Küçük işletmeler için fatura programı: Nelere dikkat etmelisiniz

Fatura programı seçeneği çok geniş ve karşılaştırma listelerinin çoğu asıl şunu gösteriyor: Fazlasıyla çok. Bir sıralama daha yapmaktan çok daha yararlı olan soru, hangi özelliklerin sizin için, bir küçük işletme olarak gerçekten önemli olduğudur. Bunu bilen kişi kararı birkaç dakikada verir – o an hangi markalar reklamı yapılıyor olursa olsun.

Önce: Gerçekten neye ihtiyacınız var – ve neye yok

§ 19 UStG kapsamında küçük işletme olarak KDV göstermezsiniz. Bu birçok şeyi kolaylaştırır: Ne KDV ön beyanına, ne karmaşık bir vergi mantığına, ne de hesap planlı bir muhasebeye ihtiyacınız vardır. Birçok program tam da bu şeyler için tasarlanmıştır – ve buna bağlı olarak pahalı ve gereksiz yüklüdür.

Bu yüzden başlangıçta tam işlev kapsamından çok şu soru önemlidir: Program her gün yaptığınız işi – fatura ve teklif yazmayı – temiz bir şekilde karşılıyor mu, ve ileride yine de KDV yükümlüsü olduğunuzda sizinle birlikte büyüyor mu? Bunun ötesindeki her şey ilk adımda süstür. Küçük işletme statüsünün sizin için gerçekten faydalı olup olmadığı en çok müşterilerinize bağlıdır – KDV'siz fatura yazmak (§ 19 UStG) yazısında okuyabilirsiniz.

Ekstra değil, zorunluluk: GoBD uyumu

En önemli nokta reklamı yapılan bir şey değil, yasal bir temeldir: Program faturaları GoBD'ye uygun biçimde oluşturmalı ve saklamalıdır. Somut olarak bu şu demektir: ardışık fatura numaraları otomatik, sonradan üzerine yazılamayan belgeler, denetim güvenli bir arşiv. Tamamlanmış faturaların kolayca silinip değiştirilebildiği bir araç burada kalır – ne kadar şık görünürse görünsün.

E-fatura: bugün al, yarın düzenle

2025'ten bu yana B2B alanındaki her işletme e-faturaları almak ve okumak zorundadır – küçük işletmeler de. Düzenleme konusunda küçük işletmeler için hâlâ geçiş süreleri geçerli, ama yön belli. ZUGFeRD ve XRechnung gibi yapılandırılmış biçimleri yalnızca gösteren değil, kendisi de oluşturabilen bir program bu konuyu sizden kalıcı olarak devralır. İki biçimin birbirinden nasıl ayrıldığını XRechnung mı ZUGFeRD mi? yazısı açıklıyor.

Günlük iş belirler: kullanım

Bir programı işlev listesi için değil, hep aynı el hareketlerini hızlı yaptığı için kullanırsınız. Şunlara dikkat edin:

• Müşteriler ve ürünler bir kez tanımlanıp yeniden kullanılabiliyor mu,
• bir teklif tek tıkla faturaya dönüşüyor mu,
• fatura numaraları otomatik ve eksiksiz veriliyor mu,
• tekrar eden faturalar şablon olarak kaydedilebiliyor mu.

Bunlar, haftalar içinde „yan işi olarak halloluyor" ile „her cuma akşamına mal oluyor" arasındaki farkı belirleyen şeylerdir.

Verileriniz size ait olmalı

Sık gözden kaçan bir nokta: Geri çıkabiliyor musunuz? Başlamadan önce müşterilerin, ürünlerin ve faturaların CSV veya PDF olarak dışa aktarılabildiğini ve mali müşavir için bir DATEV dışa aktarımının bulunduğunu kontrol edin. Verilerini her an yanında taşıyabilen kişi hiçbir sağlayıcıya bağımlı değildir. Bir bulut çözümünde ayrıca sunucu konumuna ve verilerinizin nasıl işlendiğine bakmak faydalıdır – KDVKK açısından sunucuları AB'de olan bir sağlayıcı daha rahat bir seçimdir.

Ne kadara mal olabilir

Fiyat, fatura sayınıza uygun olmalıdır. Ayda bir avuç fatura yazan kişinin çok yazanlar için bir pakete ihtiyacı yoktur. Ücretsiz giriş sürümleri cazip görünür, ama neredeyse her zaman sınırları vardır – bunlardaki tuzakların nerede olduğu Ücretsiz fatura programı: Tuzak nerede? yazısında anlatılıyor.

Tek bakışta kontrol listesi

Küçük işletmelere uygun bir fatura programı şunları yapmalı:

• GoBD'ye uygun çalışmalı (değiştirilemeyen belgeler, eksiksiz numaralar),
• e-faturaları alabilmeli ve düzenleyebilmeli (ZUGFeRD, XRechnung),
• küçük işletme statüsünü dolaylı yol olmadan yansıtmalı (KDV göstermeden, doğru § 19 notuyla),
• müşterileri, ürünleri ve şablonları yeniden kullanılabilir biçimde kaydetmeli,
• verilerinizi dışa aktarılabilir tutmalı (CSV, PDF, DATEV),
• verileri KVKK'ya uygun, ideal olarak AB sunucularında işlemeli,
• fatura miktarına uygun bir fiyat modeline sahip olmalı.

Bu noktaları tek tek geçen kişi neyin uygun olduğunu hızla bulur. Easy Invoice office1.cloud'da tam olarak küçük işletmelere ve serbest çalışanlara göre tasarlanmıştır ve bu listeyi karşılar – ama ölçütler, neye karar verirseniz verin bundan bağımsız olarak geçerlidir.