Contractbeheer: contracten online laten ondertekenen en periodiek factureren

Het contractbeheer van de Easy Invoice Cloud doet twee dingen: het laat uw klanten contracten online ondertekenen — bindend, met één klik, zonder papier en zonder klantaccount — en het maakt daaruit terugkerende facturen met één druk op de knop. Het is bedoeld voor onderhoud, hosting, support, retainers en maandelijkse vaste bedragen.

Zodat meteen duidelijk is wat u krijgt en wat niet: de online ondertekening is een gedocumenteerde aanvaarding per klik — vastgelegd worden tijdstip, naam, e-mailadres, IP-adres en een momentopname van wat er op het scherm stond. Het is geen gekwalificeerde elektronische handtekening zoals bij een handtekeningdienst. Voor onderhouds-, hosting- en supportcontracten is dat de gebruikelijke weg; geldt voor uw contracten een voorgeschreven vorm, bespreek dat dan met uw juridisch adviseur. Ook niet inbegrepen: automatische incasso en pro-rataberekening van gebroken maanden. Beide staan verderop uitgebreid beschreven.

Contractbeheer is inbegrepen in het Pro-pakket, zonder aantalsbeperking. 10 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens.

Inhoud

1. Contracten online laten ondertekenen: zo werkt het
2. Algemene voorwaarden en andere documenten digitaal meesturen
3. Wat een elektronisch contract hier vastlegt
4. Klanten online laten opzeggen
5. Waar opzeggingen terechtkomen
6. Opzegtermijnen en de laatste opzegdag
7. Lopende contracten wijzigen — ook na jaren
8. Prijzen aanpassen, ook bij 200 contracten tegelijk
9. Eén afrekening aanpassen, overslaan, uitstellen of pauzeren
10. Terugkerende facturen: de verzamelrun
11. Waarom geen factuur dubbel ontstaat
12. Gebroken maanden: wat de software niet berekent
13. Betaling: wat wel en wat niet
14. Wat er allemaal in een contract staat
15. Aan de slag: pakket, overstap, team

Contracten online laten ondertekenen: zo werkt het

De functie is optioneel en standaard uit. Zet u de online weergave op een contract aan, dan maakt de software twee dingen: een niet te raden internetadres en een zescijferige toegangscode uit een tekenreeks zonder verwarrende tekens — 0 en O, 1 en l, 5 en S komen niet voor.

Beide staan bij het contract om te kopiëren. U kunt ze per e-mail sturen of de klant telefonisch doorgeven. Voor meerdere contracten van dezelfde klant kunt u dezelfde code gebruiken, zodat hij er geen vijf hoeft te onthouden.

De klant komt altijd eerst bij de code-invoer, ook als hij rechtstreeks vanuit de e-mail klikt. Dat is geen pesterij: veel mailsystemen klikken links in binnenkomende berichten automatisch aan om ze op schadelijke software te controleren. Een zo uitgelokte ondertekening zou waardeloos zijn. Zonder code is niets zichtbaar, na tien mislukte pogingen is de toegang 15 minuten geblokkeerd.

Daarna ziet de klant zijn contract in de uitstraling van uw bedrijf, met uw logo: regels, looptijd, opzegtermijn, volgende afrekening. Een klantaccount heeft hij niet nodig, registreren hoeft nergens. De tekst op de knop bepaalt u zelf — standaard is „Contract bindend aanvaarden".

Zolang een contract op ondertekening wacht, wordt het niet afgerekend. En u krijgt geen melding, u ziet het in de lijst: contracten die nog openstaan, staan daar als zodanig. De link verloopt niet — er is geen termijn waarna er vanzelf iets gebeurt, en een weigerknop is er ook niet. Ofwel de klant tekent, ofwel het geval blijft openstaan.

Verandert er later iets wezenlijks, dan vraagt u via „aanvaarding opnieuw vragen" een aanvulling aan. De klant ziet de wijziging via dezelfde link. Een gewone correctie in het contract vraagt nooit uit zichzelf om een nieuwe handtekening — dat start u uitdrukkelijk zelf.

Algemene voorwaarden en andere documenten digitaal meesturen

Bij een contract hoort meestal meer dan het contract zelf. Algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst of licentievoorwaarden legt u één keer als sjabloon vast en per contract kiest u welke meegaan. Sjablonen met de schakelaar „automatisch bijvoegen" liggen bij elk nieuw contract meteen klaar en zijn afzonderlijk af te vinken. Per document beslist u:

Geen enkel vinkje staat vooraf aan, en elk document is ook vóór de ondertekening te openen. Wie moet instemmen, moet eerst kunnen lezen.

