Sözleşme yönetimi: sözleşmeleri online imzalatın ve düzenli olarak faturalandırın

Easy Invoice Cloud'un sözleşme yönetimi iki şey yapar: müşterilerinizin sözleşmeleri online imzalamasını sağlar — bağlayıcı biçimde, tek tıkla, kâğıtsız ve müşteri hesabı olmadan — ve bunlardan tek tuşla yinelenen faturalar üretir. Bakım, hosting, destek, aylık götürü bedeller için tasarlandı.

Ne aldığınız ve ne almadığınız baştan net olsun: online imza, tıklamayla verilen belgeli bir kabuldür — zaman, ad, e-posta adresi, IP adresi ve ekranda ne yazdığının anlık görüntüsü kaydedilir. Bu, bir imza hizmetindeki gibi nitelikli elektronik imza değildir. Bakım, hosting ve destek sözleşmelerinde alışılmış yol budur; sözleşmeleriniz için belirli bir şekil öngörülmüşse bunu hukuk danışmanınızla netleştirin. Ayrıca dahil olmayanlar: otomatik ödeme talimatıyla tahsilat ve başlanmış ayların oransal hesabı. İkisi de aşağıda ayrıntılı anlatılıyor.

Sözleşme yönetimi Pro pakete dahildir, adet sınırı yoktur. 10 gün ücretsiz deneyin, ödeme bilgisi gerekmez.

İçindekiler

1. Sözleşmeleri online imzalatmak: nasıl işler
2. Genel şartları ve diğer belgeleri dijital olarak eklemek
3. Elektronik bir sözleşme burada neleri kaydeder
4. Müşteriye çevrimiçi fesih imkânı vermek
5. Fesihler nereye düşer
6. Fesih süreleri ve son fesih günü
7. Yürüyen sözleşmeleri değiştirmek — yıllar sonra bile
8. Fiyat güncelleme, 200 sözleşmede tek seferde
9. Tek bir hesaplamayı değiştirme, atlama, erteleme, duraklatma
10. Yinelenen faturalar: toplu çalıştırma
11. Neden hiçbir fatura iki kez oluşmaz
12. Başlanmış aylar: yazılımın hesaplamadığı şey
13. Ödeme: neler olur, neler olmaz
14. Bir sözleşmede neler yer alır
15. Başlangıç: paket, geçiş, ekip

Sözleşmeleri online imzalatmak: nasıl işler

İşlev isteğe bağlıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Bir sözleşmede çevrimiçi görünümü açtığınızda yazılım iki şey oluşturur: tahmin edilemeyecek bir internet adresi ve karıştırılabilir karakterler içermeyen bir karakter kümesinden altı haneli bir erişim kodu — 0 ile O, 1 ile l, 5 ile S yer almaz.

İkisi de sözleşmede kopyalanmaya hazır durur. E-postayla gönderebilir ya da müşteriye telefonda söyleyebilirsiniz. Aynı müşterinin birden çok sözleşmesi için aynı kod verilebilir, böylece beş kod ezberlemesi gerekmez.

Müşteri, doğrudan e-postadan tıklasa bile her zaman önce kod girişine düşer. Bu, eziyet olsun diye konmuş bir adım değil: birçok posta sistemi gelen iletilerdeki bağlantılara zararlı yazılım taraması için otomatik tıklar. Böyle tetiklenmiş bir imza değersiz olurdu. Kod olmadan hiçbir şey görüntülenemez, on başarısız denemeden sonra erişim 15 dakika engellenir.

Ardından müşteri sözleşmesini firmanızın görünümünde, logonuzla görür: kalemler, süre, fesih süresi, sonraki hesaplama. Müşteri hesabına ihtiyacı yoktur, hiçbir yere kaydolmak zorunda değildir. Düğmenin yazısını siz belirlersiniz — varsayılan „Sözleşmeyi bağlayıcı olarak kabul et".

Bir sözleşme imza beklediği sürece faturalanmaz. Ve size bildirim gelmez, listede görürsünüz: hâlâ açık olan sözleşmeler orada öyle işaretlidir. Bağlantı sona ermez — ardından kendiliğinden bir şey olacak bir süre yoktur ve bir ret düğmesi de yoktur. Ya müşteri imzalar ya da işlem açık kalır.

