Número de factura en Alemania: huecos, duplicados y ejemplos

Si ha asignado dos veces el mismo número de factura, es un error formal y no motivo de pánico. Lo corrige con un documento de rectificación que remita sin ambigüedad a la factura afectada. Esa rectificación surte efecto retroactivo a la fecha de la factura original, de modo que su cliente conserva la deducción del IVA.

Sobre los huecos, la respuesta tiene dos partes. La normativa alemana del IVA no exige una serie sin huecos (sección 14.5 apartado 10 del Decreto de aplicación del IVA, UStAE). Los principios de contabilidad ordenada (GoBD) sí exigen una asignación ordenada y utilizan los huecos como criterio de comprobación: cada hueco debe poder explicarse con un justificante. Asignar números a capricho no es un problema de IVA, sino de contabilidad.

Este artículo informa de forma general y no sustituye al asesoramiento fiscal.

Contenido

1. Número repetido: qué ocurre ahora
2. Cómo reparar un número duplicado
3. ¿Los números de factura deben ser correlativos sin huecos?
4. Qué exige la ley y qué no
5. Ejemplos y varias series de numeración
6. Cuándo la normativa del IVA no exige número
7. Preguntas frecuentes

Número repetido: qué ocurre ahora

Dos facturas con el mismo número infringen el artículo 14 apartado 4 frase 1 número 4 UStG. La norma exige un número asignado una sola vez para identificar la factura. Si dos facturas llevan el mismo número, este ya no identifica nada.

Las consecuencias se ordenan según a quién afectan:

El último punto es el que más miedo genera. Una estimación según el artículo 162 AO presupone que los registros no pueden servir de base para la tributación. Un único número duplicado que puede explicarse y corregirse no basta. Distinto es cuando se repiten u omiten números de forma sistemática y se rompe la relación entre justificantes y operaciones.

Cómo actúa realmente una inspección en este punto se explica en el artículo sobre la factura conforme a las GoBD. Un programa de facturación para autónomos asigna los números por sí mismo y descarta el error: a mano, en Word, es prácticamente inevitable en cuanto varias personas emiten facturas.

Cómo reparar un número duplicado

Lo decisivo primero: no modifique la factura que ya envió. Redacte un documento que rectifique el dato erróneo y remita de forma específica e inequívoca a la factura original (artículo 31 apartado 5 UStDV).

Proceda así:

1. Decida cuál de las dos facturas conserva el número. Normalmente la enviada primero.
2. Redacte un documento de rectificación para la segunda. En él consta qué factura se refiere —con el número antiguo y la fecha— y qué número rige a partir de ahora.
3. Envíelo al cliente. No es necesario que devuelva la factura original.
4. Archive ambos juntos. Factura original y rectificación van en el mismo sitio.

No hace falta una serie propia para el documento de rectificación; ni siquiera necesita un número de factura propio, siempre que mencione el número de la factura original (sección 14.11 apartado 1 UStAE).

La buena noticia sobre el momento: la rectificación surte efecto retroactivo al día en que se emitió la factura por primera vez. La condición es que el documento original contuviera cinco datos esenciales: emisor, destinatario, descripción de la prestación, base imponible y cuota de IVA consignada por separado. El número de factura expresamente no figura entre esos cinco. Si están presentes, la rectificación siempre tiene efecto retroactivo (sección 15.2a apartado 7 UStAE). Su cliente conserva por tanto la deducción en el periodo original.

También es posible una anulación completa con nueva factura, que puede tener efecto retroactivo. Cómo funciona se explica en el artículo sobre cómo rectificar una factura.

¿Debe comunicarlo a Hacienda? No. La obligación de comunicar surge cuando una declaración presentada es incorrecta o incompleta y por ello podrían dejar de ingresarse impuestos (artículo 153 apartado 1 AO). Si declaró ambas operaciones íntegramente, el número duplicado no cambia nada. Rectifique, archive ambos documentos y muéstrelos si se los piden.

¿Y si lo detecta años después? Rectifique igualmente. Una factura puede rectificarse y presentarse hasta el cierre de la última vista oral ante el tribunal fiscal (sección 15.2a apartado 7 UStAE). En la práctica: una corrección hecha durante una inspección en curso no llega tarde.

¿Los números de factura deben ser correlativos sin huecos?

Aquí conviven dos cuerpos normativos, y quien solo conoce uno saca la conclusión equivocada.

