Управление договорами: подписание договоров онлайн и регулярное выставление счетов

Управление договорами в Easy Invoice Cloud делает две вещи: позволяет вашим клиентам подписывать договоры онлайн — обязывающе, одним кликом, без бумаги и без личного кабинета — и создаёт из них регулярные счета одним нажатием. Оно рассчитано на обслуживание, хостинг, сопровождение, абонентскую плату и ежемесячные паушальные суммы.

Чтобы сразу было ясно, что вы получаете, а что нет: онлайн-подпись — это документированное принятие кликом: фиксируются время, имя, адрес электронной почты, IP-адрес и снимок того, что было на экране. Это не квалифицированная электронная подпись, как у сервиса подписи. Для договоров на обслуживание, хостинг и сопровождение это обычный путь; если для ваших договоров предписана определённая форма, выясните это со своим юристом. Также не входят: списание по прямому дебету и пропорциональный расчёт неполных месяцев. Оба пункта подробно описаны ниже.

Управление договорами входит в тариф Pro, без ограничения по количеству. 10 дней бесплатно, без платёжных данных.

Содержание

1. Подписание договоров онлайн: как это работает
2. Прикладывать условия и другие документы в цифровом виде
3. Что фиксирует здесь электронный договор
4. Дать клиенту расторгнуть онлайн
5. Куда попадают расторжения
6. Сроки уведомления и последний день расторжения
7. Менять действующие договоры — даже спустя годы
8. Корректировать цены сразу в 200 договорах
9. Отдельный расчёт: изменить, пропустить, перенести, поставить на паузу
10. Регулярные счета: пакетный запуск
11. Почему ни один счёт не создаётся дважды
12. Неполные месяцы: что программа не считает
13. Оплата: что работает, а что нет
14. Что содержится в договоре
15. Старт: тариф, переход, команда

Подписание договоров онлайн: как это работает

Функция опциональна и по умолчанию выключена. При включении онлайн-просмотра у договора программа создаёт две вещи: неугадываемый интернет-адрес и шестизначный код доступа из набора символов без похожих знаков — 0 и O, 1 и l, 5 и S там не встречаются.

Оба лежат у договора и готовы к копированию. Их можно отправить письмом или продиктовать клиенту по телефону. Для нескольких договоров одного клиента можно выдать один и тот же код, чтобы ему не пришлось запоминать пять.

Клиент всегда сначала попадает на ввод кода, даже если кликает прямо из письма. Это не придирка: многие почтовые системы автоматически открывают ссылки во входящих сообщениях, чтобы проверить их на вредоносное ПО. Подпись, вызванная таким образом, не имела бы никакой ценности. Без кода ничего не видно, после десяти неудачных попыток доступ блокируется на 15 минут.

Затем клиент видит свой договор в оформлении вашей компании, с вашим логотипом: позиции, срок, срок уведомления, следующий расчёт. Личный кабинет ему не нужен, регистрироваться нигде не надо. Надпись на кнопке задаёте вы — по умолчанию «Принять договор».

Пока договор ждёт подписи, счета по нему не выставляются. И уведомления вы не получаете, а видите это в списке: договоры, которые ещё открыты, там так и помечены. Ссылка не истекает — нет срока, после которого что-то произойдёт само, и кнопки отказа тоже нет. Либо клиент подписывает, либо дело остаётся открытым.

Если позже меняется что-то существенное, вы через «запросить согласие повторно» оформляете дополнение. Клиент видит изменение по той же ссылке. Обычная правка договора никогда сама не запрашивает новую подпись — это вы запускаете явно.

Прикладывать условия и другие документы в цифровом виде

К договору обычно относится больше, чем сам договор. Общие условия, соглашение об обработке данных или лицензионные условия вы заносите один раз как шаблон и для каждого договора выбираете, какие из них пойдут вместе с ним. Шаблоны с переключателем «прикреплять автоматически» лежат у каждого нового договора сразу и снимаются по отдельности. По каждому документу вы решаете:

Ни одна галочка не проставлена заранее, и каждый документ можно открыть также до подписания. Тот, кто должен согласиться, должен сначала иметь возможность прочитать.

