Facturar sin darse de alta como autónomo en Alemania: permitido, con un límite

Sí, en Alemania puede emitir una factura aunque no se haya dado de alta como autónomo (Gewerbeschein). Ninguna ley condiciona el derecho a cobrar por un servicio y anotar por qué a un registro previo. Lo decisivo es otra pregunta: ¿queda en algo puntual, o se repite? Para un servicio puntual existe un límite libre de impuestos de 256 euros al año; por debajo de eso, no ocurre nada a efectos fiscales. Si repite la actividad con la intención de ganar dinero con ella, debe darse de alta, sin importar lo pequeñas que sean las cantidades.

Este artículo explica la normativa alemana de forma general y no sustituye el asesoramiento fiscal o legal. Si tiene dudas sobre su caso concreto, consulte con un asesor fiscal (Steuerberater) en Alemania.

Índice

1. Licencia de actividad y obligación fiscal son dos cosas distintas
2. ¿Puedo hacerlo de verdad, aunque no tenga licencia de actividad?
3. Puntual o habitual: el límite de 256 euros decide
4. ¿Solo vende cosas de su propio hogar?
5. ¿Vende o media a través de una plataforma? El aviso a Hacienda
6. ¿Cuándo tiene que darse de alta de verdad?
7. Qué debe llevar el justificante mientras no esté dado de alta, con plantilla
8. ¿Y si supera el límite?
9. ¿Qué ocurre si no se da de alta?
10. Ya ha cobrado dinero sin declararlo en ningún sitio
11. Preguntas frecuentes

Licencia de actividad y obligación fiscal son dos cosas distintas

Aquí surge la mayor confusión, así que vayamos primero a lo esencial: el alta de actividad y la obligación fiscal no tienen relación directa entre sí en Alemania.

• El alta de actividad (Gewerbeanmeldung) es una obligación frente a la oficina de actividades económicas (Gewerbeamt). Solo regula si debe registrarse allí.
• La obligación fiscal surge frente a Hacienda (Finanzamt) en cuanto usted gana dinero de forma continuada, independientemente de si se ha dado de alta como autónomo.

Por eso ambas frases pueden ser ciertas a la vez: "no tengo actividad dada de alta" y "soy empresario a efectos fiscales". Un profesional liberal (Freiberufler), por ejemplo, nunca se da de alta como actividad y aun así es empresario a efectos fiscales desde el primer encargo. Y quien inicia una actividad de tipo mercantil sin darse de alta sigue estando sujeto a impuestos igualmente: la falta de alta no cambia eso, es solo una infracción propia y adicional.

El resto del artículo avanza por dos vías, según cuál sea su caso:

¿Puedo hacerlo de verdad, aunque no tenga licencia de actividad?

Sí. Una factura no es un formulario administrativo, sino una relación de lo que ha prestado y lo que cuesta. Para eso nadie necesita un permiso.

La confusión surge así: muchos piensan que la factura es el momento en que una actividad se vuelve "oficial". No es cierto. Una actividad se vuelve oficial en el momento en que empieza a ejercerla de forma continuada y con ánimo de lucro; que emita una factura por ello o cobre en efectivo no cambia nada. La factura solo hace visible el asunto, no lo empeora.

Hay una excepción: las actividades de profesión liberal según el § 18 EStG (Ley del Impuesto sobre la Renta alemana) —por ejemplo, docencia, escritura, consultoría o profesiones sanitarias— nunca necesitan darse de alta como actividad económica, independientemente de la facturación. Quien presta un servicio que no está en la lista de profesiones liberales ejerce una actividad económica en cuanto supera lo ocasional. Para saber cómo se clasifica su caso, consulte ¿Profesional liberal o actividad económica? (en alemán).

Quien emite facturas por algo más que un servicio puntual no puede prescindir de un archivo ordenado. Un programa de facturación para quienes empiezan sin darse de alta se encarga desde el primer día de la numeración correlativa y del aviso de régimen de pequeños empresarios, en lugar de que usted lo lleve a mano en una plantilla de Word.

Puntual o habitual: el límite de 256 euros decide

El caso puntual. Ayudó una vez a un vecino con una mudanza y recibió 150 euros por ello. Es un servicio único. Para este tipo de ingresos, el § 22 Nr. 3 EStG establece una regla: si quedan por debajo de 256 euros en el año natural, no están sujetos al impuesto sobre la renta.

Fíjese en la palabra límite. No es una deducción en la que solo cuenta la parte que la supera, sino un límite estricto:

Un euro más, y cuenta la cantidad entera. Lo decisivo es cuándo le llega el dinero, no cuándo prestó el servicio: dos pagos de 150 euros cada uno en el mismo año se suman.

El caso habitual. Da clases particulares varias veces al mes, hace publicidad de ello o tiene alumnos fijos que siempre vuelven. Entonces ya no es un servicio ocasional, sino una actividad por cuenta propia. El límite de 256 euros no se aplica. Está sujeto a impuestos desde el primer euro de beneficio y debe darse de alta ante Hacienda.

