Zarządzanie umowami: podpisywanie umów online i cykliczne fakturowanie

Zarządzanie umowami w Easy Invoice Cloud robi dwie rzeczy: pozwala Twoim klientom podpisywać umowy online — wiążąco, jednym kliknięciem, bez papieru i bez konta klienta — i tworzy z nich faktury cykliczne jednym przyciskiem. Jest przeznaczone do serwisu, hostingu, opieki, umów abonamentowych i miesięcznych ryczałtów.

Żeby od razu było jasne, co dostajesz, a czego nie: podpis online to udokumentowana akceptacja kliknięciem — zapisywane są czas, imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP oraz migawka tego, co było na ekranie. To nie jest kwalifikowany podpis elektroniczny jak u dostawcy podpisu. Przy umowach serwisowych, hostingowych i opiekuńczych to zwyczajna droga; jeśli dla Twoich umów przewidziana jest określona forma, wyjaśnij to ze swoim doradcą prawnym. Nie są też zawarte: pobieranie należności poleceniem zapłaty i proporcjonalne liczenie rozpoczętych miesięcy. Oba punkty opisane są szczegółowo niżej.

Zarządzanie umowami jest zawarte w planie Pro, bez limitu ilościowego. Wypróbuj 10 dni za darmo, bez danych do płatności.

Spis treści

1. Podpisywanie umów online: jak to działa
2. Regulamin i inne dokumenty w wersji cyfrowej
3. Co zapisuje tutaj umowa elektroniczna
4. Wypowiedzenie online przez klienta
5. Gdzie trafiają wypowiedzenia
6. Okresy wypowiedzenia i ostatni dzień na wypowiedzenie
7. Zmiana trwających umów — także po latach
8. Korekta cen, także w 200 umowach naraz
9. Pojedyncze rozliczenie: zmiana, pominięcie, przesunięcie, pauza
10. Faktury cykliczne: przebieg zbiorczy
11. Dlaczego żadna faktura nie powstaje dwa razy
12. Rozpoczęte miesiące: czego program nie liczy
13. Płatność: co działa, a co nie
14. Co zawiera umowa
15. Start: plan, przejście, zespół

Podpisywanie umów online: jak to działa

Funkcja jest opcjonalna i domyślnie wyłączona. Po włączeniu widoku online przy umowie program tworzy dwie rzeczy: niemożliwy do odgadnięcia adres internetowy i sześcioznakowy kod dostępu ze zbioru znaków bez mylących liter — 0 i O, 1 i l, 5 i S nie występują.

Oba są przy umowie, gotowe do skopiowania. Możesz je wysłać e-mailem albo podać klientowi przez telefon. Dla kilku umów tego samego klienta można nadać ten sam kod, żeby nie musiał pamiętać pięciu.

Klient trafia zawsze najpierw na wpisanie kodu, także wtedy, gdy klika prosto z e-maila. To nie jest szykana: wiele systemów pocztowych automatycznie klika linki w przychodzących wiadomościach, żeby sprawdzić je pod kątem szkodliwego oprogramowania. Podpis wywołany w ten sposób byłby bezwartościowy. Bez kodu nic nie jest widoczne, po dziesięciu nieudanych próbach dostęp jest zablokowany na 15 minut.

Potem klient widzi swoją umowę w oprawie Twojej firmy, z Twoim logo: pozycje, czas trwania, okres wypowiedzenia, następne rozliczenie. Nie potrzebuje konta klienta i nigdzie nie musi się rejestrować. Napis na przycisku ustalasz sam — domyślnie „Zaakceptuj umowę wiążąco".

Dopóki umowa czeka na podpis, nie jest rozliczana. I nie dostajesz powiadomienia, tylko widzisz to na liście: umowy nadal otwarte są tam oznaczone. Link nie wygasa — nie ma terminu, po którym coś dzieje się samo, nie ma też przycisku odrzucenia. Albo klient podpisze, albo sprawa pozostaje otwarta.