Файл шаблона при прикреплении копируется, а не связывается. Если вы позже замените свои общие условия, у старого договора останется та редакция, с которой действительно согласились. Подписанный документ заблокирован: его нельзя ни изменить, ни удалить.

Что фиксирует здесь электронный договор

Когда клиент подписывает, программа сохраняет:

• момент с точностью до минуты
• имя и адрес электронной почты, которые он указал
• IP-адрес и данные браузера
• снимок содержания договора вместе с контрольной суммой
• какие документы и в какой редакции были отмечены

Снимок — самая важная часть. Без него было бы задокументировано только то, _что_ подпись поставлена, но не то, _подо что_ — а поскольку страница договора всегда показывает актуальное состояние, после следующего изменения цены уже нельзя было бы восстановить, что было на экране.

Клиент тоже видит свою подпись постоянно: дата, имя и адрес, на который ушло подтверждение, стоят вверху его страницы договора.

Ещё раз уточнение из первого абзаца, потому что его место здесь: это документированное принятие кликом с протоколом, а не квалифицированная электронная подпись. Тому, кому такая подпись нужна обязательно — например, потому что закон требует письменной формы, — лучше подойдёт специализированный сервис подписи. Какие договоры действительно требуют письменной формы и когда достаточно простой подписи, объясняет статья подписать договор в цифровом виде.

Дополнительно каждый договор ведёт протокол: создан, изменён, подписан, рассчитан, приостановлен, расторгнут — каждый раз с отметкой времени.

Дать клиенту расторгнуть онлайн

С 1 июля 2022 года § 312k Гражданского кодекса Германии (BGB) требует от компаний, которые предлагают потребителям онлайн платные длящиеся договоры, предоставить возможность расторжения в интернете: кнопку с надписью „Verträge hier kündigen", доступную без входа в систему, страницу подтверждения с определёнными полями и немедленное подтверждение в текстовой форме. Если этого нет или оно сделано неправильно, потребитель по абзацу 6 может прекратить договор «в любое время и без соблюдения срока уведомления». Касается ли это вас и в каком объёме, выясняет ваш юрист — мы предоставляем функцию, не более того.

Программа предлагает для этого две страницы.

Общая страница расторжения. Каждый пользователь платформы получает собственный адрес, который можно разместить ссылкой на своём сайте. Эта страница намеренно не показывает никаких данных — она не знает ни клиентов, ни договоров. Поэтому ей не нужны ни вход, ни код доступа. Клиент вводит всё сам:

• вид расторжения, при внеочередном дополнительно причину
• сведения о себе
• какой договор он имеет в виду
• желаемую дату окончания
• адрес электронной почты для подтверждения

На этой странице нет ничего, кроме названия вашей компании, одного предложения пояснения и кнопки. Никаких предложений, никаких попыток удержать, никакого «вы уверены?». Это не случайность: Федеральный верховный суд Германии 16 июля 2026 года постановил, что страница подтверждения предназначена исключительно для процедуры расторжения.

Надпись на кнопке намеренно не настраивается. Она гласит „Verträge hier kündigen", подтверждение — „jetzt kündigen", дословно как в законе. Крупные поставщики проигрывали в суде именно из-за этих формулировок; свобода переписать текст была бы здесь не свободой, а ловушкой.

После отправки происходит два события. Клиент сразу видит заявление о расторжении с отметкой времени поступления, которое можно распечатать или сохранить в PDF. И он автоматически получает подтверждение получения по электронной почте — без каких-либо действий с вашей стороны. Это письмо уходит через ваши собственные данные SMTP, то есть от вашего имени, а не от нашего.

Адрес страницы расторжения можно в любой момент сгенерировать заново, если ссылка разошлась слишком широко. Старая тут же становится недействительной.

