BWA samodzielnie: która kwota trafia do którego wiersza

Samodzielne sporządzenie BWA – niemieckiej „betriebswirtschaftliche Auswertung", czyli bieżącej analizy wyników – nie jest sztuką księgową. To praca sortownicza, a potem dodawanie. Potrzebujesz dwóch stosów: faktur, które wystawiłeś, i wydatków, które zapłaciłeś. Oraz stałej kolejności: zsumować przychody, oddzielić materiał od reszty, poukładać pozostałe koszty w sześć do ośmiu bloków, policzyć amortyzację proporcjonalnie, zdarzenia jednorazowe zepchnąć na dół. To, co z tego wychodzi, nazywa się „wynikiem wstępnym". Trudna jest nie arytmetyka, tylko przypisanie: wpłata VAT do urzędu skarbowego w ogóle nie należy do BWA, spłata kredytu też nie – odsetki owszem, ale na samym dole.

Ten artykuł ma charakter ogólny i nie zastępuje porady podatkowej ani prawnej.

Spis treści

1. Szkielet: BWA jako łańcuch obliczeń
2. Tak wygląda gotowa BWA: wszystkie pozycje w jednym miejscu
3. Krok 1: ustal okres i metodę
4. Krok 2: zsumuj przychody – i co do nich nie należy
5. Krok 3: pogrupuj wydatki – tabela przypisań
6. Krok 4: policz amortyzację
7. Krok 5: zdarzenia jednorazowe na dół
8. Krok 6: podlicz wszystko – pełny przykład
9. Krok 7: kolumny procentowe i porównanie z rokiem poprzednim
10. Cztery sprawdzenia, zanim oddasz BWA
11. Dlaczego Twój wynik nigdy nie zgadza się z decyzją podatkową
12. Kto wymaga BWA – i co odbiorcy z niej odczytują
13. Zestawienie wyników w Easy Invoice – i czego w nim nie ma
14. Najczęstsze pytania

Szkielet: BWA jako łańcuch obliczeń

BWA to skrót od „betriebswirtschaftliche Auswertung", czyli analizy wyników firmy. Pojęcie nie pochodzi z ustawy, lecz z praktyki niemieckich doradców podatkowych – najbardziej rozpowszechniona jest standardowa BWA nr 01 firmy DATEV, nazywana tam „kurzfristige Erfolgsrechnung", czyli krótkookresowym rachunkiem wyników. Nie ma obowiązku jej sporządzania, nie ma narzuconej formy ani odbiorcy w urzędzie skarbowym. Możesz zbudować ją sam.

I zawsze jest to ten sam łańcuch. Kto zrozumie te dziewięć wierszy, ma cały mechanizm:

   Przychody ze sprzedaży          (wszystko z Twojej właściwej pracy, netto)
 + Zmiana stanu produkcji          (praca gotowa, jeszcze nie zafakturowana)
 = Produkcja ogółem
 − Zużycie materiałów              (materiał i usługi obce)
 = Zysk brutto
 − Bloki kosztów                   (lokal, pojazdy, personel, reklama,
                                    ubezpieczenia, amortyzacja, pozostałe)
 = Wynik operacyjny
 + przychody neutralne − koszty neutralne  (jednorazowe, odsetki)
 = Wynik wstępny

Dwie linie podziału niosą całą wartość informacyjną i właśnie przy nich najczęściej robi się bałagan, gdy liczy się samemu:

• Pierwsza linia to zużycie materiałów. Materiał i usługi obce oddziela się od wszystkich innych kosztów, bo rosną razem z obrotem: podwójne zlecenie oznacza podwójny materiał, ale nie podwójny czynsz. Dlatego zysk brutto pokazuje, co zostaje z każdego złotego obrotu po materiale – i czy to się pogarsza.
• Druga linia jest na dole, przed pozycjami neutralnymi. Wszystko jednorazowe i niezwiązane z firmą trzyma się poza wynikiem operacyjnym. Inaczej miesiąc, w którym sprzedałeś stary bus, wygląda jak dobry miesiąc handlowy.

Jako przykład przewodni biorę firmę elektryczną bez pracowników, okres od 1 stycznia do 30 września.