Sonradan esaslı bir şey değişirse „onayı yeniden iste" ile bir ek talep edersiniz. Müşteri değişikliği aynı bağlantı üzerinden görür. Sözleşmedeki olağan bir düzeltme asla kendiliğinden yeni bir imza istemez — bunu açıkça siz başlatırsınız.

Genel şartları ve diğer belgeleri dijital olarak eklemek

Bir sözleşmeye çoğu zaman sözleşmenin kendisinden fazlası aittir. Genel şartlar, veri işleme sözleşmesi ya da lisans koşulları bir kez şablon olarak kaydedilir ve her sözleşmede hangilerinin gideceğini seçersiniz. „Otomatik ekle" anahtarı açık şablonlar her yeni sözleşmede hazır durur ve tek tek çıkarılabilir. Her belge için karar verirsiniz:

Hiçbir kutu önceden işaretli değildir ve her belge imzadan önce de açılabilir. Onaylaması beklenen kişi önce okuyabilmelidir.

Bir şablonun dosyası eklenirken kopyalanır, bağlanmaz. Genel şartlarınızı sonradan değiştirirseniz eski sözleşmede gerçekten onaylanmış sürüm kalır. İmzalanmış bir belge kilitlenir; ne değiştirilebilir ne silinebilir.

Elektronik bir sözleşme burada neleri kaydeder

Müşteri imzaladığında yazılım şunları saklar:

• dakikası dakikasına zaman
• verdiği ad ve e-posta adresi
• IP adresi ve tarayıcı tanımı
• sağlama toplamıyla birlikte sözleşme içeriğinin anlık görüntüsü
• hangi belgelerin hangi sürümde işaretlendiği

Anlık görüntü en önemli parçadır. O olmasa yalnızca _imzalandığı_ belgelenmiş olurdu, _neyin_ imzalandığı değil — ve sözleşme sayfası her zaman güncel durumu gösterdiği için bir sonraki fiyat değişikliğinden sonra ekranda ne yazdığı artık izlenemezdi.

Müşteri de imzasını kalıcı olarak görür: tarih, ad ve onayın gittiği adres sözleşme sayfasının üstünde yazar.

İlk paragraftaki ayrım burada bir kez daha, çünkü yeri burası: bu, kayıt tutulan, tıklamayla verilmiş belgeli bir kabuldür, nitelikli elektronik imza değildir. Böyle bir imzaya mutlaka ihtiyacı olan — örneğin bir kanun yazılı şekil şartı koyduğu için — uzmanlaşmış bir imza hizmetiyle daha iyi yol alır. Hangi sözleşmelerin gerçekten yazılı şekil gerektirdiğini ve basit imzanın ne zaman yettiğini sözleşmeyi dijital imzalamak yazısı anlatıyor.

Ayrıca her sözleşme kayıt tutar: oluşturuldu, değiştirildi, imzalandı, faturalandı, duraklatıldı, feshedildi — her biri zaman damgasıyla.

Müşteriye çevrimiçi fesih imkânı vermek

1 Temmuz 2022'den bu yana Alman Medeni Kanunu'nun (BGB) § 312k maddesi, tüketicilere çevrimiçi ücretli sürekli sözleşmeler sunan işletmelerden internette bir fesih olanağı sunmasını istiyor: giriş yapmadan erişilebilen ve „Verträge hier kündigen" yazan bir düğme, belirli giriş alanları bulunan bir onay sayfası ve metin biçiminde derhal gönderilen bir onay. Bu yoksa ya da yanlış kurulduysa tüketici, 6. fıkra uyarınca sözleşmeyi „her zaman ve fesih süresine uymaksızın" sona erdirebilir. Bunun sizi kapsayıp kapsamadığını ve hangi ölçüde kapsadığını hukuk danışmanınız açıklığa kavuşturur — biz işlevi sunuyoruz, fazlasını değil.

Yazılım bunun için iki sayfa sunar.

