„Contabilidad preparatoria" significa simplemente esto: ordenarlo todo lo suficiente para que su asesor fiscal solo tenga que revisar y contabilizar, en lugar de preguntarle a usted. Forman parte de ella dos cosas que a menudo se confunden. Primero, las cifras – cada factura y cada gasto como línea de asiento. Eso lo entrega su programa de facturación con un clic, normalmente como archivo DATEV. Segundo, todo lo que no está en su programa: extractos bancarios, justificantes de pagos en efectivo, contratos de préstamo y de renting, adquisiciones importantes, existencias. Eso tiene que reunirlo usted, y ahí es donde fracasan la mayoría de las entregas – no en la técnica.
Antes de reunir nada, aclare una cuestión con su asesoría: ¿su asesor contabiliza durante todo el año o solo prepara el cierre anual? De eso depende si tiene que entregarle todo o únicamente los informes.
Este artículo ofrece información general y no sustituye al asesoramiento fiscal.
Índice
- Primero aclarar: ¿quién hace qué?
- ¿Tiene que ser ahora? Los plazos para 2025
- La lista de control: qué va en el montón
- Qué aporta su programa – y qué debe buscar usted
- Vía 1: exportar el archivo DATEV
- Los dos números sin los que no hay nada que hacer
- Vía 2: dar a su asesor un acceso propio
- ¿Qué vía le conviene?
- La primera vez faltan los saldos iniciales
- Cómo enviar los datos
- Si el asesor dice: „Esto no puedo importarlo"
- Pequeños empresarios: qué no le afecta
- Por qué una vez al año es la vía más cara
Primero aclarar: ¿quién hace qué?
Hay dos repartos habituales, y llevan a montones completamente distintos:
El asesor contabiliza durante todo el año. Se ocupa de sus declaraciones periódicas de IVA y conoce sus cifras cada mes. En ese caso ya tiene la mayor parte. Usted solo aporta lo que durante el año no le llegó – justificantes de efectivo, contratos nuevos, partes de uso privado.
Usted contabiliza y el asesor solo hace el cierre. Él revisa, determina el beneficio y rellena los formularios. Entonces necesita sus informes terminados – los asientos y el balance de sumas y saldos – más los documentos que no puede deducir de sus asientos.
Una llamada a la asesoría ahorra una semana de idas y venidas. Pregunte sin más: „¿Qué contabiliza usted por mí y qué debo entregarle?"
¿Tiene que ser ahora? Los plazos para 2025
Para el ejercicio fiscal 2025 vuelven a regir los plazos normales. Quien declara por su cuenta debía haber terminado el 31 de julio de 2026. Quien tiene asesor fiscal o una asociación de ayuda fiscal dispone automáticamente hasta el 1 de marzo de 2027 – sin solicitud. La fecha propiamente dicha sería el 28 de febrero, pero cae en domingo.
Ese plazo, sin embargo, es de su asesor, no suyo. Él tiene que cerrar en esas mismas semanas los expedientes de todos sus clientes. Quien entrega en febrero acaba en el mismo montón que todos los que también entregan en febrero. Quien entrega a finales de verano o en otoño suele estar listo mucho antes y recibe las preguntas en un momento en que todavía alguien puede responder con calma.
Todas las fechas están en Plazos de presentación 2026. Si fue usted quien se saltó el 31 de julio: lo que ocurre realmente se explica en Plazo de la declaración vencido.
La lista de control: qué va en el montón
Repásela una vez de arriba abajo. Lo que en su caso no exista, táchelo.
Extractos bancarios – sin lagunas. Todas las cuentas de empresa, el año entero, sin números que falten. Es con diferencia el motivo más frecuente de consultas. Su asesor comprueba con ellos si cada pago se corresponde con una factura. Si falta un extracto, falta un tramo del rastro.
Efectivo. Cada pago en efectivo con su justificante, además de sus anotaciones sobre ingresos de caja, si las lleva. Los gastos en efectivo sin justificante no puede computarlos nadie.