Tak wygląda gotowa BWA: wszystkie pozycje w jednym miejscu

Zanim zaczniesz liczyć, oto cel – lista pozycji, które ostatecznie znajdą się na kartce. To samo zestawienie działa też w drugą stronę: jeśli ktoś położy przed Tobą BWA, możesz ją z nim przeczytać od góry do dołu.

Gdzie zatem jest zysk? W ostatnim wierszu. Ale słowo „wstępny" przed nim jest poważne: ta kwota to jeszcze nie zysk, od którego zapłacisz podatek. Dlaczego tak jest i jak duża bywa różnica, wyjaśnia dalsza część o decyzji podatkowej.

Nie potrzebujesz każdego wiersza. Kto nie ma pracowników, zostawia koszty osobowe puste; kto sprzedaje czystą usługę, nie ma zużycia materiałów. Pusty wiersz to nie błąd – brakujący już tak: jeśli firma handlowa złoży BWA całkiem bez zużycia materiałów, każdy czytelnik od razu to zauważy.

Niektóre BWA mają pod wynikiem operacyjnym jeszcze wiersz podatki. Pojawia się w nim niemiecki podatek od działalności gospodarczej – który wprawdzie się płaci, ale wyraźnie nie jest kosztem uzyskania przychodu (§ 4 ust. 5b niemieckiej ustawy o podatku dochodowym). W jednoosobowej działalności pierwsze 24 500 € dochodu z działalności i tak pozostaje wolne (§ 11 ust. 1 niemieckiej ustawy o Gewerbesteuer).

Krok 1: ustal okres i metodę

Przygotuj cztery rzeczy, zanim zaczniesz: wszystkie faktury sprzedaży z danego okresu, wszystkie faktury zakupu i paragony, wyciągi z konta firmowego oraz listę większych zakupów z ostatnich lat z ceną i datą. Tę ostatnią listę zapomina prawie każdy – bez niej zabraknie potem amortyzacji.

Okres: od 1 stycznia do ostatniego w pełni zamkniętego miesiąca. Nie pojedynczy miesiąc, tylko narastająco – w bankach „aktualna BWA" prawie zawsze oznacza właśnie ujęcie narastające. Napisz okres dużymi literami u góry kartki; BWA bez daty to najczęstszy powód dopytywania.

Metoda: musisz wybrać jedno z dwóch ujęć i przy nim zostać.

Oba są do obrony. Nie wolno ich mieszać – przychody według daty faktury, a wydatki według obciążenia konta. Zanotuj swój wybór na kartce. Jeśli ustalasz dochód kasowo, ujęcie płatnicze jest zwykle naturalniejsze; jak działa ten sposób ustalania dochodu, opisuje nasz artykuł rozliczenie podatkowe samodzielnie przy samozatrudnieniu.

Krok 2: zsumuj przychody – i co do nich nie należy

Zsumuj wszystkie faktury sprzedaży z okresu, netto – czyli bez VAT. Korekty i storna odejmujesz.

W przykładzie:

Cztery rzeczy regularnie trafiają tu przez pomyłkę:

• VAT. To pozycja przechodnia, nie przychód. Kto sumuje kwoty brutto, zawyża obrót o 19 procent. (Przy niemieckim zwolnieniu dla drobnych przedsiębiorców problem nie występuje – brutto i netto są takie same, zobacz faktura bez VAT.)
• Wypłacone kredyty. Na koncie wyglądają jak pieniądze, ale to dług, nie obrót.
• Wpłaty prywatne. Dołożenie własnych pieniędzy nie jest przychodem.
• Sprzedaż majątku firmy. Stary bus trafia na dół, do przychodów neutralnych, a nie do obrotu.

Wiersz zmiana stanu produkcji powyżej dotyczy tylko tych, którzy mają gotową lub zaczętą pracę na magazynie – u usługodawców i małych zakładów zwykle zostaje pusty. Bez inwentaryzacji i tak nie da się go rzetelnie wypełnić. W przykładzie: 0 €, czyli produkcja ogółem to również 116 000 €.

