Vertragsverwaltung: Verträge online unterschreiben lassen und wiederkehrend abrechnen

Die Vertragsverwaltung der Easy Invoice Cloud macht zwei Dinge: Sie lässt Ihre Kunden Verträge online unterschreiben — verbindlich per Klick, ohne Papier und ohne Kundenkonto — und erzeugt daraus wiederkehrende Rechnungen auf Knopfdruck. Gedacht ist sie für Wartung, Hosting, Betreuung, Retainer und monatliche Pauschalen.

Damit sofort klar ist, was Sie bekommen und was nicht: Die Online-Unterschrift ist eine dokumentierte Annahme per Klick — festgehalten werden Zeitpunkt, Name, E-Mail, IP-Adresse und eine Momentaufnahme dessen, was auf dem Bildschirm stand. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur wie bei einem Signaturdienst. Für Wartungs-, Hosting- und Betreuungsverträge ist das der übliche Weg; ist für Ihre Verträge eine bestimmte Form vorgeschrieben, klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung.

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Inhaltsverzeichnis

1. Verträge online unterschreiben lassen: so läuft es ab
2. AGB und Zusatzdokumente digital mitgeben
3. Was ein elektronischer Vertrag bei uns festhält
4. Kunden online kündigen lassen
5. Wo die Kündigungen landen
6. Kündigungsfristen und der letzte Kündigungstag
7. Laufende Verträge ändern — auch nach Jahren
8. Preise anpassen, auch bei 200 Verträgen auf einmal
9. Einzelne Abrechnung anpassen, auslassen, verschieben, pausieren
10. Wiederkehrende Rechnungen: der Sammellauf
11. Warum keine Rechnung doppelt entsteht
12. Angebrochene Monate: was die Software nicht rechnet
13. Bezahlung: was geht und was nicht
14. Was in einem Vertrag alles steht
15. Einstieg: Plan, Umstieg, Team

Verträge online unterschreiben lassen: so läuft es ab

Die Funktion ist optional und standardmäßig aus. Schalten Sie die Online-Ansicht am Vertrag ein, erzeugt die Software zwei Dinge: eine nicht erratbare Internetadresse und einen sechsstelligen Zugangscode aus einem Zeichenvorrat ohne verwechselbare Zeichen — 0 und O, 1 und l, 5 und S kommen nicht vor.

Beides steht am Vertrag zum Kopieren. Sie können es per E-Mail schicken oder dem Kunden am Telefon durchgeben. Für mehrere Verträge desselben Kunden lässt sich derselbe Code vergeben, damit er sich nicht fünf Codes merken muss.

Der Kunde landet immer zuerst bei der Code-Eingabe, auch wenn er direkt aus der E-Mail heraus klickt. Das ist kein Schikane-Schritt: Viele Mail-Systeme klicken Links in eingehenden Nachrichten automatisch an, um sie auf Schadsoftware zu prüfen. Eine so ausgelöste Unterschrift wäre wertlos. Ohne Code ist nichts einsehbar, nach zehn Fehlversuchen ist der Zugang für 15 Minuten gesperrt.

Danach sieht der Kunde seinen Vertrag im Auftritt Ihres Unternehmens, mit Ihrem Logo: Positionen, Laufzeit, Kündigungsfrist, nächste Abrechnung. Ein Kundenkonto braucht er nicht, registrieren muss er sich nirgends. Die Beschriftung des Knopfes legen Sie selbst fest — Standard ist „Vertrag verbindlich annehmen".

Solange ein Vertrag auf die Unterschrift wartet, wird er nicht abgerechnet. Und Sie werden nicht benachrichtigt, sondern sehen es in der Liste: Verträge, die noch offen sind, stehen dort als solche. Der Link läuft nicht ab — es gibt keine Frist, nach der von selbst etwas passiert, und es gibt auch keinen Ablehnen-Knopf. Entweder der Kunde unterschreibt, oder der Vorgang bleibt offen.

Ändert sich später etwas Wesentliches, fordern Sie über „Zustimmung erneut einholen" einen Nachtrag an. Der Kunde sieht die Änderung über denselben Link. Eine normale Korrektur am Vertrag fragt nie von selbst nach einer neuen Unterschrift — das lösen Sie ausdrücklich aus.

