Ratenzahlungsvereinbarung mit Kunden: Muster und Vorlage

Eine Ratenzahlungsvereinbarung braucht drei Angaben: Gesamtbetrag, Anzahl und Höhe der Raten, konkrete Fälligkeitstermine als Datum. Ein Muster zum Kopieren steht weiter unten. Sie dürfen einem Kunden Ratenzahlung anbieten, müssen es aber nie – und wenn Sie zusagen, rechnen Sie damit, dass die Umsatzsteuer trotzdem in voller Höhe sofort fällig wird, sobald Sie geliefert oder geleistet haben. Bei einem Privatkunden ist die zinslose Ratenzahlung rechtlich ein unentgeltlicher Zahlungsaufschub, und der bringt ein Widerrufsrecht mit sich. Ab dem 20. November 2026 wird diese Konstellation deutlich strenger geregelt.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder eine Rechtsanwältin.

Inhaltsverzeichnis

1. Muss ich Ratenzahlung anbieten?
2. Eine Rechnung oder mehrere?
3. Muster und Vorlage für die Ratenzahlungsvereinbarung
4. Der teure Punkt: die Umsatzsteuer wartet nicht
5. Bei Privatkunden ist Ratenzahlung ein Kredit
6. Was sich am 20. November 2026 ändert
7. Der Kunde hört auf zu zahlen: was Sie dürfen
8. Geschäftskunden: kürzere Leine
9. Klarna, PayPal und andere: das Risiko abgeben
10. Häufige Fragen

Muss ich Ratenzahlung anbieten?

Nein. Kein Gesetz zwingt Sie dazu. Ihr Kunde schuldet den Rechnungsbetrag zum vereinbarten Zahlungsziel, und dabei bleibt es, solange Sie nichts anderes vereinbaren. Eine Ratenzahlung ist eine nachträgliche Änderung des Vertrags, der beide Seiten zustimmen müssen.

Sie sagen also nicht „nein" zu einem Recht des Kunden, sondern Sie lehnen ein Angebot ab. Das dürfen Sie ohne Begründung.

Trotzdem sagen viele zu, und meist aus einem von zwei Gründen. Entweder ist der Auftrag groß genug, dass er sonst nicht zustande käme – Küche, Dach, Fotoserie, Coaching-Paket. Oder der Kunde ist schon in Zahlungsschwierigkeiten, und Raten sind der einzige Weg, überhaupt noch Geld zu sehen. Diese zwei Fälle sehen im Vertrag gleich aus, unterscheiden sich aber im Risiko erheblich. Im ersten Fall entscheiden Sie sich freiwillig, im zweiten haben Sie bereits ein Problem.

Die Zwischenlösung, an die selten jemand denkt: Anzahlung plus kurzes Zahlungsziel für den Rest. Sie bekommen früh Geld, der Kunde bekommt Luft, und Sie rutschen nicht in das Kreditrecht aus dem Abschnitt Bei Privatkunden ist Ratenzahlung ein Kredit – vorausgesetzt, alles ist innerhalb von 50 Tagen nach Lieferung bezahlt.

Eine Rechnung oder mehrere?

Eine. Sie schreiben eine Rechnung über den vollen Betrag und regeln die Raten daneben – in der Rechnung selbst oder in einer eigenen Vereinbarung.

Der häufigste Fehler ist, drei Rechnungen über je ein Drittel zu schreiben. Damit behaupten Sie gegenüber dem Finanzamt, Sie hätten drei Leistungen erbracht. Haben Sie aber nicht: Sie haben eine Küche eingebaut, und der Kunde zahlt sie in drei Schritten ab.

Die Ausnahme heißt Teilleistung und hat enge Voraussetzungen. Sie liegt vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ein Beispiel: Sie haben getrennt beauftragt bekommen, erst das Bad zu fliesen, dann die Küche, mit je eigenem Preis. Dann sind das zwei Teilleistungen, und jede darf eine eigene Rechnung bekommen. Eine Küche in drei Monatsraten ist keine Teilleistung.

