Factuurprogramma voor kleineondernemers: waar u op moet letten

De keuze aan factuurprogramma's is groot, en de meeste vergelijkingslijsten maken vooral één ding duidelijk: er zijn er te veel. Nuttiger dan nog een ranglijst is de vraag welke eigenschappen voor u als kleineondernemer eigenlijk tellen. Wie die kent, neemt de beslissing in een paar minuten – ongeacht welke namen op dit moment worden aangeprezen.

Eerst: wat u echt nodig heeft – en wat niet

Als kleineondernemer volgens § 19 UStG vermeldt u geen btw. Dat vereenvoudigt veel: u heeft geen btw-aangifte nodig, geen ingewikkelde belastinglogica, geen boekhouding met een rekeningschema. Veel programma's zijn juist op deze dingen ingericht – en daardoor duur en overladen.

Voor het begin telt daarom minder de volledige functieomvang dan de vraag: dekt het programma netjes af wat u dagelijks doet – facturen en offertes schrijven – en groeit het mee als u later toch btw-plichtig wordt? Al het overige is in de eerste stap bijzaak. Of de kleineondernemersstatus voor u eigenlijk wel loont, hangt vooral van uw klanten af – na te lezen in Een factuur zonder btw schrijven (§ 19 UStG).

Plicht, geen extra: GoBD-conform

Het belangrijkste punt is er geen waarmee wordt geadverteerd, maar een wettelijke basis: het programma moet facturen GoBD-conform aanmaken en bewaren. Concreet betekent dat: doorlopende factuurnummers automatisch, geen achteraf overschrijfbare documenten, een revisievaste opslag. Een gereedschap waarmee afgeronde facturen eenvoudig te verwijderen of te wijzigen zijn, zakt hier voor de test – hoe chic het er ook uitziet.

E-factuur: vandaag ontvangen, morgen uitreiken

Sinds 2025 moet elke ondernemer in het B2B-domein e-facturen kunnen ontvangen en lezen – ook kleineondernemers. Bij het uitreiken gelden voor kleine bedrijven nog overgangstermijnen, maar de richting is duidelijk. Een programma dat gestructureerde formaten zoals ZUGFeRD en XRechnung niet alleen kan tonen maar ook zelf kan aanmaken, neemt u dit thema blijvend uit handen. Waarin de twee formaten verschillen, legt XRechnung of ZUGFeRD? uit.

De dagelijkse praktijk beslist: de bediening

Een programma gebruikt u niet vanwege zijn functielijst, maar omdat het de steeds terugkerende handelingen snel maakt. Let erop of

• klanten en artikelen eenmaal aan te leggen en te hergebruiken zijn,
• uit een offerte met één klik een factuur ontstaat,
• factuurnummers automatisch en sluitend worden toegekend,
• terugkerende facturen als sjabloon zijn op te slaan.

Dat zijn de dingen die over weken het verschil maken tussen „gaat er even bij" en „kost elke vrijdagavond".

Uw data moet van u zijn

Een vaak over het hoofd gezien punt: komt u er ook weer uit? Controleer vóór de start of klanten, artikelen en facturen als CSV of pdf te exporteren zijn en of er een DATEV-export voor de belastingadviseur beschikbaar is. Wie zijn data op elk moment kan meenemen, is aan geen enkele aanbieder gebonden. Bij een cloudoplossing loont daarbij ook een blik op de serverlocatie en de omgang met uw gegevens – voor de AVG is een aanbieder met servers in de EU de eenvoudigere keuze.

Wat het mag kosten

De prijs moet passen bij het aantal facturen dat u schrijft. Wie per maand een handvol facturen schrijft, heeft geen pakket voor veelschrijvers nodig. Gratis instapvarianten lijken verleidelijk, maar hebben bijna altijd grenzen – waar daarbij de addertjes zitten, staat in Factuurprogramma gratis: waar zit de adder?.

De checklist in één oogopslag

Een passend factuurprogramma voor kleineondernemers moet:

• GoBD-conform werken (onveranderbare documenten, sluitende nummers),
• e-facturen ontvangen en uitreiken kunnen (ZUGFeRD, XRechnung),
• de kleineondernemersstatus zonder omweg weergeven (geen btw-vermelding, juiste verwijzing naar § 19),
• klanten, artikelen en sjablonen herbruikbaar opslaan,
• uw data exporteerbaar houden (CSV, pdf, DATEV),
• data AVG-conform, idealiter op EU-servers, verwerken,
• een bij de factuurhoeveelheid passend prijsmodel hebben.

Wie deze punten doorloopt, ontdekt snel wat past. Easy Invoice op office1.cloud is precies op kleineondernemers en zelfstandigen afgestemd en dekt de lijst af – de criteria gelden echter ongeacht waarvoor u kiest.