Krok 3: pogrupuj wydatki – tabela przypisań

To ta część, która decyduje o jakości Twojej BWA. Weź dokumenty kosztowe i każdemu nadaj przypisanie. Nie „koszt działalności" – tylko jeden z tych bloków:

A to w ogóle nie należy do BWA:

Praktyczna sztuczka: zrób sobie to przypisanie raz jako listę i przy pierwszym przejściu zapisz je w prawym górnym rogu każdego dokumentu. W kolejnym miesiącu będziesz już tylko sortować, zamiast za każdym razem myśleć od nowa. Jeśli i tak archiwizujesz faktury zakupu cyfrowo, nadaj kategorię już przy wprowadzaniu – jak robić to systematycznie, opisuje artykuł zarządzanie fakturami zakupowymi.

W przykładzie wychodzi:

Krok 4: policz amortyzację

Wszystkiego, co kosztowało więcej niż 800 € netto i służy dłużej niż rok, nie odliczysz naraz – rozkładasz to na okres używania. Rachunek jest prosty:

cena zakupu netto ÷ okres używania w latach       = amortyzacja roczna
amortyzacja roczna ÷ 12 × liczba miesięcy okresu  = Twoja część do BWA

Okresu używania nie wybierasz dowolnie – służy do tego tabela amortyzacyjna niemieckiego Ministerstwa Finansów. Kilka wartości z niej:

W przykładzie są dwa zakupy:

Dwa częste przypadki szczególne:

• Między 250 a 1 000 € netto możesz zamiast tego wrzucić przedmioty do pozycji zbiorczej i rozliczać ją równomiernie przez pięć lat (§ 6 ust. 2a EStG). Decyzja obowiązuje jednolicie na cały rok – nie sprzęt po sprzęcie.
• Jeśli w trakcie roku nie wiesz dokładnie, oszacuj i dopisz „szacunek". Oznaczony szacunek jest dużo lepszy niż pusty wiersz: bez amortyzacji Twój wynik systematycznie wygląda za dobrze, a właśnie tego szukają czytelnicy, którzy widzą wiele BWA.

Krok 5: zdarzenia jednorazowe na dół

Teraz przejdź jeszcze raz przez całość i wyjmij wszystko, co nie ma nic wspólnego z Twoją właściwą działalnością albo się nie powtarza. To wędruje pod wynik operacyjny:

• sprzedaż starego busa: 3 000 € przychodu neutralnego
• odsetki od kredytu na pojazd: 1 100 € kosztu neutralnego
• tu należą też: odszkodowania, zwroty z lat poprzednich, odsetki otrzymane

Po co ten wysiłek? Bo inaczej wynik operacyjny przestaje być porównywalny. Pytanie, które zadaje każdy czytelnik Twojej BWA, brzmi: „Czy firma utrzymuje się z bieżącej działalności?". Sprzedaż pojazdu na to pytanie nie odpowiada.

Krok 6: podlicz wszystko – pełny przykład

Teraz zostaje już tylko przejść łańcuch od góry:

To jest BWA. Dziewięć miesięcy, jedna kartka, a każdą kwotę da się prześledzić aż do stosu dokumentów.

Krok 7: kolumny procentowe i porównanie z rokiem poprzednim

Kwoty bezwzględne to dopiero połowa analizy. Dopiero dwa dodatki robią z tego narzędzie zarządcze – i to na nie wprawni czytelnicy patrzą najpierw.

Kolumna procentowa odnosi każdy wiersz do produkcji ogółem:

pozycja ÷ produkcja ogółem × 100 = udział w procentach

Porównanie roczne stawia obok ten sam okres roku poprzedniego:

I nagle na kartce pojawia się właściwa wiadomość: obrót wzrósł o 14 procent, ale procentowo zostaje mniej zysku brutto niż rok wcześniej. Materiał i usługi obce rosły szybciej niż ceny. W liczbach bezwzględnych rok wyglądał dobrze; w procentach widać, że zniknęły trzy punkty marży – przy produkcji 116 000 € to około 3 800 €.

Powszechnie obowiązującej wartości docelowej dla tych wskaźników nie ma – firma handlowa wygląda zupełnie inaczej niż usługowa. Twoją miarą jest Twój własny rok poprzedni.

Właśnie po to robi się BWA. Nie dla banku.

