Factura conforme a las GoBD: por qué no existe – y qué comprueba realmente Hacienda en Alemania

Una factura aislada no puede ser «conforme a las GoBD». Las GoBD no dicen nada sobre lo que debe figurar en una factura: eso está en la ley alemana del IVA. Las GoBD regulan otra cosa: cómo trabaja usted. Cuándo registra una operación, cómo custodia los documentos hasta ese momento, quién puede entrar en su sistema y qué ocurre cuando una factura es incorrecta. Lo conforme es, por tanto, siempre su procedimiento, nunca la hoja de papel. Un buen programa le quita aproximadamente la mitad de encima; la otra mitad se queda con usted, y ninguna compra cambia eso. Y sello para ello no hay: la administración tributaria alemana no emite expresamente certificados sobre programas de contabilidad, y los certificados de firmas auditoras no la vinculan.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal.

Contenido

1. GoBD y § 14 UStG: ¿qué regula cada cosa?
2. El sello GoBD que no existe
3. El reparto de tareas: su programa y usted
4. Lo que su programa resuelve por usted
5. Novedad desde julio de 2025: el PDF ya no hay que guardarlo
6. Lo que nadie le quita de encima
7. Cuánto tiempo debe conservar cada cosa
8. La documentación de procedimientos: bastan dos páginas
9. ¿Son un problema mis facturas de Word en una carpeta?
10. ¿Qué pasa si el inspector pone una objeción?
11. ¿Vale esto también para empresas pequeñas?
12. Cambiar de herramienta: ¿qué pasa con las facturas antiguas?
13. Las seis preguntas para un proveedor de software

GoBD y § 14 UStG: ¿qué regula cada cosa?

GoBD es la abreviatura de un título administrativo larguísimo: «Principios para la llevanza y conservación correctas de libros, registros y documentos en forma electrónica y para el acceso a los datos». No es una ley, sino una circular del Ministerio Federal de Hacienda alemán, es decir, la posición de la administración sobre cómo interpreta las normas y qué espera en una inspección. La versión actual es del 28 de noviembre de 2019 y se ha modificado dos veces: en marzo de 2024 y, por última vez, el 14 de julio de 2025.

Para sus facturas se entrelazan dos cuerpos normativos completamente distintos, y de ahí viene precisamente la confusión:

Así que si alguien le vende una «plantilla de factura conforme a las GoBD», en realidad le está vendiendo una plantilla con los datos obligatorios del § 14 UStG. Cuáles son en concreto lo explica nuestra guía para redactar una factura. Que su procedimiento cumpla las GoBD, en cambio, se decide después: en todo lo que hace con la factura una vez escrita.

El sello GoBD que no existe

Aquí es donde la publicidad de muchos proveedores se vuelve deshonesta. En sus números marginales 179 a 181 —así se llaman los párrafos numerados de la circular—, las GoBD dicen tres cosas con toda claridad:

• Número marginal 179: la multitud de sistemas informáticos y su distinta configuración y combinación no permiten «ninguna afirmación de validez general de la administración tributaria sobre la conformidad». Hacienda no puede, por tanto, aprobar un software con carácter global.
• Número marginal 180: las confirmaciones de que una contabilidad está en orden no se emiten «ni en el marco de una inspección fiscal ni en el de una consulta vinculante». Tampoco puede, pues, hacérselo certificar por anticipado.
• Número marginal 181: los «certificados» o «dictámenes» de terceros no despliegan «ningún efecto vinculante» frente a la administración. Aunque una firma auditora haya certificado un programa, el inspector no está obligado a admitirlo.

Hay una razón sencilla para ello, y pesa más que el propio sello: las GoBD se dirigen a usted, no a su proveedor de software. Un programa es una herramienta. Ningún fabricante puede garantizar que usted trabaje correctamente con ella, y por eso tampoco puede certificarla.

El reparto de tareas: su programa y usted

Aquí está justamente el malentendido que la mayoría de las guías en línea no deshace: tratan las GoBD como una cuestión de software. En realidad, las exigencias se dividen en dos mitades.