Genel fesih sayfası. Her kiracı kendi web sitesinden bağlantı verebileceği kendine ait bir adres alır. Bu sayfa bilinçli olarak hiçbir veri göstermez — ne müşterileri ne de sözleşmeleri bilir. Bu yüzden ne giriş ne de erişim kodu gerekir. Müşteri her şeyi kendisi girer:

• fesih türü, olağanüstü fesihte ayrıca gerekçe
• kendi kişisel bilgileri
• hangi sözleşmeyi kastettiği
• istenen bitiş tarihi
• onay için e-posta adresi

O sayfada firma adınız, bir cümlelik açıklama ve düğmeden başka hiçbir şey yer almaz. Teklif yok, vazgeçirme denemesi yok, „emin misiniz?" yok. Bu tesadüf değil: Alman Federal Yüksek Mahkemesi 16 Temmuz 2026'da onay sayfasının yalnızca fesih işlemine ayrıldığına hükmetti.

Düğmenin yazısı bilinçli olarak serbestçe değiştirilemez. „Verträge hier kündigen" yazar, onay ise „jetzt kündigen" — kanun metniyle kelimesi kelimesine aynı. Büyük sağlayıcılar tam da bu ifadeler yüzünden mahkemede kaybetti; burada serbestçe yeniden yazabilmek özgürlük değil, tuzak olurdu.

Gönderimden sonra iki şey olur. Müşteri hemen giriş zamanı damgalı bir fesih beyanı görür; bunu yazdırabilir veya PDF olarak kaydedebilir. Ve otomatik olarak e-postayla bir teslim alma onayı alır — sizin bir şey yapmanıza gerek kalmadan. Bu e-posta kendi SMTP bilgilerinizle gider, yani bizim değil sizin adınıza.

Fesih sayfasının adresi, bağlantı fazla yayıldıysa istediğiniz an yeniden üretilebilir. Eski adres o anda geçersiz olur.

Sözleşme üzerinden. Müşterinin sözleşme sayfasında da fesih yapabilir, o sözleşme için izin verdiğiniz sürece. Bu yol erişim koduyla korunur — orada sözleşme verileri yer alır ve bunların açık bir sayfada işi yoktur.

Fesihler nereye düşer

E-posta kutunuza değil. Bağlayıcı yer platformdur: Sözleşmeler altında sayaçlı bir „Açık fesihler" sekmesi vardır. E-posta yalnızca bildirimdir.

Gelen her başvuruda müşterinin girdiği tüm bilgileri, geliş zamanını ve yolu (genel sayfa mı, sözleşme üzerinden mi) görürsünüz. Fesih bir sözleşmeden geldiyse o sözleşme zaten bağlanmıştır. Genel sayfadan geldiyse eşleştirmeyi siz yaparsınız — müşteri bilinçli olarak otomatik bağlanmaz, çünkü müşteri numarası bilmek zorunda değildir ve adını sizin kaydettiğinizden farklı yazmış olabilir.

Eşleştirme sırasında yazılım kayıtlı süreden sözleşmenin usulüne uygun ne zaman biteceğini hesaplar ve bu tarihi müşterinin isteğinin yanına koyar. İkisi farklı olabilir. Kararı siz verirsiniz; isterseniz müşteriye bir onay gider. Hiçbir sözleşme uymuyorsa başvuruyu bir notla arşivlersiniz. Hiçbir şey kaybolmaz ve her işlem görüntülenebilir kalır.

Eşleştirmeyle birlikte fatura planı da sona erer: bitiş tarihinden sonra sözleşme toplu çalıştırmada artık görünmez.

Fesih süreleri ve son fesih günü

Yazılımın hesap yapabilmesi için sözleşmede başlangıcı, isteğe bağlı bir bitişi, otomatik uzamayı ve fesih süresini kaydedersiniz. Süre serbestçe kurulur: sayı + birim + referans noktası — „uzamadan üç ay önce", „sözleşme bitiminden dört hafta önce", „her zaman 14 gün", isteğe bağlı olarak „ay, çeyrek veya yıl sonuna" eklentisiyle.

Bundan iki gösterge doğar:

Aylık uzayan süresiz sözleşme de hesaplanır. 1 Ağustos'ta başlıyor, her ay uzuyor ve bir gün fesih süresi varsa sonraki tarih 1 Eylül, son fesih günü ise 31 Ağustos'tur. Müşteri ancak eylülde fesih ederse yazılım bir sonraki tarihi esas alır.

