Gestione contratti: far firmare i contratti online e fatturare in modo ricorrente

La gestione contratti di Easy Invoice Cloud fa due cose: permette ai suoi clienti di firmare i contratti online — in modo vincolante, con un clic, senza carta e senza account cliente — e ne ricava fatture ricorrenti con un pulsante. È pensata per manutenzione, hosting, assistenza, retainer e forfait mensili.

Perché sia subito chiaro che cosa riceve e che cosa no: la firma online è un'accettazione documentata con clic — vengono registrati ora, nome, indirizzo e-mail, indirizzo IP e un'istantanea di ciò che era sullo schermo. Non è una firma elettronica qualificata come quella di un servizio di firma. Per contratti di manutenzione, hosting e assistenza è la via consueta; se per i suoi contratti è prescritta una forma particolare, lo chiarisca con la sua consulenza legale. Non sono inclusi nemmeno: l'addebito diretto e il calcolo pro rata dei mesi iniziati. Entrambi sono descritti per esteso più avanti.

La gestione contratti è inclusa nel piano Pro, senza limiti di quantità. Prova gratuita di 10 giorni, senza dati di pagamento.

Indice

1. Far firmare i contratti online: come funziona
2. Allegare condizioni generali e altri documenti in digitale
3. Che cosa registra qui un contratto elettronico
4. Far disdire online i clienti
5. Dove finiscono le disdette
6. Termini di preavviso e ultimo giorno utile
7. Modificare contratti in corso — anche dopo anni
8. Adeguare i prezzi, anche su 200 contratti in una volta
9. Modificare, saltare, rinviare o sospendere una singola fatturazione
10. Fatture ricorrenti: la sessione in serie
11. Perché nessuna fattura viene creata due volte
12. Mesi iniziati: che cosa il software non calcola
13. Pagamento: che cosa si può fare e che cosa no
14. Che cosa contiene un contratto
15. Per iniziare: piano, passaggio, team

Far firmare i contratti online: come funziona

La funzione è opzionale e disattivata di default. Attivando la vista online su un contratto, il software crea due cose: un indirizzo internet non indovinabile e un codice di accesso a sei caratteri da un set senza caratteri confondibili — 0 e O, 1 e l, 5 e S non compaiono.

Entrambi si trovano sul contratto, pronti da copiare. Può inviarli per e-mail o dettarli al cliente al telefono. Per più contratti dello stesso cliente si può assegnare lo stesso codice, così non deve ricordarne cinque.

Il cliente arriva sempre prima all'inserimento del codice, anche cliccando direttamente dall'e-mail. Non è un ostacolo messo per dispetto: molti sistemi di posta cliccano automaticamente i link nei messaggi in arrivo per analizzarli. Una firma innescata così sarebbe priva di valore. Senza codice non è visibile nulla, dopo dieci tentativi falliti l'accesso resta bloccato per 15 minuti.

Poi il cliente vede il proprio contratto nella veste della sua azienda, con il suo logo: righe, durata, preavviso, prossima fatturazione. Non gli serve alcun account cliente e non deve registrarsi da nessuna parte. La scritta sul pulsante la decide lei — di default „Accetta il contratto".

Finché un contratto attende la firma, non viene fatturato. E lei non riceve una notifica, lo vede nell'elenco: i contratti ancora aperti sono indicati come tali. Il link non scade — non c'è alcun termine dopo il quale succeda qualcosa da sé, e non esiste nemmeno un pulsante di rifiuto. O il cliente firma, o la pratica resta aperta.

Se in seguito cambia qualcosa di sostanziale, richiede un'integrazione con „richiedi di nuovo l'accettazione". Il cliente vede la modifica tramite lo stesso link. Una normale correzione al contratto non chiede mai da sé una nuova firma — è lei ad avviarla espressamente.

Allegare condizioni generali e altri documenti in digitale

A un contratto di solito appartiene più del contratto stesso. Condizioni generali, accordo sul trattamento dei dati o condizioni di licenza si registrano una volta come modello e per ogni contratto si sceglie quali allegare. I modelli con l'opzione „allega automaticamente" accompagnano ogni nuovo contratto e si possono deselezionare singolarmente. Per ogni documento decide:

Nessuna casella è pre-spuntata e ogni documento si può aprire anche prima della firma. Chi deve accettare deve poter leggere prima.

