Zusammenfassende Meldung: plazo, presentación por ELSTER y obligados

Si ha suministrado mercancía a una empresa de otro país de la UE o ha trabajado para ella sin IVA alemán (Umsatzsteuer), declara esas operaciones a la Oficina Central Federal de Impuestos de Alemania (Bundeszentralamt für Steuern, BZSt). Es la Zusammenfassende Meldung, abreviada ZM, una declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. El plazo vence el día 25 tras el fin del período de declaración; para la mayoría de las pequeñas empresas, ese período es un trimestre. Para julio a septiembre de 2026, el plazo termina por tanto a finales de octubre. Se presenta por vía electrónica, de la forma más sencilla a través de ELSTER (el portal en línea de la Administración tributaria alemana). Los pequeños empresarios (Kleinunternehmer, empresas acogidas al régimen de franquicia del IVA por su bajo volumen de negocio) no presentan ZM, y para un trimestre sin esas operaciones tampoco hay declaración.

Contenido

1. ¿Tiene que presentar una ZM?
2. Plazo: ¿mensual o trimestral?
3. Qué contiene la declaración
4. ¿Qué mes cuenta: la factura o la prestación?
5. Cómo presentar la ZM a través de ELSTER
6. ¿Cuadra la ZM con la declaración anticipada del IVA?
7. ZM olvidada o tardía: las consecuencias
8. Corregir una ZM errónea
9. Preguntas frecuentes

¿Tiene que presentar una ZM?

Presenta una ZM quien, en el período de declaración, ha entregado mercancía sin IVA alemán a un cliente empresarial con número de identificación a efectos del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr.; en España se conoce como NIF-IVA) en otro país de la UE, o le ha facturado un servicio por el procedimiento de inversión del sujeto pasivo (Reverse Charge). Reverse Charge significa: el cliente paga él mismo el IVA en su país, y en su factura no figura ninguno. La base legal es el § 18a UStG (UStG es la Ley alemana del IVA, Umsatzsteuergesetz).

Dos casos poco frecuentes también se incluyen en la ZM: las entregas en una operación triangular intracomunitaria (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) y los traslados de mercancía a un almacén de consigna (Konsignationslager) en otro país de la UE. Quien tenga que ver con ello hace mejor en aclarar los detalles con su asesoría fiscal (Steuerkanzlei).

Sin USt-IdNr. propia no es posible, porque el número figura en cada declaración. Cómo solicitar una y comprobar el número de su cliente lo explica el artículo Solicitar y comprobar la USt-IdNr.. Qué debe figurar en la propia factura lo explica Facturar a otro país de la UE. En el programa de facturación de office1.cloud guarda la USt-IdNr. de sus clientes empresariales en la ficha de cada cliente y la comprueba allí directamente.

Plazo: ¿mensual o trimestral?

Quien solo factura servicios a empresas de la UE declara trimestralmente, en cada caso hasta el día 25 tras el fin del trimestre. Para las entregas de mercancía rige lo mismo mientras no superen 50.000 euros por trimestre. Por encima de esa cifra se declara mensualmente.

Si el día 25 cae en fin de semana o en festivo, lo más seguro es transmitirla ya el día laborable anterior.

¿Cuándo se declara mensualmente? Solo cuentan las entregas de mercancía a empresas de la UE; los servicios no se computan para el límite. Si su suma en el trimestre en curso o en alguno de los cuatro trimestres anteriores supera 50.000 euros, el período de declaración es el mes natural. El cambio se produce automáticamente; el BZSt no le escribe para avisarle. El BZSt da un ejemplo: un comerciante que hasta ahora declara trimestralmente llega en mayo a 57.000 euros. Presenta hasta el 25 de junio una ZM para abril y mayo y, a partir de entonces, declara cada mes.

Servicios en la declaración mensual: Quien declara mensualmente por las entregas de mercancía incluye los servicios en la ZM del último mes del trimestre. También puede declararlos cada mes.

Mensual de forma voluntaria: También por debajo del límite puede declarar mensualmente. Para ello marque la casilla prevista en la primera declaración mensual. Según el decreto de aplicación de la Ley del IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), la elección vincula durante al menos doce meses.

Anual solo en casos excepcionales: Una declaración anual hasta el 25 de enero solo está permitida si la oficina tributaria (Finanzamt) le ha eximido de las declaraciones anticipadas del IVA (Umsatzsteuervoranmeldung, la autoliquidación periódica del IVA), su volumen de negocio total del año anterior fue de 200.000 euros como máximo y sus operaciones en la UE de 15.000 euros como máximo. Ninguno de los dos límites debe superarse previsiblemente tampoco en el año en curso.