Het bestand achter een sjabloon wordt bij het bijvoegen gekopieerd, niet gekoppeld. Vervangt u uw voorwaarden later, dan blijft bij het oude contract de versie liggen waarmee daadwerkelijk is ingestemd. Een ondertekend document is vergrendeld en kan niet worden gewijzigd of verwijderd.

Wat een elektronisch contract hier vastlegt

Ondertekent de klant, dan slaat de software op:

• het tijdstip op de minuut
• de naam en het e-mailadres die hij heeft opgegeven
• het IP-adres en de browserkenmerken
• een momentopname van de contractinhoud inclusief controlegetal
• welke documenten in welke versie zijn afgevinkt

De momentopname is het belangrijkste deel. Zonder die opname zou alleen vaststaan _dat_ er is getekend, niet _waarvoor_ — en omdat de contractpagina altijd de actuele stand toont, zou na de volgende prijswijziging niet meer te achterhalen zijn wat er op het scherm stond.

De klant ziet zijn ondertekening ook permanent: datum, naam en het adres waarnaar de bevestiging ging, staan bovenaan zijn contractpagina.

Nog eens de nuance uit de eerste alinea, want hier hoort ze thuis: dit is een gedocumenteerde aanvaarding per klik met protocol, geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Wie zo'n handtekening echt nodig heeft — bijvoorbeeld omdat de wet schriftelijke vorm eist — is bij een gespecialiseerde handtekeningdienst beter af. Welke contracten de schriftelijke vorm echt eisen en wanneer de eenvoudige handtekening volstaat, legt contract digitaal ondertekenen uit.

Daarnaast houdt elk contract een logboek bij: aangemaakt, gewijzigd, ondertekend, afgerekend, gepauzeerd, opgezegd — telkens met tijdstip.

Klanten online laten opzeggen

Sinds 1 juli 2022 verplicht § 312k van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) bedrijven die consumenten online betaalde doorlopende contracten aanbieden om een opzegmogelijkheid op internet te bieden: een knop met de tekst „Verträge hier kündigen" die zonder inloggen bereikbaar is, een bevestigingspagina met bepaalde invoervelden en een onmiddellijke bevestiging in tekstvorm. Ontbreekt dat of is het verkeerd gebouwd, dan kan de consument het contract volgens lid 6 „op elk moment en zonder inachtneming van een opzegtermijn" beëindigen. Of en in hoeverre dit voor u geldt, bespreekt u met uw juridisch adviseur — wij stellen de functie beschikbaar, meer niet.

De software biedt daarvoor twee pagina's.

De algemene opzegpagina. Elke gebruiker krijgt een eigen adres om vanaf de eigen website naar te linken. Deze pagina toont bewust geen gegevens — ze kent klanten noch contracten. Daarom is er noch een login noch een toegangscode nodig. De klant vult alles zelf in:

• soort opzegging, bij een buitengewone opzegging ook de reden
• gegevens over zijn persoon
• welk contract hij bedoelt
• gewenste einddatum
• e-mailadres voor de bevestiging

Op die pagina staat niets behalve uw bedrijfsnaam, één zin uitleg en de knop. Geen aanbiedingen, geen behoudpogingen, geen „weet u het zeker?". Dat is geen toeval: het Duitse Bundesgerichtshof heeft op 16 juli 2026 beslist dat de bevestigingspagina uitsluitend voor de opzegging is bedoeld.

De tekst op de knop is bewust niet vrij te kiezen. Er staat „Verträge hier kündigen", de bevestiging heet „jetzt kündigen" — woordelijk zoals in de wet. Grote aanbieders hebben juist op deze formuleringen rechtszaken verloren; vrije tekst zou hier geen vrijheid zijn, maar een valkuil.

Na het verzenden gebeuren er twee dingen. De klant ziet meteen een opzeggingsverklaring met tijdstip van ontvangst die hij kan afdrukken of als pdf kan opslaan. En hij krijgt automatisch een ontvangstbevestiging per e-mail — zonder dat u iets hoeft te doen. Die mail gaat via uw eigen SMTP-gegevens, dus op uw naam, niet op de onze.

Het adres van de opzegpagina kunt u altijd opnieuw laten aanmaken, mocht de link ooit te ver verspreid zijn. De oude is dan direct ongeldig.