La frontera entre ambos casos no es una cifra, sino un cuadro general: ¿lo repite? ¿Quiere ganar dinero con ello? ¿Se muestra públicamente para conseguirlo, por ejemplo con un anuncio o un cartel? Tres "sí" significan, por regla general, actividad por cuenta propia, ya no algo ocasional. Que el cliente sea un desconocido o un conocido no importa aquí: lo decisivo es la actividad, no la relación con el cliente.

¿Y si pierdo dinero de forma continuada? Entonces Hacienda puede clasificar la actividad como afición (Liebhaberei), un pasatiempo caro. No reconoce las pérdidas, así que tampoco puede deducir nada.

¿Solo vende cosas de su propio hogar?

Un caso distinto, que a menudo se confunde con el anterior: vacía un trastero y vende una bicicleta vieja o muebles que ha usado usted mismo. Eso no es un caso del límite de 256 euros, sino gestión de patrimonio privado: vende algo que le pertenece, no obtiene un beneficio de una actividad. Ese tipo de ventas son, en principio, libres de impuestos, mientras se quede en eso.

El límite también está aquí en la repetición: quien compra habitualmente para revender con beneficio —ropa o electrónica a gran escala, por ejemplo— ejerce un comercio y necesita darse de alta para ello, sea cual sea el origen de la mercancía. Para objetos individuales y de uso propio procedentes de su propio hogar, esto no se aplica.

¿Vende o media a través de una plataforma? El aviso a Hacienda

Esto solo le afecta si hay una plataforma de por medio: eBay, eBay Kleinanzeigen (los anuncios clasificados alemanes), Vinted, Etsy o un portal de intermediación de servicios. El trato directo con el vecino no entra aquí.

Desde el 1 de enero de 2023, la Ley de Transparencia Fiscal de Plataformas (Plattformen-Steuertransparenzgesetz, PStTG) obliga a esas plataformas a comunicar cada año, antes de finales de enero, los datos de sus usuarios a la Oficina Federal Central de Impuestos (Bundeszentralamt für Steuern): nombre, dirección, a menudo el número fiscal, además del número y el importe total de las operaciones.

Cuánto se comunica depende de lo que ofrezca:

Así que, para clases particulares, ayuda de jardín u otros servicios que ofrezca a través de un portal de intermediación: se comunica incluso el primer encargo, por pequeño que sea. Solo la venta de mercancías tiene el umbral mínimo.

Importante: el aviso en sí no es un impuesto. Hacienda solo recibe las cifras. Que de ahí se derive una obligación fiscal real sigue dependiendo de las reglas del resto de este artículo: si vende objetos propios y de uso personal sin intención de repetirlo, eso sigue libre de impuestos, se comunique o no. Si su actividad es habitual, el aviso no cambia la obligación fiscal que ya existía; solo la hace más visible.

¿Cuándo tiene que darse de alta de verdad?

Aquí está el punto donde la mayoría se equivoca: no existe un límite en euros para la obligación de darse de alta en sí misma. El § 14 de la Ley de Actividades Económicas alemana (Gewerbeordnung) exige el alta en cuanto una actividad es de tipo mercantil: "el volumen de tiempo o el rendimiento económico son irrelevantes para ello", según el comentario a la norma. El límite de 256 euros del apartado anterior es una cuestión de derecho fiscal para servicios ocasionales. En cuanto una actividad se vuelve continuada, ese límite deja de importar y el alta es obligatoria, incluso si los primeros ingresos son solo 30 euros.

Quedan exceptuados:

• Las actividades de profesión liberal según el § 18 EStG (véase arriba): aquí no hay alta de actividad económica en absoluto, sea cual sea la facturación.
• La gestión de patrimonio propio, como alquilar una vivienda de su propiedad.
• La agricultura y la silvicultura.

Todo lo demás que ofrezca de forma habitual y con ánimo de lucro es una actividad económica, desde la costura hasta la ayuda de jardín. El alta es obligatoria de inmediato al iniciar la actividad, no cuando ya se ha reunido lo suficiente. Cómo funciona el formulario en la oficina de actividades y en Hacienda se explica en Darse de alta como actividad económica y el cuestionario fiscal (en alemán).

Qué debe llevar el justificante mientras no esté dado de alta, con plantilla

Mientras esté en el Caso 1 —realmente puntual, por debajo de 256 euros—, no es empresario. Los datos obligatorios del § 14 UStG (Ley del IVA alemana) no se le aplican; no necesita número fiscal ni una mención al IVA. Aun así, tiene sentido un justificante sencillo, para que ambas partes tengan por escrito lo acordado:

Sabine Berger · Ahornstraße 12 · 50667 Köln

Justificante por una clase particular

Para: familia Kowalski
Fecha: 15 de septiembre de 2026

Clases particulares de matemáticas, 6 horas a 25,00 euros
Importe recibido: 150,00 EUR

Sabine Berger

Con eso basta: su nombre y dirección, lo que ha prestado, el importe, la fecha. Sin número de factura, sin número fiscal, sin tipo impositivo; eso pertenece a una factura en el sentido del § 14 UStG, y en este caso usted no emite ninguna.

