Umowa o rozłożenie na raty z klientem: wzór i zasady

Umowa o rozłożenie na raty wymaga trzech danych: kwoty całkowitej, liczby i wysokości rat oraz każdego terminu płatności zapisanego jako konkretna data. Wzór do skopiowania znajdziesz niżej. Możesz zaproponować klientowi raty, ale nigdy nie masz takiego obowiązku – a jeśli się zgodzisz, licz się z tym, że niemiecki VAT i tak staje się wymagalny w pełnej wysokości od razu, gdy tylko dostarczysz towar lub wykonasz usługę. Wobec klienta prywatnego nieoprocentowane raty to prawnie odroczenie płatności, a to niesie ze sobą prawo odstąpienia. Od 20 listopada 2026 roku ta sytuacja zostaje uregulowana znacznie surowiej.

Ten artykuł informuje ogólnie i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. W razie wątpliwości co do własnej sytuacji zapytaj swoje biuro rachunkowe lub adwokata.

Spis treści

1. Czy muszę oferować raty?
2. Jedna faktura czy kilka?
3. Wzór umowy o rozłożenie na raty
4. Kosztowny punkt: VAT nie czeka
5. Wobec klientów prywatnych raty to kredyt
6. Co zmienia się 20 listopada 2026 roku
7. Klient przestaje płacić: co wolno ci zrobić
8. Klienci firmowi: mniej ograniczeń
9. Klarna, PayPal i inni: oddanie ryzyka
10. Najczęstsze pytania

Czy muszę oferować raty?

Nie. Żadne prawo cię do tego nie zmusza. Twój klient jest winien kwotę faktury w uzgodnionym terminie płatności i tak pozostaje, dopóki nie ustalicie inaczej. Rozłożenie na raty to późniejsza zmiana umowy, na którą muszą zgodzić się obie strony.

Nie mówisz więc „nie" prawu klienta, tylko odrzucasz propozycję. I możesz to zrobić bez uzasadnienia.

Mimo to wielu się zgadza, zwykle z jednego z dwóch powodów. Albo zlecenie jest na tyle duże, że inaczej w ogóle by nie doszło do skutku – kuchnia, dach, sesja zdjęciowa, pakiet coachingowy. Albo klient ma już kłopoty z płatnościami, a raty to jedyna droga, by zobaczyć jeszcze jakiekolwiek pieniądze. Te dwa przypadki wyglądają w umowie tak samo, ale znacznie różnią się ryzykiem. W pierwszym decydujesz dobrowolnie, w drugim masz już problem.

Rozwiązanie pośrednie, o którym rzadko ktoś myśli: zaliczka plus krótki termin płatności na resztę. Dostajesz pieniądze wcześnie, klient dostaje oddech, a ty nie wpadasz w prawo kredytowe opisane w części Wobec klientów prywatnych raty to kredyt – pod warunkiem, że wszystko zostanie zapłacone w ciągu 50 dni od dostawy.

Jedna faktura czy kilka?

Jedna. Wystawiasz jedną fakturę na pełną kwotę, a raty regulujesz obok – w samej fakturze albo w osobnej umowie.

Najczęstszy błąd to wystawienie trzech faktur po jednej trzeciej każda. Twierdzisz w ten sposób wobec urzędu skarbowego, że wykonałeś trzy świadczenia. A nie wykonałeś: zamontowałeś jedną kuchnię, a klient spłaca ją w trzech krokach.

Wyjątek nazywa się świadczeniem częściowym (Teilleistung) i ma wąskie przesłanki. Zachodzi, gdy dla określonych części świadczenia podzielnego gospodarczo wynagrodzenie uzgodniono osobno (§ 13 ust. 1 nr 1 lit. a UStG, niemiecka ustawa o VAT). Przykład: dostałeś osobne zlecenia, najpierw na wykafelkowanie łazienki, potem kuchni, każde z własną ceną. Wtedy są to dwa świadczenia częściowe i każde może mieć własną fakturę. Kuchnia spłacana w trzech ratach miesięcznych nie jest świadczeniem częściowym.

