Gestión de contratos: haga que sus clientes firmen online y facture de forma recurrente

La gestión de contratos de Easy Invoice Cloud hace dos cosas: permite que sus clientes firmen contratos online — de forma vinculante, con un clic, sin papel y sin cuenta de cliente — y genera de ahí facturas recurrentes con un botón. Está pensada para mantenimiento, alojamiento, soporte, igualas y cuotas mensuales.

Para que quede claro desde el principio qué obtiene y qué no: la firma online es una aceptación documentada por clic — se registran la hora, el nombre, la dirección de correo, la dirección IP y una instantánea de lo que había en pantalla. No es una firma electrónica cualificada como la de un servicio de firma. Para contratos de mantenimiento, alojamiento y soporte es la vía habitual; si para sus contratos rige una forma determinada, aclárelo con su asesoría jurídica. Tampoco están incluidos: la domiciliación bancaria y el cálculo proporcional de meses empezados. Ambos se explican en detalle más abajo.

La gestión de contratos está incluida en el plan Pro, sin límite de volumen. Probar 10 días gratis, sin datos de pago.

Contenido

1. Hacer firmar contratos online: cómo funciona
2. Adjuntar condiciones y otros documentos en digital
3. Qué registra aquí un contrato electrónico
4. Dejar que el cliente cancele online
5. Dónde llegan las cancelaciones
6. Plazos de preaviso y último día para cancelar
7. Modificar contratos en curso — incluso años después
8. Ajustar precios, también en 200 contratos a la vez
9. Ajustar, omitir, aplazar o pausar una facturación concreta
10. Facturas recurrentes: la tanda
11. Por qué ninguna factura se crea dos veces
12. Meses empezados: lo que el programa no calcula
13. Cobro: qué se puede y qué no
14. Qué contiene un contrato
15. Empezar: plan, traspaso, equipo

Hacer firmar contratos online: cómo funciona

La función es opcional y está desactivada por defecto. Al activar la vista online en un contrato, el programa crea dos cosas: una dirección de internet imposible de adivinar y un código de acceso de seis caracteres de un juego de caracteres sin signos confundibles — 0 y O, 1 y l, 5 y S no aparecen.

Ambos están en el contrato listos para copiar. Puede enviarlos por correo o dictárselos al cliente por teléfono. Para varios contratos del mismo cliente puede usarse el mismo código, para que no tenga que recordar cinco.

El cliente llega siempre primero a la introducción del código, aunque pulse directamente desde el correo. No es un obstáculo por gusto: muchos sistemas de correo pulsan automáticamente los enlaces de los mensajes entrantes para analizarlos. Una firma provocada así carecería de valor. Sin código no se ve nada; tras diez intentos fallidos el acceso queda bloqueado 15 minutos.

Después, el cliente ve su contrato con la imagen de su empresa y su logotipo: líneas, duración, preaviso, próxima facturación. No necesita cuenta de cliente ni registrarse en ningún sitio. El texto del botón lo fija usted — por defecto „Aceptar el contrato".

Mientras un contrato espera la firma, no se factura. Y a usted no se le avisa, lo ve en la lista: los contratos aún abiertos figuran como tales. El enlace no caduca — no hay plazo tras el cual ocurra algo por sí solo, y tampoco hay botón de rechazo. O el cliente firma, o el caso queda abierto.

Si más adelante cambia algo esencial, solicita un anexo mediante „volver a pedir la aceptación". El cliente ve el cambio por el mismo enlace. Una corrección normal en el contrato nunca pide por sí sola una nueva firma — eso lo lanza usted expresamente.

Adjuntar condiciones y otros documentos en digital

A un contrato suele acompañarlo más que el contrato mismo. Condiciones generales, encargo de tratamiento o condiciones de licencia se registran una vez como plantilla y en cada contrato elige cuáles se adjuntan. Las plantillas con el interruptor „adjuntar automáticamente" acompañan a cada contrato nuevo y pueden desmarcarse una a una. Para cada documento decide:

Ninguna casilla viene premarcada, y cada documento puede abrirse también antes de la firma. Quien deba aceptar tiene que poder leer primero.