La columna derecha es la parte que no adquiere al comprar el software. Es también la parte en la que primero repara un inspector, porque ve de inmediato si los documentos han estado meses sin tocarse o si tres personas trabajan con el mismo usuario.

Lo que su programa resuelve por usted

No poder cambiar nada después

Esta es la exigencia central. Una factura ya emitida debe estar guardada de modo que nadie pueda alterarla discretamente más tarde, y si aun así se cambia algo, debe poder verse después qué ponía antes y quién lo cambió. En lenguaje administrativo se llama «inalterabilidad».

La razón es sencilla: si pudiera rebajar después una factura de 3.000 euros a 300 sin que se notara, toda la contabilidad no valdría nada. Precisamente por eso los inspectores miran aquí primero.

Un programa de facturación lo resuelve «bloqueando» la factura en el momento de su emisión: desde que descarga el PDF o envía la factura por correo, el documento ya no puede editarse ni borrarse.

No puede faltar ninguna factura

Sus números de factura deben ser correlativos y únicos (§ 14 apdo. 4 n.º 4 UStG), y ninguna factura puede desaparecer del archivo. Un hueco en la numeración es la pregunta clásica de toda inspección: «¿Dónde está la 2026-0147?»

Un error frecuente: el hueco no se produce por descartar un borrador. Los buenos programas asignan el número solo cuando la factura se emite realmente; quien borra un borrador a medias no abre ningún agujero en la serie. Si aun así aparece un hueco porque una factura se anuló, no es problema mientras el documento de anulación siga visible y el caso sea explicable.

Novedad desde julio de 2025: el PDF ya no hay que guardarlo

Este cambio ha pasado desapercibido para casi todas las guías en línea, pero ahorra trabajo real. La circular del 14 de julio de 2025 dio nueva redacción al número marginal 76 de las GoBD.

Lo esencial: de una factura emitida no tiene que guardar ningún PDF de forma permanente si puede generar en cualquier momento un «ejemplar de contenido idéntico» de la factura. «Ejemplar» es lenguaje administrativo para: la misma factura otra vez, palabra por palabra y cifra por cifra. Eso es exactamente lo que ocurre cuando usa un programa de facturación que reemite la factura sin cambios con pulsar un botón.

En la práctica significa: quien trabaja con un programa no necesita copiar además cada PDF de factura en una carpeta. Quien escribe sus facturas en Word, en cambio, no puede acogerse a ello: Word no genera un ejemplar idéntico a partir de datos verificados, sino que abre un archivo que puede haber cambiado entretanto.

Para las facturas electrónicas se aclaró en paralelo cuál es el documento propiamente dicho: hay que conservar el archivo legible por máquina que contiene una XRechnung o una factura ZUGFeRD; en ZUGFeRD va invisible dentro del PDF. La vista legible solo debe conservarse adicionalmente si contiene datos que falten en el archivo o difieran de él. Cuál es la diferencia entre ambos formatos lo explicamos en los artículos sobre la XRechnung y la factura ZUGFeRD.

Lo que nadie le quita de encima

Vamos ahora a la parte que falta en la mayoría de las guías. Estos seis puntos afectan a su jornada de trabajo, no a su software.

1. Cuándo tiene que registrar una operación

No puede dejar los documentos indefinidamente sin tocar. Las GoBD señalan plazos concretos:

• Efectivo, a diario. Los cobros y pagos en efectivo deben registrarse diariamente (§ 146 apdo. 1 frase 2 AO). Quien cobra en efectivo no se libra.
• Todo lo no efectivo, en diez días. Registrar las operaciones no efectivas dentro de diez días se considera irreprochable (número marginal 47).
• Contabilizar por meses está permitido, pero solo con una condición (número marginal 50): las operaciones deben haberse anotado antes con prontitud, y usted debe garantizar mediante medidas organizativas que hasta el registro definitivo no se pierda nada.

Aquí es donde falla la práctica habitual: acumular documentos en una caja hasta la cita con el asesor no cumple el número marginal 50. No porque acumular esté prohibido, sino porque entretanto no se anotó ni se custodió nada.