Jeśli nie chcesz wpisywać warunków i terminów płatności na każdej fakturze od nowa, zapisz je raz w swoim programie do fakturowania; termin wymagalności pojawia się potem na dokumencie jako konkretna data.

Wzór umowy o rozłożenie na raty

Przy małych kwotach wystarczy akapit na fakturze. Od około 1000 euro weź osobną kartkę, którą podpiszą obie strony. Powód jest prosty: bez podpisu nie udowodnisz w sporze, że klient zgodził się na raty.

Oba teksty poniżej możesz skopiować do Worda lub do swojego programu do fakturowania. Zastąp nawiasy kwadratowe i przykładowe liczby własnymi danymi.

Co powinno znaleźć się w każdym wzorze – osiem punktów:

Ostrzeżenie przed gotowymi wzorami z internetu: wiele wzorów PDF i Word zawiera zdanie „w razie zwłoki z jedną ratą cała pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna". Wobec klienta prywatnego to zdanie ci nie pomoże, ponieważ § 498 BGB stawia surowsze warunki. Sprawdź ten punkt w każdym pobranym wzorze, zanim go użyjesz.

Forma krótka na fakturę:

Sposób zapłaty: kwotę faktury 3600,00 EUR należy zapłacić w trzech równych ratach po 1200,00 EUR każda, wymagalnych 01.10.2026, 01.11.2026 i 01.12.2026. Rozłożenie na raty następuje bez odsetek i opłat.

Osobna umowa, w pełnej formie:

Umowa o rozłożenie na raty

pomiędzy [nazwa twojej firmy, adres] – dalej wierzyciel –
a [imię i nazwisko klienta, adres] – dalej dłużnik –

1. Dłużnik jest winien wierzycielowi kwotę 3600,00 EUR wynikającą z faktury nr 2026-0148 z dnia 15.09.2026.
2. Strony ustalają zapłatę w trzech ratach po 1200,00 EUR każda, wymagalnych odpowiednio 01.10.2026, 01.11.2026 i 01.12.2026.
3. Rozłożenie na raty następuje bez odsetek i opłat. Nie powstają żadne dodatkowe koszty.
4. Jeżeli dłużnik nie zapłaci raty lub zapłaci ją częściowo, obowiązują przepisy ustawowe. Wierzyciel może żądać całej pozostałej kwoty dopiero wtedy, gdy spełnione są przesłanki § 498 BGB, a przewidziany tam termin upłynął bezskutecznie.
5. Dostarczony towar pozostaje własnością wierzyciela do chwili pełnej zapłaty.

Miejscowość, data – podpis wierzyciela – podpis dłużnika

Trzy uwagi do tego wzoru:

• Punkt 3 nie jest ozdobą. Gdy tylko naliczysz odsetki, opłatę manipulacyjną lub narzut, odroczenie staje się odpłatną pomocą finansową (§ 506 BGB). Wobec konsumentów obowiązuje wtedy pełne prawo kredytu konsumenckiego, z formą pisemną, obowiązkowymi informacjami i rzeczywistą roczną stopą oprocentowania. Jeśli brakuje obowiązkowych informacji, czynność jest początkowo nieważna (§ 507 ust. 2 BGB). Dla większości firm rzemieślniczych droga bez odsetek jest jedyną wykonalną.
• Punkt 4 wygląda słabo, a taki nie jest. Rozpowszechniona klauzula „w razie zwłoki z jedną ratą cała kwota staje się natychmiast wymagalna" nie pomoże ci wobec konsumenta, ponieważ § 498 BGB stawia surowsze warunki. Wyjaśnia je część Klient przestaje płacić.
• Punkt 5 dotyczy tylko rzeczy ruchomych (§ 449 BGB). Przy zabudowanej kuchni albo przy usłudze zastrzeżenie własności nie ma do czego się odnieść. A nawet przy rzeczy ruchomej możesz żądać jej wydania dopiero po odstąpieniu od umowy (§ 449 ust. 2 BGB).