El archivo de una plantilla se copia, no se enlaza, al adjuntarlo. Si sustituye sus condiciones más adelante, en el contrato antiguo queda la versión que realmente se aceptó. Un documento firmado queda bloqueado y no puede modificarse ni borrarse.

Qué registra aquí un contrato electrónico

Cuando el cliente firma, el programa guarda:

• el momento, al minuto
• el nombre y la dirección de correo que indicó
• la dirección IP y el identificador del navegador
• una instantánea del contenido del contrato con suma de comprobación
• qué documentos, en qué versión, se marcaron

La instantánea es la parte más importante. Sin ella solo constaría _que_ se firmó, no _el qué_ — y como la página del contrato muestra siempre el estado actual, tras el siguiente cambio de precio ya no se podría reconstruir qué había en pantalla.

El cliente ve también su firma de forma permanente: fecha, nombre y la dirección a la que fue la confirmación figuran arriba en su página de contrato.

De nuevo la matización del primer párrafo, porque su sitio está aquí: se trata de una aceptación por clic documentada con registro, no de una firma electrónica cualificada. Quien necesite obligatoriamente una firma así — porque una ley exija forma escrita, por ejemplo — estará mejor servido con un servicio de firma especializado. Qué contratos exigen realmente la forma escrita y cuándo basta la firma simple lo explica firmar un contrato digitalmente.

Además, cada contrato lleva registro: creado, modificado, firmado, facturado, pausado, cancelado — siempre con su hora.

Dejar que el cliente cancele online

Desde el 1 de julio de 2022, el § 312k del Código Civil alemán (BGB) obliga a las empresas que ofrecen online a consumidores contratos de duración continuada de pago a facilitar una vía de cancelación en internet: un botón con el texto „Verträge hier kündigen", accesible sin iniciar sesión, una página de confirmación con determinados campos y una confirmación inmediata en forma de texto. Si falta o está mal construido, el consumidor puede poner fin al contrato, según el apartado 6, „en cualquier momento y sin respetar plazo de preaviso". Si le afecta y en qué medida lo aclara su asesoría jurídica — nosotros ponemos la función a disposición, nada más.

El programa ofrece dos páginas para esto.

La página de cancelación general. Cada usuario de la plataforma recibe una dirección propia para enlazarla desde su web. Esta página no muestra deliberadamente ningún dato — no conoce ni clientes ni contratos. Por eso no necesita ni inicio de sesión ni código de acceso. El cliente lo introduce todo él mismo:

• tipo de cancelación y, si es extraordinaria, también el motivo
• datos sobre su persona
• a qué contrato se refiere
• fecha de finalización deseada
• dirección de correo para la confirmación

En esa página no hay nada más que el nombre de su empresa, una frase de explicación y el botón. Sin ofertas, sin intentos de retención, sin „¿está seguro?". No es casualidad: el Tribunal Supremo Federal alemán resolvió el 16 de julio de 2026 que la página de confirmación está reservada únicamente al proceso de cancelación.

El texto del botón no es configurable a propósito. Dice „Verträge hier kündigen" y la confirmación „jetzt kündigen" — literalmente como en la ley. Grandes proveedores han perdido en los tribunales precisamente por estas formulaciones; poder reescribirlo aquí no sería libertad, sino una trampa.

Tras el envío ocurren dos cosas. El cliente ve de inmediato una declaración de cancelación con la hora de recepción que puede imprimir o guardar en PDF. Y recibe automáticamente un acuse de recibo por correo — sin que usted tenga que hacer nada. Ese correo sale por sus propias credenciales SMTP, es decir, en su nombre, no en el nuestro.

La dirección de la página de cancelación puede regenerarse en cualquier momento si el enlace circuló demasiado. La antigua queda invalidada al instante.

