Serbest meslek sahibi olarak fatura: şablon, zorunlu bilgiler, KDV

Serbest meslek sahibi (Freiberufler) olarak faturalarınızı diğer tüm işletmeler gibi düzenlersiniz; bunun için bir ticari işletmeye (Gewerbe) ihtiyacınız yoktur. Faturada Katma Değer Vergisi Kanunu'ndaki (Umsatzsteuergesetz) zorunlu bilgiler yer alır; bunların arasında vergi numaranız (Steuernummer) ve hizmetinizin açık bir tanımı vardır. KDV (Umsatzsteuer) eklenip eklenmeyeceğini iki soru belirler: Küçük işletme düzenlemesini (Kleinunternehmerregelung) kullanıyor musunuz ve hizmetiniz, örneğin bir sağlık mesleği olarak, vergiden muaf mı? Üç durumun her biri için aşağıda bir şablon bulursunuz.

İçindekiler

1. Faturada neler yer almalı?
2. KDV'li mi, KDV'siz mi: sizin durumunuz hangisi?
3. Şablon: serbest meslek sahibi olarak fatura
4. Gewerbe olmadan, vergi numarası olmadan: olur mu?
5. Ne zaman fatura düzenlemek zorundasınız
6. Serbest meslek sahipleri e-fatura düzenlemek zorunda mı?
7. Yurt dışındaki müşteriler
8. Faturadan sonra: numara, saklama, KDV
9. Sık sorulan sorular

Faturada neler yer almalı?

Yasanın hangi bilgileri istediği, KDV hesaplayıp hesaplamadığınıza bağlıdır. Küçük işletme (Kleinunternehmer) olarak daha azdır. Tablo iki durumu yan yana gösteriyor.

Fatura numarası ve hizmet tarihi § 34a UStDV'de yer almaz. Federal Maliye Bakanlığı (Bundesfinanzministerium, BMF), küçük işletme faturalarında yalnızca orada sayılan bilgilerin gerektiğini teyit eder (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, KDV uygulama genelgesi). Yine de ikisi de işe yarar: Müşteriniz ödeme yaparken faturayı numarasıyla yeniden bulur, siz de genel görünümü kaybetmezsiniz. Küçük işletme düzenlemesinden çıktığınız anda ikisi de zorunlu olur. Baştan numara verirseniz o zaman hiçbir şeyi değiştirmeniz gerekmez. Bir numara sistemini nasıl kuracağınızı Fatura numarası verme yazısı anlatıyor. Hizmet dönemini, örneğin bütün bir aylık danışmanlık için, nasıl belirteceğinizi Faturada hizmet tarihi yazısı açıklıyor.

Tabloda bir bilgi eksik, çünkü yasa bunu istemez: ödeme vadesi (Zahlungsziel). Tarih olmadan müşteriniz ne zamana kadar ödemesi gerektiğini bilmez. office1.cloud fatura programında ödeme vadelerinizi bir kez şablon olarak oluşturursunuz. Program bundan vade tarihini hesaplar ve faturaya yazar. Müşteri zamanında ödemezse Ödeme hatırlatması yazma yazısındaki şablonlar yardımcı olur.

Brüt 250 euroya kadar küçük tutarlarda yasa daha az bilgiye izin verir, örneğin vergi numarası ve müşteri adresi olmadan. Bu durumda neyin yeterli olduğunu 250 euroya kadar küçük tutarlı fatura yazısında bulursunuz.

KDV'li mi, KDV'siz mi: sizin durumunuz hangisi?

Serbest meslek sahiplerinin çoğu üç durumdan birine girer. Tutar satırında ne yazacağı duruma bağlıdır.

Küçük işletme. Düzenleme, önceki yıl cironuz en fazla 25.000 euro olduysa ve içinde bulunulan yılda 100.000 euroyu aşmıyorsa geçerlidir (§ 19 Abs. 1 UStG). Federal Maliye Bakanlığı'na göre not için “steuerfreier Kleinunternehmer” gibi gündelik dilde bir ifade yeterlidir (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Düzenlemenin sizin için daha iyi seçim olup olmadığını Küçük işletme: evet mi, hayır mı? yazısı netleştiriyor.

