Numero di fattura in Germania: salti, doppioni ed esempi

Se avete assegnato due volte lo stesso numero di fattura, si tratta di un vizio di forma e non di un motivo di panico. Lo correggete con un documento di rettifica che rinvia in modo inequivocabile alla fattura interessata. Questa rettifica ha effetto retroattivo alla data della fattura originaria, così il vostro cliente conserva la detrazione IVA.

Sui salti la risposta è duplice. Il diritto IVA tedesco non richiede una serie priva di salti (sezione 14.5 paragrafo 10 del decreto di applicazione IVA, UStAE). I principi di regolare tenuta dei libri (GoBD) richiedono invece un'assegnazione ordinata e usano i salti come criterio di verifica: ogni salto deve potersi spiegare con un documento. Assegnare numeri a piacere non è un problema IVA, ma di contabilità.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce la consulenza fiscale.

Indice

1. Numero assegnato due volte: cosa succede ora
2. Come riparare un numero doppio
3. I numeri di fattura devono essere senza salti?
4. Cosa prescrive la legge e cosa no
5. Esempi e più serie di numerazione
6. Quando il diritto IVA non richiede alcun numero
7. Domande frequenti

Numero assegnato due volte: cosa succede ora

Due fatture con lo stesso numero violano l'articolo 14 comma 4 frase 1 numero 4 UStG. La norma richiede un numero assegnato una sola volta per identificare la fattura. Se due fatture portano lo stesso numero, questo non identifica più nulla.

Le conseguenze si distinguono in base a chi riguardano:

L'ultimo punto è quello che genera più timori. Un accertamento induttivo secondo l'articolo 162 AO presuppone che le registrazioni non possano fare da base all'imposizione. Un singolo numero doppio, spiegabile e correggibile, non basta. Diverso è se i numeri vengono duplicati od omessi in modo sistematico e salta il collegamento tra documenti e operazioni.

Come procede realmente una verifica su questo punto è spiegato nell'articolo sulla fattura conforme alle GoBD. Un programma di fatturazione per autonomi assegna i numeri da sé ed esclude l'errore: a mano in Word è praticamente inevitabile non appena più persone emettono fatture.

Come riparare un numero doppio

Il punto decisivo per primo: non modificate la fattura già inviata. Redigete un documento che rettifica il dato errato e rinvia in modo specifico e inequivocabile alla fattura originaria (articolo 31 comma 5 UStDV).

Procedete così:

1. Decidete quale delle due fatture mantiene il numero. Di norma quella inviata per prima.
2. Redigete per la seconda un documento di rettifica. Vi si indica quale fattura è interessata – con il vecchio numero e la data – e quale numero vale d'ora in poi.
3. Inviatelo al cliente. La restituzione della fattura originaria non è necessaria.
4. Archiviate entrambi insieme. Fattura originaria e rettifica vanno nello stesso posto.

Non serve una serie propria per il documento di rettifica; non gli occorre nemmeno un numero di fattura proprio, purché indichi il numero della fattura originaria (sezione 14.11 paragrafo 1 UStAE).

La buona notizia sui tempi: la rettifica ha effetto retroattivo al giorno in cui la fattura è stata emessa per la prima volta. La condizione è che il documento originario contenesse cinque indicazioni essenziali: emittente, destinatario, descrizione della prestazione, imponibile e IVA esposta separatamente. Il numero di fattura espressamente non rientra tra queste cinque. Se ci sono, la rettifica ha sempre effetto retroattivo (sezione 15.2a paragrafo 7 UStAE). Il vostro cliente conserva quindi la detrazione nel periodo originario.

È possibile anche uno storno completo con nuova fattura, che può retroagire. Come funziona è spiegato nell'articolo su come correggere una fattura.

Dovete segnalarlo al fisco? No. Un obbligo di comunicazione sorge solo quando una dichiarazione presentata è inesatta o incompleta e per questo potrebbero risultare imposte inferiori (articolo 153 comma 1 AO). Se avete dichiarato entrambe le operazioni per intero, il numero doppio non cambia nulla. Rettificate, archiviate entrambi i documenti e li esibite se richiesti.

E se ve ne accorgete solo anni dopo? Rettificate comunque. Una fattura può essere rettificata e prodotta fino alla chiusura dell'ultima udienza davanti alla commissione tributaria (sezione 15.2a paragrafo 7 UStAE). In concreto: una correzione fatta durante una verifica in corso non arriva tardi.

I numeri di fattura devono essere senza salti?

Qui convivono due corpi di regole, e chi ne conosce solo uno trae la conclusione sbagliata.

Il diritto IVA non richiede l'assenza di salti. Il decreto di applicazione IVA dice testualmente: «Una successione priva di salti dei numeri di fattura emessi non è obbligatoria» (sezione 14.5 paragrafo 10). Si richiede che ogni numero sia assegnato una sola volta e riconducibile senza dubbio alla sua serie.