Il file di un modello viene copiato, non collegato, al momento dell'allegazione. Se in seguito sostituisce le sue condizioni generali, sul vecchio contratto resta la versione effettivamente accettata. Un documento firmato è bloccato e non può essere né modificato né cancellato.

Che cosa registra qui un contratto elettronico

Quando il cliente firma, il software salva:

• il momento, al minuto
• il nome e l'indirizzo e-mail indicati
• l'indirizzo IP e l'identificativo del browser
• un'istantanea del contenuto del contratto con checksum
• quali documenti, in quale versione, sono stati spuntati

L'istantanea è la parte più importante. Senza di essa sarebbe documentato solo _che_ si è firmato, non _che cosa_ — e poiché la pagina del contratto mostra sempre lo stato attuale, dopo la prossima variazione di prezzo non sarebbe più ricostruibile che cosa c'era sullo schermo.

Anche il cliente vede la propria firma in modo permanente: data, nome e l'indirizzo a cui è andata la conferma stanno in alto sulla sua pagina contratto.

Di nuovo la precisazione del primo paragrafo, perché il suo posto è qui: si tratta di un'accettazione con clic documentata a verbale, non di una firma elettronica qualificata. Chi ha assolutamente bisogno di una firma del genere — perché una legge impone la forma scritta, per esempio — è servito meglio da un servizio di firma specializzato. Quali contratti richiedano davvero la forma scritta e quando basti la firma semplice lo spiega firmare un contratto in digitale.

Inoltre ogni contratto tiene un registro: creato, modificato, firmato, fatturato, sospeso, disdetto — sempre con l'orario.

Far disdire online i clienti

Dal 1° luglio 2022 il § 312k del Codice civile tedesco (BGB) impone alle imprese che offrono online ai consumatori contratti di durata a pagamento di mettere a disposizione una possibilità di disdetta in rete: un pulsante con la scritta „Verträge hier kündigen", raggiungibile senza login, una pagina di conferma con determinati campi e una conferma immediata in forma testuale. Se manca o è realizzato male, il consumatore può porre fine al contratto, ai sensi del comma 6, „in qualsiasi momento e senza rispettare alcun termine di preavviso". Se e in che misura questo la riguardi lo chiarisce la sua consulenza legale — noi mettiamo a disposizione la funzione, nulla di più.

Il software offre due pagine a questo scopo.

La pagina di disdetta generale. Ogni utente della piattaforma riceve un proprio indirizzo da collegare al suo sito. Questa pagina non mostra volutamente alcun dato — non conosce né clienti né contratti. Per questo non richiede né login né codice di accesso. Il cliente inserisce tutto da sé:

• tipo di disdetta, e in caso di disdetta straordinaria anche il motivo
• dati sulla propria persona
• quale contratto intende
• data di fine desiderata
• indirizzo e-mail per la conferma

Su quella pagina non c'è nulla oltre al nome della sua azienda, una frase di spiegazione e il pulsante. Nessuna offerta, nessun tentativo di trattenere, nessun „è sicuro?". Non è un caso: il 16 luglio 2026 la Corte federale di giustizia tedesca ha stabilito che la pagina di conferma è riservata alla sola procedura di disdetta.

La scritta sul pulsante non è volutamente modificabile. Recita „Verträge hier kündigen", la conferma „jetzt kündigen" — parola per parola come nella legge. Grandi operatori hanno perso in tribunale proprio su queste formulazioni; poterla riscrivere qui non sarebbe libertà, ma una trappola.

Dopo l'invio succedono due cose. Il cliente vede subito una dichiarazione di disdetta con l'orario di ricezione, che può stampare o salvare in PDF. E riceve automaticamente una conferma di ricezione via e-mail — senza che lei debba fare nulla. Quel messaggio parte tramite le sue credenziali SMTP, quindi a suo nome, non al nostro.

L'indirizzo della pagina di disdetta può essere rigenerato in qualsiasi momento, se il link è circolato troppo. Il vecchio diventa subito non valido.