2. Custodiar los documentos antes de registrarlos

Entre «llega la factura» y «la factura está contabilizada» hay un hueco que debe cerrar usted. Lo exigido es que los documentos no puedan perderse durante ese tiempo.

En una empresa pequeña hace falta poco, solo tiene que estar definido y ser siempre igual: una carpeta fija de entrada, un número correlativo o un sello de fecha en cada documento en papel, una carpeta fija para los correos con facturas entrantes. Lo decisivo no es el método, sino que exista uno y que todos lo respeten. Cómo montarlo con orden en el lado de proveedores está en gestionar facturas de proveedores.

3. Escanear papel y tirarlo: solo con instrucción escrita

Quien escanea documentos en papel y destruye después el original debe fijar antes el procedimiento por escrito (número marginal 136). Esta instrucción organizativa responde a cuatro preguntas:

• Quién puede escanear.
• Cuándo se escanea: a la entrada, semanalmente, cada mes.
• Qué se escanea y qué no.
• Cómo se comprueba que el escaneo está completo y es legible, y qué pasa si no lo está.

Suena burocrático, pero se escribe en diez minutos. Y es la diferencia entre «digitalizado» y «documento destruido sin que nadie conozca las reglas». Quien fotografía con el móvil queda bajo la misma regla: está expresamente permitido, pero igualmente sujeto a documentación.

4. ¿Quién puede entrar en el sistema?

Las GoBD exigen un sistema de control interno y mencionan expresamente controles de acceso y de autorización, separación de funciones y medidas de protección contra la falsificación de datos (número marginal 100). Estos controles deben implantarse, ejercerse y documentarse.

Traducido al día a día de la empresa significa:

• Cada empleado recibe un acceso propio. Una contraseña común que circula por la oficina deja sin valor cualquier registro: nadie puede decir después quién hizo qué.
• Permisos según la función: quien solo redacta presupuestos no necesita acceso a pagos ni a contabilidad.
• Cuando alguien se va, se le retira el acceso. De inmediato, no algún día.
• Una vez al año, revisar quién sigue teniendo acceso. Ese es el «control» que debe documentarse: basta una nota fechada.

El programa aporta la gestión de permisos. Que la use o deje a todos trabajar con un acceso común lo decide usted.

5. Copia de seguridad

Sus datos deben estar protegidos frente a la pérdida. Si falta la copia de seguridad, eso es ya un defecto por sí mismo, por bueno que sea su programa.

Con software en la nube, el proveedor se encarga de la protección técnica; con software en su propio ordenador, usted. En ambos casos le queda una tarea: comprobar de vez en cuando que la copia se ejecuta realmente y que también puede restaurarse. Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia comprobada.

6. No reemitir: anular

Esta es la infracción cotidiana más frecuente, y no tiene que ver con el software sino con la costumbre. El cliente llama, el precio no cuadra, así que la factura se «hace de nuevo» sin más y la antigua se tira.

Con ello existen dos versiones distintas del mismo número de factura: una en poder del cliente y otra en el suyo. Eso es precisamente lo que prohíbe el § 146 apdo. 4 AO: un registro no puede alterarse de modo que su contenido original ya no pueda determinarse.

La vía limpia es siempre la misma: crear un documento de anulación que remita a la factura original y después redactar la factura corregida con un número nuevo. Ambos documentos permanecen y siguen visibles. Un buen programa impone esta vía. Con Word tiene que acordarse usted, y en el ajetreo diario es justo lo que a menudo no ocurre. Cuándo basta una factura rectificativa en lugar de una anulación está en corregir una factura.

Cuánto tiempo debe conservar cada cosa

Aquí muchas guías siguen mostrando la cifra antigua. Para las facturas regían antes diez años; desde el 1 de enero de 2025 son ocho. Y según el tipo de documento se aplican tres plazos distintos:

El plazo empieza siempre solo al final del año natural en el que se emitió la factura o se recibió la carta. Una factura de marzo de 2026 puede tirarse, por tanto, a partir de principios de 2035.