Yürüyen sözleşmeleri değiştirmek — yıllar sonra bile

Forumlarda diğer programlara dair en çok şikâyetin toplandığı nokta budur: sözleşmeler oluşturulduktan sonra artık doğru düzgün elle tutulamıyor. Lexware Office'te yinelenen faturalar oluşturulduktan sonra düzenlenemiyor. Bir forum girdisinde bir kullanıcı orgaMAX etrafındaki dolambacını anlatıyor: sözleşmeleri on bir ayla sınırlamak, aralıkta ek kalemli yüz faturayı elle yazmak, ocakta her şeyi yeniden etkinleştirmek.

Burada durum şudur: sözleşme her an değiştirilebilir. Açar; kalemleri, miktarları, fiyatları, metinleri, ödeme vadesini, fatura ritmini değiştirirsiniz. Bunların hiçbiri için silip yeniden oluşturmak gerekmez.

Bilinmesi gereken iki kural:

• Zaten oluşturulmuş faturalar dokunulmadan kalır. Çıkan çıkmıştır — sözleşmedeki bir değişiklik tamamlanmış bir belgeye asla geriye dönük etki etmez.
• Değişiklik bir sonraki açık hesaplamadan itibaren geçerlidir. Süre ortasında ritmi değiştirmek de mümkündür, örneğin aylıktan üç aylığa. Zaten faturalanmış dönemler olduğu gibi kalır.

Fiyat güncelleme, 200 sözleşmede tek seferde

Yıl dönümünde fiyat artışı klasik durumdur ve 200 sözleşmeyi tek tek açmak çözüm değildir. Bu yüzden birden çok sözleşmeyi kapsayan fiyat güncellemesi vardır:

• yüzdesel ya da sabit tutar olarak
• yukarı ve aşağı — negatif değer fiyatı düşürür
• kalem başına, sözleşme toplamı üzerinden değil. Üç kalemli bir sözleşme üç güncelleme alır. Arayüz bunu açıkça belirtir, çünkü en sık yapılan düşünce hatası budur.
• Uygulamadan önce kaç sözleşmenin etkilendiği yazar.

Belirleyici alan „geçerlilik başlangıcı". Bugünde bırakırsanız güncelleme hemen etki eder. Daha ileri bir tarih girerseniz duyurulmuş bir artışı şimdiden kaydedersiniz — sözleşmede durur ve belirtilen tarihte kendiliğinden yürürlüğe girer. Yani ocakta fiyatları düşünmek için takviminize not almanız gerekmez.

Ve arkasındaki soru: geçerlilik tarihinden önce başlayan bir hesap dönemi hâlâ eski fiyattan faturalanır. 1 Aralık'ta başlayan bir çeyrek, artış 1 Ocak'tan geçerli olsa bile tamamen eski fiyattan işler. Önceki fiyatlar sözleşme geçmişinde izlenebilir kalır.

Tek bir hesaplamayı değiştirme, atlama, erteleme, duraklatma

En sık görülen dört istisna için birer eylem vardır — sözleşmeye dokunmadan:

Değiştirme. Hesaplama listesinde her satırda bir kalem simgesi bulunur: miktar, birim fiyat ve kalem metni yalnızca bu tek hesaplama için. „Aralıkta bir işlem ücreti ekleniyor" ya da „bu ay bir yerine iki müdahale oldu" durumu budur. Değişiklik yalnızca oluşturmaya kadar geçerlidir; sonrasında taslak sayılır ve zaten belge düzenleyicide düzenlemeye devam edebilirsiniz.

Atlama. Dönem, belgelenmiş bir gerekçeyle düşer, ritim normal şekilde devam eder.

Erteleme. Aynı hesaplama daha geç muaccel olur, hizmet dönemi aynı kalır.

Duraklatma. Ebeveyn izni, kış molası, tadilat: bir duraklamayı başlangıç–bitiş olarak kaydedersiniz, içine düşen hesaplamalar düşer, sonra devam eder. Sözleşme başına birden çok duraklama mümkündür ve kalıcı olarak görünür kalır. Bunun için sözleşmeyi bitirip yeniden oluşturmak gerekmez.

