Termin płatności na fakturze: sformułowanie, terminy, zwłoka

Termin płatności wybierasz sam. Przyjęte jest 14 dni. Jeśli nie napiszesz nic na fakturze, kwota jest wymagalna od razu, ale klient nie jest jeszcze w zwłoce. Decyduje to, gdzie termin jest zapisany. Termin, który pojawia się dopiero na fakturze, nie zastępuje wezwania do zapłaty. Jeśli natomiast uzgodniłeś go wcześniej – w zamówieniu, ofercie lub w swoich ogólnych warunkach –, klient popada w zwłokę po jego upływie bez żadnego wezwania. Bez jakiegokolwiek uzgodnienia zostaje ci wezwanie albo zasada 30 dni z § 286 ust. 3 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB); wobec klientów prywatnych tylko wtedy, gdy wskażesz to na fakturze.

Ten poradnik dotyczy prawa niemieckiego. Ma znaczenie, jeśli wystawiasz faktury klientom w Niemczech, niezależnie od siedziby twojej firmy.

Spis treści

• Jakie sformułowanie powinno znaleźć się na fakturze?
• Czy termin płatności w ogóle musi być na fakturze?
• 7, 14 czy 30 dni: co wolno, a co jest przyjęte?
• Od kiedy możesz wezwać do zapłaty?
• Jak doprowadzić do zwłoki bez wezwania
• Czy zakaz dotyczy także klientów firmowych?
• Zdanie, które robi różnicę przy klientach prywatnych
• Od którego dnia biegnie termin?
• Ile zwłoka kosztuje twojego klienta
• Przypadki szczególne: rzemiosło, mały przedsiębiorca, klienci za granicą
• Często zadawane pytania
• Źródła

Jakie sformułowanie powinno znaleźć się na fakturze?

Konkretna data działa lepiej niż liczba dni. Klient nie musi nic liczyć, a później nie ma sporu o to, kiedy faktura dotarła.

„Bez potrąceń" oznacza: żadnego skonta, żadnego obniżenia. Pomiń ten dodatek, jeśli oferujesz skonto. Jak jednoznacznie sformułować termin skonta i co zrobić z VAT-em, opisuje Skonto na fakturze.

Kto pisze faktury w Wordzie, zapomina to zdanie mniej więcej przy co trzeciej. W programie do fakturowania i wezwań zapisujesz swoje terminy płatności raz w ustawieniach firmy: nazwa, dni netto, do dwóch poziomów skonta i tekst, który ma pojawić się na dokumencie. Dziesięć typowych szablonów jest już przygotowanych, własne możesz dodać. Na dokumencie widnieje potem konkretna data wymagalności, wyliczona z dni netto.

Czy termin płatności w ogóle musi być na fakturze?

Nie. Termin płatności nie należy do obowiązkowych elementów faktury. Które dane są obowiązkowe, opisuje wpis Jak wystawić fakturę.

Bez wskazania obowiązuje § 271 ust. 1 BGB: kwota jest wymagalna natychmiast. Teoretycznie mógłbyś żądać pieniędzy w dniu wystawienia faktury. W praktyce daje to niewiele, bo sama wymagalność nie wywołuje zwłoki i dlatego nie przynosi ci ani odsetek, ani kosztów wezwania.

Mimo to są dobre powody, by podać termin:

• Klient wie, na czym stoi, i nie odkłada faktury na stos „później".
• Masz datę, do której możesz odwołać się w wezwaniu.
• Przy klientach prywatnych możesz od razu zamieścić pouczenie z § 286 ust. 3 BGB.

7, 14 czy 30 dni: co wolno, a co jest przyjęte?

Wobec klientów prywatnych masz swobodę. Między firmami § 271a BGB stawia granice, ale w innym kierunku, niż wielu przypuszcza: przepis chroni ciebie jako wystawcę faktury przed nadmiernie długimi terminami.

W codziennej praktyce przyjęte jest 14 dni. Krócej niż 7 dni przy klientach prywatnych szybko wygląda nieuprzejmie, a pieniędzy nie dostaniesz szybciej. Dłużej niż 30 dni kosztuje cię płynność, a klient tego nie docenia.

Punkt, który wielu pomija: w zasadach ogólnych odprowadzasz VAT w miesiącu wykonania usługi, a nie dopiero wtedy, gdy wpłyną pieniądze. Przy 60-dniowym terminie płatności kredytujesz więc VAT z własnej kieszeni. Przy metodzie kasowej z § 20 niemieckiej ustawy o VAT podatek powstaje dopiero z wpływem pieniędzy.