Kosztowny punkt: VAT nie czeka

To punkt, który zaskakuje większość firm: twoje zobowiązanie w VAT nie idzie za ratami.

Kto rozlicza się według uzgodnionych wynagrodzeń – to przypadek normalny w Niemczech, zwany Sollversteuerung – jest winien podatek z upływem okresu rozliczeniowego, w którym wykonano świadczenie (§ 13 ust. 1 nr 1 lit. a UStG). Nie wtedy, gdy wpływają pieniądze.

Przykład na liczbach ze wzoru: 3600 EUR brutto, w tym 574,79 EUR VAT. Montujesz kuchnię we wrześniu. Kwotę 574,79 EUR wykazujesz w deklaracji za wrzesień i przelewasz. Od klienta w tym momencie nie zobaczyłeś jeszcze nic – pierwsza rata przychodzi 1 października. Finansujesz więc podatek z własnej kieszeni, przy trzech ratach przez około dwa miesiące.

Jak tego uniknąć: metodą kasową z § 20 UStG. Podatek powstaje wtedy dopiero z wpływem pieniędzy, czyli rata po racie. Urząd skarbowy może ją zezwolić na wniosek, między innymi gdy twój łączny obrót w roku poprzednim nie przekroczył 800 000 EUR, a ponadto w wolnych zawodach według § 18 ust. 1 nr 1 EStG oraz przy zwolnieniu z obowiązku prowadzenia ksiąg. To wniosek, a nie wybór, którego dokonujesz sam.

Podatek dochodowy to osobne pytanie i zależy od tego, czy prowadzisz bilans, czy uproszczoną ewidencję przychodów i rozchodów. W ewidencji uproszczonej liczy się wpływ, czyli pojedyncza rata. Jak ją sporządzić, opisuje artykuł Rozliczenie podatkowe osoby samozatrudnionej.

Wobec klientów prywatnych raty to kredyt

Twój klient prywatny może odstąpić od umowy ratalnej w ciągu 14 dni, a ty musisz go o tym wcześniej poinformować. Dotyczy to także sytuacji, gdy nie żądasz za raty ani centa.

Powód: prawnie dajesz mu czas, którego umowa mu nie daje. Ustawa nazywa to odroczeniem płatności i traktuje jak pożyczkę.

Dla przypadku bez odsetek wynika to z § 515 BGB: gdy przedsiębiorca udziela konsumentowi nieodpłatnego odroczenia płatności, stosuje się odpowiednio § 514 BGB. A § 514 ust. 2 BGB daje konsumentowi prawo odstąpienia na podstawie § 355 BGB. Musisz go o tym poinformować, zanim złoży oświadczenie o zawarciu umowy; ustawa udostępnia w tym celu wzór w załączniku 9 do EGBGB.

Termin wynosi 14 dni i biegnie od zawarcia umowy (§ 355 ust. 2 BGB).

Dwa ułatwienia:

• Prawo odstąpienia odpada, jeśli klientowi i tak przysługuje już prawo z § 312g ust. 1 BGB – na przykład dlatego, że umowę zawarto na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa.
• Odstąpienie dotyczy umowy ratalnej, a nie twojego zlecenia. Klient jest wtedy znowu winien kwotę faktury jednorazowo.

Jeśli natomiast żądasz odsetek lub opłaty, wchodzi § 506 BGB, a z nim niemal całe prawo kredytu konsumenckiego: informacje przedumowne, forma pisemna, obowiązkowe dane, rzeczywista roczna stopa oprocentowania. Dla firmy, która przy okazji udziela kilku rat, jest to prawie niewykonalne.