Vanuit het contract. Op de contractpagina van de klant kan hij ook opzeggen, mits u dat voor dat contract vrijgeeft. Die weg is beveiligd met de toegangscode — daar staan immers zijn contractgegevens, en die horen niet op een open pagina.

Waar opzeggingen terechtkomen

Niet in uw mailbox. De bindende plek is het platform: onder Contracten staat het tabblad „Openstaande opzeggingen" met een teller. De e-mail is alleen de melding.

Bij elke binnenkomende opzegging ziet u alle gegevens die de klant heeft ingevuld, het tijdstip van ontvangst en de route (algemene pagina of vanuit het contract). Kwam de opzegging uit een contract, dan is dat contract al gekoppeld. Kwam ze via de algemene pagina, dan koppelt u zelf — de klant wordt bewust niet automatisch gekoppeld, want hij hoeft geen klantnummer te kennen en schrijft zijn naam mogelijk anders dan u hem hebt opgeslagen.

Bij het koppelen rekent de software uit de vastgelegde termijn uit wanneer het contract correct zou eindigen en zet die datum naast de wens van de klant. Die twee kunnen uiteenlopen. U beslist; desgewenst gaat er een bevestiging naar de klant. Past er geen contract bij, dan legt u de melding met een notitie weg. Er gaat niets verloren en elk geval blijft inzichtelijk.

Met het koppelen eindigt ook het afrekenschema: na de einddatum verschijnt het contract niet meer in de verzamelrun.

Opzegtermijnen en de laatste opzegdag

Om te kunnen rekenen legt u bij het contract de startdatum vast, optioneel een einddatum, de automatische verlenging en de opzegtermijn. De termijn is vrij samen te stellen: aantal + eenheid + referentiepunt — „drie maanden voor verlenging", „vier weken voor het einde van het contract", „14 dagen op elk moment", eventueel aangevuld met „tegen het einde van de maand, het kwartaal of het jaar".

Daaruit ontstaan twee weergaven:

Ook een contract voor onbepaalde tijd met maandelijkse verlenging wordt berekend. Start het op 1 augustus, verlengt het maandelijks en geldt één dag opzegtermijn, dan is de volgende datum 1 september en de laatste opzegdag 31 augustus. Zegt de klant pas in september op, dan rekent de software met de daaropvolgende datum.

Lopende contracten wijzigen — ook na jaren

Dit is het punt waarover in forums de meeste klachten over andere programma's staan: contracten zijn na het aanmaken niet meer fatsoenlijk aan te passen. Bij Lexware Office zijn terugkerende facturen na het aanmaken niet meer te bewerken. In een forumbericht beschrijft een gebruiker zijn omweg rond orgaMAX: contracten tot elf maanden beperken, in december honderd facturen met een extra regel met de hand schrijven en in januari alles weer activeren.

Hier geldt: het contract is altijd te wijzigen. U opent het en wijzigt regels, aantallen, prijzen, teksten, betaaltermijn, afrekenritme. Niets daarvan hoeft verwijderd en opnieuw aangemaakt te worden.

Twee regels die u moet kennen:

• Al aangemaakte facturen blijven onaangetast. Wat de deur uit is, is de deur uit — een wijziging in het contract werkt nooit met terugwerkende kracht op een afgerond document.
• De wijziging geldt vanaf de volgende openstaande afrekening. Ook het ritme kan halverwege de looptijd worden gewijzigd, bijvoorbeeld van maandelijks naar per kwartaal. Al afgerekende periodes blijven zoals ze zijn.

Prijzen aanpassen, ook bij 200 contracten tegelijk

Een prijsverhoging per jaarwisseling is het klassieke geval, en 200 contracten stuk voor stuk openen is geen oplossing. Daarom is er de prijsaanpassing over meerdere contracten:

• procentueel of als vast bedrag
• omhoog en omlaag — een negatieve waarde verlaagt de prijs
• per regel, niet op het contracttotaal. Een contract met drie regels krijgt drie aanpassingen. De software wijst daar uitdrukkelijk op, want dat is de meest gemaakte denkfout.
• Vóór het toepassen staat er hoeveel contracten het betreft.

Doorslaggevend is het veld „geldig vanaf". Laat u het op vandaag staan, dan werkt de aanpassing meteen. Vult u een latere datum in, dan legt u een aangekondigde verhoging nu al vast — die zit in het contract en wordt op die datum vanzelf van kracht. U hoeft dus niet in uw agenda te zetten dat u in januari aan de prijzen moet denken.