Wenn Sie Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten nicht bei jeder Rechnung neu eintippen wollen, hinterlegen Sie sie einmal im Rechnungsprogramm; das Fälligkeitsdatum steht danach als konkretes Datum auf dem Beleg.

Muster und Vorlage für die Ratenzahlungsvereinbarung

Bei kleinen Beträgen genügt ein Absatz auf der Rechnung. Ab etwa 1.000 Euro nehmen Sie ein eigenes Blatt, das beide unterschreiben. Der Grund ist schlicht: Ohne Unterschrift können Sie im Streit nicht beweisen, dass der Kunde den Raten zugestimmt hat.

Beide Texte unten können Sie kopieren und in Word oder Ihr Rechnungsprogramm übernehmen. Ersetzen Sie die eckigen Klammern und die Beispielzahlen durch Ihre eigenen.

Was in jede Vorlage gehört – acht Punkte:

Warnung zu fertigen Vordrucken aus dem Netz: Viele PDF- und Word-Vorlagen enthalten den Satz „Bei Verzug mit einer Rate wird der gesamte Restbetrag sofort fällig". Gegenüber einem Privatkunden hilft Ihnen dieser Satz nicht, weil § 498 BGB strengere Voraussetzungen vorgibt. Prüfen Sie jede heruntergeladene Vorlage an dieser Stelle, bevor Sie sie einsetzen.

Kurzform für die Rechnung:

Zahlungsweise: Der Rechnungsbetrag von 3.600,00 EUR ist in drei gleichen Raten zu je 1.200,00 EUR zu zahlen, fällig am 01.10.2026, 01.11.2026 und 01.12.2026. Die Ratenzahlung erfolgt zins- und gebührenfrei.

Eigene Vereinbarung, ausführlich:

Ratenzahlungsvereinbarung

zwischen [Ihr Firmenname, Anschrift] – nachfolgend Gläubiger –
und [Name des Kunden, Anschrift] – nachfolgend Schuldner –

1. Der Schuldner schuldet dem Gläubiger aus der Rechnung Nr. 2026-0148 vom 15.09.2026 einen Betrag von 3.600,00 EUR.
2. Die Parteien vereinbaren die Zahlung in drei Raten zu je 1.200,00 EUR, fällig jeweils zum 01.10.2026, 01.11.2026 und 01.12.2026.
3. Die Ratenzahlung erfolgt zins- und gebührenfrei. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
4. Zahlt der Schuldner eine Rate nicht oder nicht vollständig, gelten die gesetzlichen Regeln. Der Gläubiger kann die gesamte Restschuld erst verlangen, wenn die Voraussetzungen des § 498 BGB vorliegen und die dort vorgesehene Frist erfolglos verstrichen ist.
5. Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Zahlung Eigentum des Gläubigers.

Ort, Datum – Unterschrift Gläubiger – Unterschrift Schuldner

Drei Hinweise zu diesem Muster:

• Punkt 3 ist nicht Schmuck. Sobald Sie Zinsen, eine Bearbeitungsgebühr oder einen Aufschlag verlangen, wird aus dem Zahlungsaufschub eine entgeltliche Finanzierungshilfe (§ 506 BGB). Dann gilt gegenüber Verbrauchern das volle Verbraucherdarlehensrecht, mit Schriftform, Pflichtangaben und effektivem Jahreszins. Fehlen Pflichtangaben, ist das Geschäft zunächst nichtig (§ 507 Abs. 2 BGB). Für die meisten Handwerksbetriebe ist der zinsfreie Weg der einzige praktikable.
• Punkt 4 sieht schwach aus und ist es nicht. Die verbreitete Klausel „Bei Verzug mit einer Rate wird der Gesamtbetrag sofort fällig" hilft Ihnen gegenüber einem Verbraucher nicht weiter, weil § 498 BGB strengere Voraussetzungen vorgibt. Der Abschnitt Der Kunde hört auf zu zahlen erklärt sie.
• Punkt 5 gilt nur für bewegliche Sachen (§ 449 BGB). Bei einer eingebauten Küche oder einer Dienstleistung läuft der Eigentumsvorbehalt leer. Und selbst bei beweglicher Ware dürfen Sie die Sache erst herausverlangen, wenn Sie vom Vertrag zurückgetreten sind (§ 449 Abs. 2 BGB).