AGB und Zusatzdokumente digital mitgeben

Zu einem Vertrag gehört meist mehr als der Vertrag selbst. AGB, Auftragsverarbeitung oder Lizenzbedingungen hinterlegen Sie einmal als Vorlage und wählen bei jedem Vertrag aus, welche mitkommen. Vorlagen mit dem Schalter „automatisch anhängen" liegen jedem neuen Vertrag gleich bei und lassen sich einzeln abwählen. Pro Dokument entscheiden Sie:

Kein Häkchen ist vorangekreuzt, und jedes Dokument lässt sich auch vor der Unterschrift öffnen. Wer zustimmen soll, muss vorher lesen können.

Die Datei einer Vorlage wird beim Anhängen kopiert, nicht verknüpft. Tauschen Sie Ihre AGB später aus, bleibt am alten Vertrag die Fassung liegen, der tatsächlich zugestimmt wurde. Ein unterschriebenes Dokument ist gesperrt und lässt sich weder ändern noch löschen.

Was ein elektronischer Vertrag bei uns festhält

Unterschreibt der Kunde, speichert die Software:

• Zeitpunkt auf die Minute
• Name und E-Mail-Adresse, die er angegeben hat
• IP-Adresse und Browserkennung
• eine Momentaufnahme des Vertragsinhalts samt Prüfsumme
• welche Dokumente in welcher Fassung abgehakt wurden

Die Momentaufnahme ist der wichtigste Teil. Ohne sie wäre nur belegt, _dass_ unterschrieben wurde, nicht _was_ — und weil die Vertragsseite immer den aktuellen Stand zeigt, wäre nach der nächsten Preisänderung nicht mehr nachvollziehbar, was auf dem Bildschirm stand.

Der Kunde sieht seine Unterschrift ebenfalls dauerhaft: Datum, Name und die Adresse, an die die Bestätigung ging, stehen oben auf seiner Vertragsseite.

Noch einmal die Einordnung aus dem ersten Absatz, weil sie hierher gehört: Das ist eine dokumentierte Annahme per Klick mit Protokoll, keine qualifizierte elektronische Signatur. Wer eine solche Signatur zwingend braucht — etwa weil ein Gesetz die Schriftform verlangt —, ist mit einem spezialisierten Signaturdienst besser bedient. Welche Verträge überhaupt die Schriftform verlangen und wann die einfache Unterschrift reicht, erklärt Vertrag digital unterschreiben.

Zusätzlich führt jeder Vertrag Protokoll: angelegt, geändert, unterschrieben, abgerechnet, pausiert, gekündigt — jeweils mit Zeitpunkt.

Kunden online kündigen lassen

Seit dem 1. Juli 2022 verlangt § 312k BGB von Unternehmen, die Verbrauchern online kostenpflichtige Dauerverträge anbieten, eine Kündigungsmöglichkeit im Netz: eine Schaltfläche „Verträge hier kündigen", die ohne Anmeldung erreichbar ist, eine Bestätigungsseite mit bestimmten Eingabefeldern und eine sofortige Bestätigung in Textform. Wird das nicht oder falsch umgesetzt, kann der Verbraucher den Vertrag nach Absatz 6 „jederzeit und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist" beenden. Ob und in welchem Umfang Sie davon betroffen sind, klärt Ihre Rechtsberatung — wir stellen die Funktion bereit, mehr nicht.

Die Software bietet dafür zwei Seiten an.

Die allgemeine Kündigungsseite. Jeder Mandant bekommt eine eigene Adresse, die er auf seiner Website verlinken kann. Diese Seite zeigt bewusst keine Daten — sie kennt weder Kunden noch Verträge. Deshalb braucht sie weder Anmeldung noch Zugangscode. Der Kunde trägt selbst ein:

• Art der Kündigung, bei einer außerordentlichen zusätzlich den Grund
• Angaben zu seiner Person
• welchen Vertrag er meint
• gewünschtes Vertragsende
• E-Mail-Adresse für die Bestätigung

Auf der Seite steht nichts außer Ihrem Firmennamen, einem Satz Erklärung und dem Knopf. Keine Angebote, keine Rückhalte-Hinweise, kein „Wollen Sie wirklich?". Das ist kein Zufall: Der Bundesgerichtshof hat am 16. Juli 2026 entschieden, dass die Bestätigungsseite allein dem Kündigungsvorgang vorbehalten ist.