La normativa del IVA no exige ausencia de huecos. El Decreto de aplicación del IVA dice literalmente: «Una secuencia sin huecos de los números de factura emitidos no es obligatoria» (sección 14.5 apartado 10). Lo que se exige es que cada número se asigne una sola vez y pueda atribuirse sin duda a su serie.

Las GoBD —los principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros— lo ven desde el otro lado. Exigen que cada operación se registre de forma individual, completa y ordenada (artículo 146 apartado 1 AO), y mencionan expresamente el análisis de huecos en los números de justificante como control de integridad (GoBD marginal 40). El número de justificante único se describe allí como «criterio para el control de integridad» (marginal 77). Un inspector trabaja exactamente así: pide la secuencia de números y pregunta por el justificante que falta en cada hueco.

En conjunto, esto significa:

• Un hueco no es una infracción mientras pueda justificarlo. Una anulación con su documento visible, un borrador descartado que su programa registró, una nueva serie al cambiar de año: todo eso es explicable y correcto.
• Un hueco sin explicación es un problema de integridad. El inspector supondrá entonces que falta una factura y que no se registró una operación. Ese es el camino hacia una estimación adicional, no por el número, sino por la operación que se presume ausente.
• Asignar números a capricho no es admisible. Las GoBD exigen una asignación ordenada. Debe reconocerse un sistema; de lo contrario no hay control de integridad posible, y eso es precisamente una infracción del artículo 146 AO.

El consejo práctico es por tanto más estricto de lo que sugiere el Decreto del IVA: asigne los números de forma correlativa y procure que cada hueco tenga un justificante. Un programa de facturación que asigna el número solo al emitir la factura y guarda las anulaciones como documentos propios no genera huecos inexplicados por sí mismo.

Qué exige la ley y qué no

El artículo 14 apartado 4 frase 1 número 4 UStG exige «un número correlativo con una o varias series numéricas, asignado una sola vez por el emisor para identificar la factura». Nada más. En concreto:

No hay ninguna exigencia sobre longitud, separador ni sobre que el número deba empezar por el año. Quien le venda un esquema concreto como obligatorio se equivoca.

Dos precisiones sobre el ámbito. Primera: el número es un dato obligatorio real; una factura sin él no es correcta. Para dos casos especiales hay flexibilizaciones, véase la sección Cuándo la normativa del IVA no exige número. Segunda: la norma solo rige para facturas. Presupuestos, confirmaciones de pedido y albaranes no necesitan número correlativo a efectos de IVA. En la práctica se numeran igualmente, si no luego no se encuentra nada.

La práctica sí traza un límite: nadie debería poder deducir del número cuán pocas facturas emite usted. Quien en noviembre va por 2026-0007 se lo revela a su cliente. Por eso muchos empiezan en una cifra más alta, algo admisible porque el número solo debe ser único.

Ejemplos y varias series de numeración

Cuatro esquemas que funcionan en la práctica:

Cuántas series lleva depende de usted. Se admiten series para ámbitos delimitados temporal, geográfica u organizativamente: periodos, sucursales, establecimientos (sección 14.5 apartado 11 UStAE). La única condición es que cada factura pueda atribuirse fácil e inequívocamente a su serie y que el número sea único dentro de ella. Para eso sirve justamente un prefijo.

Dos casos especiales con regla propia:

• Notas de abono. Si su cliente liquida su prestación, es él quien asigna el número correlativo de su serie, no usted (sección 14.5 apartado 13 UStAE). Más en el artículo sobre crear una nota de abono.
• Relaciones de tracto sucesivo como factura electrónica. Aquí basta un número único contenido en el contrato, por ejemplo un número de inmueble o de inquilino. Los justificantes de pago individuales no necesitan número correlativo propio (apartado 12).

Cuándo la normativa del IVA no exige número

Dos tipos de factura no llevan el número correlativo como dato obligatorio a efectos de IVA (sección 14.5 apartado 14 UStAE):

• Facturas de importe reducido hasta 250 euros brutos (§ 33 UStDV). El tique de la ferretería es el ejemplo estándar.
• Títulos de transporte (§ 34 UStDV).

Estas flexibilizaciones afectan únicamente al plano del IVA. Para sus propios registros un número sigue siendo razonable: sin él, un justificante concreto es difícil de situar en cuanto dos operaciones con la misma fecha e importe quedan juntas.

Nota para pequeñas empresas

El 1 de enero de 2025 entró en vigor el § 34a UStDV, una norma propia para las facturas de pequeñas empresas según el § 19 UStG. Enumera los datos que debe contener una factura de este tipo y se aparta de los requisitos del § 14 UStG. Hasta finales de 2024 esta regulación especial no existía.