Der teure Punkt: die Umsatzsteuer wartet nicht

Das ist der Punkt, der die meisten Betriebe überrascht: Ihre Umsatzsteuerschuld richtet sich nicht nach den Raten.

Wer nach vereinbarten Entgelten versteuert – das ist der Normalfall, die sogenannte Sollversteuerung – schuldet die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Nicht, wenn das Geld kommt.

Ein Beispiel mit den Zahlen aus dem Muster: 3.600 EUR brutto, davon 574,79 EUR Umsatzsteuer. Sie bauen die Küche im September ein. Die 574,79 EUR melden Sie in der Voranmeldung für September an und überweisen sie. Vom Kunden haben Sie zu diesem Zeitpunkt noch nichts gesehen – die erste Rate kommt am 1. Oktober. Sie strecken die Steuer also vor, bei drei Raten für rund zwei Monate.

Wie Sie das vermeiden: mit der Ist-Versteuerung nach § 20 UStG. Dann entsteht die Steuer erst mit dem Geldeingang, also ratenweise. Das Finanzamt kann sie auf Antrag gestatten, unter anderem wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, außerdem bei Freiberuflern nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG und bei Befreiung von der Buchführungspflicht. Sie ist ein Antrag, keine Wahl, die Sie einfach treffen.

Bei der Einkommensteuer ist die Frage getrennt zu beantworten und hängt davon ab, ob Sie bilanzieren oder eine Einnahmenüberschussrechnung machen. Bei der Einnahmenüberschussrechnung zählt der Zufluss, also die einzelne Rate. Wie Sie sie aufstellen, steht im Beitrag Steuererklärung als Selbstständiger.

Bei Privatkunden ist Ratenzahlung ein Kredit

Ihr Privatkunde darf die Ratenvereinbarung innerhalb von 14 Tagen widerrufen, und Sie müssen ihn vorher darauf hinweisen. Das gilt auch dann, wenn Sie keinen Cent für die Raten verlangen.

Der Grund: Rechtlich gewähren Sie ihm Zeit, die er nach dem Vertrag nicht hätte. Das Gesetz nennt das einen Zahlungsaufschub und behandelt es wie ein Darlehen.

Für den zinsfreien Fall steht das in § 515 BGB: Bei einem unentgeltlichen Zahlungsaufschub an einen Verbraucher gilt § 514 BGB entsprechend. Und § 514 Abs. 2 BGB gibt dem Verbraucher ein Widerrufsrecht nach § 355 BGB. Sie müssen ihn darüber vor seiner Vertragserklärung informieren; das Gesetz stellt dafür in Anlage 9 zum EGBGB ein Muster bereit.

Die Frist beträgt 14 Tage und beginnt mit dem Vertragsschluss (§ 355 Abs. 2 BGB).

Zwei Entlastungen dazu:

• Das Widerrufsrecht entfällt, wenn dem Kunden ohnehin schon eines nach § 312g Abs. 1 BGB zusteht – etwa weil Sie den Vertrag im Fernabsatz oder außerhalb Ihrer Geschäftsräume geschlossen haben.
• Widerrufen wird die Ratenvereinbarung, nicht Ihr Auftrag. Der Kunde schuldet den Rechnungsbetrag dann wieder auf einen Schlag.

Verlangen Sie dagegen Zinsen oder eine Gebühr, greift § 506 BGB, und damit fast das komplette Verbraucherdarlehensrecht: vorvertragliche Informationen, Schriftform, Pflichtangaben, effektiver Jahreszins. Für einen Betrieb, der nebenbei ein paar Raten einräumt, ist das kaum zu erfüllen.

