Gestion des contrats : faire signer vos contrats en ligne et facturer de façon récurrente

La gestion des contrats d'Easy Invoice Cloud fait deux choses : elle permet à vos clients de signer leurs contrats en ligne — de façon engageante, d'un clic, sans papier et sans compte client — et elle en tire des factures récurrentes d'une simple pression. Elle est conçue pour la maintenance, l'hébergement, le suivi, les forfaits mensuels.

Pour que ce soit clair dès le départ, voici ce que vous obtenez et ce que vous n'obtenez pas : la signature en ligne est une acceptation documentée par clic — sont enregistrés l'heure, le nom, l'adresse e-mail, l'adresse IP et un instantané de ce qui était affiché à l'écran. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée comme chez un prestataire de signature. Pour des contrats de maintenance, d'hébergement et de suivi, c'est la voie habituelle ; si une forme particulière est prescrite pour vos contrats, voyez cela avec votre conseil juridique. Ne sont pas non plus inclus : le prélèvement automatique et le calcul au prorata des mois entamés. Les deux sont détaillés plus bas.

La gestion des contrats est incluse dans le forfait Pro, sans limite de volume. Tester gratuitement 10 jours, sans données de paiement.

Sommaire

1. Faire signer les contrats en ligne : comment ça marche
2. Joindre les CGV et d'autres documents en version numérique
3. Ce qu'un contrat électronique enregistre ici
4. Laisser vos clients résilier en ligne
5. Où arrivent les résiliations
6. Préavis et dernier jour pour résilier
7. Modifier les contrats en cours — même après des années
8. Ajuster les prix, même sur 200 contrats d'un coup
9. Ajuster, sauter, reporter ou suspendre une facturation
10. Factures récurrentes : la série
11. Pourquoi aucune facture n'est créée deux fois
12. Mois entamés : ce que le logiciel ne calcule pas
13. Paiement : ce qui marche et ce qui ne marche pas
14. Ce que contient un contrat
15. Démarrer : forfait, reprise, équipe

Faire signer les contrats en ligne : comment ça marche

La fonction est optionnelle et désactivée par défaut. Activez l'affichage en ligne sur un contrat et le logiciel crée deux choses : une adresse internet impossible à deviner et un code d'accès à six caractères tiré d'un jeu de caractères sans caractères confondables — 0 et O, 1 et l, 5 et S n'y figurent pas.

Les deux se trouvent sur le contrat, prêts à être copiés. Vous pouvez les envoyer par e-mail ou les dicter au client par téléphone. Pour plusieurs contrats d'un même client, le même code peut être attribué, pour qu'il n'ait pas à en retenir cinq.

Le client arrive toujours d'abord sur la saisie du code, même en cliquant directement depuis l'e-mail. Ce n'est pas une brimade : beaucoup de systèmes de messagerie cliquent automatiquement les liens des messages entrants pour les analyser. Une signature déclenchée ainsi n'aurait aucune valeur. Sans code, rien n'est consultable ; après dix tentatives échouées, l'accès est bloqué 15 minutes.

Ensuite, le client voit son contrat aux couleurs de votre entreprise, avec votre logo : lignes, durée, préavis, prochaine facturation. Il n'a besoin d'aucun compte client et n'a à s'inscrire nulle part. Le libellé du bouton, c'est vous qui le fixez — par défaut « Accepter le contrat ».

Tant qu'un contrat attend la signature, il n'est pas facturé. Et vous n'êtes pas notifié, vous le voyez dans la liste : les contrats encore ouverts y sont signalés comme tels. Le lien n'expire pas — aucun délai au terme duquel quelque chose se produirait tout seul, et il n'y a pas non plus de bouton de refus. Soit le client signe, soit le dossier reste ouvert.

Si quelque chose d'essentiel change plus tard, vous demandez un avenant via « redemander l'acceptation ». Le client voit la modification par le même lien. Une correction ordinaire du contrat ne réclame jamais d'elle-même une nouvelle signature — c'est vous qui la déclenchez expressément.

Joindre les CGV et d'autres documents en version numérique

Un contrat, c'est souvent plus que le contrat lui-même. Conditions générales, contrat de sous-traitance ou conditions de licence sont enregistrés une fois comme modèle, et pour chaque contrat vous choisissez lesquels partent avec. Les modèles portant l'option « joindre automatiquement » accompagnent chaque nouveau contrat et se décochent individuellement. Pour chaque document, vous décidez :

Aucune case n'est précochée, et chaque document peut aussi être ouvert avant la signature. Qui doit accepter doit pouvoir lire d'abord.