Od kiedy możesz wezwać do zapłaty?

Wezwać możesz, gdy tylko wierzytelność jest wymagalna. Bez uzgodnienia jest to od razu po fakturze, z terminem płatności po jego upływie.

Ważniejsze jest drugie pytanie: od kiedy klient jest w zwłoce? Dopiero wtedy możesz żądać odsetek i kosztów. Zwłoka powstaje w trzech przypadkach:

1. Wezwałeś do zapłaty. Wezwanie po terminie wymagalności wprowadza klienta w zwłokę (§ 286 ust. 1 BGB). To droga pewna.
2. Czas zapłaty był ustalony w umowie. Jeśli oferta, zamówienie lub twoje ogólne warunki wskazują, kiedy trzeba zapłacić, wezwanie nie jest potrzebne (§ 286 ust. 2 nr 1 i nr 2 BGB). Jak to zrobić, opisuje sekcja Jak doprowadzić do zwłoki bez wezwania.
3. Działa zasada 30 dni. Najpóźniej 30 dni po wymagalności i otrzymaniu faktury klient jest w zwłoce (§ 286 ust. 3 BGB).

I tu rozstrzyga się nakład pracy: termin płatności, który jednostronnie wpisujesz na fakturę, nie mieści się w przypadku 2. Niemiecki Trybunał Federalny orzekł, że jednostronne ustalenie terminu płatności przez wierzyciela nie wystarcza do powstania zwłoki według § 286 ust. 2 nr 1 BGB (wyrok z 25 października 2007, III ZR 91/07). Czas zapłaty musi być określony czynnością prawną, ustawą albo wyrokiem – zdanie na twojej fakturze nie jest żadną z tych rzeczy.

W praktyce: jeśli napiszesz na fakturze „płatne w ciągu 14 dni", a klient po 20 dniach nie zapłacił, nie jest jeszcze w zwłoce. Musisz wezwać albo odczekać 30 dni.

Termin płatności nie staje się przez to bezużyteczny. Mówi klientowi, kiedy oczekujesz pieniędzy, i większość się do tego stosuje. Po prostu nie zastępuje wezwania.

Jak zbudowane jest wezwanie, opisuje wpis Jak napisać wezwanie do zapłaty. Jeśli i to nie pomaga, przyda się Klient nie płaci – co robić?.

Nakład pracy pozostaje umiarkowany, gdy program liczy za ciebie. W office1.cloud sprawdzasz na wybrany dzień, które dokumenty wymagają wezwania, i wysyłasz wezwania jednym ruchem e-mailem – z osobnym pismem i oryginalną fakturą w załączniku. Ile poziomów wezwań przechodzisz, ustalasz sam; domyślnie są trzy.

Jak doprowadzić do zwłoki bez wezwania

Nie musisz godzić się na wezwanie. Droga prowadzi przez umowę, nie przez fakturę: jeśli termin płatności zostanie uzgodniony przed zawarciem umowy lub przy jej zawarciu, zwłoka powstaje sama po upływie terminu. Są na to dwa miejsca.

W ofercie lub zamówieniu. Najprostsza droga dla firm bez własnych ogólnych warunków. Wystarczy jedno zdanie w ofercie, którą klient podpisuje:

Zapłata w ciągu 14 dni od otrzymania faktury, bez potrąceń.

W ogólnych warunkach. Jeśli je masz, termin należy do nich. Obowiązuje wtedy przy każdym zleceniu, bez konieczności pamiętania o tym.

Aby to zadziałało, muszą być spełnione trzy rzeczy:

Trzeci punkt to pułapka, w którą wpada wiele wzorów z internetu. Różnica tkwi w sformułowaniu:

Różnica wygląda na dzielenie włosa na czworo, ale w sporze rozstrzyga o twoich odsetkach. Dodatkowo „od daty faktury" jest gorsze niż „od otrzymania faktury", bo datę faktury ustalasz sam.

Czy zakaz dotyczy także klientów firmowych?

Nie bezpośrednio. Zgodnie z § 310 ust. 1 BGB zakazane klauzule z § 309 BGB nie mają zastosowania do warunków stosowanych wobec przedsiębiorców. Tam bada się je wyłącznie według § 307 BGB, z uwzględnieniem zwyczajów obrotu handlowego.