Desde el propio contrato. En la página de contrato del cliente también puede cancelar, siempre que usted lo habilite para ese contrato. Esa vía está protegida por el código de acceso — ahí figuran sus datos contractuales, y esos no van en una página abierta.

Dónde llegan las cancelaciones

No a su bandeja de correo. El lugar que cuenta es la plataforma: bajo Contratos está la pestaña „Cancelaciones abiertas" con un contador. El correo es solo el aviso.

De cada entrada ve todos los datos que el cliente ha introducido, la hora de recepción y la vía (página general o desde el contrato). Si llegó desde un contrato, ese contrato ya está vinculado. Si llegó por la página general, la asignación la hace usted — el cliente no se vincula automáticamente a propósito, porque no tiene por qué conocer ningún número de cliente y puede escribir su nombre de forma distinta a como usted lo guardó.

Al asignar, el programa calcula a partir del plazo registrado cuándo terminaría correctamente el contrato y coloca esa fecha junto al deseo del cliente. Ambas pueden diferir. Decide usted; si lo desea, sale una confirmación al cliente. Si no encaja ningún contrato, archiva la entrada con una nota. No se pierde nada y cada caso queda consultable.

Con la asignación termina también el plan de facturación: tras la fecha de fin, el contrato ya no aparece en la tanda.

Plazos de preaviso y último día para cancelar

Para que el programa pueda calcular, en el contrato se registran el inicio, opcionalmente un fin, la prórroga automática y el plazo de preaviso. El plazo se compone libremente: número + unidad + punto de referencia — „tres meses antes de la prórroga", „cuatro semanas antes del fin del contrato", „14 días en cualquier momento", con la opción „a fin de mes, trimestre o año".

De ahí salen dos indicaciones:

También se calcula el contrato indefinido con prórroga mensual. Si empieza el 1 de agosto, se prorroga cada mes y tiene un día de preaviso, la siguiente fecha es el 1 de septiembre y el último día para cancelar el 31 de agosto. Si el cliente cancela ya en septiembre, el programa toma la fecha siguiente.

Modificar contratos en curso — incluso años después

Es el punto en el que los foros acumulan más quejas sobre otros programas: una vez creados, los contratos ya no se dejan tocar de verdad. En Lexware Office las facturas recurrentes no son editables tras crearlas. En un mensaje de foro, un usuario describe su rodeo con orgaMAX: limitar los contratos a once meses, escribir a mano cien facturas con una línea adicional en diciembre y reactivarlo todo en enero.

Aquí vale: el contrato es modificable en cualquier momento. Lo abre y cambia líneas, cantidades, precios, textos, plazo de pago, ritmo de facturación. Nada de eso hay que borrarlo y volver a crearlo.

Dos reglas que conviene conocer:

• Las facturas ya creadas quedan intactas. Lo que salió, salió — una modificación del contrato nunca actúa retroactivamente sobre un documento terminado.
• La modificación rige desde la siguiente facturación abierta. También es posible cambiar de ritmo a mitad de vigencia, por ejemplo de mensual a trimestral. Los periodos ya facturados quedan como están.

Ajustar precios, también en 200 contratos a la vez

La subida de precios en el cambio de año es el caso clásico, y abrir 200 contratos uno a uno no es solución. Por eso existe el ajuste de precios sobre varios contratos:

• porcentual o como importe fijo
• al alza y a la baja — un valor negativo baja el precio
• por línea, no sobre el total del contrato. Un contrato con tres líneas recibe tres ajustes. La interfaz lo advierte expresamente, porque es el error de razonamiento más frecuente.
• Antes de aplicar se indica cuántos contratos están afectados.

Decisivo es el campo „válido desde". Si lo deja en hoy, el ajuste surte efecto de inmediato. Si introduce una fecha posterior, registra ya ahora una subida anunciada — queda en el contrato y entra en vigor por sí sola en esa fecha. No tiene que apuntarse en la agenda acordarse de los precios en enero.