Jeśli później zmieni się coś istotnego, przez „poproś o akceptację ponownie" zamawiasz aneks. Klient widzi zmianę przez ten sam link. Zwykła korekta umowy nigdy sama nie prosi o nowy podpis — uruchamiasz to wyraźnie.

Regulamin i inne dokumenty w wersji cyfrowej

Do umowy należy zwykle więcej niż sama umowa. Regulamin, umowę powierzenia przetwarzania danych czy warunki licencji zapisujesz raz jako szablon i przy każdej umowie wybierasz, które mają iść w komplecie. Szablony z przełącznikiem „dołączaj automatycznie" leżą przy każdej nowej umowie od razu i można je pojedynczo odznaczyć. Dla każdego dokumentu decydujesz:

Żadne pole nie jest zaznaczone z góry, a każdy dokument można otworzyć również przed podpisaniem. Kto ma się zgodzić, musi najpierw móc przeczytać.

Plik szablonu jest przy dołączaniu kopiowany, nie linkowany. Jeśli później wymienisz swój regulamin, przy starej umowie zostaje wersja, na którą faktycznie wyrażono zgodę. Podpisany dokument jest zablokowany i nie da się go zmienić ani usunąć.

Co zapisuje tutaj umowa elektroniczna

Gdy klient podpisuje, program zapisuje:

• moment co do minuty
• imię i nazwisko oraz adres e-mail, które podał
• adres IP i identyfikator przeglądarki
• migawkę treści umowy wraz z sumą kontrolną
• które dokumenty i w której wersji zostały odhaczone

Migawka jest najważniejszą częścią. Bez niej udokumentowane byłoby tylko to, _że_ podpisano, a nie _co_ — a ponieważ strona umowy pokazuje zawsze stan aktualny, po następnej zmianie ceny nie dałoby się już odtworzyć, co było na ekranie.

Klient również widzi swój podpis trwale: data, nazwisko i adres, na który poszło potwierdzenie, stoją u góry jego strony umowy.

Jeszcze raz zastrzeżenie z pierwszego akapitu, bo jego miejsce jest tutaj: to udokumentowana akceptacja kliknięciem z protokołem, nie kwalifikowany podpis elektroniczny. Kto takiego podpisu koniecznie potrzebuje — bo na przykład ustawa wymaga formy pisemnej — będzie lepiej obsłużony przez wyspecjalizowanego dostawcę podpisu. Które umowy naprawdę wymagają formy pisemnej i kiedy wystarczy zwykły podpis, wyjaśnia artykuł podpisanie umowy cyfrowo.

Dodatkowo każda umowa prowadzi protokół: założona, zmieniona, podpisana, rozliczona, wstrzymana, wypowiedziana — za każdym razem z momentem.

Wypowiedzenie online przez klienta

Od 1 lipca 2022 r. § 312k niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) wymaga od firm, które oferują konsumentom online odpłatne umowy ciągłe, udostępnienia możliwości wypowiedzenia przez internet: przycisku z napisem „Verträge hier kündigen", dostępnego bez logowania, strony potwierdzenia z określonymi polami oraz natychmiastowego potwierdzenia w formie tekstowej. Jeśli tego brakuje lub jest wykonane błędnie, konsument może zakończyć umowę zgodnie z ust. 6 „w każdej chwili i bez zachowania okresu wypowiedzenia". Czy i w jakim zakresie dotyczy to Ciebie, wyjaśni Twój doradca prawny — my udostępniamy funkcję, nic ponadto.

Program oferuje do tego dwie strony.

Ogólna strona wypowiedzenia. Każdy najemca platformy dostaje własny adres, który może podlinkować na swojej stronie internetowej. Ta strona świadomie nie pokazuje żadnych danych — nie zna ani klientów, ani umów. Dlatego nie wymaga ani logowania, ani kodu dostępu. Klient wpisuje wszystko sam:

• rodzaj wypowiedzenia, a przy nadzwyczajnym dodatkowo przyczynę
• dane o swojej osobie
• której umowy dotyczy
• oczekiwaną datę zakończenia
• adres e-mail do potwierdzenia

Na tej stronie nie ma nic poza nazwą Twojej firmy, jednym zdaniem wyjaśnienia i przyciskiem. Żadnych ofert, żadnych prób zatrzymania, żadnego „czy na pewno?". To nie przypadek: niemiecki Trybunał Federalny orzekł 16 lipca 2026 r., że strona potwierdzenia jest zastrzeżona wyłącznie dla procesu wypowiedzenia.