Dal contratto stesso. Sulla pagina contratto del cliente può disdire anche lì, a condizione che lei lo abiliti per quel contratto. Questa via è protetta dal codice di accesso — su quella pagina ci sono i suoi dati contrattuali, e quelli non stanno su una pagina aperta.

Dove finiscono le disdette

Non nella sua casella di posta. Il luogo che fa fede è la piattaforma: sotto Contratti c'è la scheda „Disdette aperte" con un contatore. L'e-mail è solo la notifica.

Per ogni richiesta in arrivo vede tutti i dati inseriti dal cliente, l'orario di ricezione e la via seguita (pagina generale o dal contratto). Se arriva da un contratto, quel contratto è già collegato. Se arriva dalla pagina generale, l'abbinamento lo fa lei — il cliente non viene collegato automaticamente di proposito, perché non deve conoscere alcun numero cliente e potrebbe scrivere il proprio nome in modo diverso da come lei lo ha salvato.

Nell'abbinare, il software calcola dal termine registrato quando il contratto terminerebbe correttamente e affianca quella data al desiderio del cliente. Le due possono divergere. Decide lei; su richiesta parte una conferma al cliente. Se nessun contratto corrisponde, archivia la richiesta con una nota. Non si perde nulla e ogni pratica resta consultabile.

Con l'abbinamento termina anche il piano di fatturazione: dopo la data di fine, il contratto non compare più nella sessione in serie.

Termini di preavviso e ultimo giorno utile

Perché il software possa calcolare, sul contratto si registrano l'inizio, eventualmente una fine, il rinnovo automatico e il termine di preavviso. Il termine si compone liberamente: numero + unità + punto di riferimento — „tre mesi prima del rinnovo", „quattro settimane prima della fine del contratto", „14 giorni in qualsiasi momento", con l'opzione „a fine mese, trimestre o anno".

Ne derivano due indicazioni:

Anche il contratto a tempo indeterminato con rinnovo mensile viene calcolato. Se inizia il 1° agosto, si rinnova ogni mese e prevede un giorno di preavviso, la scadenza successiva è il 1° settembre e l'ultimo giorno utile il 31 agosto. Se il cliente disdice solo a settembre, il software considera la scadenza successiva.

Modificare contratti in corso — anche dopo anni

È il punto su cui nei forum si concentrano le lamentele verso altri programmi: una volta creati, i contratti non si lasciano più toccare davvero. In Lexware Office le fatture ricorrenti non sono più modificabili dopo la creazione. In un messaggio di forum un utente descrive il suo giro attorno a orgaMAX: limitare i contratti a undici mesi, scrivere a mano cento fatture con una riga aggiuntiva a dicembre e riattivare tutto a gennaio.

Qui vale: il contratto è modificabile in qualsiasi momento. Lo apre e modifica righe, quantità, prezzi, testi, termini di pagamento, ritmo di fatturazione. Nulla di tutto questo va cancellato e ricreato.

Due regole da conoscere:

• Le fatture già create restano intatte. Ciò che è uscito è uscito — una modifica al contratto non agisce mai retroattivamente su un documento concluso.
• La modifica vale dalla prossima fatturazione aperta. È possibile anche cambiare ritmo a metà durata, per esempio da mensile a trimestrale. I periodi già fatturati restano come sono.

Adeguare i prezzi, anche su 200 contratti in una volta

L'aumento di prezzo a fine anno è il caso classico, e aprire 200 contratti uno per uno non è una soluzione. Per questo c'è l'adeguamento prezzi su più contratti:

• percentuale o a importo fisso
• in aumento e in diminuzione — un valore negativo abbassa il prezzo
• per riga, non sul totale del contratto. Un contratto con tre righe riceve tre adeguamenti. L'interfaccia lo segnala espressamente, perché è l'errore di ragionamento più frequente.
• Prima di applicare compare quanti contratti sono interessati.

Decisivo è il campo „valido dal". Se lo lascia su oggi, l'adeguamento è immediato. Se inserisce una data successiva, registra già ora un aumento annunciato — resta nel contratto e diventa efficace da solo alla data prevista. Non deve quindi segnarsi in agenda di pensare ai prezzi a gennaio.