Le fichier d'un modèle est copié, pas lié, au moment où il est joint. Si vous remplacez vos conditions générales plus tard, la version réellement acceptée reste attachée à l'ancien contrat. Un document signé est verrouillé et ne peut être ni modifié ni supprimé.

Ce qu'un contrat électronique enregistre ici

Quand le client signe, le logiciel enregistre :

• l'heure, à la minute près
• le nom et l'adresse e-mail qu'il a indiqués
• l'adresse IP et l'identifiant du navigateur
• un instantané du contenu du contrat avec une somme de contrôle
• quels documents, dans quelle version, ont été cochés

L'instantané est la partie essentielle. Sans lui, on prouverait seulement _qu'il_ y a eu signature, pas _de quoi_ — et comme la page du contrat montre toujours l'état actuel, on ne pourrait plus retracer après le prochain changement de prix ce qui était affiché à l'écran.

Le client voit lui aussi sa signature durablement : date, nom et adresse à laquelle la confirmation a été envoyée figurent en haut de sa page de contrat.

Rappel de la mise au point du premier paragraphe, car sa place est ici : il s'agit d'une acceptation par clic documentée avec journal, pas d'une signature électronique qualifiée. Qui a impérativement besoin d'une telle signature — parce qu'une loi impose la forme écrite, par exemple — sera mieux servi par un prestataire de signature spécialisé. Quels contrats exigent réellement la forme écrite et quand la signature simple suffit, c'est expliqué dans signer un contrat numériquement.

En complément, chaque contrat tient un journal : créé, modifié, signé, facturé, suspendu, résilié — chaque fois avec l'horodatage.

Laisser vos clients résilier en ligne

Depuis le 1er juillet 2022, l'article 312k du Code civil allemand (BGB) impose aux entreprises qui proposent en ligne des contrats à durée continue payants à des consommateurs de prévoir une possibilité de résiliation sur internet : un bouton portant la mention « Verträge hier kündigen », accessible sans connexion, une page de confirmation avec certains champs de saisie et une confirmation immédiate sous forme de texte. Si cela manque ou est mal réalisé, le consommateur peut mettre fin au contrat, en vertu de l'alinéa 6, « à tout moment et sans respecter de préavis ». Savoir si et dans quelle mesure cela vous concerne relève de votre conseil juridique — nous mettons la fonction à disposition, rien de plus.

Le logiciel propose deux pages pour cela.

La page de résiliation générale. Chaque client de la plateforme reçoit sa propre adresse à mettre en lien sur son site. Cette page n'affiche volontairement aucune donnée — elle ne connaît ni les clients ni les contrats. C'est pourquoi elle ne demande ni connexion ni code d'accès. Le client saisit tout lui-même :

• type de résiliation, et le motif s'il s'agit d'une résiliation extraordinaire
• informations sur sa personne
• le contrat qu'il vise
• la date de fin souhaitée
• une adresse e-mail pour la confirmation

Sur cette page ne figurent que votre nom d'entreprise, une phrase d'explication et le bouton. Aucune offre, aucune tentative de rétention, aucun « êtes-vous sûr ? ». Ce n'est pas un hasard : la Cour fédérale de justice allemande a jugé le 16 juillet 2026 que la page de confirmation est réservée à la seule opération de résiliation.

Le libellé du bouton n'est volontairement pas modifiable. Il indique « Verträge hier kündigen » et la confirmation « jetzt kündigen » — mot pour mot comme dans le texte de loi. De grands prestataires ont perdu en justice précisément sur ces formulations ; pouvoir le reformuler ne serait pas une liberté ici, mais un piège.

Après l'envoi, deux choses se produisent. Le client voit immédiatement une déclaration de résiliation horodatée qu'il peut imprimer ou enregistrer en PDF. Et il reçoit automatiquement un accusé de réception par e-mail — sans que vous ayez à intervenir. Ce message part via vos propres identifiants SMTP, donc en votre nom, pas au nôtre.

L'adresse de la page de résiliation peut être régénérée à tout moment si le lien a trop circulé. L'ancienne devient aussitôt invalide.