Vergiden muaf hizmetler. Bazı serbest meslekler, ciro miktarından bağımsız olarak KDV'den muaftır. Yasa örneğin doktorların, diş hekimlerinin, alternatif tıp uygulayıcılarının (Heilpraktiker), fizyoterapistlerin ve ebelerin tedavi hizmetlerini (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG) ve serbest çalışan öğretmenlerin belirli eğitim hizmetlerini (§ 4 Nr. 21 UStG) sayar. Faaliyetinizin bu kapsama girip girmediği somut duruma bağlıdır. Bunu ilk KDV'siz faturayı düzenlemeden önce en iyisi vergi danışmanınızla (Steuerkanzlei) netleştirin.

Pahalı karışıklık. Hesaplama hakkınız olmadığı hâlde faturaya KDV yazarsanız, gösterilen tutarı § 14c Abs. 2 UStG uyarınca yine de borçlanırsınız. Bu, örneğin bir küçük işletme genel vergilendirme için hazırlanmış bir şablonu kullandığında olabilir. Bunu nasıl önleyeceğinizi ve nasıl düzelteceğinizi KDV'siz fatura düzenleme yazısı anlatıyor.

Şablon: serbest meslek sahibi olarak fatura

Şablon KDV'li bir faturayı gösteriyor. Diğer iki durum için yalnızca tutarların bulunduğu bloğu değiştirirsiniz. İsimler, adresler ve numaralar uydurmadır.

Aylin Demir · Çeviri Hizmetleri
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Vergi numarası: 214/5678/1234

Muster GmbH
Sayın Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Fatura No. 2026-014
Fatura tarihi: 9 Ekim 2026
Hizmet dönemi: 1-30 Eylül 2026

Hizmet                                            Tutar
Kullanım kılavuzu çevirisi İngilizce–Almanca,
42 standart sayfa, sayfası 38,00 euro         1.596,00 €

Net tutar                                     1.596,00 €
KDV %19                                         303,24 €
Toplam tutar                                  1.899,24 €

Lütfen tutarı 23 Ekim 2026 tarihine kadar
IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11 hesabına havale edin.

Küçük işletme olarak tutar bloğunu şununla değiştirirsiniz:

Toplam tutar                                  1.596,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Fatura Almanya'daki müşteriye gittiği için not Almanca kalır. Anlamı: “§ 19 UStG uyarınca vergiden muaf küçük işletme.”

Vergiden muaf bir hizmette, burada bir fizyoterapist örneğiyle:

Toplam tutar                                    360,00 €

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

Anlamı: “§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG uyarınca vergiden muaf tedavi.”

Katma Değer Vergisi Kanunu § 14 Abs. 4'te imza istemez. Müşteriniz kabul ederse faturayı PDF olarak e-postayla göndermek mümkündür (§ 14 Abs. 1 UStG). Kurumsal müşterilerde 2027'den itibaren e-fatura (E-Rechnung) devreye girer, bkz. Serbest meslek sahipleri e-fatura düzenlemek zorunda mı?

Gewerbe olmadan, vergi numarası olmadan: olur mu?

Gewerbe olmadan: evet. Serbest meslek sahibi olarak ticari işletme kaydı (Gewerbeanmeldung) yapmazsınız; bunun yerine vergi dairesine (Finanzamt) faaliyete başladığınızı bildirirsiniz (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Bu, ELSTER'deki (Alman vergi idaresinin çevrim içi portalı) vergi kaydı anketi (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) üzerinden yapılır. Faaliyetinizin serbest meslek mi yoksa ticari işletme mi sayıldığını Freiberufler mi, Gewerbe mi? yazısı netleştiriyor. Vergi dairesine kayıtlı olmadan yalnızca ara sıra fatura kesenler sınırları Gewerbe olmadan fatura kesmek yazısında bulur.

Vergi numarası olmadan: Bu durumda fatura eksiktir. § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG vergi numarasını veya USt-IdNr.'yi ister. Kurumsal bir müşteri eksik bir faturadan kural olarak indirilecek KDV (Vorsteuer) düşemez, çünkü bunun için § 14 UStG'ye uygun bir faturaya ihtiyacı vardır (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Numara henüz postadaysa iki seçeneğiniz var:

• Numara gelene kadar faturayı bekletirsiniz. Bunun için süre altı aydır, bkz. Ne zaman fatura düzenlemek zorundasınız.
• Faturayı hemen gönderir ve numarayı sonradan eklersiniz. Zorunlu bilgileri eksik olan bir fatura § 31 Abs. 5 UStDV uyarınca düzeltilebilir.

ELSTER üzerinden numaraya nasıl daha hızlı ulaşacağınızı ELSTER üzerinden vergi numarası başvurusu yazısı anlatıyor. Ücret vergisinden (Lohnsteuer) bildiğiniz kişisel vergi kimlik numaranız (Steuer-ID) aynı numara değildir. Hangi numaranın hangisi olduğunu USt-IdNr.: başvuru ve sorgulama yazısı gösteriyor.