Y la pregunta que hay detrás: un periodo de facturación que empieza antes de la fecha de efecto se factura todavía al precio antiguo. Un trimestre que empieza el 1 de diciembre transcurre entero al precio antiguo, aunque la subida rija desde el 1 de enero. Los precios anteriores siguen siendo rastreables en el historial del contrato.

Ajustar, omitir, aplazar o pausar una facturación concreta

Para las cuatro excepciones más habituales hay una acción propia — sin tocar el contrato:

Ajustar. En la lista de facturación cada fila tiene un icono de lápiz: cantidad, precio unitario y texto de línea para esta única facturación. Es el caso „en diciembre se añade una tasa de gestión" o „este mes fueron dos intervenciones en lugar de una". El ajuste solo vale hasta la creación; después cuenta el borrador, que de todos modos puede seguir editando en el editor de documentos.

Omitir. El periodo decae con motivo documentado, el ritmo sigue con normalidad.

Aplazar. La misma facturación vence más tarde, el periodo de servicio se mantiene.

Pausar. Baja parental, parada invernal, obras: registra una pausa de–a, las facturaciones dentro de ella decaen y después sigue. Son posibles varias pausas por contrato y quedan visibles de forma permanente. No hace falta finalizar el contrato y crearlo de nuevo.

Facturas recurrentes: la tanda

El ritmo es libre: número más unidad. Cada 5 días, cada 14 días, mensual, trimestral, semestral, anual. Además elige si se factura por anticipado o a mes vencido.

En la pestaña Facturación elige una fecha y debajo aparece una única lista: todo lo que vence hasta entonces, en todos los contratos. Marcar todo, sacar casos sueltos, un clic. Una barra de progreso acompaña. 500 contratos de una vez no son problema — el programa reparte la tanda en bloques en segundo plano para que no se interrumpa a medias, y un error en un contrato no tumba toda la tanda.

Si olvidó un mes, no hay nada que recuperar: la lista muestra siempre todo lo abierto hasta la fecha elegida, también del pasado. La factura creada lleva la fecha de hoy, el periodo de servicio consta aparte.

Solo se crean borradores de factura. No hay ningún interruptor que cree o envíe facturas automáticamente. La finalización y el envío siguen el camino habitual, por usted. Así tampoco puede llegarle al cliente una factura errónea generada automáticamente.

Tres cosas ocurren automáticamente:

• El impuesto se determina de nuevo en cada creación. Si cambia un tipo o pasa al régimen de pequeño empresario, eso rige para todas las facturas futuras sin tocar los contratos.
• La dirección del cliente sale fresca de los datos maestros. Si el cliente se ha mudado, aparece la nueva dirección.
• El periodo de servicio pasa al texto. En los textos de cabecera, pie y línea coloca marcadores: Mantenimiento de {period} se convierte en Mantenimiento de 01.09.2026 – 30.11.2026. Otros marcadores son {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} y {period_year}. Nadie tiene que teclearlos, se ofrecen como fichas que se pulsan.

Si del borrador sale al final una factura electrónica lo decide, como siempre, el ajuste en el cliente — el contrato no cambia nada de eso.

Un detalle que solo se nota tras meses: si un contrato mensual empieza el 31 de enero, muchos programas se quedan pegados al día 28 desde febrero para siempre. Aquí el contrato recuerda su día ancla. En febrero se recorta al último día del mes; en marzo la factura vuelve al 31.

Por qué ninguna factura se crea dos veces

Quien alguna vez se ha quemado con una automatización de suscripciones lo pregunta: ¿qué pasa con un doble clic, al recargar la página, si dos empleados pulsan el botón a la vez?

Respuesta: nada. Por contrato y periodo solo puede surgir técnicamente una única factura. No es una comprobación del programa que alguien pueda olvidar, es un bloqueo en la base de datos.

Dicho abiertamente: un periodo para el que se creó un documento cuenta como facturado — aunque anule el documento más tarde. En la plataforma los documentos no se borran, se anulan, y un documento anulado sigue contando. Si de verdad quiere facturar ese periodo otra vez, lo libera en el contrato con un clic.