Из самого договора. На странице договора клиент может расторгнуть и там, при условии что вы это для данного договора разрешите. Этот путь защищён кодом доступа — там ведь находятся его данные по договору, а им не место на открытой странице.

Куда попадают расторжения

Не в вашу почту. Обязывающее место — платформа: в разделе «Договоры» есть вкладка «Открытые расторжения» со счётчиком. Письмо — только уведомление.

По каждому поступлению вы видите все данные, введённые клиентом, время поступления и путь (общая страница или из договора). Если расторжение пришло из договора, этот договор уже связан. Если оно пришло с общей страницы, сопоставление делаете вы сами — клиент намеренно не связывается автоматически, ведь ему не нужно знать номер клиента, а своё имя он мог написать иначе, чем оно сохранено у вас.

При сопоставлении программа рассчитывает из заданного срока, когда договор корректно закончился бы, и ставит эту дату рядом с пожеланием клиента. Они могут расходиться. Решаете вы; по желанию клиенту уходит подтверждение. Если ни один договор не подходит, вы откладываете обращение с пометкой. Ничего не теряется, и каждое дело остаётся доступным для просмотра.

С сопоставлением заканчивается и план выставления счетов: после даты окончания договор больше не появляется в пакетном запуске.

Сроки уведомления и последний день расторжения

Чтобы программа могла считать, в договоре указываются начало, при необходимости окончание, автоматическое продление и срок уведомления. Срок складывается свободно: число + единица + точка отсчёта — «за три месяца до продления», «за четыре недели до окончания договора», «14 дней в любое время», при желании дополнительно «на конец месяца, квартала или года».

Из этого получаются два показателя:

Рассчитывается и бессрочный договор с ежемесячным продлением. Если он начинается 1 августа, продлевается ежемесячно и имеет один день срока, следующая дата — 1 сентября, а последний день расторжения — 31 августа. Если клиент расторгает только в сентябре, программа считает уже по следующей дате.

Менять действующие договоры — даже спустя годы

Это тот пункт, по которому на форумах больше всего жалоб на другие программы: после создания договоры уже толком не тронешь. В Lexware Office регулярные счета после создания не редактируются. В одном сообщении на форуме пользователь описывает свой обходной путь вокруг orgaMAX: ограничивать договоры одиннадцатью месяцами, в декабре вручную выписывать сотню счетов с дополнительной позицией, а в январе всё снова активировать.

Здесь действует правило: договор можно изменить в любой момент. Вы открываете его и меняете позиции, количества, цены, тексты, срок оплаты, ритм выставления счетов. Ничего из этого не нужно удалять и создавать заново.

Два правила, которые стоит знать:

• Уже созданные счета остаются нетронутыми. Что ушло, то ушло — изменение в договоре никогда не действует задним числом на готовый документ.
• Изменение действует со следующего открытого расчёта. Возможна и смена ритма в середине срока, например с ежемесячного на ежеквартальный. Уже рассчитанные периоды остаются как есть.

Корректировать цены сразу в 200 договорах

Повышение цен на стыке года — классический случай, и открывать 200 договоров по одному не выход. Поэтому есть корректировка цен по нескольким договорам:

• в процентах или фиксированной суммой
• вверх и вниз — отрицательное значение снижает цену
• на позицию, а не на сумму договора. Договор с тремя позициями получит три корректировки. Интерфейс прямо на это указывает, потому что это самая частая ошибка в рассуждениях.
• Перед применением видно, сколько договоров затронуто.

Решающее поле — «действует с». Оставите сегодняшнюю дату — корректировка вступит в силу сразу. Укажете более позднюю дату — вы уже сейчас фиксируете объявленное повышение: оно лежит в договоре и вступает в силу само в назначенный день. То есть не нужно записывать в календарь, чтобы в январе вспомнить про цены.