Si de ello se deriva algún cambio para sus números de factura, y cuál, depende de cómo interactúe el § 34a UStDV con las obligaciones de registro y conservación de la Ordenanza Tributaria. Esa cuestión no admite una respuesta general, porque depende de su método de determinación del beneficio y de sus demás obligaciones de registro. Acláre­lo con su asesoría fiscal antes de cambiar su práctica de numeración. Quien hasta ahora ha numerado de forma correlativa no hace nada mal manteniendo esa práctica.

Qué más debe figurar en una factura de pequeña empresa se explica en el artículo sobre la factura sin IVA.

Preguntas frecuentes

Número de factura repetido, ¿qué hago? Redactar un documento de rectificación que identifique la factura afectada con su número antiguo y su fecha, e indique el número nuevo. La factura enviada no se modifica. La rectificación surte efecto retroactivo a la fecha original.

¿Qué consecuencias tiene un número duplicado ante Hacienda? Es un defecto formal. No le cuesta la contabilidad ni priva a su cliente de la deducción de forma permanente, siempre que rectifique. Para una estimación, Hacienda tendría que poder objetar la exactitud material.

¿Los números deben ser correlativos sin huecos? A efectos de IVA no: el Decreto de aplicación dice expresamente que una secuencia sin huecos no es obligatoria. Para la contabilidad rige que cada hueco debe poder explicarse con un justificante, porque las GoBD usan el análisis de huecos como control de integridad. Un hueco inexplicado se interpreta como operación no registrada.

¿Cómo es un buen número de factura? Por ejemplo 2026-0041. Se admiten cifras, letras y combinaciones; no hay requisitos de longitud ni de estructura. Lo único importante es que el número sea único.

¿Puedo llevar varias series de numeración? Sí, tantas como quiera: por año, por sucursal o por tipo de documento. Cada factura debe poder atribuirse sin duda a su serie.

¿Debo empezar de nuevo en 1 al cambiar de año? No está obligado. Puede hacerlo, porque se admite una serie por periodo. Si incluye el año en el número, este sigue siendo único.

¿Qué rige para las pequeñas empresas? Desde el 1 de enero de 2025 el § 34a UStDV regula de forma autónoma los datos de las facturas de pequeñas empresas. Cómo afecta eso a la numeración depende de sus demás obligaciones de registro y corresponde a una conversación con su asesoría fiscal. Quien numera de forma correlativa está del lado seguro.

¿Debo comunicar un número duplicado a Hacienda? No. La obligación de comunicar del artículo 153 AO se aplica cuando una declaración es incorrecta y podrían dejar de ingresarse impuestos. Si ambas operaciones están declaradas, no es el caso.

¿Los presupuestos y albaranes también necesitan número correlativo? A efectos de IVA no, la norma solo rige para facturas. Para su propio orden, numerarlos sigue siendo razonable.

¿Puede el número de factura contener la fecha? Sí. Se admite una combinación de cifras y letras; la fecha es solo un caso particular.

Números de los que no tiene que ocuparse

Los números duplicados casi nunca nacen del desconocimiento, sino del trabajo manual: un archivo de Word copiado, un segundo empleado, una plantilla con el número del mes anterior. En office1.cloud el programa asigna el número al emitir la factura, de forma correlativa y separada por tipo de documento. Asignar un número dos veces queda así técnicamente descartado.

Si aun así hay que corregir algo, el documento de rectificación surge directamente de la factura existente, con referencia al original. Pruebe Easy Invoice gratis.

Fuentes

• Artículo 14 de la Ley alemana del IVA – emisión de facturas
• Artículo 31 UStDV – datos de la factura
• Artículo 33 UStDV – facturas de importe reducido
• Artículo 34a UStDV – facturas de pequeñas empresas
• Artículo 146 de la Ordenanza Tributaria alemana – normas de llevanza de libros
• GoBD – principios para la llevanza y conservación ordenadas de libros, escrito del BMF de 28 de noviembre de 2019, marginales 30 a 41 y 61 a 77 (Manual AO, anexo 64)
• Artículo 158 de la Ordenanza Tributaria alemana – fuerza probatoria de la contabilidad
• Artículo 162 de la Ordenanza Tributaria alemana – estimación de bases imponibles
• Decreto de aplicación del IVA alemán, secciones 14.5, 14.11 y 15.2a (Ministerio Federal de Hacienda) Un programa de facturación emite facturas con todos los datos obligatorios en minutos.