Wobec klientów firmowych nic z tego nie obowiązuje. Konsumentem według § 13 BGB jest tylko ten, kto zawiera umowę w celach prywatnych.

Co zmienia się 20 listopada 2026 roku

W skrócie: jeśli twój klient prywatny potrzebuje na zapłatę więcej niż 50 dni, od 20 listopada 2026 roku będziesz traktowany prawnie jak kredytodawca. Będziesz musiał wtedy przed zgodą sprawdzić, czy klient w ogóle jest w stanie zwrócić pieniądze, wręczyć mu przepisane dokumenty i pouczyć go o prawie odstąpienia. Jeśli wszystko zostanie zapłacone w ciągu 50 dni, dla ciebie nic się nie zmienia.

Trzy raty miesięczne przekraczają tę granicę. Dwie raty w ciągu siedmiu tygodni nie.

A teraz wyjaśnienie.

20 listopada 2026 roku zaczyna obowiązywać w Niemczech ustawa wdrażająca dyrektywę (UE) 2023/2225 w sprawie umów o kredyt konsumencki. Została uchwalona i ogłoszona 18 maja 2026 roku w Federalnym Dzienniku Ustaw (BGBl. 2026 I nr 139).

Dotąd kredyty małe, nieoprocentowane i krótkoterminowe w dużej mierze pozostawały poza prawem kredytu konsumenckiego. To się kończy. Według rządu federalnego do przepisów chroniących konsumentów włączone zostają „małe kredyty do 200 euro, kredyty bez odsetek i opłat, kredyty o okresie do trzech miesięcy oraz tak zwane modele ‚buy now, pay later'". Dokładnie w tych trzech zakątkach mieści się typowe rozłożenie na raty w firmie rzemieślniczej lub usługowej.

Termin 50 dni wynika z samej dyrektywy. Zgodnie z artykułem 2 ust. 2 lit. h) odroczenie płatności pozostaje poza zakresem, gdy żadna osoba trzecia nie oferuje kredytu, odroczenie jest wolne od odsetek i opłat, a „płatność ma zostać dokonana w całości w terminie 50 dni od dostarczenia towarów lub wykonania usług". Dla dużych dostawców w sprzedaży na odległość, którzy nie są małymi ani średnimi przedsiębiorstwami, termin skraca się do 14 dni.

Twoje trzy przypadki w skrócie:

Obowiązki, które spadają na zawodowych kredytodawców, sięgają aż do badania zdolności kredytowej klienta. Jak dalece dotyczą małej firmy udzielającej rat dwa razy w roku, nie zostało jeszcze rozstrzygnięte przez sądy. Jeśli regularnie oferujesz raty dłuższe niż 50 dni, wyjaśnij swoją sytuację odpowiednio wcześnie przed 20 listopada 2026 roku – u adwokata albo przechodząc na dostawcę usług płatniczych, zob. Klarna, PayPal i inni. Umowy zawarte wcześniej pozostają nietknięte.

Klient przestaje płacić: co wolno ci zrobić

Wobec konsumenta nie możesz po prostu żądać całej pozostałej kwoty po pierwszej niezapłaconej racie. § 498 BGB, który przez § 514 i § 515 BGB obowiązuje także przy ratach bez odsetek, wymaga trzech rzeczy jednocześnie:

1. Klient pozostaje w zwłoce z co najmniej dwiema kolejnymi ratami, w całości lub w części.
2. Pozostaje w zwłoce z co najmniej 10 procentami kwoty całkowitej – przy okresie ponad trzech lat wystarczy 5 procent.
3. Wyznaczyłeś mu bezskutecznie dwutygodniowy termin na zapłatę zaległości i oświadczyłeś przy tym, że w przeciwnym razie zażądasz całej pozostałej kwoty.

Ustawa przewiduje ponadto, że najpóźniej wraz z wyznaczeniem terminu powinieneś zaproponować mu rozmowę o rozwiązaniu polubownym.