Die Beschriftung des Knopfes ist bewusst nicht frei wählbar. Sie lautet „Verträge hier kündigen", die Bestätigung heißt „jetzt kündigen" — wortgleich zum Gesetzestext. An genau diesen Formulierungen sind schon große Anbieter vor Gericht gescheitert; frei wählbar wäre hier keine Freiheit, sondern eine Falle.

Nach dem Absenden passiert zweierlei: Der Kunde sieht sofort eine Kündigungserklärung mit Eingangszeitpunkt, die er drucken oder als PDF speichern kann. Und er bekommt automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail — ohne dass Sie etwas tun müssen. Diese Mail geht über Ihre eigenen SMTP-Zugangsdaten hinaus, also in Ihrem Namen, nicht in unserem.

Die Adresse der Kündigungsseite lässt sich jederzeit neu erzeugen, falls der Link einmal zu weit gestreut wurde. Der alte ist dann sofort ungültig.

Aus dem Vertrag heraus. Auf der Vertragsseite des Kunden kann er ebenfalls kündigen, sofern Sie das für diesen Vertrag freigeben. Dieser Weg ist durch den Zugangscode geschützt — dort stehen schließlich seine Vertragsdaten, und die gehören nicht auf eine offene Seite.

Wo die Kündigungen landen

Nicht in Ihrem Mail-Postfach. Der verbindliche Ort ist die Plattform: Unter Verträge gibt es den Reiter „Offene Kündigungen" mit einem Zähler. Die E-Mail ist nur die Benachrichtigung.

Zu jedem Eingang sehen Sie alle Angaben, die der Kunde gemacht hat, dazu den Eingangszeitpunkt und den Weg (allgemeine Seite oder aus dem Vertrag). Kam die Kündigung aus einem Vertrag, ist dieser bereits verknüpft. Kam sie über die allgemeine Seite, ordnen Sie sie selbst zu — der Kunde wird absichtlich nicht automatisch verknüpft, denn er muss keine Kundennummer kennen und tippt seinen Namen möglicherweise anders als Sie ihn gespeichert haben.

Beim Zuordnen rechnet die Software aus der hinterlegten Frist aus, wann der Vertrag korrekt enden würde, und stellt diesen Termin neben den Wunsch des Kunden. Beides kann auseinanderliegen. Die Entscheidung treffen Sie; auf Wunsch geht eine Bestätigung an den Kunden. Passt kein Vertrag, legen Sie den Eingang mit einer Notiz ab. Verloren geht nichts, und jeder Vorgang bleibt einsehbar.

Ab dem Zuordnen endet auch der Abrechnungsplan: Nach dem Vertragsende taucht der Vertrag im Sammellauf nicht mehr auf.

Kündigungsfristen und der letzte Kündigungstag

Damit die Software rechnen kann, hinterlegen Sie am Vertrag Beginn, optional ein Ende, die automatische Verlängerung und die Kündigungsfrist. Die Frist ist frei zusammensetzbar: Anzahl + Einheit + Bezugspunkt — „drei Monate vor Verlängerung", „vier Wochen vor Vertragsende", „14 Tage jederzeit", dazu optional „zum Monats-, Quartals- oder Jahresende".

Daraus entstehen zwei Anzeigen:

Auch der unbefristete Vertrag mit monatlicher Verlängerung wird berechnet. Beginnt er am 1. August, verlängert sich monatlich und hat einen Tag Frist, ist der nächste Termin der 1. September und der letzte Kündigungstag der 31. August. Kündigt der Kunde erst im September, rechnet die Software mit dem übernächsten Termin.