Ne zaman fatura düzenlemek zorundasınız

Almanya'daki bir işletme için çalışıyorsanız yasa, hizmetten sonraki altı ay içinde bir fatura ister (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Diğer AB ülkelerindeki kurumsal müşteriler için daha kısa bir süre geçerlidir, bkz. Yurt dışındaki müşteriler. Aynısı dernekler (Verein) ve işletme olmayan diğer tüzel kişiler için de geçerlidir (Nr. 2).

Özel müşterilere fatura düzenleyebilirsiniz, ancak Katma Değer Vergisi Kanunu sizi kural olarak buna zorunlu tutmaz. İstisna, bir taşınmazla bağlantılı hizmetlerdir, örneğin belirli bir bina için mimarlık hizmetleri (Nr. 3, Abschnitt 3a.3 Abs. 8 UStAE). Kendi muhasebeniz için her gelire ait bir belge yine de faydalıdır, özel müşterilerde de.

§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG uyarınca vergiden muaf hizmetler için, yani tedavi hizmetleri ve muaf eğitim için de, § 14 Abs. 2'deki yükümlülük geçerli değildir. Ücret tarifeleri (Gebührenordnungen) gibi mesleki kurallar yine de fatura isteyebilir.

Serbest meslek sahipleri e-fatura düzenlemek zorunda mı?

2026 sonuna kadar henüz hayır. Özel müşterilere ve küçük işletme olarak sonrasında da hayır. E-fatura, programların otomatik olarak okuyabildiği sabit bir formatta bir dosyadır. PDF buna dahil değildir.

Dayanak § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 ve § 27 Abs. 38 UStG'deki geçiş kuralıdır. O zamana kadar neleri hazırlamanız gerektiğini 2027 ve 2028'de e-fatura yükümlülüğü yazısı anlatıyor. Bundan bağımsız olarak tedarikçiler size şimdiden e-fatura gönderebilir. Bunun küçük işletmeler için ne anlama geldiğini Küçük işletme olarak e-fatura yazısı açıklıyor.

Yurt dışındaki müşteriler

Başka bir AB ülkesindeki bir firma için çalışıyorsanız kural olarak Alman KDV'si olmadan bir fatura düzenlersiniz ve müşteriniz hizmeti kendi ülkesinde vergilendirir. Bunun için faturaya kendi USt-IdNr.'niz ve müşterinizinki, ayrıca “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (vergiyi hizmet alan öder) ibaresi yazılır. Süre yurt içinden kısadır: Fatura, hizmetin yapıldığı ayı izleyen ayın 15'ine kadar düzenlenmelidir (§ 14a Abs. 1 UStG). Ayrıntıları AB ülkelerine fatura kesme yazısında bulursunuz. Bir USt-IdNr.'yi nasıl alacağınızı ve müşterinizinkini nasıl sorgulayacağınızı USt-IdNr.: başvuru ve sorgulama yazısı açıklıyor.

Küçük işletme olarak özel kurallar geçerlidir: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG sizi diğerlerinin yanı sıra belirli yurt dışı faturalarında USt-IdNr. belirtme yükümlülüğünden muaf tutar. Bu nedenle yurt dışından gelen işlerde vergi danışmanınıza kısaca sormakta fayda var.

Faturadan sonra: numara, saklama, KDV

Numara. Her fatura numarası § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG uyarınca bir kez verilir. Bir fatura müşteriye ulaşmışsa ve bir hata içeriyorsa, ona açıkça atıfta bulunan bir belgeyle düzeltilir (§ 31 Abs. 5 UStDV). Bunun nasıl yapıldığını Faturayı düzeltme veya iptal etme yazısı anlatıyor.

Saklama. Düzenlediğiniz her faturanın bir kopyasını sekiz yıl saklarsınız. Süre, faturayı düzenlediğiniz yılın sonunda başlar (§ 14b Abs. 1 UStG). Diğer belgeler için neyin geçerli olduğunu Saklama süreleri 2026 yazısında bulursunuz.