Yinelenen faturalar: toplu çalıştırma

Ritim serbesttir: sayı artı birim. Her 5 günde, her 14 günde, aylık, üç aylık, altı aylık, yıllık. Ayrıca peşin mi yoksa dönem sonunda mı faturalanacağını seçersiniz.

Fatura sekmesinde bir tarih seçersiniz ve altında tek bir liste durur: o tarihe kadar muaccel olan her şey, tüm sözleşmeler boyunca. Hepsini işaretleyin, tek tek çıkarın, bir kez tıklayın. Bir ilerleme çubuğu eşlik eder. Tek seferde 500 sözleşme sorun değildir — yazılım çalıştırmayı arka planda bloklara böler, böylece yarıda kesilmez ve bir sözleşmedeki hata tüm çalıştırmayı devirmez.

Bir ayı unuttuysanız telafi etmeniz gereken bir şey yoktur: liste seçilen tarihe kadar açık olan her şeyi, geçmişten olanlar dahil, her zaman gösterir. Oluşturulan fatura günün tarihini taşır, hizmet dönemi ayrıca yazar.

Yalnızca fatura taslakları oluşur. Faturaları otomatik oluşturan veya gönderen bir düğme yoktur. Kesinleştirme ve gönderim alışılmış yoldan, sizin tarafınızdan yapılır. Böylece otomatik oluşmuş hatalı bir fatura müşterinize ulaşamaz.

Bu sırada otomatik olan üç şey vardır:

• Vergi her oluşturmada yeniden belirlenir. Bir oran değişirse ya da küçük işletme düzenlemesine geçerseniz bu, sözleşmelere dokunmadan tüm gelecek faturalar için geçerli olur.
• Müşteri adresi ana verilerden taze gelir. Müşteri taşındıysa faturada yeni adres yazar.
• Hizmet dönemi metne girer. Başlık, altbilgi ve kalem metinlerine yer tutucu koyarsınız: Bakım {period} ifadesinden Bakım 01.09.2026 – 30.11.2026 olur. Diğer işaretler {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} ve {period_year}. Kimsenin bunları yazması gerekmez, tıklanabilir etiketler olarak sunulur.

Taslaktan sonunda bir e-fatura çıkıp çıkmayacağına, her zamanki gibi müşterideki ayar karar verir — sözleşme bunu değiştirmez.

Ancak aylar sonra fark edilen bir ayrıntı: aylık bir sözleşme 31 Ocak'ta başlarsa birçok program şubattan itibaren kalıcı olarak 28'e yapışır. Burada sözleşme kendi çıpa gününü hatırlar. Şubatta tarih ayın son gününe çekilir, martta fatura yine 31'e döner.

Neden hiçbir fatura iki kez oluşmaz

Abonelik otomatiğiyle bir kez yanmış olan herkes bunu sorar: çift tıklamada, sayfa yenilemesinde, iki çalışan aynı anda düğmeye bastığında ne olur?

Cevap: hiçbir şey. Sözleşme ve dönem başına teknik olarak yalnızca tek bir fatura oluşabilir. Bu, unutulabilecek bir program kontrolü değil, veritabanındaki bir kilittir.

Açıkça söyleyelim: belge oluşmuş bir dönem faturalanmış sayılır — belgeyi sonradan iptal etseniz bile. Platformda belgeler silinmez, iptal edilir ve iptal edilmiş bir belge saymaya devam eder. Dönemi gerçekten yeniden faturalamak isterseniz sözleşmede tek tıkla serbest bırakırsınız.

Başlanmış aylar: yazılımın hesaplamadığı şey

Oransal hesaplama yoktur. Bir sözleşme 15 Ağustos'ta başlıyorsa yarım bir ağustos faturası kendiliğinden oluşmaz. Bu bilinçli bir karardır: oransal hesap her faturalamanın en hataya açık yeridir ve bakım ile hosting sözleşmelerinde nadiren gerekir.

Yine de iki yol vardır:

• İlk hesaplama şu tarihten ayrı bir alandır, sözleşme başlangıcından bağımsız. Sözleşme 15.08'den, ilk hesaplama 01.09'dan — o zaman eylülden itibaren her şey temiz bir aylık ritimde ilerler.
• İlk taslağı bir kez düzenlemek. Hesaplama listesindeki düzenleme üzerinden ya da doğrudan belgede.