Sin prórroga permanente del plazo. La prórroga de un mes (Dauerfristverlängerung) que muchos tienen para la declaración anticipada del IVA no rige para la ZM. Si en un caso concreto no llega a tiempo, según el BZSt puede solicitar una prórroga al BZSt antes de que venza el plazo y de forma motivada.

Qué contiene la declaración

En la ZM se incluye una línea por cliente: su USt-IdNr. con el código de país, la suma de los importes netos en el período de declaración y el tipo de operación. No tiene que enumerar las facturas una por una.

Si un cliente ha recibido en el mismo período mercancía y un servicio, figuran dos líneas en la declaración, una por tipo. Los importes en moneda extranjera los convierte a euros.

Ejemplo: Una diseñadora web de Colonia emite a una agencia de Viena en el tercer trimestre tres facturas de 1.200 euros cada una, todas sin IVA y con la indicación de inversión del sujeto pasivo. En su ZM de julio a septiembre introduce una línea: la USt-IdNr. austriaca de la agencia, 3.600 euros y, como tipo, otra prestación. Debe transmitirla hasta el 25 de octubre.

¿Qué mes cuenta: la factura o la prestación?

En los servicios cuenta el período en el que ha realizado la prestación. Cuándo emite la factura no importa para ello. En las entregas de mercancía, en cambio, cuenta el mes de la factura, pero como muy tarde el mes siguiente a la entrega.

Un ejemplo para mercancía: entrega el 28 de septiembre a Bélgica y emite la factura el 2 de octubre. Entonces la entrega pertenece al período de declaración que incluye octubre. Si emite la factura en noviembre o más tarde, se mantiene igualmente octubre, porque es el mes siguiente a la entrega (§ 18a Abs. 8 UStG).

Que tribute el IVA según las contraprestaciones pactadas (Soll) o según los cobros recibidos (Ist) no cambia nada en la ZM. Así lo aclara expresamente el Umsatzsteuer-Anwendungserlass en su apartado 18a.3.

Cómo presentar la ZM a través de ELSTER

La ZM se envía por vía electrónica al BZSt, no a su oficina tributaria. Hay dos vías: el formulario Zusammenfassende Meldung en ELSTER o el portal en línea del BZSt (BZSt-Online-Portal). Si ya tiene una cuenta de ELSTER para la declaración anticipada, ELSTER es la vía más corta.

1. Inicie sesión con su cuenta de ELSTER existente. Según el BZSt, no necesita una segunda cuenta ni un registro propio para la ZM.
2. Abra el formulario de la Zusammenfassende Meldung.
3. Introduzca su propia USt-IdNr. y el período de declaración.
4. Registre una línea por cliente y tipo de operación. Si tiene muchos clientes, también puede importar las líneas desde un archivo CSV; el formulario admite hasta 1.500 líneas.
5. Envíe la declaración y guarde el justificante de la transmisión con su documentación.

En Easy Invoice, un informe propio de ZM reúne las operaciones por cliente y período y las genera en PDF. Desde ahí traslada las cifras al formulario.

El portal en línea del BZSt exige además un registro para el procedimiento específico de la ZM (Fachverfahren ZM). Según el BZSt, solo es obligatorio para los llamados declarantes masivos (Massenmelder), con muchísimas líneas de declaración. En papel, la ZM solo es posible si la oficina tributaria lo autoriza previa solicitud, por ejemplo porque no se le puede exigir razonablemente la presentación electrónica. Si su asesoría fiscal se encarga de la declaración, según el BZSt transmite la ZM por usted con su propio acceso.

¿Cuadra la ZM con la declaración anticipada del IVA?

Sí. Las mismas operaciones figuran en su declaración anticipada del IVA, y el BZSt compara ambos datos. Si difieren, recibe una carta en la que se le pide una corrección.

Zeile es la línea del formulario y Kennzahl el número de la casilla en la que se introduce el importe. La asignación procede de las instrucciones oficiales de la declaración anticipada 2026. Si presenta la declaración anticipada mensualmente y la ZM trimestralmente, ayuda una breve comparación: la suma de los tres meses frente a la declaración trimestral.

ZM olvidada o tardía: las consecuencias

En las entregas de mercancía, una ZM ausente o errónea puede salir cara: en ese caso se pierde la exención, y usted adeuda IVA alemán por la entrega. Así lo establece la ley (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). La buena noticia figura en el Umsatzsteuer-Anwendungserlass, apartado 4.1.2: si presenta posteriormente la ZM de forma correcta y completa, la exención se concede con efecto retroactivo, siempre que la liquidación del impuesto todavía pueda modificarse.