E la domanda che sta dietro: un periodo di fatturazione che inizia prima della data di efficacia viene ancora fatturato al vecchio prezzo. Un trimestre che inizia il 1° dicembre scorre interamente al vecchio prezzo, anche se l'aumento vale dal 1° gennaio. I prezzi precedenti restano tracciabili nella cronologia del contratto.

Modificare, saltare, rinviare o sospendere una singola fatturazione

Per le quattro eccezioni più frequenti c'è un'azione dedicata — senza toccare il contratto:

Modificare. Nell'elenco di fatturazione ogni riga ha un'icona a matita: quantità, prezzo unitario e testo della riga per questa sola fatturazione. È il caso „a dicembre si aggiunge un contributo spese" oppure „questo mese gli interventi sono stati due invece di uno". La modifica vale solo fino alla creazione; dopo conta la bozza, che comunque può continuare a modificare nell'editor dei documenti.

Saltare. Il periodo decade con motivo documentato, il ritmo prosegue normalmente.

Rinviare. La stessa fatturazione scade più tardi, il periodo di prestazione resta lo stesso.

Sospendere. Congedo parentale, pausa invernale, ristrutturazione: registra una pausa dal–al, le fatturazioni che vi ricadono decadono, poi si riprende. Sono possibili più pause per contratto, che restano visibili in modo permanente. Non serve chiudere il contratto e ricrearlo.

Fatture ricorrenti: la sessione in serie

Il ritmo è libero: numero più unità. Ogni 5 giorni, ogni 14 giorni, mensile, trimestrale, semestrale, annuale. Inoltre sceglie se fatturare in anticipo o posticipato.

Nella scheda Fatturazione sceglie una data e sotto compare un unico elenco: tutto ciò che è dovuto entro quella data, su tutti i contratti. Seleziona tutto, toglie i singoli casi, clicca una volta. Una barra di avanzamento accompagna il processo. 500 contratti in un'unica passata non sono un problema — il software suddivide la sessione in blocchi in background così da non interrompersi a metà, e un errore su un contratto non fa cadere l'intera sessione.

Se ha dimenticato un mese, non c'è nulla da recuperare: l'elenco mostra sempre tutto ciò che è aperto fino alla data scelta, anche dal passato. La fattura creata porta la data odierna, il periodo di prestazione è indicato a parte.

Vengono create esclusivamente bozze di fattura. Non esiste alcun interruttore che crei o invii fatture automaticamente. Finalizzazione e invio avvengono per la via consueta, da lei. Così non può nemmeno arrivare al cliente una fattura errata generata automaticamente.

Tre cose avvengono automaticamente:

• L'imposta viene determinata di nuovo a ogni creazione. Se cambia un'aliquota o se passa al regime agevolato, questo vale per tutte le fatture future senza toccare i contratti.
• L'indirizzo del cliente arriva aggiornato dall'anagrafica. Se il cliente ha traslocato, sulla fattura c'è il nuovo indirizzo.
• Il periodo di prestazione entra nel testo. Nei testi di intestazione, piè di pagina e riga si inseriscono segnaposto: da Manutenzione per {period} si ottiene Manutenzione per 01.09.2026 – 30.11.2026. Altri segnaposto sono {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} e {period_year}. Nessuno deve digitarli, vengono proposti come elementi cliccabili.

Se dalla bozza nascerà una fattura elettronica lo decide, come sempre, l'impostazione sul cliente — il contratto non cambia nulla in questo.

Un dettaglio che si nota solo dopo mesi: se un contratto mensile parte il 31 gennaio, molti programmi da febbraio restano incollati al giorno 28 per sempre. Qui il contratto ricorda il proprio giorno di ancoraggio. A febbraio la data viene ridotta all'ultimo giorno del mese, a marzo la fattura torna al 31.

Perché nessuna fattura viene creata due volte

Chi si è già scottato con un'automazione degli abbonamenti se lo chiede sempre: che cosa succede con un doppio clic, con un ricaricamento della pagina, se due collaboratori premono il pulsante nello stesso momento?

Risposta: nulla. Per contratto e periodo può nascere tecnicamente una sola fattura. Non è un controllo del programma che si possa dimenticare, ma un blocco nel database.