Meses empezados: lo que el programa no calcula

No hay cálculo proporcional. Si un contrato empieza el 15 de agosto, no aparece por sí sola media factura de agosto. Es una decisión consciente: el cálculo proporcional es el punto más propenso a errores de cualquier facturación, y en contratos de mantenimiento y alojamiento se necesita pocas veces.

Aun así hay dos caminos:

• Primera facturación desde es un campo propio, separado del inicio del contrato. Contrato desde el 15/08, primera facturación desde el 01/09 — así, desde septiembre todo corre limpio en ritmo mensual.
• Ajustar una vez el primer borrador. Mediante el ajuste en la lista de facturación o directamente en el documento.

Quien tenga que facturar muchos periodos parciales de forma proporcional conviene que lo sepa antes.

Cobro: qué se puede y qué no

No hay gestión de domiciliaciones SEPA. Ni mandato con referencia, ni identificador de acreedor, ni fichero XML para el banco, ni conexión bancaria que cobre. „Domiciliación SEPA" puede elegirse como forma de pago y aparece entonces en la factura — pero con eso no se cobra nada. En los foros, el cobro automático es el requisito más citado en el negocio de suscripciones. Quien tenga que cobrar 200 cuotas al mes como un gimnasio está en el sitio equivocado.

Lo que sí existe es el camino inverso: usted importa sus movimientos bancarios y asigna los pagos a los documentos. En el documento ve entonces cuánto está pagado, y las partidas abiertas pasan a la reclamación. Si un cliente no paga, no ayuda la gestión de contratos, sino la reclamación de impagos y qué hacer ante la demora.

Qué contiene un contrato

Aquí un contrato no es un formato especial recortado, sino tan completo como una factura sin fecha. Lo registra en el mismo editor de líneas que conoce de sus documentos:

• líneas con cantidad, unidad, precio unitario, descuento y tipo impositivo — desde los datos de artículos o escritas libremente
• líneas de texto sin importe para explicaciones y subtítulos
• subtotales
• texto de cabecera y pie, precargados desde la plantilla en los ajustes de empresa
• forma de pago, plazo de pago, idioma, moneda, perfil de diseño
• persona de contacto distinta solo para este contrato
• nota interna que nunca aparece en el portal

Al convertirlo en factura no se pierde nada y nada hay que mantener por duplicado. Nueve idiomas y una moneda propia se ajustan por contrato; la factura creada asume ambos. La lista de contratos se exporta a Excel.

Empezar: plan, traspaso, equipo

Incluida en el plan Pro, sin límite en el número de contratos. La entrada de menú la ven todos; sin activación es posible consultar, pero no crear, modificar ni facturar.

El primer contrato lleva unos cinco minutos. Elegir cliente, introducir líneas, fijar ritmo y preaviso, listo.

No hay importación de contratos existentes. Los primeros contratos se teclean. Después va rápido: cada contrato puede copiarse y usarse como plantilla — cliente, referencia y fecha de fin quedan deliberadamente vacíos y el inicio se fija en hoy, para no facturar retroactivamente por descuido. También puede iniciar un contrato a partir de un presupuesto existente con las mismas líneas.

Varios empleados pueden trabajar con ello. Titular, administradores y empleados pueden consultar, editar y cancelar; el acceso de solo lectura y el asesor fiscal solo pueden consultar. Quién hizo qué está en el historial del contrato.

El correo sale por sus propias credenciales SMTP, es decir, con su remitente. Hay plantillas para el envío del contrato, cambios, confirmación de aceptación, acuse de una cancelación y confirmación de cancelación, cada una con marcadores para número de contrato, enlace y código de acceso. Cada correo lanzado manualmente puede editarse antes de salir. Sin SMTP configurado, la parte online queda bloqueada — el programa lo advierte en el contrato.

Probar 10 días gratis — sin datos de pago, sin cancelar. La prueba termina sola a los 10 días.