Cztery sprawdzenia, zanim oddasz BWA

1. Kontrola przez konto: czy przychody mniej więcej zgadzają się z wpływami plus nieopłaconymi fakturami? Duże odchylenia oznaczają zwykle fakturę ujętą dwa razy albo pominiętą.
2. Przejdź puste wiersze: czy gdzieś jest 0 €, gdzie powinna być kwota? Zakład rzemieślniczy bez zużycia materiałów, firma z pojazdem bez kosztów pojazdu – to rzuca się w oczy.
3. Przelicz na rok: wynik ÷ liczba miesięcy × 12. W przykładzie: 42 950 ÷ 9 × 12 = około 57 300 € rocznie. Czy ten rząd wielkości pasuje do Twoich zaliczek na podatek? Jeśli nie, albo BWA jest błędna – albo zaliczkę należałoby zmienić.
4. Daj sobie przeliczyć: każda suma pośrednia musi wynikać z wierszy powyżej. Wynik, którego nie da się przeliczyć, to najczęstszy powód, dla którego samodzielnie zrobiona analiza wraca.

Dlaczego Twój wynik nigdy nie zgadza się z decyzją podatkową

42 950 € z przykładu to nie jest dochód, od którego ostatecznie zapłacisz podatek. To nie błąd, tylko cecha wbudowana – słowo „wstępny" nie stoi tam przypadkiem. Cztery powody:

• Brakuje jeszcze udziałów prywatnych. Jeśli auto firmowe jeździ w 20 procentach prywatnie, około 1 370 € z 6 850 € kosztów pojazdu nie należy do firmy. To samo dotyczy telefonu i internetu.
• Nie ujęto zapasu. Materiał leżący jeszcze w magazynie jest zapłacony, ale niezużyty.
• Brakuje rozliczeń międzyokresowych. Składka ubezpieczeniowa za dwanaście miesięcy, zapłacona w styczniu, w ujęciu kasowym siedzi w całości w tym okresie.
• Przesuwają się momenty. Faktura grudniowa zapłacona w styczniu należy w rozliczeniu kasowym do następnego roku.

Po korekcie o udział prywatny przykład wyszedłby raczej na 41 300 € niż 42 950 €. Jeśli Twój doradca dojdzie później do innej liczby, to normalny przypadek – nie powód do sporu.

Kto wymaga BWA – i co odbiorcy z niej odczytują

Prawie nikt nie robi BWA dobrowolnie. Zwykle ktoś zadzwonił:

Bank przed kredytem albo leasingiem. Ustawowego obowiązku ujawnienia w ogóle tu nie ma: § 18 niemieckiego prawa bankowego działa dopiero, gdy kredyt łącznie przekroczy 1,5 miliona euro – i wymienia sprawozdania roczne, a nie BWA. Bank pyta z praktycznego powodu: Twoje ostatnie sprawozdanie ma dwanaście do osiemnastu miesięcy, a decydować musi o racie od przyszłego miesiąca. BWA zamyka tę lukę. Dlatego oczekuje się wartości narastających i porównania z rokiem poprzednim – pojedynczy miesiąc bez porównania nie odpowiada na to pytanie.

Kasa chorych. Jeśli jesteś w Niemczech ubezpieczony dobrowolnie w systemie ustawowym i prowadzisz działalność jako główne zajęcie, kasa ustala składki najpierw tymczasowo (§ 240 ust. 4a niemieckiego kodeksu socjalnego, księga V), a rozlicza je ostatecznie po decyzji podatkowej. W tej fazie BWA to zwyczajowy sposób uwiarygodnienia spadku dochodów. Ważne: kto przez trzy lata nie przedłoży decyzji podatkowej, zostaje ostatecznie zakwalifikowany według górnej granicy podstawy wymiaru – czyli maksymalnej.

Firmy leasingowe, wynajmujący i instytucje wsparcia pytają z tego samego powodu. We wszystkich tych przypadkach ustal wcześniej, o jaki okres chodzi i czy analiza sporządzona samodzielnie zostanie przyjęta.

Jak często to się opłaca? Do jednorazowej sprawy wystarczy jedna. Dla Ciebie samego coś pokazuje dopiero powtarzalność – miesięcznie jest idealnie, kwartalnie to minimum. Pojedyncza BWA mówi niewiele; trzy po sobie pokazują, czy udział materiału Ci ucieka.