Depuis le contrat. Sur la page de contrat du client, il peut également résilier, à condition que vous l'autorisiez pour ce contrat. Cette voie est protégée par le code d'accès — ses données contractuelles y figurent, et elles n'ont pas leur place sur une page ouverte.

Où arrivent les résiliations

Pas dans votre boîte mail. Le lieu qui fait foi est la plateforme : sous Contrats se trouve l'onglet « Résiliations ouvertes » avec un compteur. L'e-mail n'est qu'une notification.

Pour chaque demande reçue, vous voyez toutes les informations saisies par le client, l'heure de réception et la voie utilisée (page générale ou depuis le contrat). Si elle vient d'un contrat, celui-ci est déjà relié. Si elle vient de la page générale, vous faites le rapprochement vous-même — le client n'est volontairement pas relié automatiquement, car il n'a pas à connaître de numéro client et écrit peut-être son nom autrement que vous ne l'avez enregistré.

Lors du rapprochement, le logiciel calcule à partir du préavis enregistré quand le contrat prendrait correctement fin et place cette date à côté du souhait du client. Les deux peuvent diverger. C'est vous qui décidez ; sur demande, une confirmation part au client. Si aucun contrat ne correspond, vous classez la demande avec une note. Rien ne se perd et chaque dossier reste consultable.

Le rapprochement met aussi fin au plan de facturation : après la date de fin, le contrat n'apparaît plus dans la série.

Préavis et dernier jour pour résilier

Pour que le logiciel puisse calculer, vous renseignez sur le contrat la date de début, éventuellement une date de fin, la reconduction automatique et le préavis. Le préavis se compose librement : nombre + unité + point de référence — « trois mois avant reconduction », « quatre semaines avant la fin du contrat », « 14 jours à tout moment », avec en option « pour la fin du mois, du trimestre ou de l'année ».

Il en résulte deux affichages :

Le contrat à durée indéterminée reconduit chaque mois est calculé lui aussi. S'il commence le 1er août, se reconduit mensuellement et prévoit un jour de préavis, la prochaine échéance est le 1er septembre et le dernier jour pour résilier le 31 août. Si le client ne résilie qu'en septembre, le logiciel retient l'échéance suivante.

Modifier les contrats en cours — même après des années

C'est le point sur lequel les forums accumulent le plus de plaintes envers d'autres programmes : une fois créés, les contrats ne se laissent plus vraiment toucher. Chez Lexware Office, les factures récurrentes ne sont plus modifiables après création. Dans un message de forum, un utilisateur décrit son contournement d'orgaMAX : limiter les contrats à onze mois, écrire à la main cent factures avec une ligne supplémentaire en décembre, puis tout réactiver en janvier.

Ici, le contrat est modifiable à tout moment. Vous l'ouvrez et modifiez les lignes, les quantités, les prix, les textes, le délai de paiement, le rythme de facturation. Rien de tout cela n'a besoin d'être supprimé puis recréé.

Deux règles à connaître :

• Les factures déjà créées restent intactes. Ce qui est parti est parti — une modification du contrat n'agit jamais rétroactivement sur un document finalisé.
• La modification s'applique à partir de la prochaine facturation ouverte. Changer de rythme en cours de contrat est possible aussi, par exemple du mensuel au trimestriel. Les périodes déjà facturées restent telles quelles.

Ajuster les prix, même sur 200 contrats d'un coup

L'augmentation de prix au changement d'année est le cas classique, et ouvrir 200 contrats un par un n'est pas une solution. D'où l'ajustement des prix sur plusieurs contrats :

• en pourcentage ou en montant fixe
• à la hausse comme à la baisse — une valeur négative baisse le prix
• par ligne, pas sur le total du contrat. Un contrat de trois lignes reçoit trois ajustements. L'interface le signale explicitement, car c'est l'erreur de raisonnement la plus fréquente.
• Avant application, le nombre de contrats concernés s'affiche.

Le champ décisif est « valable à partir du ». Laissez-le sur aujourd'hui et l'ajustement s'applique immédiatement. Indiquez une date ultérieure et vous enregistrez dès maintenant une augmentation annoncée — elle est dans le contrat et prend effet toute seule à la date prévue. Vous n'avez donc pas à noter dans votre agenda de penser aux prix en janvier.

