Programma di fatturazione per piccole imprese: a cosa fare attenzione

L'offerta di programmi di fatturazione è enorme, e la maggior parte delle liste comparative mette in evidenza soprattutto una cosa: sono troppi. Più utile di un'ennesima classifica è la domanda su quali caratteristiche contino davvero per voi come piccola impresa. Chi le conosce prende la decisione in pochi minuti, indipendentemente dai nomi che vengono pubblicizzati al momento.

Prima di tutto: cosa vi serve davvero – e cosa no

Come piccola impresa ai sensi del § 19 UStG non esponete l'IVA. Questo semplifica molte cose: non vi serve la liquidazione periodica dell'IVA, nessuna logica fiscale complessa, nessuna contabilità con piano dei conti. Molti programmi sono pensati proprio per queste cose – e sono di conseguenza costosi e sovraccarichi.

All'inizio, quindi, conta meno la ricchezza di funzioni e più la domanda: il programma copre in modo pulito ciò che fate ogni giorno – scrivere fatture e preventivi – e cresce con voi se in seguito diventate soggetti a IVA? Tutto il resto, in una prima fase, è accessorio. Se lo status di piccola impresa convenga davvero a voi dipende soprattutto dai vostri clienti – ne parliamo in Scrivere una fattura senza IVA (§ 19 UStG).

Obbligo, non un extra: conformità alla conservazione digitale

Il punto più importante non è uno di quelli con cui si fa pubblicità, ma una base di legge: il programma deve creare e conservare le fatture in modo conforme ai principi di corretta tenuta digitale. Concretamente significa: numeri di fattura progressivi automatici, nessun documento sovrascrivibile a posteriori, un'archiviazione a prova di revisione. Uno strumento con cui è facile cancellare o modificare fatture già emesse è bocciato qui – per quanto bello possa sembrare.

Fattura elettronica: oggi ricevere, domani emettere

Dal 2025 ogni impresa nell'ambito B2B deve poter ricevere e leggere le fatture elettroniche – anche le piccole imprese. Per l'emissione valgono ancora periodi transitori per le piccole realtà, ma la direzione è chiara. Un programma capace non solo di visualizzare i formati strutturati come ZUGFeRD e XRechnung, ma anche di generarli, vi toglie questo pensiero in modo duraturo. In cosa si distinguono i due formati lo spiega XRechnung o ZUGFeRD?.

A decidere è la quotidianità: l'usabilità

Un programma non lo usate per la sua lista di funzioni, ma perché rende veloci le stesse operazioni ripetute ogni volta. Verificate se:

• clienti e articoli si possono creare una volta e riutilizzare,
• da un preventivo si ottiene una fattura con un clic,
• i numeri di fattura vengono assegnati in automatico e senza lacune,
• le fatture ricorrenti si possono salvare come modello.

Sono queste le cose che, nel giro di settimane, fanno la differenza tra „si fa in un attimo" e „mi costa ogni venerdì sera".

I vostri dati devono restare vostri

Un punto spesso trascurato: riuscite a uscirne? Prima di iniziare verificate se clienti, articoli e fatture si possono esportare in CSV o PDF e se è presente un export DATEV per il commercialista. Chi può portare via i propri dati in qualsiasi momento non è legato ad alcun fornitore. Con una soluzione cloud vale inoltre la pena guardare alla sede dei server e al trattamento dei vostri dati – per il GDPR un fornitore con server nell'UE è la scelta più semplice.

Quanto può costare

Il prezzo dovrebbe essere proporzionato al numero delle vostre fatture. Chi scrive una manciata di fatture al mese non ha bisogno di un pacchetto per chi ne fa tante. Le varianti gratuite di ingresso sembrano allettanti, ma hanno quasi sempre dei limiti – dove stanno le fregature lo trovate in Programma di fatturazione gratis: dov'è la fregatura?.

La checklist in sintesi

Un buon programma di fatturazione per piccole imprese dovrebbe:

• lavorare in modo conforme ai principi di conservazione digitale (documenti immodificabili, numeri senza lacune),
• poter ricevere ed emettere fatture elettroniche (ZUGFeRD, XRechnung),
• gestire senza deviazioni lo status di piccola impresa (nessuna esposizione dell'imposta, corretto riferimento al § 19),
• salvare clienti, articoli e modelli in modo riutilizzabile,
• mantenere i vostri dati esportabili (CSV, PDF, DATEV),
• trattare i dati in modo conforme al GDPR, idealmente su server nell'UE,
• avere un modello di prezzo adatto al volume di fatture.

Chi passa in rassegna questi punti scopre in fretta cosa fa al caso suo. Easy Invoice su office1.cloud è pensato proprio per piccole imprese e lavoratori autonomi e copre l'intera lista – ma i criteri valgono a prescindere da ciò per cui deciderete.