Napis na przycisku celowo nie jest edytowalny. Brzmi „Verträge hier kündigen", a potwierdzenie „jetzt kündigen" — dosłownie tak jak w ustawie. Duzi dostawcy przegrywali w sądzie właśnie z powodu tych sformułowań; możliwość ich przeredagowania nie byłaby tu wolnością, lecz pułapką.

Po wysłaniu dzieją się dwie rzeczy. Klient od razu widzi oświadczenie o wypowiedzeniu ze znacznikiem czasu, które może wydrukować lub zapisać jako PDF. Oraz automatycznie otrzymuje potwierdzenie odbioru e-mailem — bez żadnego działania z Twojej strony. Ta wiadomość wychodzi przez Twoje własne dane SMTP, czyli w Twoim imieniu, nie w naszym.

Adres strony wypowiedzenia można w każdej chwili wygenerować na nowo, gdyby link rozszedł się zbyt szeroko. Stary od razu traci ważność.

Z poziomu umowy. Na stronie umowy klient może wypowiedzieć również tam, o ile udostępnisz to dla tej umowy. Ta droga jest chroniona kodem dostępu — znajdują się tam przecież jego dane umowy, a te nie należą na otwartą stronę.

Gdzie trafiają wypowiedzenia

Nie do Twojej skrzynki pocztowej. Wiążącym miejscem jest platforma: w sekcji Umowy jest zakładka „Otwarte wypowiedzenia" z licznikiem. E-mail to tylko powiadomienie.

Przy każdym wpływie widzisz wszystkie dane podane przez klienta, moment wpływu i drogę (strona ogólna czy z umowy). Jeśli wypowiedzenie przyszło z umowy, ta umowa jest już powiązana. Jeśli przyszło ze strony ogólnej, przypisania dokonujesz sam — klient celowo nie jest łączony automatycznie, bo nie musi znać żadnego numeru klienta i może zapisać swoje nazwisko inaczej, niż masz je w bazie.

Przy przypisaniu program wylicza z zapisanego okresu, kiedy umowa zakończyłaby się prawidłowo, i stawia tę datę obok życzenia klienta. Obie mogą się różnić. Decydujesz Ty; na życzenie do klienta idzie potwierdzenie. Jeśli żadna umowa nie pasuje, odkładasz wpływ z notatką. Nic nie ginie, a każda sprawa pozostaje wglądowa.

Wraz z przypisaniem kończy się też plan rozliczeń: po dacie zakończenia umowa nie pojawia się już w przebiegu zbiorczym.

Okresy wypowiedzenia i ostatni dzień na wypowiedzenie

Żeby program mógł liczyć, przy umowie zapisujesz początek, opcjonalnie koniec, automatyczne przedłużenie i okres wypowiedzenia. Okres składa się dowolnie: liczba + jednostka + punkt odniesienia — „trzy miesiące przed przedłużeniem", „cztery tygodnie przed końcem umowy", „14 dni w dowolnym momencie", opcjonalnie z dopiskiem „na koniec miesiąca, kwartału lub roku".

Powstają z tego dwa wskaźniki:

Liczona jest także umowa na czas nieokreślony z przedłużeniem miesięcznym. Jeśli zaczyna się 1 sierpnia, przedłuża się co miesiąc i ma jeden dzień wypowiedzenia, kolejnym terminem jest 1 września, a ostatnim dniem na wypowiedzenie 31 sierpnia. Jeśli klient wypowie dopiero we wrześniu, program liczy z kolejnym terminem.