Te przeszkody nie obowiązują, o ile kwota jest niższa niż 200 EUR (§ 514 ust. 1 zdanie 2 w zw. z § 491 ust. 2 zdanie 2 nr 1 BGB). Nie obowiązują też wobec klientów firmowych.

Odsetki za zwłokę możesz naliczać od każdej niezapłaconej raty: wobec konsumentów pięć punktów procentowych powyżej stopy bazowej (§ 288 ust. 1 BGB). Co dzieje się dalej, gdy i ten termin upłynie, opisuje artykuł Klient nie płaci – co robić?.

Praktyczny efekt uboczny umowy ratalnej, który wielu przeocza: gdy klient zapłaci pierwszą ratę, co do zasady uznaje wierzytelność. To działa na twoją korzyść, jeśli później dojdzie do sporu o samą fakturę.

Klienci firmowi: mniej ograniczeń

Jeśli twój klient jest przedsiębiorstwem, odpada całe prawo kredytu konsumenckiego. Raty ustalasz swobodnie, możesz naliczać odsetki i możesz zastrzec klauzulę, zgodnie z którą przy niezapłaconej racie reszta staje się natychmiast wymagalna.

Dwa punkty, które w przypadku B2B wypadają dla ciebie lepiej:

• Odsetki za zwłokę: dziewięć punktów procentowych powyżej stopy bazowej zamiast pięciu (§ 288 ust. 2 BGB).
• Ryczałt 40 euro: przy zwłoce podmiotu niebędącego konsumentem przysługuje ci dodatkowo ryczałt 40 EUR. § 288 ust. 5 zdanie 2 BGB wyraźnie wskazuje, że dotyczy to także sytuacji, „gdy wierzytelność o zapłatę stanowi zaliczkę lub inną płatność ratalną". Przy trzech niezapłaconych ratach zatem trzykrotnie.

Kwestia VAT z części VAT nie czeka pozostaje bez zmian. Zależy od twojej metody rozliczenia, nie od rodzaju klienta.

Kto chce mieć terminy rat na oku, potrzebuje przede wszystkim jednego: przeglądu, które dokumenty są otwarte na dany dzień. Wypróbuj Easy Invoice za darmo – pozycje otwarte widnieją tam na wybrany dzień, a poziomy upomnień działają według twoich ustawień.

Klarna, PayPal i inni: oddanie ryzyka

Jeśli rozliczasz się przez dostawcę usług płatniczych, kredytu udziela już nie ty, lecz dostawca. To zmienia twoją sytuację zasadniczo: otrzymujesz pełną kwotę natychmiast, a ryzyko niewypłacalności spoczywa na usłudze. Także obowiązki z prawa kredytu konsumenckiego dotyczą wtedy dostawcy, nie ciebie.

Dla swojego produktu ratalnego w Niemczech PayPal podaje 3, 6, 12 lub 24 raty przy zakupach od 99 do 10 000 EUR i pisze o ryzyku: „Gdy tylko zakończysz transakcję, otrzymasz pełną kwotę. Nie ma więc dla ciebie dodatkowego ryzyka, jeśli klienci nie zapłacą na czas." Klarna działa według tego samego modelu podstawowego.

Płaci się za to prowizją od sprzedaży wyższą niż stawka karty. Dostawcy negocjują warunki indywidualnie i nie publikują ich konsekwentnie dla zakupu ratalnego; poproś o ofertę dla swojej wielkości obrotu.

Punkt, który zwykle przesądza: jedna umowa ratalna w roku nie uzasadnia umowy z dostawcą usług płatniczych. Jeśli natomiast pytają cię o to co miesiąc, prowizją kupujesz nie tylko bezpieczeństwo, ale od 20 listopada 2026 roku także zdjęcie z siebie obowiązków.

Najczęstsze pytania

Jak sformułować, że klient może płacić w ratach?