¿El cliente pide expresamente una factura "de verdad" con número fiscal, por ejemplo porque es una empresa y quiere deducirse el gasto? Entonces, en realidad, ya no es un favor: está iniciando una relación comercial en la que debe actuar como empresario, lo que le sitúa en el Caso 2, a continuación.

¿Y si supera el límite?

En cuanto alcance el Caso 2 —la actividad se vuelve habitual, o es usted profesional liberal desde el principio—, varias cosas cambian de golpe. Resumido brevemente, esto es lo que se aplica entonces:

• Sus facturas necesitan los datos obligatorios completos del § 14 Abs. 4 UStG: nombre y dirección de ambas partes, número fiscal, fecha de la factura, número de factura correlativo, el servicio prestado, el importe y el tipo impositivo o la mención de la exención.
• Lo habitual es que en su primera factura todavía no tenga número fiscal; es normal. Presenta el cuestionario de registro fiscal a través de ELSTER (el portal tributario alemán) y añade el número en cuanto lo reciba.
• Para empezar, casi siempre se aplica el régimen de pequeños empresarios del § 19 UStG: hasta 25.000 euros de facturación el año anterior y 100.000 euros en el año en curso, no anota IVA en la factura.

Cómo es exactamente una factura de este tipo, qué plazos de conservación se aplican y a qué debe prestar atención con la mención de pequeño empresario se explica con detalle en Facturar sin IVA como pequeño empresario (en alemán).

¿Qué ocurre si no se da de alta?

Quien está obligado a darse de alta y no lo hace se arriesga, según el § 146 GewO, a una multa; el marco legal llega hasta 1.000 euros. En la práctica, si realmente se impone algo y en qué cuantía depende del caso concreto y de la autoridad competente; no existe, sin embargo, un derecho a la indulgencia. Se trata de una infracción administrativa, no de un delito: no conlleva antecedentes penales.

A eso se suma que la actividad ya estaba sujeta a impuestos, estuviera o no dada de alta. Hacienda puede reclamar impuestos con carácter retroactivo, con intereses incluidos. Cuanto más tiempo funcione una actividad de tipo mercantil sin darse de alta, más cara resulta la regularización posterior; la multa suele ser la parte menor.

Ya ha cobrado dinero sin declararlo en ningún sitio

Es un caso frecuente, y rara vez es tan dramático como parece.

Lo decisivo es si los ingresos estaban sujetos a impuestos. Si se quedaron por debajo del límite de 256 euros por algo realmente puntual, no hay nada que hacer. Si fueron más, o la actividad fue habitual desde el principio, los ingresos pertenecen a su declaración de la renta.

1. Reúna lo que hubo. Liste todos los ingresos del año, con fecha, cliente e importe. Los extractos bancarios ayudan. También los gastos que tuvo: reducen el beneficio.
2. Regularice el alta. El cuestionario de registro fiscal se rellena a través de ELSTER; en él indica desde cuándo está activo. Está previsto expresamente indicar una fecha pasada.
3. Inclúyalo en la declaración de la renta. Para el año en curso, eso suele bastar. Si ya presentó la declaración de ese año, se convierte en una rectificación; en ese punto conviene un asesor fiscal para que la corrección se haga correctamente.

Lo único importante es no esperar a que esto se resuelva solo. Cada año se hace más grande.

Preguntas frecuentes

¿Necesito ya un número fiscal para una sola factura?

Solo si el servicio está sujeto a impuestos, es decir, si supera el límite de 256 euros o fue habitual desde el principio. Para un favor realmente puntual por debajo de ese límite, basta un justificante sin formalidades y sin número fiscal.

¿Puedo emitir una factura sin darme de alta si trabajo por cuenta ajena y esto es algo adicional?

A efectos fiscales y de actividad económica, se le aplica lo mismo que a cualquier otra persona: si lo repite, debe darse de alta, independientemente de su trabajo principal. Que su contrato laboral limite las actividades adicionales o exija informar a su empresa es una cuestión distinta e independiente: eso está en el contrato, no en el derecho fiscal.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

La factura detalla lo que ha prestado y lo que cuesta; se emite normalmente antes del pago o en lugar de él. El recibo solo confirma que se ha recibido un pago. Para un cliente empresa que quiere deducirse el gasto, cuenta la factura con los datos obligatorios, no el recibo.

¿Una compensación de gastos también cuenta para los 256 euros?

Si realmente solo compensa gastos ya producidos, como el desplazamiento al cliente, no es un beneficio y no cuenta. Si incluye un excedente que va más allá del gasto, esa parte sí pertenece a los ingresos.

Fuentes

• § 14 GewO
• § 146 GewO
• § 4 PStTG
• § 5 PStTG
• § 14 UStG
• § 19 UStG
• § 15 EStG
• § 18 EStG
• § 22 EStG
• § 23 EStG

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