Gegenüber Geschäftskunden gilt das alles nicht. Verbraucher ist nach § 13 BGB nur, wer den Vertrag zu privaten Zwecken schließt.

Was sich am 20. November 2026 ändert

Kurz gesagt: Wenn Ihr Privatkunde länger als 50 Tage zum Zahlen braucht, werden Sie ab dem 20. November 2026 rechtlich wie ein Kreditgeber behandelt. Dann müssen Sie vor der Zusage prüfen, ob er das Geld überhaupt zurückzahlen kann, ihm vorgeschriebene Unterlagen aushändigen und ihn über sein Widerrufsrecht belehren. Bleibt alles innerhalb von 50 Tagen bezahlt, ändert sich für Sie nichts.

Drei Monatsraten überschreiten diese Grenze. Zwei Raten innerhalb von sieben Wochen nicht.

Und jetzt die Erklärung dahinter.

Am 20. November 2026 gilt in Deutschland das Gesetz zur Umsetzung der EU-Verbraucherkreditrichtlinie (EU) 2023/2225. Es ist beschlossen und am 18. Mai 2026 im Bundesgesetzblatt verkündet worden (BGBl. 2026 I Nr. 139).

Bisher fielen kleine, zinsfreie und kurze Kredite weitgehend aus dem Verbraucherkreditrecht heraus. Das endet. Nach der Darstellung der Bundesregierung werden „Kleinkredite bis 200 Euro, zins- und gebührenfreie Kredite, Kredite mit einer Laufzeit bis zu drei Monaten sowie sogenannte ‚Buy now, pay later'-Modelle" in die verbraucherschützenden Regelungen einbezogen. Genau in diesen drei Ecken sitzt die typische Ratenzahlung eines Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebs.

Die 50 Tage stehen in der Richtlinie selbst. Nach Artikel 2 Abs. 2 Buchst. h bleibt ein Zahlungsaufschub außen vor, wenn kein Dritter einen Kredit anbietet, der Aufschub zins- und gebührenfrei ist und „die Zahlung vollständig binnen 50 Tagen nach der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung zu leisten ist". Für größere Anbieter im Fernabsatz, die keine kleinen oder mittleren Unternehmen sind, verkürzt sich die Frist auf 14 Tage.

Ihre drei Fälle im Überblick:

Die Pflichten, die damit auf gewerbliche Kreditgeber zukommen, gehen bis zur Prüfung der Kreditwürdigkeit des Kunden. Wie weit sie einen kleinen Betrieb treffen, der zweimal im Jahr Raten einräumt, ist im Einzelnen noch nicht ausgeurteilt. Wenn Sie regelmäßig Ratenzahlung über mehr als 50 Tage anbieten, klären Sie die Lage rechtzeitig vor dem 20. November 2026 – entweder anwaltlich oder indem Sie auf einen Zahlungsdienst umstellen, siehe Klarna, PayPal und andere. Altverträge bleiben von der Neuregelung unberührt.

Der Kunde hört auf zu zahlen: was Sie dürfen

Bei einem Verbraucher dürfen Sie nach der ersten geplatzten Rate nicht einfach den gesamten Restbetrag fordern. § 498 BGB, der über § 514 und § 515 BGB auch für die zinsfreie Ratenzahlung gilt, verlangt drei Dinge gleichzeitig:

1. Der Kunde ist mit mindestens zwei aufeinander folgenden Raten ganz oder teilweise in Verzug.
2. Er ist mit mindestens 10 Prozent des Gesamtbetrags in Verzug – bei einer Laufzeit über drei Jahre reichen 5 Prozent.
3. Sie haben ihm erfolglos eine Frist von zwei Wochen zur Zahlung des Rückstands gesetzt und dabei erklärt, dass Sie sonst die gesamte Restschuld verlangen.