Una reserva importante: el plazo no vence mientras los documentos sean relevantes para impuestos cuyo plazo de liquidación no haya prescrito. Si tiene una inspección en curso o un procedimiento abierto, todo se queda, incluso lo que aritméticamente podría haberse eliminado hace tiempo.

¿Y los correos electrónicos? Para eso hay una regla práctica (número marginal 121): un correo que solo transporta una factura y no contiene nada más es como un sobre; no hay que conservarlo. Lo que debe conservarse es el archivo adjunto. Si, en cambio, el correo contiene algo comercial en sí mismo —un compromiso de precio, una cita acordada, una respuesta a una reclamación—, es una carta comercial y debe guardarse. En caso de duda, guarde el correo; no cuesta nada.

La documentación de procedimientos: bastan dos páginas

Esta es la grapa que une las dos mitades y el punto que casi todos se saltan. Se trata de una descripción escrita de su forma de trabajar: ¿con qué redacta sus facturas? ¿Dónde acaban los documentos entrantes? ¿Quién tiene acceso? ¿Con qué frecuencia se hace copia de seguridad? ¿Cuándo se escanea y quién tira el papel?

Consta de dos partes. La parte técnica —cómo funciona internamente el programa— se la facilita su proveedor; los proveedores serios mantienen para ello una descripción del sistema que puede presentar a un inspector. La segunda parte la escribe usted, y puede ser breve. Para un taller pequeño con un empleado bastan dos páginas si cubren los seis puntos anteriores. Fechada y firmada, y si cambia algo, conserve la versión antigua: un inspector quiere saber qué reglas regían entonces, no cuáles rigen hoy.

Ningún inspector espera un manual. Pero si a la pregunta «¿cómo funciona esto en su empresa?» solo puede encogerse de hombros, la conversación empieza peor.

¿Son un problema mis facturas de Word en una carpeta?

Respuesta honesta: prohibido no está. Pero es exactamente el procedimiento que por sí solo no cumple la primera exigencia.

Un archivo de Word o Excel puede abrirse, modificarse y volver a guardarse en cualquier momento sin que después se aprecie que algo cambió. También el PDF exportado a la carpeta de Windows ayuda solo hasta cierto punto: puede borrarse, sustituirse o sobrescribirse, y la propia carpeta no registra nada de ello. Desde la óptica de la administración tributaria, un simple almacenamiento de archivos no es, por tanto, una protección suficiente frente a modificaciones posteriores.

Puede compensarlo con medidas adicionales, por ejemplo un sistema de archivo que guarde los ficheros protegidos contra escritura y con registro, más una documentación que describa exactamente cómo funciona. Está permitido, pero es trabajo y debe poder acreditarlo. El análisis detallado está en escribir facturas con Word o Excel: ¿está permitido?.

¿Qué pasa si el inspector pone una objeción?

Aquí ayuda una mirada serena, porque este tema se vende a menudo con mucho miedo.

No todo error formal lleva a que se rechace su contabilidad. Según la jurisprudencia, no cuenta el significado formal de un defecto, sino su peso material: los defectos formales facultan a Hacienda para estimar solo cuando dan motivo para dudar de la exactitud material de las cifras. Que falte la documentación de procedimientos mientras ingresos, documentos y pagos cuadran sin lagunas es algo muy distinto de una contabilidad con huecos de numeración, importes alterados después y documentos que nadie tocó durante tres meses.

Estimar significa: Hacienda fija por sí misma ingresos y beneficio cuando no puede determinarlos limpiamente a partir de sus documentos (§ 162 AO). Y cuanto más graves sean los defectos, más burdo puede ser el método. Ese es el verdadero daño económico, no una multa por un certificado que de todos modos no existe.

Al revés significa: el objetivo no es la ausencia de errores, sino la capacidad de explicar. Quien trabaja de forma trazable y puede sustentar sus cifras sale razonablemente bien parado de una inspección aunque el archivo no sea perfecto.