Çok sayıda başlanmış dönemi oransal faturalaması gerekenlerin bunu önceden bilmesinde yarar var.

Ödeme: neler olur, neler olmaz

SEPA otomatik ödeme talimatı yönetimi yoktur. Referanslı mandat yok, alacaklı kimliği yok, banka için XML dosyası yok, para çeken bir banka bağlantısı yok. „SEPA otomatik ödeme" bir ödeme yöntemi olarak seçilebilir ve faturada yazar — ama bununla hiçbir tahsilat yapılmaz. Forumlarda otomatik tahsilat, abonelik işinde en çok dile getirilen gerekliliktir. Spor salonu gibi ayda 200 aidat tahsil etmesi gereken burada yanlış yerdedir.

Var olan şey ters yöndür: banka hareketlerinizi içe aktarır ve ödemeleri belgelere eşleştirirsiniz. Belgede ne kadarının ödendiğini görürsünüz, açık kalemler ihtarname sürecine akar. Bir müşteri ödemiyorsa sözleşme yönetimi değil, ihtarname ve ödeme gecikmesinde ne yapılacağı yardımcı olur.

Bir sözleşmede neler yer alır

Burada sözleşme kırpılmış özel bir biçim değil, tarihi olmayan bir fatura kadar zengindir. Belgelerinizden bildiğiniz aynı kalem düzenleyicisinde girersiniz:

• miktar, birim, birim fiyat, iskonto ve vergi oranıyla kalemler — ürün ana verilerinden ya da serbestçe yazılarak
• açıklamalar ve ara başlıklar için tutarsız metin satırları
• ara toplamlar
• firma ayarlarındaki şablondan önceden dolan başlık ve altbilgi metni
• ödeme yöntemi, ödeme vadesi, dil, para birimi, tasarım profili
• yalnızca bu sözleşme için farklı bir ilgili kişi
• portalda asla görünmeyen dahili not

Faturaya dönüştürürken hiçbir şey kaybolmaz ve hiçbir şey iki kez tutulmak zorunda değildir. Sözleşme başına dokuz dil ve ayrı bir para birimi ayarlanabilir; oluşturulan fatura ikisini de devralır. Sözleşme listesi Excel'e aktarılabilir.

Başlangıç: paket, geçiş, ekip

Pro pakete dahildir, sözleşme sayısında sınır yoktur. Menü girdisini herkes görür; etkinleştirme olmadan görüntüleme mümkündür ama oluşturma, değiştirme ve faturalama değildir.

İlk sözleşme yaklaşık beş dakika sürer. Müşteriyi seçin, kalemleri girin, ritmi ve fesih süresini ayarlayın, tamam.

Mevcut sözleşmeler için içe aktarma yoktur. İlk sözleşmeleri elle yazarsınız. Sonrası hızlıdır: her sözleşme kopyalanabilir ve şablon olarak kullanılabilir — müşteri, referans ve bitiş tarihi bilinçli olarak boş kalır, başlangıç ise bugüne ayarlıdır ki yanlışlıkla geriye dönük faturalanmasın. Alternatif olarak bir sözleşmeyi aynı kalemlerle mevcut bir tekliften başlatırsınız.

Birden çok çalışan bununla çalışabilir. Sahip, yöneticiler ve çalışanlar görüntüleyebilir, düzenleyebilir ve fesih işleyebilir; salt okuma erişimi ve mali müşavir yalnızca görüntüleyebilir. Kimin ne yaptığı sözleşme geçmişinde yazar.

E-posta kendi SMTP bilgilerinizle, yani sizin gönderen adresinizle gider. Sözleşme gönderimi, değişiklik, kabul onayı, fesih teslim onayı ve fesih onayı için şablonlar vardır; her biri sözleşme numarası, bağlantı ve erişim kodu için yer tutucularla. Elle tetiklenen her e-postayı gönderimden önce düzenleyebilirsiniz. SMTP kurulmadan çevrimiçi bölüm kapalı kalır — yazılım bunu sözleşmede belirtir.

10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi yok, fesih gerekmez. Deneme 10 gün sonra kendiliğinden sona erer.