Laufende Verträge ändern — auch nach Jahren

Das ist der Punkt, an dem in Foren die meisten Klagen über andere Programme stehen: Verträge lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr vernünftig anfassen. Bei Lexware Office sind wiederkehrende Rechnungen nach dem Anlegen nicht mehr bearbeitbar. In einem Forumsbeitrag beschreibt ein Nutzer seinen Weg um orgaMAX herum: Verträge auf elf Monate begrenzen, im Dezember hundert Rechnungen mit Zusatzposition von Hand schreiben, im Januar alles wieder aktivieren.

Hier gilt: Der Vertrag ist jederzeit änderbar. Sie öffnen ihn und ändern Positionen, Mengen, Preise, Texte, Zahlungsziel, Abrechnungsrhythmus. Nichts davon muss gelöscht und neu angelegt werden.

Zwei Regeln dazu, die man kennen sollte:

• Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unberührt. Was raus ist, ist raus — eine Änderung am Vertrag wirkt nie rückwirkend auf einen fertigen Beleg.
• Die Änderung gilt ab der nächsten offenen Abrechnung. Auch ein Wechsel des Rhythmus mitten in der Laufzeit ist möglich, etwa von monatlich auf quartalsweise. Schon abgerechnete Zeiträume bleiben, wie sie sind.

Preise anpassen, auch bei 200 Verträgen auf einmal

Preiserhöhung zum Jahreswechsel ist der klassische Fall, und einzeln 200 Verträge zu öffnen ist keine Lösung. Deshalb gibt es die Preisanpassung über mehrere Verträge:

• prozentual oder als fester Betrag
• nach oben und nach unten — ein negativer Wert senkt den Preis
• je Position, nicht auf die Vertragssumme. Ein Vertrag mit drei Positionen bekommt drei Anpassungen. Die Oberfläche weist ausdrücklich darauf hin, weil das der häufigste Denkfehler ist.
• Vor dem Anwenden steht da, wie viele Verträge betroffen sind.

Entscheidend ist das Feld „Gültig ab". Lassen Sie es auf heute, greift die Anpassung sofort. Tragen Sie ein späteres Datum ein, hinterlegen Sie eine angekündigte Erhöhung schon jetzt — sie liegt im Vertrag und wird zum Stichtag von selbst wirksam. Sie müssen sich also nicht in den Kalender schreiben, im Januar an die Preise zu denken.

Und die Frage, die dahinter steckt: Ein Abrechnungszeitraum, der vor dem Stichtag beginnt, wird noch zum alten Preis abgerechnet. Ein Quartal, das am 1. Dezember beginnt, läuft komplett zum alten Preis durch, auch wenn die Erhöhung zum 1. Januar gilt. Die bisherigen Preise bleiben in der Vertragshistorie nachvollziehbar.

Einzelne Abrechnung anpassen, auslassen, verschieben, pausieren

Für die vier häufigsten Ausnahmen gibt es je eine eigene Aktion — ohne den Vertrag anzufassen:

Anpassen. In der Abrechnungsliste gibt es je Zeile ein Stift-Symbol: Menge, Einzelpreis und Positionstext für genau diese eine Abrechnung. Das ist der Fall „im Dezember kommt eine Bearbeitungsgebühr dazu" oder „diesen Monat waren es zwei Einsätze statt einem". Die Anpassung gilt nur bis zur Erzeugung; danach zählt der Entwurf, den Sie im Belegeditor ohnehin weiter bearbeiten können.

Auslassen. Der Zeitraum entfällt mit dokumentiertem Grund, der Rhythmus läuft normal weiter.

Verschieben. Dieselbe Abrechnung wird später fällig, der Leistungszeitraum bleibt derselbe.

Pausieren. Elternzeit, Winterpause, Umbau: Sie hinterlegen eine Pause von–bis, die Abrechnungen darin fallen aus, danach läuft es weiter. Mehrere Pausen je Vertrag sind möglich und bleiben dauerhaft sichtbar. Der Vertrag muss dafür nicht beendet und neu angelegt werden.

Wiederkehrende Rechnungen: der Sammellauf

Der Rhythmus ist frei wählbar: Anzahl plus Einheit. Alle 5 Tage, alle 14 Tage, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich. Dazu wählen Sie, ob im Voraus oder im Nachhinein abgerechnet wird.