Detto apertamente: un periodo per cui è stato creato un documento vale come fatturato — anche se il documento viene stornato in seguito. Nella piattaforma i documenti non si cancellano, si stornano, e un documento stornato continua a contare. Se vuole davvero fatturare di nuovo quel periodo, lo libera nel contratto con un clic.

Mesi iniziati: che cosa il software non calcola

Non esiste alcun calcolo pro rata. Se un contratto inizia il 15 agosto, non nasce da sé una mezza fattura di agosto. È una scelta consapevole: il calcolo pro rata è il punto più soggetto a errori di qualsiasi fatturazione, e nei contratti di manutenzione e hosting serve di rado.

Due strade ci sono comunque:

• Prima fatturazione dal è un campo a sé, separato dall'inizio del contratto. Contratto dal 15/08, prima fatturazione dal 01/09 — così da settembre tutto scorre pulito sul ritmo mensile.
• Modificare una volta la prima bozza. Tramite la modifica nell'elenco di fatturazione o direttamente nel documento.

Chi deve fatturare pro rata molti periodi iniziati è bene che lo sappia prima.

Pagamento: che cosa si può fare e che cosa no

Non c'è una gestione degli addebiti SEPA. Nessun mandato con riferimento, nessun identificativo creditore, nessun file XML per la banca, nessun collegamento bancario che incassi. „Addebito SEPA" si può scegliere come modalità di pagamento e compare sulla fattura — ma con questo non si incassa nulla. Nei forum l'incasso automatico è il requisito più citato nel business degli abbonamenti. Chi deve incassare 200 quote al mese come una palestra è nel posto sbagliato.

Quello che c'è è la direzione opposta: lei importa i movimenti bancari e assegna i pagamenti ai documenti. Sul documento vede quanto è stato pagato, e le partite aperte confluiscono nei solleciti. Se un cliente non paga, non aiuta la gestione contratti ma i solleciti — che fare in caso di ritardo di pagamento.

Che cosa contiene un contratto

Qui un contratto non è un formato speciale ridotto, ma ricco quanto una fattura senza data. Lo compila nello stesso editor di righe che conosce dai suoi documenti:

• righe con quantità, unità, prezzo unitario, sconto e aliquota — dall'anagrafica articoli o digitate liberamente
• righe di testo senza importo per spiegazioni e sottotitoli
• totali parziali
• testo di intestazione e piè di pagina, precompilati dal modello nelle impostazioni aziendali
• modalità e termini di pagamento, lingua, valuta, profilo grafico
• referente diverso solo per questo contratto
• nota interna che non compare mai nel portale

Nella conversione in fattura non si perde nulla e non serve tenere doppie registrazioni. Nove lingue e una valuta propria si impostano per contratto; la fattura creata riprende entrambe. L'elenco contratti si esporta in Excel.

Per iniziare: piano, passaggio, team

Inclusa nel piano Pro, senza limite al numero di contratti. La voce di menu è visibile a tutti; senza abilitazione è possibile la consultazione, ma non creare, modificare e fatturare.

Il primo contratto richiede circa cinque minuti. Scegliere il cliente, inserire le righe, impostare ritmo e preavviso, fatto.

Non esiste un'importazione dei contratti esistenti. I primi contratti si digitano. Dopodiché è rapido: ogni contratto si può copiare e usare come modello — cliente, riferimento e data di fine restano volutamente vuoti e l'inizio è impostato a oggi, così non si fattura retroattivamente per sbaglio. In alternativa avvia un contratto da un preventivo esistente con le stesse righe.

Più collaboratori possono lavorarci. Titolare, amministratori e collaboratori possono consultare, modificare e disdire; accesso in sola lettura e commercialista possono solo consultare. Chi ha fatto che cosa è nella cronologia del contratto.

Le e-mail passano dalle sue credenziali SMTP, quindi con il suo mittente. Ci sono modelli per l'invio del contratto, le modifiche, la conferma di accettazione, la ricezione di una disdetta e la conferma di disdetta, ciascuno con segnaposto per numero contratto, link e codice di accesso. Ogni messaggio avviato manualmente resta modificabile prima dell'invio. Senza SMTP configurato la parte online resta bloccata — il software lo segnala sul contratto.

Prova gratuita di 10 giorni — senza dati di pagamento, senza disdetta. La prova termina da sé dopo 10 giorni.