Facturas emitidas. Todo lo que haya emitido – también las anuladas y rectificadas. Los huecos en la numeración saltan a la vista de inmediato en una inspección.
Facturas recibidas. Todos los justificantes de sus gastos de empresa. Cómo archivarlos durante el año para que en diciembre no falte nada se explica en Gestionar facturas de proveedores.
Adquisiciones importantes. Aquí hay límites de valor que deciden si se deduce de inmediato o se reparte a lo largo de varios años:
| Valor de adquisición (neto) | Qué ocurre con ello |
|---|---|
| hasta 250 € | gasto de empresa inmediato, sin registro especial |
| de 250 € a 800 € | deducible de inmediato en su totalidad, pero con registro especial (art. 6, ap. 2 de la ley alemana del impuesto sobre la renta) |
| de 250 € a 1.000 € | como alternativa, una partida colectiva repartida en cinco años (art. 6, ap. 2a) |
| más de 800 € | no deducible de inmediato, sino repartido entre los años de uso – la factura va en todo caso al asesor |
Estos límites no han cambiado desde 2018 y valen también para 2026. Determinante es en principio el importe neto; si no puede deducir el IVA soportado, pregunte a su asesor qué valor cuenta en su caso. La elección entre deducción inmediata y partida colectiva, además, no se hace aparato por aparato, sino de manera uniforme para todas las adquisiciones del año en ese tramo – deje esa decisión a su asesor, él ve el conjunto.
Contratos. Préstamos y liquidaciones de intereses, renting, alquiler de los locales, seguros. Sobre todo los contratos nuevos y las modificaciones del último año – los que ya tiene no los quiere dos veces.
Existencias. Si comercia con mercancías o almacena material: lo que quedaba el 31 de diciembre, con su valor. Sin ese dato el beneficio no puede ser correcto.
Personal. Nóminas, comunicaciones a las mutuas sanitarias, justificantes de cotizaciones – salvo que ya se ocupe de ello una gestoría laboral.
Lo que también usa en privado. Vehículo de empresa con libro de rutas o regla del uno por ciento, teléfono e internet, despacho en casa. El asesor tiene que separar la parte privada y solo puede hacerlo si lo sabe.
Correo de la Agencia Tributaria. Liquidaciones del año anterior, pagos a cuenta fijados, avisos sobre plazos.
Qué aporta su programa – y qué debe buscar usted
Este es el reparto que muestra el esfuerzo con honestidad:
| Lo resuelve su programa de facturación | Debe reunirlo usted |
|---|---|
| Todas las facturas emitidas como líneas de asiento | Extractos de su banco |
| Facturas recibidas y gastos registrados | Justificantes de efectivo nunca introducidos |
| Lista de clientes y proveedores | Contratos de préstamo, renting y alquiler |
| Plan de cuentas con sus denominaciones | Existencias a fin de año |
| Balance de sumas y saldos | Documentación laboral |
| Importes de IVA por periodo | Partes de uso privado, libro de rutas |
La columna izquierda es un clic. La derecha es el trabajo de verdad – y no se reduce, compre el software que compre.
Vía 1: exportar el archivo DATEV
¿Por qué un archivo y no sencillamente las facturas? Porque una factura en PDF, para el ordenador, es una imagen con texto encima. La persona lee „neto 1.000 euros, 19 por ciento, trabajos de pintura"; el programa de contabilidad, no. Alguien tiene que teclearlo o comprobarlo. Con 300 facturas y dos minutos por documento son diez horas de trabajo – que se generan en la asesoría y acaban en su factura.