Et la question qui se cache derrière : une période de facturation qui commence avant la date d'effet est encore facturée à l'ancien prix. Un trimestre commençant le 1er décembre se déroule intégralement à l'ancien prix, même si l'augmentation s'applique au 1er janvier. Les prix antérieurs restent traçables dans l'historique du contrat.

Ajuster, sauter, reporter ou suspendre une facturation

Pour les quatre exceptions les plus courantes, il existe une action dédiée — sans toucher au contrat :

Ajuster. Dans la liste de facturation, chaque ligne porte une icône crayon : quantité, prix unitaire et texte de ligne pour cette facturation-là uniquement. C'est le cas « en décembre s'ajoutent des frais de dossier » ou « ce mois-ci il y a eu deux interventions au lieu d'une ». L'ajustement ne vaut que jusqu'à la création ; ensuite c'est le brouillon qui compte, et vous pouvez de toute façon continuer à le modifier dans l'éditeur de documents.

Sauter. La période est supprimée avec un motif documenté, le rythme continue normalement.

Reporter. La même facturation devient exigible plus tard, la période de prestation reste identique.

Suspendre. Congé parental, pause hivernale, travaux : vous enregistrez une pause du–au, les facturations comprises dedans sautent, puis cela reprend. Plusieurs pauses par contrat sont possibles et restent visibles durablement. Il n'est pas nécessaire de clore le contrat et d'en créer un nouveau.

Factures récurrentes : la série

Le rythme est libre : nombre plus unité. Tous les 5 jours, tous les 14 jours, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel. Vous choisissez en plus si la facturation se fait d'avance ou à terme échu.

Dans l'onglet Facturation, vous choisissez une date et, en dessous, une seule liste : tout ce qui est exigible d'ici là, tous contrats confondus. Tout cocher, en retirer certains, cliquer une fois. Une barre de progression défile. 500 contrats en une seule passe ne posent pas de problème — le logiciel découpe la série en blocs en arrière-plan pour qu'elle ne s'interrompe pas en cours de route, et une erreur sur un contrat ne fait pas tomber toute la série.

Si vous avez oublié un mois, rien à rattraper : la liste montre toujours tout ce qui est ouvert jusqu'à la date choisie, y compris du passé. La facture créée porte la date du jour, la période de prestation figure séparément.

Seuls des brouillons de facture sont créés. Aucun interrupteur ne crée ni n'envoie de factures automatiquement. La finalisation et l'envoi passent par le chemin habituel, par vous. Ainsi, aucune facture erronée générée automatiquement ne peut atterrir chez votre client.

Trois choses se font automatiquement au passage :

• La TVA est déterminée à nouveau à chaque création. Si un taux change ou si vous passez au régime de la franchise, cela vaut pour toutes les factures à venir sans toucher aux contrats.
• L'adresse du client vient à jour des données de base. Si le client a déménagé, la nouvelle adresse figure sur la facture.
• La période de prestation passe dans le texte. Dans les textes d'en-tête, de pied de page et de ligne, vous placez des variables : Maintenance pour {period} devient Maintenance pour 01.09.2026 – 30.11.2026. Les autres marqueurs sont {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} et {period_year}. Personne n'a à les taper, ils sont proposés sous forme de puces cliquables.

Que le brouillon devienne au final une facture électronique dépend, comme toujours, du réglage chez le client — le contrat n'y change rien.

Un détail qui ne se remarque qu'après des mois : si un contrat mensuel démarre le 31 janvier, beaucoup de programmes restent collés au 28 à partir de février, définitivement. Ici, le contrat retient son jour d'ancrage. En février, la date est ramenée au dernier jour du mois ; en mars, la facture revient au 31.

Pourquoi aucune facture n'est créée deux fois

Toute personne qui s'est déjà brûlée avec une automatisation d'abonnements pose la question : que se passe-t-il en cas de double clic, de rechargement de page, si deux collaborateurs cliquent en même temps ?

Réponse : rien. Par contrat et par période, une seule facture peut techniquement exister. Ce n'est pas un contrôle logiciel qu'on pourrait oublier, mais un verrou dans la base de données.

Dit franchement : une période pour laquelle un document a été créé compte comme facturée — même si vous annulez le document plus tard. Sur la plateforme, les documents ne sont pas supprimés mais annulés, et un document annulé compte toujours. Si vous voulez vraiment refacturer la période, vous la libérez dans le contrat d'un clic.