Le GoBD – i principi per la regolare tenuta e conservazione dei libri – guardano la cosa dall'altro lato. Richiedono che ogni operazione sia registrata singolarmente, integralmente e in modo ordinato (articolo 146 comma 1 AO) e citano espressamente l'analisi dei salti nei numeri dei documenti come controllo di completezza (GoBD numero marginale 40). Il numero di documento univoco vi è definito «criterio per il controllo di completezza» (numero marginale 77). Un verificatore lavora esattamente così: si fa dare la successione dei numeri e a ogni salto chiede il documento mancante.

Nel complesso questo significa:

• Un salto non è una violazione finché potete documentarlo. Uno storno con il relativo documento visibile, una bozza scartata che il programma ha tracciato, una nuova serie al cambio d'anno: tutto questo è spiegabile e corretto.
• Un salto senza spiegazione è un problema di completezza. Il verificatore presume allora che manchi una fattura e che un'operazione non sia stata registrata. È la via verso un accertamento aggiuntivo, non per il numero, ma per l'operazione che si presume mancante.
• Assegnare numeri a piacere non è ammissibile. Le GoBD richiedono un'assegnazione ordinata. Deve essere riconoscibile un sistema, altrimenti nessun controllo di completezza è possibile, e questo è precisamente una violazione dell'articolo 146 AO.

Il consiglio pratico è quindi più stretto di quanto suoni il decreto IVA: assegnate i numeri in modo progressivo e fate in modo che ogni salto abbia un documento alle spalle. Un programma di fatturazione che assegna il numero solo all'emissione e conserva gli storni come documenti propri non genera da sé salti inspiegati.

Cosa prescrive la legge e cosa no

L'articolo 14 comma 4 frase 1 numero 4 UStG richiede «un numero progressivo con una o più serie numeriche, assegnato una sola volta dall'emittente per identificare la fattura». Nient'altro. In concreto:

Non esiste alcuna prescrizione su lunghezza, separatore o sul fatto che il numero debba iniziare con l'anno. Chi vi vende un determinato schema come obbligatorio si sbaglia.

Due precisazioni sull'ambito. Primo: il numero è una vera indicazione obbligatoria – una fattura che ne è priva non è regolare. Per due casi particolari valgono agevolazioni, si veda la sezione Quando il diritto IVA non richiede alcun numero. Secondo: la norma vale solo per le fatture. Preventivi, conferme d'ordine e bolle di consegna non necessitano di numero progressivo ai fini IVA. In pratica si numerano comunque, altrimenti poi non si ritrova nulla.

Un limite la pratica lo pone comunque: nessuno dovrebbe poter dedurre dal numero quante poche fatture emettete. Chi a novembre è a 2026-0007 lo rivela al proprio cliente. Molti perciò partono da una cifra più alta: è ammesso, perché il numero deve solo essere univoco.

Esempi e più serie di numerazione

Quattro schemi che hanno dato buona prova:

Quante serie tenere dipende da voi. Sono ammesse serie per ambiti delimitati nel tempo, nello spazio o nell'organizzazione: periodi, filiali, stabili organizzazioni (sezione 14.5 paragrafo 11 UStAE). L'unica condizione è che ogni fattura sia riconducibile facilmente e senza dubbio alla sua serie e che il numero vi sia univoco. È esattamente a questo che serve un prefisso.

Due casi particolari con regola propria:

• Note di credito. Se il vostro cliente liquida la vostra prestazione, è lui ad assegnare il numero progressivo dalla sua serie, non voi (sezione 14.5 paragrafo 13 UStAE). Di più nell'articolo su creare una nota di credito.
• Rapporti di durata come fattura elettronica. Qui basta un numero univoco contenuto nel contratto, per esempio un numero di immobile o di inquilino. I singoli documenti di pagamento non necessitano di un numero progressivo proprio (paragrafo 12).

Quando il diritto IVA non richiede alcun numero

Due tipi di fattura non portano il numero progressivo come indicazione obbligatoria ai fini IVA (sezione 14.5 paragrafo 14 UStAE):

• Fatture di importo ridotto fino a 250 euro lordi (§ 33 UStDV). Lo scontrino del negozio di bricolage è l'esempio tipico.
• Titoli di viaggio (§ 34 UStDV).

Queste agevolazioni riguardano solo il piano IVA. Per le vostre registrazioni un numero resta sensato: senza, un singolo documento è difficile da collocare non appena due operazioni con la stessa data e lo stesso importo stanno una accanto all'altra.