Jeden telefon wcześniej się opłaca: zapytaj swojego doradcę podatkowego, czy BWA jest już zawarta w bieżącej księgowości. Kto i tak oddaje księgowość, bardzo często dawno za nią zapłacił – po prostu nie jest wysyłana automatycznie. Czego doradca od Ciebie potrzebuje, opisuje artykuł o księgowości przygotowawczej.

Zestawienie wyników w Easy Invoice – i czego w nim nie ma

Jeśli i tak wprowadzasz faktury i wydatki do programu, praca sortownicza z kroku 3 jest już wykonana – analiza powstaje wtedy z kategorii, które nadałeś przy wprowadzaniu.

W Easy Invoice znajdziesz ją w Raporty → Zestawienie wyników. Nie nazywa się tam „BWA", bo to pojęcie ze świata doradców podatkowych, ale odwzorowuje dokładnie powyższy łańcuch: przychody, produkcja ogółem, zużycie materiałów, zysk brutto, bloki kosztów, wynik operacyjny, pozycje neutralne, wynik wstępny. Do tego dochodzi przebieg miesięczny i porównanie z tym samym okresem wcześniej, które inaczej musiałbyś dopisać ręcznie. Wynik wydasz jako plik Excela albo PDF.

Czego nie ma w środku, warto wiedzieć, zanim na tym polegniesz: koszty osobowe i amortyzacja nie są ujmowane, podobnie jak towar w magazynie i instalacje wykonane we własnym zakresie. Wiersze istnieją, ale zostają puste. Dla samozatrudnionych bez pracowników to użyteczne – amortyzację dopisujesz ręcznie według kroku 4. Kto płaci wynagrodzenia albo ma większe maszyny, nadal potrzebuje BWA z księgowości doradcy.

Najczęstsze pytania

Czy naprawdę mogę zrobić BWA za darmo samodzielnie? Tak. Nie potrzebujesz do tego programu – wystarczy tabela z wierszami ze szkieletu, a jej zbudowanie zajmuje godzinę do dwóch. Potem bieżący nakład zależy już tylko od tego, jak porządnie posortowane są Twoje dokumenty.

Czy BWA musi pochodzić od doradcy podatkowego? Nie. Nie jest wymagany ani podpis, ani określony nadawca. Niektóre banki same proszą o analizę „z księgowości" – w takim przypadku dopytaj, zanim włożysz w to pracę.

Czy samodzielnie zrobiona analiza nie wygląda niepoważnie? Nie, jeśli są okres, metoda, porównanie z rokiem poprzednim i zrozumiały układ. Rzuca się w oczy co innego: okrągłe kwoty bez groszy, brakujące bloki kosztów i sumy pośrednie, których nie da się przeliczyć.

Czy muszę wysłać BWA do urzędu skarbowego? Z własnej inicjatywy nie. Urząd dostaje na koniec roku rozliczenie dochodu albo sprawozdanie. Przy kontroli urzędnik może jednak zażądać dostępu do danych księgowych – czego się wtedy oczekuje, wyjaśnia nasz artykuł o zasadach GoBD.

BWA a rozliczenie dochodu – czy to to samo? Nie. Rozliczenie dochodu to roczne wyliczenie dla urzędu, w sztywnej strukturze formularza. BWA to dobrowolny stan pośredni, który możesz ułożyć tak, jak Ci wygodnie.

Co robić, gdy BWA pokazuje stratę? Nic nie upiększać. Wyjaśniona strata jest w banku lepsza niż wypolerowany zysk, który wali się przy sprawozdaniu rocznym. Dołóż dwa zdania wyjaśnienia – jednorazowy zakup, przesunięte duże zlecenie, choroba. Dokładnie po to są wiersze neutralne.

A jeśli klienci nie płacą – czy widać to w BWA? W ujęciu według daty faktury obrót tam jest, choć pieniędzy nie ma. Dlatego banki proszą dodatkowo o listę nieopłaconych faktur. Jak systematycznie tego pilnować, opisuje Klient nie płaci faktury – co zrobić?.