Zmiana trwających umów — także po latach

To punkt, przy którym na forach zbiera się najwięcej skarg na inne programy: po utworzeniu umów nie da się już sensownie ruszyć. W Lexware Office faktury cykliczne po utworzeniu nie są już edytowalne. W jednym z wpisów na forum użytkownik opisuje swoje obejście orgaMAX: ograniczać umowy do jedenastu miesięcy, w grudniu ręcznie wypisać sto faktur z dodatkową pozycją, a w styczniu wszystko znów aktywować.

Tutaj obowiązuje: umowę można zmienić w każdej chwili. Otwierasz ją i zmieniasz pozycje, ilości, ceny, teksty, termin płatności, rytm rozliczeń. Niczego nie trzeba kasować i zakładać od nowa.

Dwie reguły, które warto znać:

• Już utworzone faktury pozostają nietknięte. Co wyszło, to wyszło — zmiana w umowie nigdy nie działa wstecz na gotowy dokument.
• Zmiana obowiązuje od następnego otwartego rozliczenia. Możliwa jest też zmiana rytmu w trakcie trwania umowy, np. z miesięcznego na kwartalny. Już rozliczone okresy zostają bez zmian.

Korekta cen, także w 200 umowach naraz

Podwyżka cen na przełomie roku to klasyczny przypadek, a otwieranie 200 umów po kolei nie jest rozwiązaniem. Dlatego jest korekta cen obejmująca wiele umów:

• procentowo lub jako stała kwota
• w górę i w dół — wartość ujemna obniża cenę
• na pozycję, nie na sumę umowy. Umowa z trzema pozycjami dostaje trzy korekty. Interfejs wyraźnie o tym informuje, bo to najczęstszy błąd myślowy.
• Przed zastosowaniem widać, ilu umów to dotyczy.

Decydujące jest pole „obowiązuje od". Zostaw dzisiejszą datę, a korekta zadziała natychmiast. Wpisz późniejszą datę, a zapiszesz już teraz zapowiedzianą podwyżkę — leży w umowie i sama wchodzi w życie we wskazanym dniu. Nie musisz więc wpisywać sobie do kalendarza, żeby w styczniu pomyśleć o cenach.

I pytanie, które za tym stoi: okres rozliczeniowy zaczynający się przed datą wejścia w życie zostanie rozliczony jeszcze po starej cenie. Kwartał zaczynający się 1 grudnia przebiega w całości po starej cenie, nawet jeśli podwyżka obowiązuje od 1 stycznia. Dotychczasowe ceny pozostają widoczne w historii umowy.

Pojedyncze rozliczenie: zmiana, pominięcie, przesunięcie, pauza

Na cztery najczęstsze wyjątki jest po jednej akcji — bez ruszania umowy:

Zmiana. Na liście rozliczeń każdy wiersz ma ikonę ołówka: ilość, cena jednostkowa i tekst pozycji dla dokładnie tego jednego rozliczenia. To przypadek „w grudniu dochodzi opłata manipulacyjna" albo „w tym miesiącu były dwa wyjazdy zamiast jednego". Zmiana obowiązuje tylko do utworzenia; potem liczy się wersja robocza, którą i tak możesz dalej edytować w edytorze dokumentów.

Pominięcie. Okres odpada z udokumentowaną przyczyną, rytm biegnie dalej normalnie.

Przesunięcie. To samo rozliczenie staje się wymagalne później, okres świadczenia pozostaje ten sam.

Pauza. Urlop rodzicielski, przerwa zimowa, remont: zapisujesz pauzę od–do, rozliczenia w jej obrębie odpadają, potem wszystko biegnie dalej. Możliwych jest kilka pauz na umowę i pozostają trwale widoczne. Umowy nie trzeba w tym celu kończyć i zakładać od nowa.

Faktury cykliczne: przebieg zbiorczy

Rytm jest dowolny: liczba plus jednostka. Co 5 dni, co 14 dni, miesięcznie, kwartalnie, półrocznie, rocznie. Do tego wybierasz, czy rozliczenie następuje z góry, czy z dołu.