KDV ancak ödemeden sonra. KDV hesaplıyorsanız, serbest meslek sahibi olarak vergi dairesinden vergiyi ancak müşteriniz ödedikten sonra yatırmayı talep edebilirsiniz (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Buna tahsilat esasına göre vergilendirme (Ist-Versteuerung) denir. Bu olmadan vergi, para henüz gelmemiş olsa bile hizmeti yaptığınız dönem için doğar (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Kâr. Kârınızı gelir-gider farkı hesabıyla (Einnahmenüberschussrechnung) belirliyorsanız, bir fatura ancak para size ulaştığında gelir sayılır (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG). Bunun nasıl yapıldığını Gelir-gider farkı hesabını kendiniz yapın yazısı anlatıyor.

Sık sorulan sorular

Serbest meslek sahibi olarak Gewerbe olmadan fatura düzenleyebilir miyim?

Evet. Serbest meslek sahipleri ticari işletme kaydı yapmaz. Fatura için vergi dairesinin vergi kaydı anketinden sonra size verdiği vergi numarasına ihtiyacınız vardır.

Küçük işletme olarak faturaya ne yazarım?

KDV'siz bir toplam tutar ve küçük işletme düzenlemesine ilişkin bir not, örneğin “Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG” (§ 19 UStG uyarınca vergiden muaf küçük işletme). Vergi oranı ve vergi tutarı faturada yer almaz.

Serbest meslek sahibi olarak e-fatura düzenlemek zorunda mıyım?

2026 sonuna kadar hayır. Sonrasında cironuza ve müşterilerinize bağlıdır: önceki yıl cirosu 800.000 euronun üzerindeyse 2027'den, değilse 2028'den itibaren, her iki durumda da yalnızca yurt içindeki işletmelere. Küçük işletmeler ve özel müşterilere kesilen faturalar bunun dışındadır.

Bu, freelancer'lar için de geçerli mi?

“Freelancer” vergi hukukunda bir kavram değildir. Fatura için aynı zorunlu bilgiler geçerlidir. Vergi açısından serbest meslek sahibi (Freiberufler) mi olduğunuz yoksa bir ticari işletmeniz (Gewerbe) mi olduğu faaliyetinize bağlıdır (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Ticari işletme kaydı yapıp yapmayacağınız da buna bağlıdır.

Özel müşterilere fatura düzenlemek zorunda mıyım?

Katma Değer Vergisi Kanunu'na göre kural olarak hayır; bir taşınmazla bağlantılı hizmetler hariç. Muhasebeniz için her gelire ait bir belge yine de faydalıdır.

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.

Kaynaklar

• § 14 UStG, faturaların düzenlenmesi (Almanca: Ausstellung von Rechnungen)
• § 14b UStG, faturaların saklanması (Almanca: Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 15 UStG, indirilecek KDV (Almanca: Vorsteuerabzug)
• § 19 UStG, küçük işletme sahiplerinin vergilendirilmesi (Almanca: Besteuerung der Kleinunternehmer)
• § 20 UStG, verginin tahsil edilen bedellere göre hesaplanması (Almanca: Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten)
• § 4 UStG, vergi muafiyetleri (Almanca: Steuerbefreiungen)
• § 12 UStG, vergi oranları (Almanca: Steuersätze)
• § 27 UStG, genel geçiş hükümleri (Almanca: Allgemeine Übergangsvorschriften)
• § 31 UStDV, faturadaki bilgiler (Almanca: Angaben in der Rechnung)
• § 33 UStDV, küçük tutarlı faturalar (Almanca: Rechnungen über Kleinbeträge)
• § 34a UStDV, küçük işletmelerin faturaları (Almanca: Rechnungen für Kleinunternehmer)
• § 138 AO, kazanç faaliyetine ilişkin bildirimler (Almanca: Anzeigen über die Erwerbstätigkeit)
• § 13 UStG, verginin doğması (Almanca: Entstehung der Steuer)
• § 14c UStG, hatalı veya yetkisiz vergi gösterimi (Almanca: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis)
• § 4 EStG, genel olarak kazanç kavramı (Almanca: Gewinnbegriff im Allgemeinen)
• § 11 EStG, tahsilat ve harcama (Almanca: Vereinnahmung und Verausgabung)
• § 18 EStG, serbest meslek kazancı (Almanca: Selbständige Arbeit)
• § 14a UStG, özel durumlarda fatura düzenlemeye ilişkin ek yükümlülükler (Almanca: Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen)
• § 3a UStG, diğer hizmetlerin ifa yeri (Almanca: Ort der sonstigen Leistung)
• 18 Mart 2025 tarihli BMF yazısı: küçük işletmeler için özel düzenleme (Almanca: Sonderregelung für Kleinunternehmer)
• KDV uygulama genelgesi, 31 Aralık 2025 itibarıyla (Almanca: Umsatzsteuer-Anwendungserlass)