Además, el BZSt dispone de estos medios:

• Requerimiento y multa coercitiva (Zwangsgeld). Si falta una ZM, el BZSt la reclama. Si no llega a pesar del apercibimiento, puede imponer una multa coercitiva. Con el pago no queda cumplida la obligación; la ZM se sigue exigiendo.
• Multa administrativa (Bußgeld). Quien, de forma dolosa o por negligencia grave (leichtfertig), no presenta una ZM o la presenta errónea, incompleta o tarde comete una infracción administrativa. Es posible una multa de hasta 5.000 euros (§ 26a UStG).

Cómo sabe el BZSt que falta una ZM: si en la declaración anticipada declara operaciones que corresponden a la ZM, según el BZSt esto genera de forma automatizada una obligación de presentar la ZM.

Corregir una ZM errónea

Si se da cuenta de que una ZM presentada es errónea o incompleta, la ley exige la corrección en el plazo de un mes (§ 18a Abs. 10 UStG). Siempre se corrige la declaración del período en el que está el error. Compensar el error sin más en la siguiente ZM no basta: según el Umsatzsteuer-Anwendungserlass, eso no salva la exención en las entregas de mercancía.

La corrección se hace por vía electrónica con el mismo formulario; allí confirma la casilla de corrección. Por escrito o por teléfono, el BZSt no la acepta. En la declaración corregida solo se incluyen las líneas modificadas. El BZSt describe así los casos más frecuentes:

Un descuento, una nota de abono o una anulación no son una corrección. Si el importe cambia posteriormente, por ejemplo por una rebaja de precio o porque el cliente no paga, declare el cambio en el período en que se produce. Allí lo compensa con las nuevas operaciones con el mismo cliente. La suma puede ser también negativa. Cómo reflejar correctamente la rebaja frente al cliente lo explica el artículo Emitir una nota de abono.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que presentar la ZM aunque no haya vendido nada?

No. Para un período de declaración sin entregas ni servicios a empresas de la UE no hay que transmitir ninguna ZM. Solo introduce un 0 si la suma de un cliente se anula exactamente por una nota de abono.

¿Tengo que presentar una ZM como pequeño empresario?

No. Los pequeños empresarios según el § 19 UStG están exceptuados; así lo establece el § 18a Abs. 4 UStG. Según el BZSt, esto rige también si tiene una USt-IdNr. Si aun así recibe un requerimiento, el BZSt aconseja revisar la declaración anual del IVA (Umsatzsteuererklärung): si figuran en ella operaciones que requerirían una ZM, se corrige la declaración; si no, la oficina tributaria le ayuda.

¿Se aplica a la ZM la prórroga permanente del plazo?

No. La prórroga de un mes solo rige para la declaración anticipada. Para la ZM se mantiene el día 25 tras el fin del período de declaración.

¿Tengo que presentar además una declaración anual?

No. Quien declara trimestral o mensualmente no presenta, según el BZSt, ninguna declaración anual adicional de la ZM.

¿Adónde se envía la ZM: a la oficina tributaria o al BZSt?

A la Oficina Central Federal de Impuestos (Bundeszentralamt für Steuern). La declaración anticipada va a su oficina tributaria; la ZM va al BZSt, a través de ELSTER o del portal en línea del BZSt.

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Fuentes

• § 18a UStG, declaración recapitulativa (Zusammenfassende Meldung), en alemán
• § 4 UStG, exenciones (Steuerbefreiungen), n.º 1 letra b, en alemán
• § 26a UStG, disposiciones sobre multas (Bußgeldvorschriften), en alemán
• BZSt: declaración recapitulativa (Zusammenfassende Meldung), en alemán
• BZSt: obligación de presentación (Abgabepflicht), en alemán
• BZSt: plazos (Fristen), en alemán
• BZSt: presentación electrónica y transmisión de datos (Elektronische Abgabe und Datenübermittlung), en alemán
• BZSt: corrección de una ZM (Berichtigung einer ZM), en alemán
• BZSt: preguntas y respuestas sobre la ZM (Fragen und Antworten zur ZM), en alemán
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, versión del 2 de junio de 2026, apartados 4.1.2 y 18a.1 a 18a.5 (Ministerio Federal de Hacienda, BMF), en alemán
• BMF: modelo de formulario de la declaración anticipada del IVA 2026 con instrucciones (Vordruckmuster Umsatzsteuervoranmeldung 2026), en alemán