И вопрос, который за этим стоит: расчётный период, начавшийся до даты вступления в силу, рассчитывается ещё по старой цене. Квартал, начинающийся 1 декабря, полностью проходит по старой цене, даже если повышение действует с 1 января. Прежние цены остаются прослеживаемыми в истории договора.

Отдельный расчёт: изменить, пропустить, перенести, поставить на паузу

Для четырёх самых частых исключений есть по отдельному действию — без вмешательства в договор:

Изменить. В списке расчётов у каждой строки есть значок карандаша: количество, цена за единицу и текст позиции именно для этого одного расчёта. Это случай «в декабре добавляется сбор за обработку» или «в этом месяце было два выезда вместо одного». Изменение действует только до создания; дальше считается черновик, который вы и так можете править в редакторе документов.

Пропустить. Период отпадает с задокументированной причиной, ритм идёт дальше как обычно.

Перенести. Тот же расчёт становится к оплате позже, период оказания услуги остаётся прежним.

Пауза. Отпуск по уходу за ребёнком, зимний перерыв, ремонт: вы задаёте паузу с — по, расчёты внутри неё отпадают, потом всё идёт дальше. Несколько пауз на договор возможны и остаются видимыми постоянно. Договор для этого не нужно закрывать и создавать заново.

Регулярные счета: пакетный запуск

Ритм свободный: число плюс единица. Каждые 5 дней, каждые 14 дней, ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода, раз в год. К тому же вы выбираете, рассчитывать авансом или по факту.

Во вкладке Расчёты вы выбираете дату, и под ней стоит один список: всё, что к этому сроку подлежит оплате, по всем договорам сразу. Отметить всё, убрать отдельные строки, нажать один раз. Идёт полоса прогресса. 500 договоров за один проход — не проблема: программа в фоне разбивает запуск на блоки, чтобы он не оборвался на середине, и ошибка по одному договору не роняет весь запуск.

Если вы забыли месяц, догонять ничего не нужно: список всегда показывает всё открытое до выбранной даты, в том числе из прошлого. Созданный счёт несёт сегодняшнюю дату, период оказания услуги указан отдельно.

Создаются исключительно черновики счетов. Нет переключателя, который создаёт или отправляет счета автоматически. Финализация и отправка идут привычным путём, вами. Поэтому автоматически созданный ошибочный счёт не может оказаться у вашего клиента.

Три вещи при этом происходят автоматически:

• Налог определяется заново при каждом создании. Изменится ставка или вы перейдёте на режим для малого бизнеса — это подействует на все будущие счета без правки договоров.
• Адрес клиента берётся свежим из справочника. Если клиент переехал, в счёте будет новый адрес.
• Период услуги попадает в текст. В верхний, нижний колонтитул и тексты позиций вы ставите подстановки: из Обслуживание за {period} получается Обслуживание за 01.09.2026 – 30.11.2026. Другие метки — {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} и {period_year}. Набирать их не нужно, они предлагаются кликабельными элементами.

Станет ли черновик в итоге электронным счётом, решает, как и всегда, настройка у клиента — договор здесь ничего не меняет.

Деталь, которая проявляется только через месяцы: если месячный договор стартует 31 января, многие программы с февраля навсегда прилипают к 28-му числу. Здесь договор запоминает свой опорный день. В феврале дата сокращается до последнего дня месяца, в марте счёт снова стоит на 31-м.

Почему ни один счёт не создаётся дважды

Этот вопрос задаёт каждый, кто хоть раз обжёгся на автоматике подписок: что будет при двойном клике, при перезагрузке страницы, если два сотрудника нажмут кнопку одновременно?

Ответ: ничего. На договор и период технически может возникнуть ровно один счёт. Это не проверка в программе, о которой можно забыть, а блокировка в базе данных.

Скажем прямо: период, по которому возник документ, считается рассчитанным — даже если документ вы позже сторнируете. На платформе документы не удаляются, а сторнируются, и сторнированный документ по-прежнему считается. Если вы действительно хотите рассчитать период ещё раз, вы одним кликом освобождаете его в договоре.