Im Reiter Abrechnung wählen Sie ein Datum, und darunter steht eine einzige Liste: alles, was bis dahin fällig ist, über alle Verträge hinweg. Alles markieren, einzelne herausnehmen, einmal klicken. Ein Fortschrittsbalken läuft mit. 500 Verträge in einem Durchgang sind kein Problem — die Software zerlegt den Lauf im Hintergrund in Blöcke, damit er nicht mittendrin abbricht, und ein Fehler bei einem Vertrag kippt nicht den ganzen Lauf.

Haben Sie einen Monat vergessen, brauchen Sie nichts nachzuholen: Die Liste zeigt immer alles, was bis zum gewählten Datum offen ist, auch aus der Vergangenheit. Die erzeugte Rechnung trägt das Tagesdatum, der Leistungszeitraum steht separat darauf.

Es entstehen ausschließlich Rechnungsentwürfe. Es gibt keinen Schalter, der Rechnungen automatisch erzeugt oder verschickt. Finalisiert und versendet wird über den gewohnten Weg, von Ihnen. Damit kann Ihnen auch keine automatisch erzeugte Falschrechnung beim Kunden landen.

Drei Dinge, die dabei automatisch passieren:

• Die Steuer wird bei jeder Erzeugung neu ermittelt. Ändert sich ein Steuersatz oder wechseln Sie in die Kleinunternehmerregelung, wirkt das auf alle künftigen Rechnungen, ohne dass Sie Verträge anfassen.
• Die Kundenadresse kommt frisch aus den Stammdaten. Ist der Kunde umgezogen, steht die neue Adresse drauf.
• Der Leistungszeitraum wandert in den Text. In Kopf-, Fuß- und Positionstexten setzen Sie Platzhalter: Aus Wartung für {period} wird Wartung für 01.09.2026 – 30.11.2026. Weitere Marken sind {contract_number}, {contract_title}, {period_from}, {period_to}, {period_month} und {period_year}. Abtippen muss sie niemand, sie werden als anklickbare Chips angeboten.

Ob aus dem Entwurf am Ende eine E-Rechnung wird, entscheidet wie sonst auch die Einstellung beim Kunden — der Vertrag ändert daran nichts.

Ein Detail, das erst nach Monaten auffällt: Startet ein Monatsvertrag am 31. Januar, kleben viele Programme ab Februar dauerhaft am 28. Hier merkt sich der Vertrag seinen Ankertag. Im Februar wird auf den Monatsletzten gekürzt, im März steht die Rechnung wieder am 31.

Warum keine Rechnung doppelt entsteht

Die Frage stellt jeder, der schon einmal mit einer Abo-Automatik auf die Nase gefallen ist: Was passiert bei einem Doppelklick, beim Neuladen, wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig auf den Knopf drücken?

Antwort: nichts. Pro Vertrag und Zeitraum kann technisch nur genau eine Rechnung entstehen. Das ist keine Prüfung im Programm, die man vergessen kann, sondern eine Sperre in der Datenbank.

Offen dazugesagt: Ein Zeitraum, für den ein Beleg entstanden ist, gilt als abgerechnet — auch wenn Sie den Beleg später stornieren. In der Plattform werden Belege nicht gelöscht, sondern storniert, und ein stornierter Beleg zählt weiter. Wollen Sie den Zeitraum wirklich noch einmal abrechnen, geben Sie ihn im Vertrag mit einem Klick wieder frei.

Angebrochene Monate: was die Software nicht rechnet

Es gibt keine anteilige Berechnung. Beginnt ein Vertrag am 15. August, entsteht keine halbe Augustrechnung von selbst. Das ist eine bewusste Entscheidung: Anteilige Rechnerei ist die fehleranfälligste Stelle in jeder Abrechnung, und bei Wartungs- und Hostingverträgen wird sie selten gebraucht.

Zwei Wege gibt es trotzdem:

• Erste Abrechnung ab ist ein eigenes Feld, getrennt vom Vertragsbeginn. Vertrag ab 15.08., erste Abrechnung ab 01.09. — dann läuft alles ab September sauber im Monatsrhythmus.
• Den ersten Entwurf einmal anpassen. Über die Anpassung in der Abrechnungsliste oder direkt im Beleg.