Nie oznacza to swobody. Trybunał Federalny przyznaje katalogom zakazanych klauzul skutek wskazujący: zakazom „przysługuje w ramach kontroli treści skutek wskazujący na bezskuteczność klauzuli także w obrocie między przedsiębiorcami" (BGHZ 174, 1). Jeśli twoja klauzula podpada pod § 309 nr 4, domniemywa się więc na wstępie, że jest nieuczciwa. Skuteczna pozostaje tylko wtedy, gdy to domniemanie da się w konkretnym przypadku obalić szczególnymi cechami obrotu handlowego. Czy to się uda, rozstrzyga sąd – nie ty przy pisaniu klauzuli.

W praktyce klauzula o zwłoce nie daje ci wobec klientów firmowych nic, czego nie mógłbyś mieć bezpieczniej:

• Klauzula o czasie zapłaty prowadzi do tego samego wyniku i nie budzi podejrzeń.
• Bez żadnej klauzuli twój klient firmowy jest w zwłoce najpóźniej 30 dni po wymagalności i otrzymaniu faktury, całkowicie bez pouczenia (§ 286 ust. 3 BGB).

Ryzykujesz więc spór o klauzulę dla korzyści, którą pewnie osiągniesz dwiema innymi drogami.

Ogólne warunki to nie blok tekstu, który kopiuje się raz. Zleć sprawdzenie swoich warunków prawnikowi, zanim ich użyjesz – bezskuteczna klauzula stawia cię gorzej niż jej brak.

Zdanie, które robi różnicę przy klientach prywatnych

Zasada 30 dni z § 286 ust. 3 BGB obowiązuje wobec klientów prywatnych tylko wtedy, gdy szczególnie wskazałeś na to następstwo w fakturze. Bez tego pouczenia zostaje ci wyłącznie wezwanie – także po 30, 60 czy 90 dniach.

Przy klientach firmowych pouczenie nie jest potrzebne. Tam 30 dni biegnie automatycznie.

Dla ciebie oznacza to: jeśli dużo fakturujesz osobom prywatnym, wpisz pouczenie do swojego szablonu faktury. Kosztuje jeden wiersz i oszczędza ci w sporze jedno wezwanie.

Od którego dnia biegnie termin?

Dla zasady 30 dni liczy się otrzymanie faktury, nie data faktury. Jeśli datujesz fakturę na 1 września, a wysyłasz ją 8 września, 30 dni zaczyna biec 8 września.

Do tego wierzytelność musi być wymagalna. Oba elementy razem rozstrzygają:

Dla zakładów rzemieślniczych ważny jest drugi wiersz: bez odbioru twoje wynagrodzenie nie staje się wymagalne, a bez wymagalności nie biegnie żaden termin. Klient, który przeciąga odbiór, przesuwa tym samym również zwłokę.

Potrzebujesz dowodu, kiedy faktura dotarła. Przy e-mailu jest to moment wysłania, przy poczcie uznaje się ją zwykle za doręczoną po kilku dniach. Kto musi argumentować co do dnia, powinien wyjaśnić to z prawnikiem – dowód doręczenia bywa w sporze punktem krytycznym.

Ile zwłoka kosztuje twojego klienta

Od zwłoki możesz żądać odsetek. Ich wysokość zależy od stopy bazowej z § 247 BGB, którą Deutsche Bundesbank ustala na 1 stycznia i 1 lipca. Od 1 lipca 2026 wynosi ona 1,52 procent.

Przy klientach firmowych dochodzi ryczałt 40 euro od wierzytelności (§ 288 ust. 5 BGB). Wobec klientów prywatnych tego ryczałtu nie ma. Owe 40 euro zalicza się na poczet odszkodowania opartego na kosztach dochodzenia roszczenia.

Przykład: 3.000 euro zaległości, klient firmowy, 30 dni zwłoki. 3.000 × 10,52 % × 30/365 daje około 25,94 euro odsetek, plus 40 euro ryczałtu.

Przypadki szczególne: rzemiosło, mały przedsiębiorca, klienci za granicą

Roboty budowlane według VOB/B. VOB/B nie obowiązuje sama z siebie, tylko jeśli ją uzgodniłeś. Jeśli tak, dla faktur częściowych i końcowej obowiązują własne terminy, odbiegające od reguł BGB. W takim wypadku sprawdź swoją umowę zamiast polegać na danych z tego poradnika.