Mois entamés : ce que le logiciel ne calcule pas

Il n'y a pas de calcul au prorata. Si un contrat commence le 15 août, aucune demi-facture d'août n'apparaît d'elle-même. C'est un choix assumé : le calcul au prorata est l'endroit le plus sujet aux erreurs de toute facturation, et les contrats de maintenance et d'hébergement en ont rarement besoin.

Deux chemins existent malgré tout :

• Première facturation à partir du est un champ distinct de la date de début du contrat. Contrat à partir du 15/08, première facturation à partir du 01/09 — tout tourne alors proprement au rythme mensuel dès septembre.
• Ajuster une fois le premier brouillon. Via l'ajustement dans la liste de facturation ou directement dans le document.

Qui doit facturer beaucoup de périodes entamées au prorata a intérêt à le savoir avant.

Paiement : ce qui marche et ce qui ne marche pas

Il n'y a pas de gestion des prélèvements SEPA. Pas de mandat avec référence, pas d'identifiant créancier, pas de fichier XML pour la banque, aucune connexion bancaire qui encaisse. « Prélèvement SEPA » se choisit comme mode de paiement et figure alors sur la facture — mais rien n'est encaissé avec. Dans les forums, le prélèvement automatique est l'exigence la plus souvent citée dans l'activité d'abonnement. Qui doit encaisser 200 cotisations par mois comme une salle de sport n'est pas au bon endroit.

Ce qui existe, c'est le sens inverse : vous importez vos opérations bancaires et affectez les paiements aux documents. Sur le document, vous voyez alors la part réglée, et les postes ouverts alimentent les relances. Si un client ne paie pas, ce n'est pas la gestion des contrats qui aide, mais les relances — que faire en cas de retard de paiement.

Ce que contient un contrat

Ici, un contrat n'est pas un format spécial allégé, il est aussi riche qu'une facture sans date. Vous le saisissez dans le même éditeur de lignes que vos documents :

• lignes avec quantité, unité, prix unitaire, remise et taux de TVA — depuis les articles ou saisies librement
• lignes de texte sans montant pour les explications et les intertitres
• sous-totaux
• textes d'en-tête et de pied de page, pré-remplis depuis le modèle des paramètres de l'entreprise
• mode de paiement, délai de paiement, langue, devise, profil de mise en page
• interlocuteur différent, pour ce contrat uniquement
• note interne qui n'apparaît jamais dans le portail

Rien ne se perd lors de la transformation en facture, et rien n'a à être saisi deux fois. Neuf langues et une devise propre sont paramétrables par contrat ; la facture créée reprend les deux. La liste des contrats s'exporte vers Excel.

Démarrer : forfait, reprise, équipe

Incluse dans le forfait Pro, sans limite du nombre de contrats. Tout le monde voit l'entrée de menu ; sans activation, la consultation est possible mais pas la création, la modification ni la facturation.

Le premier contrat prend environ cinq minutes. Choisir le client, saisir les lignes, régler le rythme et le préavis, terminé.

Il n'y a pas d'import des contrats existants. Les premiers contrats se saisissent à la main. Ensuite cela va vite : chaque contrat peut être copié et servir de modèle — client, référence et date de fin restent volontairement vides, et le début est fixé à aujourd'hui pour ne pas facturer rétroactivement par mégarde. Vous pouvez aussi démarrer un contrat à partir d'un devis existant avec les mêmes lignes.

Plusieurs collaborateurs peuvent y travailler. Propriétaire, administrateurs et collaborateurs peuvent consulter, modifier et résilier ; l'accès en lecture et l'expert-comptable ne peuvent que consulter. Qui a fait quoi figure dans l'historique du contrat.

Les e-mails passent par vos propres identifiants SMTP, donc sous votre expéditeur. Des modèles existent pour l'envoi du contrat, une modification, la confirmation d'acceptation, l'accusé de réception d'une résiliation et la confirmation de résiliation, chacun avec des variables pour le numéro de contrat, le lien et le code d'accès. Chaque message déclenché manuellement reste modifiable avant l'envoi. Sans SMTP configuré, la partie en ligne reste bloquée — le logiciel le signale sur le contrat.

Tester gratuitement 10 jours — sans données de paiement, sans résiliation. L'essai prend fin de lui-même au bout de 10 jours.