¿Vale esto también para empresas pequeñas?

Sí. Las GoBD no dependen del tamaño de la empresa ni de si usted formula balance. Se aplican a todos los registros relevantes fiscalmente, también si determina su beneficio por la sencilla cuenta de ingresos y gastos y también si como pequeña empresa no repercute IVA.

La dimensión es, claro está, distinta. Quien emite 120 facturas al año no necesita un sistema de gestión documental ni una instrucción interminable. Pero los puntos anteriores siguen siendo los mismos, en pequeño: efectivo a diario, documentos en un sitio fijo, un acceso propio por persona, anular en vez de reemitir, dos páginas de documentación. Lo que además rige para las facturas de pequeñas empresas está en redactar una factura sin IVA.

Cambiar de herramienta: ¿qué pasa con las facturas antiguas?

Si pasa de Word a un programa, surge enseguida la siguiente pregunta: ¿qué hago con las facturas de los últimos años?

La regla más importante primero: no teclee facturas antiguas en el programa nuevo para que queden «bonitas». Así nacen documentos con fecha de emisión pasada que nunca existieron con esa forma. Eso es bastante peor que un archivo imperfecto, porque parece una contabilidad reconstruida a posteriori.

El pasado no puede volverse inalterable con efecto retroactivo. Lo que sí puede hacer es sencillo:

• Dejar el material existente tal cual y respaldarlo por completo, a ser posible protegido contra escritura y con una copia en un segundo lugar.
• Fijar una fecha de corte a partir de la cual todas las facturas nuevas salgan del programa.
• Recoger justamente ese cambio en su documentación: Word hasta cuándo, programa desde cuándo, dónde están los archivos antiguos. Basta un párrafo fechado.

Con ello el pasado no queda reparado, pero sí explicado, y la capacidad de explicar es exactamente lo que importa.

Las seis preguntas para un proveedor de software

Como el sello no vale nada, el único examen sensato es preguntar. Estas seis preguntas separan los programas sólidos de los generadores de facturas bien diseñados.

1. ¿Puedo editar o borrar todavía una factura ya emitida? La respuesta correcta es un no rotundo.
2. ¿Desde cuándo queda fijado el número de factura: al crearla o al emitirla? Al emitirla. Si no, cada borrador descartado genera un hueco.
3. ¿Cómo corrijo una factura errónea? Mediante un documento de anulación que quede vinculado al original. No sobrescribiendo.
4. ¿Puedo dar a cada empleado un acceso propio con permisos propios, y veo quién cambió qué y cuándo? Sin eso no puede cumplir en absoluto el punto del control de accesos.
5. ¿Cómo obtengo mis datos si un inspector los pide en formato tratable por máquina? Hace falta una exportación de verdad, normalmente en formato DATEV, más los propios documentos.
6. ¿Existe una descripción del sistema que pueda adjuntar a mi documentación? Si no, tendrá que escribir usted la parte técnica, y no puede, porque no sabe cómo funciona el software por dentro.

En office1.cloud hemos construido siguiendo exactamente estos criterios: las facturas quedan bloqueadas con la primera emisión y después no pueden modificarse ni borrarse, el número se asigna solo al emitir, las correcciones van exclusivamente por documentos de anulación vinculados, cada empleado recibe un acceso propio con permisos escalonados, los cambios quedan en un registro que usted mismo puede consultar y exportar como archivo, y para el caso de una inspección está la exportación en formato DATEV. Para la parte técnica de su documentación ponemos a disposición una descripción detallada del sistema y de los procedimientos que puede presentar a su asesor fiscal o a un inspector.

Lo que deliberadamente no afirmamos: que con ello sea usted automáticamente conforme a las GoBD. La mitad de las exigencias está en sus manos: cuándo registra, cómo custodia los documentos, quién tiene acceso. Ningún programa del mundo puede quitarle eso, y quien prometa otra cosa no ha leído las GoBD.

Si tiene una inspección a la vista o el archivo de los últimos años presenta lagunas, hable con su asesor fiscal antes de ponerse a ordenar.