Zusätzlich sieht das Gesetz vor, dass Sie ihm spätestens mit der Fristsetzung ein Gespräch über eine einvernehmliche Lösung anbieten sollen.

Diese Hürden gelten nicht, soweit der Betrag unter 200 EUR liegt (§ 514 Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 491 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 BGB). Und sie gelten nicht gegenüber Geschäftskunden.

Verzugszinsen können Sie ab der jeweils versäumten Rate verlangen: gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Wie es weitergeht, wenn auch die Frist verstreicht, steht im Beitrag Kunde zahlt nicht – was tun?.

Ein praktischer Nebeneffekt der Ratenvereinbarung, den viele übersehen: Zahlt der Kunde die erste Rate, erkennt er die Forderung damit in der Regel an. Das ist für Sie günstig, wenn es später zum Streit über die Rechnung selbst kommt.

Geschäftskunden: kürzere Leine

Ist Ihr Kunde ein Unternehmen, fällt das ganze Verbraucherdarlehensrecht weg. Sie vereinbaren die Raten frei, dürfen Zinsen verlangen und dürfen auch eine Klausel setzen, nach der die Restschuld bei einer versäumten Rate sofort fällig wird.

Zwei Punkte, die im B2B-Fall besser für Sie stehen:

• Verzugszinsen: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz statt fünf (§ 288 Abs. 2 BGB).
• Pauschale von 40 Euro: Bei Verzug eines Nicht-Verbrauchers steht Ihnen zusätzlich eine Pauschale von 40 EUR zu. § 288 Abs. 5 Satz 2 BGB stellt ausdrücklich klar, dass das auch gilt, „wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt". Bei drei versäumten Raten also dreimal.

Die Umsatzsteuerfrage aus dem Abschnitt Die Umsatzsteuer wartet nicht bleibt davon unberührt. Sie hängt an Ihrer Versteuerungsart, nicht am Kundentyp.

Wer die Ratentermine im Blick behalten will, braucht vor allem eines: eine Übersicht, welche Belege zu einem Stichtag offen sind. Easy Invoice kostenlos testen – die offenen Posten stehen dort zum Stichtag, und die Mahnstufen laufen nach Ihren Vorgaben.

Klarna, PayPal und andere: das Risiko abgeben

Wenn Sie über einen Zahlungsdienst abrechnen, gewähren nicht mehr Sie den Kredit, sondern der Anbieter. Das ändert Ihre Lage grundlegend: Sie bekommen den vollen Betrag sofort, und das Ausfallrisiko liegt beim Dienst. Auch die Pflichten aus dem Verbraucherkreditrecht treffen dann den Anbieter, nicht Sie.

PayPal nennt für seine Ratenzahlung in Deutschland 3, 6, 12 oder 24 Raten bei Käufen zwischen 99 und 10.000 EUR und schreibt zum Risiko: „Sobald Sie die Transaktion abgeschlossen haben, erhalten Sie den vollen Betrag. Es besteht also kein zusätzliches Risiko für Sie, wenn Kund:innen nicht pünktlich bezahlen." Klarna arbeitet nach demselben Grundmodell.

Bezahlt wird das mit einer Gebühr je Verkauf, die über dem Satz einer Kartenzahlung liegt. Die Konditionen verhandeln die Anbieter individuell und veröffentlichen sie für den Ratenkauf nicht durchgängig; fragen Sie sie für Ihre Umsatzgröße ab.

Der Punkt, der die Entscheidung meist trägt: Eine einzelne Ratenvereinbarung im Jahr rechtfertigt keinen Vertrag mit einem Zahlungsdienst. Wenn Sie dagegen jeden Monat gefragt werden, kaufen Sie sich mit der Gebühr nicht nur Sicherheit, sondern ab dem 20. November 2026 auch die Pflichten vom Hals.

Häufige Fragen

Wie formuliere ich, dass ein Kunde in Raten zahlen darf?