Trzema danymi: kwota całkowita, liczba i wysokość rat oraz każdy termin jako konkretna data. Do tego zdanie, że rozłożenie na raty następuje bez odsetek i opłat. Wzór znajdziesz w części Wzór umowy.

Czy mogę naliczyć odsetki albo opłatę manipulacyjną?

Wobec klientów firmowych tak. Wobec klientów prywatnych czynność staje się przez to odpłatną pomocą finansową według § 506 BGB, a wraz z tym obowiązuje prawo kredytu konsumenckiego z formą pisemną i obowiązkowymi informacjami. Jeśli tych informacji brakuje, czynność ratalna jest według § 507 ust. 2 BGB początkowo nieważna.

Czy potrzebuję zezwolenia, aby oferować raty?

Do nieoprocentowanego odroczenia płatności dla pojedynczych klientów nie. Kto udziela kredytów zawodowo, potrzebuje zezwolenia. Jeśli raty staną się twoim modelem biznesowym, zleć zbadanie sytuacji prawnie przed 20 listopada 2026 roku.

Płacę VAT za każdą ratę czy od razu?

W przypadku normalnym od razu i w całości, w okresie rozliczeniowym świadczenia (§ 13 ust. 1 nr 1 lit. a UStG). Rata po racie tylko wtedy, gdy urząd skarbowy zezwolił ci na metodę kasową z § 20 UStG.

Co zrobić, gdy klient przestanie płacić po drugiej racie?

Wobec klienta prywatnego wyznacz mu dwutygodniowy termin na zaległość i oświadcz, że w przeciwnym razie zażądasz całej pozostałej kwoty. Dopiero gdy dodatkowo otwarte są dwie kolejne raty stanowiące co najmniej 10 procent całości, możesz postawić resztę w stan wymagalności (§ 498 BGB). Wobec klientów firmowych te przeszkody nie obowiązują.

Czy klient musi podpisać umowę?

Przy ratach bez odsetek ustawa nie przewiduje żadnej formy; ustalenie e-mailem jest skuteczne. Podpis potrzebny ci nie do ważności, lecz jako dowód. Gdy tylko naliczysz odsetki lub opłaty, obowiązuje natomiast forma pisemna prawa kredytu konsumenckiego.

Jak długo muszę przechowywać umowę?

Według § 147 ust. 3 AO dowody księgowe przechowuje się osiem lat, a pozostałe dokumenty istotne podatkowo sześć lat. Najprościej odłożyć umowę razem z fakturą i traktować obie tak samo.

Czy dotyczy to także klientów za granicą?

Wobec konsumentów z innych krajów UE ochrona z reguły podlega prawu ich państwa zamieszkania. Dyrektywa o kredycie konsumenckim obowiązuje w całej UE, ale jej wdrożenie różni się w szczegółach. Wyjaśnij konkretny przypadek, zanim się zgodzisz.

Źródła

• § 13 UStG – Powstanie obowiązku podatkowego
• § 20 UStG – Obliczanie podatku od wpływów
• § 506 BGB – Odroczenie płatności i inne pomoce finansowe
• § 507 BGB – Czynności ratalne
• § 514 BGB – Nieodpłatne umowy pożyczki
• § 515 BGB – Nieodpłatne pomoce finansowe
• § 498 BGB – Postawienie w stan wymagalności przy pożyczkach ratalnych
• § 491 BGB – Umowa o kredyt konsumencki
• § 449 BGB – Zastrzeżenie własności
• § 288 BGB – Odsetki za zwłokę i inna szkoda
• § 355 BGB – Prawo odstąpienia w umowach konsumenckich
• § 147 AO – Przepisy o przechowywaniu dokumentów
• Dyrektywa (UE) 2023/2225 w sprawie umów o kredyt konsumencki
• Federalne Ministerstwo Sprawiedliwości: ustawa wdrażająca dyrektywę (UE) 2023/2225
• Rząd federalny: lepsza ochrona przy umowach kredytowych
• PayPal: płatność ratalna dla sprzedawców