Un archivo de asientos, en cambio, se importa en segundos. Usted elige un periodo y descarga un archivo ZIP con seis ficheros:
| Fichero | Qué contiene | Para qué lo necesita |
|---|---|---|
| Lote de asientos | Cada operación en una línea: fecha, importe, impuesto, cuenta, contrapartida, número de documento | El núcleo – de ahí nace su contabilidad |
| Deudores | Sus clientes con número, nombre, dirección | Para que los asientos tengan nombre y no solo un número |
| Acreedores | Sus proveedores, igualmente | Lo mismo en el lado de los gastos |
| Denominaciones de cuentas | Cómo se llaman sus cuentas | Para que no llegue solo el número desnudo „4400", sino también que son sus ingresos por trabajos de pintura |
| Balance de sumas y saldos | Todas las cuentas con valor inicial, movimiento y valor final | Su contraprueba: ¿coincide el total con lo importado? |
| Declaración periódica de IVA | Importes de facturación e impuesto por casilla | Para cotejar con lo que declaró usted |
Los cuatro primeros están en formato DATEV. Si su asesor pregunta de qué se trata exactamente, la respuesta es: lote de asientos EXTF – el formato estándar que importan los programas DATEV. Nada que renombrar, nada que convertir.
En office1.cloud lo encontrará a partir de la tarifa Standard entre los informes contables, como „paquete para el asesor fiscal". Los ficheros pueden descargarse también por separado – algunas asesorías solo quieren el lote de asientos, porque las listas de clientes y proveedores ya las mantienen ellas.
Importante: los PDF de los justificantes no están en el ZIP. Contiene las cifras, no las imágenes correspondientes. Si su asesor quiere ver justificantes – y con los gastos de empresa suele quererlo –, descárguele los que correspondan o dele directamente un acceso propio.
Los dos números sin los que no hay nada que hacer
Aquí falla el primer intento casi siempre, aunque se resuelve rápido: todo archivo DATEV contiene un número de asesor y un número de cliente. El número de asesor es de su asesor fiscal; el número de cliente es usted en su fichero. Ambos los sabe solo él o su secretaría.
Pregúntelos una vez por correo – cuatro datos, dos frases:
Buenos días: para exportar mi contabilidad necesito su número de asesor y mi número de cliente. Además: ¿trabajan con SKR 03 o SKR 04, y cuándo empieza mi ejercicio?
Las dos últimas preguntas le ahorran el segundo intento. SKR 03 y SKR 04 son dos planes contables alemanes muy extendidos – sistemas de numeración que indican qué cuenta corresponde a qué. Ambos son habituales, solo están ordenados de otra manera. El que use su asesor se configura una vez y nunca más. El ejercicio empieza para la mayoría el 1 de enero; si en su caso rige otra cosa, ya lo sabe.
Vía 2: dar a su asesor un acceso propio
La segunda vía se ahorra el envío por completo: usted da de alta a su asesor fiscal como usuario propio. Recibe una invitación por correo, establece su propia contraseña y a partir de ahí trabaja con sus propias credenciales.
Ese es el punto más importante: no entregue nunca su propia contraseña. De lo contrario, después ya nadie puede distinguir quién hizo qué – y usted carga con cada cambio realizado bajo su nombre.
Para asesores fiscales, office1.cloud tiene un rol propio, más estrecho que un acceso normal de empleado. Puede:
- consultar facturas, justificantes, clientes, proveedores, artículos y contratos
- generar él mismo todos los informes y exportaciones, incluido el paquete DATEV
- editar gastos y asientos, para asignar justificantes sin preguntarle a usted
No puede: emitir ni enviar facturas, modificar datos de clientes, invitar a otros usuarios, cambiar la configuración ni borrar nada.
La ganancia práctica: desaparecen las consultas. „En el documento 214 me falta algo" ya no se convierte en un correo para usted – el asesor ve el documento por sí mismo.
¿Qué vía le conviene?
- Entrega todo una vez al año y no quiere saber nada más → exportación. Un ZIP, un mensaje, listo.
- Su asesor contabiliza de forma continua y presenta su IVA → acceso. Es lo que más tiempo ahorra a ambas partes.
- La asesoría quiere expresamente un archivo → exportación. Algunas, por buenas razones, no dejan entrar sistemas ajenos en su forma de trabajar.
También caben las dos a la vez: acceso para las preguntas del día a día, exportación para el cierre.