Wer viele angebrochene Zeiträume anteilig abrechnen muss, sollte das vorher wissen.

Bezahlung: was geht und was nicht

Es gibt keine SEPA-Lastschriftverwaltung. Kein Mandat mit Referenz, keine Gläubiger-ID, keine XML-Datei für die Bank, keine Bankanbindung, die Geld einzieht. „SEPA-Lastschrift" lässt sich als Zahlungsart wählen und steht dann auf der Rechnung — eingezogen wird damit nichts. In Foren ist der automatische Einzug die meistgenannte Anforderung im Abo-Geschäft. Wer 200 Beiträge im Monat einziehen muss wie ein Fitnessstudio, ist hier falsch.

Was es gibt, ist der Weg in die andere Richtung: Sie importieren Ihre Kontoumsätze und weisen die Zahlungen den Belegen zu. Am Beleg sehen Sie dann, wie viel davon bezahlt ist, und offene Posten laufen ins Mahnwesen. Wenn ein Kunde nicht zahlt, hilft nicht die Vertragsverwaltung, sondern das Mahnwesen — was bei Zahlungsverzug zu tun ist.

Was in einem Vertrag alles steht

Ein Vertrag ist hier kein abgespecktes Sonderformat, sondern so reich wie eine Rechnung ohne Datum. Sie erfassen ihn im selben Positions-Editor, den Sie von Ihren Belegen kennen:

• Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz — aus den Artikelstammdaten oder frei getippt
• Textzeilen ohne Betrag für Erläuterungen und Zwischenüberschriften
• Zwischensummen
• Kopf- und Fußtext, als Vorlage aus den Firmeneinstellungen vorbelegt
• Zahlungsart, Zahlungsziel, Sprache, Währung, Designprofil
• abweichender Ansprechpartner nur für diesen Vertrag
• interne Notiz, die nie im Portal erscheint

Beim Umwandeln in eine Rechnung geht nichts verloren, und nichts muss doppelt gepflegt werden. Neun Sprachen und eine eigene Währung sind je Vertrag einstellbar; die erzeugte Rechnung übernimmt beides. Die Vertragsliste lässt sich nach Excel exportieren.

Einstieg: Plan, Umstieg, Team

Enthalten im Pro-Plan, ohne Begrenzung der Vertragszahl. Im Menü sehen alle Mandanten den Eintrag; ohne Freischaltung ist Ansehen möglich, Anlegen, Ändern und Abrechnen nicht.

Der erste Vertrag dauert etwa fünf Minuten. Kunde wählen, Positionen erfassen, Rhythmus und Frist eintragen, fertig.

Einen Import bestehender Verträge gibt es nicht. Die ersten Verträge tippen Sie ab. Danach geht es schnell: Jeder Vertrag lässt sich kopieren und als Vorlage verwenden — Kunde, Referenz und Vertragsende bleiben dabei bewusst leer, und der Beginn steht auf heute, damit nicht versehentlich rückwirkend abgerechnet wird. Alternativ starten Sie einen Vertrag aus einem bestehenden Angebot mit denselben Positionen.

Mehrere Mitarbeiter können damit arbeiten. Inhaber, Administratoren und Mitarbeiter dürfen ansehen, bearbeiten und kündigen; Lesezugriff und Steuerberater dürfen nur ansehen. Wer was gemacht hat, steht in der Vertragshistorie.

E-Mail läuft über Ihre eigenen SMTP-Zugangsdaten, also unter Ihrem Absender. Vorlagen gibt es für Vertragsversand, Änderung, Annahmebestätigung, Kündigungseingang und Kündigungsbestätigung, jeweils mit Platzhaltern für Vertragsnummer, Link und Zugangscode. Vor dem Versand können Sie jede manuell ausgelöste Mail noch bearbeiten. Ohne eingerichtetes SMTP bleibt der Online-Teil gesperrt — die Software weist im Vertrag darauf hin.

10 Tage kostenlos testen — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigung. Der Test läuft nach 10 Tagen von selbst aus.