfen Sie die 6 Euro auch für Tage ansetzen, an denen Sie auswärts waren – die Baustelle am Vormittag schließt das Büro am Abend dann nicht aus.

Sie müssen die Tage aufzeichnen und glaubhaft machen können. Ein einfacher Kalendereintrag genügt.

Eigenheim: der Fallstrick mit dem Betriebsvermögen

Wenn Sie das Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in der eigenen Eigentumswohnung nutzen, kommt eine Frage dazu, die Mieter nicht haben: Wird dieser Teil des Grundstücks Betriebsvermögen?

§ 8 EStDV enthält dazu eine Bagatellgrenze: Eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteile brauchen nicht als Betriebsvermögen behandelt zu werden, wenn ihre Größe nicht mehr als 30 Quadratmeter oder ihr Wert nicht mehr als 40.000 Euro beträgt. Die meisten Arbeitszimmer liegen darunter.

Neu und wichtig: Die Vorschrift enthält seit der Änderung zum Jahresende 2025 einen zweiten Satz – „In diesem Fall dürfen Aufwendungen, die mit dem Grundstücksteil im Zusammenhang stehen, nicht abgezogen werden." Nach § 84 Absatz 1d EStDV gilt dieser Satz erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen.

Für Eigentümer heißt das: Ab dem Wirtschaftsjahr 2026 hängen Abzug und Betriebsvermögen zusammen. Wer die Kosten seines Arbeitszimmers abziehen will, kommt an der Behandlung als Betriebsvermögen kaum vorbei – und muss dann wissen, dass eine spätere Entnahme oder ein Verkauf des Hauses einen steuerpflichtigen Gewinn auslösen kann.

Das ist genau der Punkt, an dem Sie Ihren Steuerberater fragen sollten, bevor Sie das erste Mal Kosten ansetzen. Für Mieter spielt die Frage keine Rolle.

Pflicht: getrennt aufzeichnen

Eine Formvorschrift wird gern übersehen und kostet den ganzen Abzug. Nach § 4 Absatz 7 EStG sind die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer „einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen". Und weiter: Sie „dürfen bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie nach Satz 1 besonders aufgezeichnet sind."

Im Klartext: Die anteilige Miete gehört nicht in denselben Topf wie Ihr Bürobedarf. Sie brauchen eine eigene Kategorie oder ein eigenes Konto, auf dem nur die Arbeitszimmerkosten laufen. Wer das erst bei der Betriebsprüfung nachträgt, hat ein Problem.

Wie die Belege dazu geordnet und aufbewahrt sein müssen, lesen Sie im Beitrag GoBD-konforme Rechnung.

Arbeitszimmerkosten in office1.cloud erfassen

In office1.cloud erfassen Sie die anteiligen Raumkosten als Ausgabe. Für die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Absatz 7 EStG nutzen Sie die vorhandenen Kategorien Miete und Sonstige Raumkosten – sie sind mit den passenden Konten des Kontenrahmens verknüpft und laufen automatisch in die richtigen Zeilen Ihrer Einnahmenüberschussrechnung, nämlich „Miete/Pacht für Geschäftsräume" und „sonstige Grundstücksaufwendungen".

So gehen Sie vor:

1. Rechnen Sie den Quadratmeteranteil einmal aus und halten Sie ihn schriftlich fest.
2. Erfassen Sie die anteiligen Kosten monatlich oder einmal jährlich als Ausgabe in der Kategorie Miete beziehungsweise Sonstige Raumkosten.
3. Legen Sie Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung und Stromrechnung als Beleg dazu.
4. Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Stuhl und Rechner buchen Sie getrennt davon – sie gehören nicht zu den Arbeitszimmerkosten.

Welcher Kontenrahmen dahintersteht und wie Sie ihn wählen, erklärt der Beitrag SKR03 oder SKR04. Was Ihr Steuerberater am Jahresende von Ihnen braucht, steht in Vorbereitende Buchhaltung.

Häufige Fragen

Ich habe eine Arbeitsecke im Wohnzimmer. Bekomme ich wenigstens einen Teil? Nein. Der Bundesfinanzhof hat das Aufteilen 2015 ausdrücklich ausgeschlossen. Ihnen bleibt die Tagespauschale von 6 Euro je Arbeitstag zu Hause.

Zählt der Flur zur Wohnfläche? Ja. Flur, Küche und Bad gehören zur Wohnfläche und stehen im Nenner Ihrer Rechnung. Keller und Dachboden bleiben in der Regel außen vor.

Ich bin Handwerker und schreibe abends im Büro meine Angebote. Was gilt? Prägend für Ihre Tätigkeit ist die Baustelle, nicht der Schreibtisch. Raumkosten sind damit nicht abziehbar. Da Ihnen außerhalb der Wohnung aber dauerhaft kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, dürfen Sie die Tagespauschale auch für Tage ansetzen, an denen Sie auf der Baustelle waren.

Kann ich Jahrespauschale und Tagespauschale kombinieren? Nicht für denselben Zeitraum. Die Tagespauschale ist ausgeschlossen, soweit Sie für die Wohnung bereits die Jahrespauschale oder die tatsächlichen Kosten abziehen.

Meine Werkstatt ist im Keller. Gelten dieselben Regeln? Nein, und das ist gut für Sie. Eine Werkstatt, ein Lager oder ein Behandlungsraum dient nicht der Erledigung von Schreibarbeiten. Die Abzugsbeschränkung für häusliche Arbeitszimmer greift dort nicht.

Mein Ehepartner und ich nutzen dasselbe Zimmer. Was passiert? Jeder von Ihnen kann seine eigenen Aufwendungen geltend machen, soweit er den Raum nutzt und die Voraussetzungen in seiner Person erfüllt. Die Jahrespauschale ist personenbezogen und steht jedem einzeln zu, der die Mittelpunktvoraussetzung erfüllt.

Ich bin nebenberuflich selbstständig. Geht das trotzdem? Möglich, aber der Mittelpunkt wird schwierig: Wenn Ihr Hauptberuf beim Arbeitgeber stattfindet, ist Ihre gesamte berufliche Betätigung nicht auf das Zimmer zu Hause zentriert. Mehr zur Ausgangslage steht im Beitrag Nebenberuflich selbstständig machen.

Ich mache im selben Zimmer Homeoffice für den Arbeitgeber und mein Gewerbe. Bekomme ich zweimal etwas? Nein. Beide Tätigkeiten zusammen ergeben eine gesamte berufliche Betätigung. Der Höchstbetrag von 1.260 Euro und auch die Tagespauschale gibt es dafür nur einmal. Die Kosten werden nach dem Nutzungsumfang auf Betriebsausgaben und Werbungskosten aufgeteilt. Details stehen im Abschnitt Angestellt und nebenher selbstständig.

Mein Arbeitgeber zahlt mir eine Homeoffice-Pauschale. Was heißt das für meinen Abzug? Eine steuerfreie Erstattung mindert Ihren eigenen Abzug in gleicher Höhe. Sie können dieselben Kosten nicht zweimal geltend machen.

Wo trage ich das in der Steuererklärung ein? Die Arbeitszimmerkosten gehören in die Einnahmenüberschussrechnung, nicht in die Anlage N. Wie Sie die Erklärung insgesamt aufbauen, zeigt Steuererklärung als Selbstständiger selbst machen.