La primera vez faltan los saldos iniciales
Un punto que en la primera entrega provoca sin falta una consulta: una exportación contiene los movimientos de un periodo – lo que ocurrió durante el año. No contiene aquello con lo que usted entró en ese año: facturas de clientes aún pendientes del ejercicio anterior, facturas de proveedores sin pagar, saldos de cuentas, amortizaciones en curso.
Esos valores de partida suele tenerlos su asesor, si él hizo el año anterior. Si justo ahora cambia de asesoría o de programa, tendrá que pedírselos al anterior. Plantéelo activamente antes de exportar – de lo contrario los totales no encajan y al principio nadie sabe por qué.
Cómo enviar los datos
En ese ZIP está su facturación completa y su lista de clientes. No es algo que deba viajar por la red sin protección. La mayoría de las asesorías tienen un portal o una subida segura – pregunte por ella antes de adjuntarlo a un correo. Si aun así tiene que ir por correo electrónico, proteja el archivo con una contraseña y comunique esa contraseña por otra vía, por ejemplo por teléfono.
Con un acceso propio la cuestión ni siquiera se plantea: los datos no salen de su sistema.
Si el asesor dice: „Esto no puedo importarlo"
Pasa, y casi nunca son las cifras. Cuatro causas habituales:
Números erróneos o ausentes. El número de asesor y el de cliente tienen que coincidir exactamente; si no, el software de la asesoría no asigna el archivo a ningún expediente. Basta con una cifra cambiada.
El otro plan contable. Usted exportó con SKR 03 y la asesoría trabaja con SKR 04. Los asientos llegan, pero se sitúan en cuentas equivocadas. Se cambia una vez y se vuelve a exportar.
Periodo duplicado. Si exporta dos veces el mismo periodo y la asesoría importa ambos, la facturación figura por duplicado en los libros. Anote qué ha enviado ya.
La longitud de cuenta no encaja. Cuántos dígitos tienen sus cuentas – normalmente cuatro – debe corresponderse con la configuración de la asesoría. Es un ajuste, no un error de datos.
Útil en discusiones así: cada exportación queda registrada en su lado – periodo, nombre del archivo, tamaño, momento, quién la generó, además de un valor de comprobación del fichero. Con eso, „¿ya le envié ese trimestre?" se resuelve en diez segundos. Por qué esos registros cuentan en una inspección se explica en Factura conforme a las GoBD.
Pequeños empresarios: qué no le afecta
Si se acoge al régimen de pequeños empresarios del art. 19 de la ley alemana del IVA, la entrega se acorta bastante. No repercute IVA, no lo ingresa y por regla general no presenta declaraciones periódicas – el fichero de IVA del paquete queda entonces vacío o desaparece. Desde el ejercicio 2024, los pequeños empresarios tampoco tienen que presentar en principio la declaración anual de IVA – salvo que la Agencia Tributaria se lo pida expresamente.
Lo que queda: los ingresos y gastos, los justificantes correspondientes y todo lo de la lista de arriba. Su declaración de la renta no se ve afectada. Cómo debe ser una factura sin IVA se explica en Emitir una factura sin IVA.
Por qué una vez al año es la vía más cara
La mayoría de los negocios pequeños entrega todo de golpe una vez cerrado el año. Es el momento más incómodo: ya no recuerda para qué era el justificante de efectivo de marzo, el asesor pregunta por operaciones de hace diez meses y un error de IVA lleva un año creciendo en lugar de un mes.
Quien entrega por trimestres o da acceso al asesor reparte el trabajo y detecta los fallos pronto. El esfuerzo es el mismo clic – solo que cuatro veces en lugar de una.
Si trabaja del todo sin asesor, la exportación no es su tema. Entonces se trata de la cuenta de ingresos y gastos y de los formularios correctos en ELSTER – eso está en Hacer usted mismo la declaración siendo autónomo.
Para los demás, el siguiente paso es ese correo breve a la asesoría: ¿quién contabiliza qué y cuáles son los dos números? Con esas respuestas y la lista de arriba, la entrega se resuelve en una mañana.
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