En de vraag die daarachter zit: een afrekenperiode die vóór de ingangsdatum begint, wordt nog tegen de oude prijs afgerekend. Een kwartaal dat op 1 december begint, loopt volledig tegen de oude prijs door, ook als de verhoging per 1 januari geldt. De eerdere prijzen blijven in de contracthistorie te volgen.

Eén afrekening aanpassen, overslaan, uitstellen of pauzeren

Voor de vier meest voorkomende uitzonderingen is er een eigen actie — zonder het contract aan te raken:

Aanpassen. In de afrekenlijst staat op elke regel een potloodpictogram: aantal, stuksprijs en regeltekst voor precies deze ene afrekening. Dat is het geval „in december komt er een behandelvergoeding bij" of „deze maand waren het twee uitrukken in plaats van één". De aanpassing geldt alleen tot het aanmaken; daarna telt het concept, dat u in de documenteditor toch verder kunt bewerken.

Overslaan. De periode vervalt met een gedocumenteerde reden, het ritme loopt gewoon door.

Uitstellen. Dezelfde afrekening wordt later opeisbaar, de dienstperiode blijft dezelfde.

Pauzeren. Ouderschapsverlof, winterstop, verbouwing: u legt een pauze van–tot vast, de afrekeningen daarbinnen vervallen, daarna loopt het door. Meerdere pauzes per contract zijn mogelijk en blijven permanent zichtbaar. Het contract hoeft daarvoor niet beëindigd en opnieuw aangemaakt te worden.

Terugkerende facturen: de verzamelrun

Het ritme is vrij: aantal plus eenheid. Elke 5 dagen, elke 14 dagen, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks. Daarbij kiest u of vooraf of achteraf wordt afgerekend.

Op het tabblad Afrekening kiest u een datum, en daaronder staat één lijst: alles wat tot dan toe opeisbaar is, over alle contracten heen. Alles selecteren, losse regels eruit halen, één keer klikken. Een voortgangsbalk loopt mee. 500 contracten in één keer zijn geen probleem — de software verdeelt de run op de achtergrond in blokken zodat hij niet halverwege afbreekt, en een fout bij één contract laat de hele run niet omvallen.

Bent u een maand vergeten, dan hoeft u niets in te halen: de lijst toont altijd alles wat tot de gekozen datum openstaat, ook uit het verleden. De aangemaakte factuur draagt de datum van vandaag, de dienstperiode staat er apart op.

Er ontstaan uitsluitend factuurconcepten. Er is geen schakelaar die facturen automatisch aanmaakt of verstuurt. Definitief maken en versturen gaat op de vertrouwde manier, door u. Daarmee kan er ook geen automatisch aangemaakte foutieve factuur bij uw klant belanden.

Drie dingen gebeuren daarbij automatisch:

• De btw wordt bij elke aanmaak opnieuw bepaald. Verandert een tarief of stapt u over op de kleineondernemersregeling, dan geldt dat voor alle toekomstige facturen zonder dat u contracten aanraakt.
• Het klantadres komt vers uit de stamgegevens. Is de klant verhuisd, dan staat het nieuwe adres erop.
• De dienstperiode gaat mee in de tekst. In kop-, voet- en regelteksten plaatst u variabelen: van Onderhoud voor {period} wordt Onderhoud voor 01.09.2026 – 30.11.2026. Verdere variabelen zijn {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} en {period_year}. Overtypen hoeft niemand, ze worden als aanklikbare chips aangeboden.

Of uit het concept uiteindelijk een e-factuur wordt, bepaalt zoals altijd de instelling bij de klant — het contract verandert daar niets aan.

Een detail dat pas na maanden opvalt: begint een maandcontract op 31 januari, dan blijven veel programma's vanaf februari voorgoed op de 28e hangen. Hier onthoudt het contract zijn ankerdag. In februari wordt naar de laatste dag van de maand gekort, in maart staat de factuur weer op de 31e.

Waarom geen factuur dubbel ontstaat

Iedereen die ooit is uitgegleden over abonnementsautomatiek stelt deze vraag: wat gebeurt er bij dubbelklikken, bij opnieuw laden, als twee medewerkers tegelijk op de knop drukken?

Antwoord: niets. Per contract en periode kan technisch maar precies één factuur ontstaan. Dat is geen controle in het programma die je kunt vergeten, maar een slot in de database.

Eerlijk erbij gezegd: een periode waarvoor een document is ontstaan, geldt als afgerekend — ook als u het document later storneert. In het platform worden documenten niet verwijderd maar gestorneerd, en een gestorneerd document telt gewoon mee. Wilt u de periode echt nog een keer afrekenen, dan geeft u die in het contract met één klik weer vrij.