Mit drei Angaben: Gesamtbetrag, Anzahl und Höhe der Raten, konkrete Fälligkeitstermine als Datum. Dazu der Satz, dass die Ratenzahlung zins- und gebührenfrei erfolgt. Ein Muster steht im Abschnitt Muster und Vorlage.

Darf ich Zinsen oder eine Bearbeitungsgebühr verlangen?

Gegenüber Geschäftskunden ja. Gegenüber Privatkunden wird der Vorgang dadurch zur entgeltlichen Finanzierungshilfe nach § 506 BGB, und damit gilt das Verbraucherdarlehensrecht mit Schriftform und Pflichtangaben. Fehlen die Angaben, ist das Teilzahlungsgeschäft nach § 507 Abs. 2 BGB zunächst nichtig.

Brauche ich eine Erlaubnis, um Ratenzahlung anzubieten?

Für den zinsfreien Zahlungsaufschub an einzelne Kunden nicht. Wer Kredite gewerbsmäßig vergibt, braucht dagegen eine Erlaubnis. Wenn Ratenzahlung bei Ihnen zum Geschäftsmodell wird, lassen Sie das vor dem 20. November 2026 rechtlich prüfen.

Muss ich die Umsatzsteuer je Rate oder sofort zahlen?

Im Normalfall sofort und vollständig, nämlich im Voranmeldungszeitraum der Leistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ratenweise nur, wenn Ihnen das Finanzamt die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG gestattet hat.

Was mache ich, wenn der Kunde nach der zweiten Rate aufhört?

Bei einem Privatkunden setzen Sie ihm eine Frist von zwei Wochen für den Rückstand und erklären dabei, dass Sie sonst die gesamte Restschuld verlangen. Erst wenn zusätzlich zwei aufeinander folgende Raten offen sind und mindestens 10 Prozent des Gesamtbetrags, können Sie die Restschuld fällig stellen (§ 498 BGB). Bei Geschäftskunden gelten diese Hürden nicht.

Muss der Kunde die Vereinbarung unterschreiben?

Bei der zinsfreien Ratenzahlung schreibt das Gesetz keine Form vor; eine Absprache per E-Mail ist wirksam. Die Unterschrift brauchen Sie nicht für die Wirksamkeit, sondern als Beweis. Sobald Sie Zinsen oder Gebühren verlangen, gilt dagegen die Schriftform des Verbraucherdarlehensrechts.

Wie lange muss ich die Ratenvereinbarung aufbewahren?

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten für Buchungsbelege acht Jahre und für sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Legen Sie die Vereinbarung am einfachsten zur Rechnung und behandeln Sie beide gleich.

Gilt das auch bei Kunden im Ausland?

Bei Verbrauchern im EU-Ausland richtet sich der Schutz regelmäßig nach dem Recht ihres Wohnsitzstaats. Die Verbraucherkreditrichtlinie gilt EU-weit, ihre Umsetzung unterscheidet sich aber im Detail. Klären Sie den Einzelfall, bevor Sie zusagen.

Quellen

• § 13 UStG – Entstehung der Steuer
• § 20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
• § 506 BGB – Zahlungsaufschub, sonstige Finanzierungshilfe
• § 507 BGB – Teilzahlungsgeschäfte
• § 514 BGB – Unentgeltliche Darlehensverträge
• § 515 BGB – Unentgeltliche Finanzierungshilfen
• § 498 BGB – Gesamtfälligstellung bei Teilzahlungsdarlehen
• § 491 BGB – Verbraucherdarlehensvertrag
• § 449 BGB – Eigentumsvorbehalt
• § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
• § 355 BGB – Widerrufsrecht bei Verbraucherverträgen
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• Richtlinie (EU) 2023/2225 über Verbraucherkreditverträge
• Bundesministerium der Justiz: Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/2225
• Bundesregierung: Besserer Schutz bei Kreditverträgen
• PayPal: Ratenzahlung für Händler