W zakładce Rozliczenie wybierasz datę, a pod nią stoi jedna lista: wszystko, co jest wymagalne do tego dnia, w ramach wszystkich umów. Zaznaczasz wszystko, wyjmujesz pojedyncze pozycje, klikasz raz. Pasek postępu idzie razem z Tobą. 500 umów w jednym przebiegu to nie problem — program w tle dzieli przebieg na bloki, żeby nie urwał się w połowie, a błąd przy jednej umowie nie wywraca całego przebiegu.

Jeśli zapomniałeś o miesiącu, nie musisz nic nadrabiać: lista zawsze pokazuje wszystko, co otwarte do wybranej daty, również z przeszłości. Utworzona faktura nosi datę dzisiejszą, okres świadczenia jest podany osobno.

Powstają wyłącznie wersje robocze faktur. Nie ma przełącznika, który tworzy lub wysyła faktury automatycznie. Finalizacja i wysyłka odbywają się zwykłą drogą, przez Ciebie. Dzięki temu żadna automatycznie utworzona błędna faktura nie trafi do klienta.

Trzy rzeczy dzieją się przy tym automatycznie:

• Podatek jest ustalany na nowo przy każdym tworzeniu. Zmieni się stawka albo przejdziesz na zwolnienie podmiotowe — zadziała to na wszystkie przyszłe faktury bez ruszania umów.
• Adres klienta pochodzi świeżo z danych podstawowych. Jeśli klient się przeprowadził, na fakturze jest nowy adres.
• Okres świadczenia wchodzi do tekstu. W tekstach nagłówka, stopki i pozycji wstawiasz znaczniki: z Serwis za {period} powstaje Serwis za 01.09.2026 – 30.11.2026. Dalsze znaczniki to {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} i {period_year}. Nikt nie musi ich przepisywać, są oferowane jako klikalne elementy.

Czy z wersji roboczej powstanie ostatecznie e-faktura, decyduje jak zawsze ustawienie przy kliencie — umowa niczego tu nie zmienia.

Szczegół, który daje o sobie znać dopiero po miesiącach: jeśli umowa miesięczna startuje 31 stycznia, wiele programów od lutego zostaje na stałe przy 28. Tutaj umowa zapamiętuje swój dzień kotwiczny. W lutym data jest skracana do ostatniego dnia miesiąca, w marcu faktura wraca na 31.

Dlaczego żadna faktura nie powstaje dwa razy

Pyta o to każdy, kto raz przejechał się na automatyce abonamentów: co się stanie przy podwójnym kliknięciu, przy odświeżeniu strony, gdy dwóch pracowników naciśnie przycisk równocześnie?

Odpowiedź: nic. Na umowę i okres może powstać technicznie tylko dokładnie jedna faktura. To nie jest kontrola w programie, o której można zapomnieć, lecz blokada w bazie danych.

Powiedzmy otwarcie: okres, dla którego powstał dokument, uchodzi za rozliczony — nawet jeśli później dokument wystornujesz. Na platformie dokumentów się nie usuwa, tylko storniuje, a wystornowany dokument nadal się liczy. Jeśli naprawdę chcesz rozliczyć ten okres jeszcze raz, zwalniasz go w umowie jednym kliknięciem.

Rozpoczęte miesiące: czego program nie liczy

Nie ma rozliczenia proporcjonalnego. Jeśli umowa zaczyna się 15 sierpnia, pół faktury za sierpień nie powstanie samo z siebie. To świadoma decyzja: liczenie proporcjonalne jest najbardziej podatnym na błędy miejscem każdego rozliczenia, a przy umowach serwisowych i hostingowych rzadko jest potrzebne.

Mimo to są dwie drogi:

• Pierwsze rozliczenie od to osobne pole, niezależne od początku umowy. Umowa od 15.08, pierwsze rozliczenie od 01.09 — wtedy od września wszystko biegnie czysto w rytmie miesięcznym.
• Jednorazowa korekta pierwszej wersji roboczej. Przez zmianę na liście rozliczeń albo bezpośrednio w dokumencie.