Gebroken maanden: wat de software niet berekent

Er is geen pro-rataberekening. Begint een contract op 15 augustus, dan ontstaat er niet vanzelf een halve augustusfactuur. Dat is een bewuste keuze: pro rata rekenen is de meest foutgevoelige stap in elke afrekening, en bij onderhouds- en hostingcontracten is het zelden nodig.

Toch zijn er twee wegen:

• Eerste afrekening vanaf is een apart veld, los van de contractstart. Contract vanaf 15-08, eerste afrekening vanaf 01-09 — dan loopt alles vanaf september netjes in het maandritme.
• Het eerste concept eenmalig aanpassen. Via de aanpassing in de afrekenlijst of direct in het document.

Wie veel gebroken periodes pro rata moet afrekenen, weet dit beter van tevoren.

Betaling: wat wel en wat niet

Er is geen incassobeheer (SEPA). Geen machtiging met kenmerk, geen incassant-ID, geen XML-bestand voor de bank, geen bankkoppeling die geld int. „SEPA-incasso" is als betaalwijze te kiezen en staat dan op de factuur — maar er wordt niets mee geïnd. In forums is automatische incasso de meestgenoemde eis in de abonnementshandel. Wie 200 bijdragen per maand moet innen zoals een sportschool, zit hier verkeerd.

Wat er wel is, is de andere richting: u importeert uw banktransacties en wijst de betalingen toe aan de documenten. Op het document ziet u dan hoeveel ervan betaald is, en openstaande posten lopen door naar de aanmaningen. Betaalt een klant niet, dan helpt niet het contractbeheer maar het aanmaningstraject — wat te doen bij te late betaling.

Wat er allemaal in een contract staat

Een contract is hier geen uitgeklede bijzondere vorm, maar net zo rijk als een factuur zonder datum. U legt het vast in dezelfde regeleditor die u van uw documenten kent:

• regels met aantal, eenheid, stuksprijs, korting en btw-tarief — uit de artikelstamgegevens of vrij ingetypt
• tekstregels zonder bedrag voor toelichting en tussenkopjes
• subtotalen
• kop- en voettekst, voorgevuld vanuit het sjabloon in de bedrijfsinstellingen
• betaalwijze, betaaltermijn, taal, valuta, ontwerpprofiel
• afwijkende contactpersoon alleen voor dit contract
• interne notitie die nooit in het portaal verschijnt

Bij het omzetten naar een factuur gaat niets verloren en hoeft niets dubbel te worden bijgehouden. Negen talen en een eigen valuta zijn per contract in te stellen; de aangemaakte factuur neemt beide over. De contractenlijst is naar Excel te exporteren.

Aan de slag: pakket, overstap, team

Inbegrepen in het Pro-pakket, zonder beperking van het aantal contracten. Elke gebruiker ziet het menu-item; zonder vrijschakeling is bekijken mogelijk, maar aanmaken, wijzigen en afrekenen niet.

Het eerste contract kost ongeveer vijf minuten. Klant kiezen, regels invoeren, ritme en termijn instellen, klaar.

Een import van bestaande contracten is er niet. De eerste contracten typt u over. Daarna gaat het snel: elk contract is te kopiëren en als sjabloon te gebruiken — klant, referentie en einddatum blijven daarbij bewust leeg en de start staat op vandaag, zodat er niet per ongeluk met terugwerkende kracht wordt afgerekend. U kunt een contract ook vanuit een bestaande offerte starten met dezelfde regels.

Meerdere medewerkers kunnen ermee werken. Eigenaar, beheerders en medewerkers mogen bekijken, bewerken en opzeggen; leesrechten en de boekhouder mogen alleen bekijken. Wie wat heeft gedaan, staat in de contracthistorie.

E-mail loopt via uw eigen SMTP-gegevens, dus onder uw afzender. Er zijn sjablonen voor contractverzending, wijziging, aanvaardingsbevestiging, ontvangst van een opzegging en opzegbevestiging, telkens met variabelen voor contractnummer, link en toegangscode. Elke handmatig gestarte mail kunt u vóór verzending nog bewerken. Zonder ingesteld SMTP blijft het online deel geblokkeerd — de software wijst daarop bij het contract.

10 dagen gratis proberen — zonder betaalgegevens, zonder opzeggen. De proefperiode loopt na 10 dagen vanzelf af.