Mały przedsiębiorca według § 19 niemieckiej ustawy o VAT. Dla terminu płatności, zwłoki i odsetek nic się nie zmienia. Po prostu nie wykazujesz VAT. Zaleta: nie musisz kredytować VAT, gdy klient długo zwleka.

Klienci w innych krajach UE. Niemieckie przepisy o opóźnieniach w płatnościach wdrażają dyrektywę 2011/7/UE, dlatego podobne zasady obowiązują we wszystkich państwach członkowskich. Jakie prawo znajdzie zastosowanie do twojej umowy, zależy od konkretnego przypadku. Przy większych zleceniach zagranicznych wybór prawa powinien znaleźć się w umowie.

Zapowiedziane, ale nieobowiązujące. Komisja Europejska zaproponowała w 2023 roku rozporządzenie, które ma zastąpić dyrektywę i ostrzej ograniczyć terminy płatności w obrocie gospodarczym. Postępowanie trwa, a Komisja i Parlament reprezentują różne wersje. Do czasu porozumienia obecny stan prawny pozostaje bez zmian.

Często zadawane pytania

Czy mogę napisać na fakturze „płatne natychmiast"?

Tak. Odpowiada to ustawowej zasadzie z § 271 ust. 1 BGB. Nie przyspiesza to jednak zwłoki: także przy „natychmiast" potrzebujesz wezwania albo musisz odczekać 30 dni.

Liczy się data faktury czy dzień, w którym klient ją otrzymuje?

Dla zasady 30 dni liczy się otrzymanie. Jeśli wpisujesz na fakturę stałą datę, uwzględnij drogę pocztową i nie datuj zbyt ciasno.

Czy mogę skrócić termin płatności później?

Jednostronnie nie. Jeśli podałeś 30 dni, klient nie jest tym związany jak uzgodnieniem – może jednak liczyć na to, że wcześniej nie wezwiesz. Jeśli chcesz krótszych terminów, zmień szablon dla przyszłych faktur.

Czy termin płatności dotyczy też faktur zaliczkowych?

Tak, o ile zaliczka jest uzgodniona i wymagalna. Przy umowach o dzieło wymagalność wynika z umowy albo z § 632a BGB. Czy twoja konkretna zaliczka jest wymagalna, wyjaśnij w razie wątpliwości z prawnikiem.

Jaka jest różnica między terminem płatności a terminem zapłaty?

W codziennym użyciu żadna. Oba określenia oznaczają okres, jaki klient ma na zapłatę.

Czy do odsetek za zwłokę i kosztów wezwania doliczam VAT?

Nie. Administracja skarbowa traktuje odsetki za zwłokę i koszty wezwania jako prawdziwe odszkodowanie. Nie ma za nie świadczenia wzajemnego, więc VAT nie powstaje (niemieckie wytyczne do ustawy o VAT, punkt 1.3). Kwotę fakturujesz bez VAT.

Klient płaci tylko część. Co z resztą?

Pozostała kwota nadal jest wymagalna, a zwłoka biegnie dalej co do tej reszty. Od dnia zapłaty częściowej naliczasz odsetki już tylko od pozostałej kwoty.

Źródła

• § 271 BGB – Czas świadczenia
• § 271a BGB – Uzgodnienia o terminach płatności, weryfikacji lub odbioru
• § 286 BGB – Zwłoka dłużnika
• § 288 BGB – Odsetki za zwłokę i pozostała szkoda
• § 305 BGB – Włączenie ogólnych warunków do umowy
• § 308 BGB – Klauzule zakazane z możliwością oceny
• § 309 BGB – Klauzule zakazane bez możliwości oceny
• § 310 BGB – Zakres zastosowania
• § 641 BGB – Wymagalność wynagrodzenia
• Deutsche Bundesbank: stopa bazowa według § 247 BGB
• Wytyczne do niemieckiej ustawy o VAT, punkt 1.3 Odszkodowanie

Jeśli klient prosi o więcej czasu, niż daje twój termin płatności, zapisz to w umowie o rozłożenie na raty – tam wyjaśniono też, dlaczego VAT i tak staje się od razu wymagalny w pełnej wysokości.

Twoje faktury nadal powstają w szablonie Worda? Wypróbuj Easy Invoice za darmo – data wymagalności znajdzie się wtedy na każdym dokumencie, pozycje otwarte odnajdziesz na wybrany dzień, a poziomy wezwań działają według twoich ustawień. Automatyczny system wezwań do zapłaty pilnuje nierozliczonych pozycji i terminów.