Nota per i piccoli imprenditori

Il 1° gennaio 2025 è entrato in vigore il § 34a UStDV, una norma dedicata alle fatture dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG. Elenca le indicazioni che una simile fattura deve contenere e si discosta dai requisiti del § 14 UStG. Fino a fine 2024 questa disciplina speciale non esisteva.

Se e come da ciò derivi un cambiamento per i vostri numeri di fattura dipende da come il § 34a UStDV si combini con gli obblighi di registrazione e conservazione del codice tributario. La questione non ammette una risposta generale, perché dipende dal vostro metodo di determinazione del reddito e dagli altri obblighi di registrazione. Chiaritelo con il vostro commercialista prima di modificare la vostra prassi di numerazione. Chi finora ha numerato in modo progressivo non sbaglia mantenendo questa prassi.

Cosa deve figurare altrimenti su una fattura di piccolo imprenditore è spiegato nell'articolo sulla fattura senza IVA.

Domande frequenti

Numero di fattura assegnato due volte, cosa fare? Redigere un documento di rettifica che indichi la fattura interessata con vecchio numero e data e il nuovo numero. La fattura inviata resta invariata. La rettifica ha effetto retroattivo alla data originaria.

Quali conseguenze ha un numero doppio verso il fisco? È un vizio formale. Non vi costa la contabilità né priva stabilmente il cliente della detrazione, purché rettifichiate. Per un accertamento induttivo il fisco dovrebbe poter contestare la correttezza sostanziale.

I numeri di fattura devono essere senza salti? Ai fini IVA no: il decreto di applicazione dice espressamente che una successione priva di salti non è obbligatoria. Per la contabilità vale che ogni salto deve potersi spiegare con un documento, perché le GoBD usano l'analisi dei salti come controllo di completezza. Un salto inspiegato viene trattato come operazione mancante.

Com'è fatto un buon numero di fattura? Per esempio 2026-0041. Cifre, lettere e combinazioni sono ammesse; non ci sono requisiti di lunghezza o struttura. Conta solo che il numero sia univoco.

Posso tenere più serie di numerazione? Sì, quante volete: per anno, per filiale o per tipo di documento. Ogni fattura deve essere riconducibile senza dubbio alla sua serie.

Devo ripartire da 1 con il nuovo anno? No, non siete obbligati. Potete farlo, perché una serie per periodo è ammessa. Se inserite l'anno nel numero, questo resta comunque univoco.

Cosa vale per i piccoli imprenditori? Dal 1° gennaio 2025 il § 34a UStDV disciplina autonomamente le indicazioni sulle fatture dei piccoli imprenditori. Come questo incida sulla numerazione dipende dagli altri obblighi di registrazione e va discusso con il commercialista. Chi numera in modo progressivo è dalla parte sicura.

Devo segnalare al fisco un numero doppio? No. L'obbligo di comunicazione dell'articolo 153 AO vale quando una dichiarazione è inesatta e potrebbero risultare imposte inferiori. Se entrambe le operazioni sono dichiarate, qui non è il caso.

Anche preventivi e bolle di consegna necessitano di numeri progressivi? Ai fini IVA no, la norma vale solo per le fatture. Per il vostro ordine interno numerarli resta comunque utile.

Il numero di fattura può contenere la data? Sì. Una combinazione di cifre e lettere è ammessa; la data ne è solo un caso particolare.

Numeri di cui non dovete occuparvi

I numeri doppi non nascono quasi mai dall'ignoranza, ma dal lavoro manuale: un file Word copiato, un secondo collaboratore, un modello con il numero del mese precedente. In office1.cloud il programma assegna il numero all'emissione della fattura, in modo progressivo e separato per tipo di documento. Assegnare due volte un numero è così tecnicamente escluso.

Se qualcosa va comunque corretto, il documento di rettifica nasce direttamente dalla fattura esistente, con rinvio all'originale. Prova Easy Invoice gratis.

Fonti

• Articolo 14 della legge tedesca sull'IVA – emissione delle fatture
• Articolo 31 UStDV – dati della fattura
• Articolo 33 UStDV – fatture di importo ridotto
• Articolo 34a UStDV – fatture dei piccoli imprenditori
• Articolo 146 del codice tributario tedesco – norme sulla tenuta dei libri
• GoBD – principi per la regolare tenuta e conservazione dei libri, circolare BMF del 28 novembre 2019, numeri marginali da 30 a 41 e da 61 a 77 (Manuale AO, allegato 64)
• Articolo 158 del codice tributario tedesco – forza probatoria della contabilità
• Articolo 162 del codice tributario tedesco – accertamento induttivo
• Decreto di applicazione dell'IVA tedesca, sezioni 14.5, 14.11 e 15.2a (Ministero federale delle Finanze) Un programma di fatturazione emette fatture con tutti i dati obbligatori in pochi minuti.