Неполные месяцы: что программа не считает

Пропорционального расчёта нет. Если договор начинается 15 августа, половинный августовский счёт сам собой не появится. Это осознанное решение: пропорциональный расчёт — самое ошибкоопасное место любого выставления счетов, а в договорах на обслуживание и хостинг он нужен редко.

Тем не менее есть два пути:

• Первый расчёт с — отдельное поле, независимое от начала договора. Договор с 15.08, первый расчёт с 01.09 — тогда с сентября всё идёт чисто в месячном ритме.
• Один раз поправить первый черновик. Через изменение в списке расчётов или прямо в документе.

Тому, кому приходится пропорционально считать много неполных периодов, лучше знать это заранее.

Оплата: что работает, а что нет

Управления прямым дебетом SEPA нет. Ни мандата с референсом, ни идентификатора кредитора, ни XML-файла для банка, ни банковского подключения, которое списывает деньги. «Прямой дебет SEPA» можно выбрать как способ оплаты, и он будет стоять в счёте — но списания при этом не происходит. На форумах автоматическое списание — самое часто упоминаемое требование в абонентском бизнесе. Тому, кому нужно списывать 200 взносов в месяц, как фитнес-клубу, здесь не место.

Что есть, так это обратное направление: вы импортируете банковские операции и сопоставляете платежи с документами. В документе видно, сколько оплачено, а открытые позиции уходят в напоминания. Если клиент не платит, поможет не управление договорами, а напоминания и что делать при просрочке оплаты.

Что содержится в договоре

Договор здесь не урезанный особый формат, а такой же полный, как счёт без даты. Вы заполняете его в том же редакторе позиций, который знаете по своим документам:

• позиции с количеством, единицей, ценой за единицу, скидкой и налоговой ставкой — из справочника товаров или введённые вручную
• текстовые строки без суммы для пояснений и подзаголовков
• промежуточные итоги
• верхний и нижний текст, предзаполненные из шаблона в настройках компании
• способ оплаты, срок оплаты, язык, валюта, профиль оформления
• отдельное контактное лицо только для этого договора
• внутренняя заметка, которая никогда не появляется в портале

При преобразовании в счёт ничего не теряется, и ничего не нужно вести дважды. Девять языков и собственная валюта настраиваются на каждый договор; созданный счёт перенимает и то, и другое. Список договоров экспортируется в Excel.

Старт: тариф, переход, команда

Входит в тариф Pro, без ограничения числа договоров. Пункт меню видят все; без активации возможен просмотр, но не создание, изменение и расчёт.

Первый договор занимает около пяти минут. Выбрать клиента, ввести позиции, задать ритм и срок уведомления, готово.

Импорта существующих договоров нет. Первые договоры вы набираете вручную. Дальше идёт быстро: каждый договор можно скопировать и использовать как шаблон — клиент, референс и дата окончания намеренно остаются пустыми, а начало стоит на сегодня, чтобы случайно не рассчитать задним числом. Как вариант, вы запускаете договор из существующего коммерческого предложения с теми же позициями.

Несколько сотрудников могут с этим работать. Владелец, администраторы и сотрудники могут просматривать, редактировать и оформлять расторжения; доступ только на чтение и налоговый консультант — только просматривать. Кто что сделал, видно в истории договора.

Почта идёт через ваши собственные данные SMTP, то есть от вашего отправителя. Есть шаблоны для отправки договора, изменения, подтверждения принятия, подтверждения получения расторжения и подтверждения расторжения, каждый с подстановками для номера договора, ссылки и кода доступа. Любое письмо, запущенное вручную, можно перед отправкой ещё отредактировать. Без настроенного SMTP онлайн-часть остаётся заблокированной — программа указывает на это в договоре.

10 дней бесплатно — без платёжных данных, без расторжения. Тест заканчивается сам через 10 дней.