Kto musi rozliczać proporcjonalnie wiele rozpoczętych okresów, powinien wiedzieć o tym wcześniej.

Płatność: co działa, a co nie

Nie ma obsługi poleceń zapłaty SEPA. Żadnego mandatu z referencją, żadnego identyfikatora wierzyciela, żadnego pliku XML dla banku, żadnego połączenia z bankiem, które pobiera pieniądze. „Polecenie zapłaty SEPA" można wybrać jako sposób płatności i wtedy widnieje na fakturze — ale nic nie zostaje pobrane. Na forach automatyczne pobranie jest najczęściej wymienianym wymogiem w biznesie abonamentowym. Kto musi ściągać 200 składek miesięcznie jak siłownia, jest tu w złym miejscu.

To, co jest, to kierunek odwrotny: importujesz obroty na koncie i przypisujesz płatności do dokumentów. Na dokumencie widzisz wtedy, ile jest zapłacone, a pozycje otwarte trafiają do windykacji. Jeśli klient nie płaci, nie pomoże zarządzanie umowami, lecz upomnienia i co robić przy zwłoce w płatności.

Co zawiera umowa

Umowa nie jest tu okrojonym formatem specjalnym, lecz równie bogata jak faktura bez daty. Wprowadzasz ją w tym samym edytorze pozycji, który znasz ze swoich dokumentów:

• pozycje z ilością, jednostką, ceną jednostkową, rabatem i stawką podatku — z danych artykułów albo wpisane ręcznie
• wiersze tekstowe bez kwoty na wyjaśnienia i śródtytuły
• sumy pośrednie
• tekst nagłówka i stopki, wstępnie wypełniony z szablonu w ustawieniach firmy
• sposób płatności, termin płatności, język, waluta, profil graficzny
• odrębna osoba kontaktowa tylko dla tej umowy
• notatka wewnętrzna, która nigdy nie pojawia się w portalu

Przy przekształceniu w fakturę nic nie ginie i nic nie musi być prowadzone podwójnie. Dziewięć języków i własna waluta są ustawialne na umowę; utworzona faktura przejmuje oba. Listę umów można wyeksportować do Excela.

Start: plan, przejście, zespół

Zawarte w planie Pro, bez ograniczenia liczby umów. Pozycję menu widzą wszyscy; bez aktywacji możliwy jest podgląd, ale nie zakładanie, zmiana i rozliczanie.

Pierwsza umowa zajmuje około pięciu minut. Wybrać klienta, wprowadzić pozycje, ustawić rytm i okres wypowiedzenia, gotowe.

Importu istniejących umów nie ma. Pierwsze umowy przepisujesz ręcznie. Potem idzie szybko: każdą umowę można skopiować i użyć jako szablonu — klient, referencja i data zakończenia zostają celowo puste, a początek stoi na dziś, żeby nie rozliczyć przypadkiem wstecz. Alternatywnie startujesz umowę z istniejącej oferty z tymi samymi pozycjami.

Kilku pracowników może z tego korzystać. Właściciel, administratorzy i pracownicy mogą przeglądać, edytować i wypowiadać; dostęp tylko do odczytu i doradca podatkowy mogą jedynie przeglądać. Kto co zrobił, stoi w historii umowy.

Poczta idzie przez Twoje własne dane SMTP, czyli spod Twojego nadawcy. Są szablony na wysyłkę umowy, zmianę, potwierdzenie akceptacji, potwierdzenie odbioru wypowiedzenia i potwierdzenie wypowiedzenia, każdy ze znacznikami na numer umowy, link i kod dostępu. Każdą ręcznie wywołaną wiadomość możesz przed wysłaniem jeszcze zmienić. Bez skonfigurowanego SMTP część online pozostaje zablokowana — program zwraca na to uwagę przy umowie.

Wypróbuj 10 dni za darmo — bez danych do płatności, bez wypowiadania. Test kończy się sam po 10 dniach.