Factuurnummer in Duitsland: gaten, dubbele nummers en voorbeelden

Hebt u een factuurnummer twee keer gebruikt, dan is dat een vormfout en geen reden tot paniek. U herstelt het met een correctiedocument dat ondubbelzinnig naar de betrokken factuur verwijst. Die correctie werkt terug tot de datum van de oorspronkelijke factuur, zodat uw klant zijn btw-aftrek behoudt.

Over gaten luidt het antwoord tweeledig. Het Duitse btw-recht eist geen ononderbroken reeks (paragraaf 14.5 lid 10 van het btw-toepassingsbesluit, UStAE). De beginselen van een ordelijke boekhouding (GoBD) eisen wel een geordende toekenning en gebruiken gaten als toetsingscriterium: elk gat moet met een bewijsstuk te verklaren zijn. Nummers naar eigen inzicht uitgeven is geen btw-probleem, maar een boekhoudprobleem.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen belastingadvies.

Inhoud

1. Nummer twee keer gebruikt: wat er nu gebeurt
2. Zo herstelt u een dubbel nummer
3. Moeten factuurnummers zonder gaten zijn?
4. Wat de wet voorschrijft – en wat niet
5. Voorbeelden en meerdere nummerreeksen
6. Wanneer het btw-recht geen nummer verlangt
7. Veelgestelde vragen

Nummer twee keer gebruikt: wat er nu gebeurt

Twee facturen met hetzelfde nummer schenden artikel 14 lid 4 zin 1 nummer 4 UStG. De bepaling eist een nummer dat eenmalig wordt uitgegeven om de factuur te identificeren. Dragen twee facturen hetzelfde nummer, dan identificeert het niets meer.

De gevolgen verdelen zich naar betrokkene:

Het laatste punt roept de meeste angst op. Een schatting volgens artikel 162 AO veronderstelt dat de vastleggingen niet aan de belastingheffing ten grondslag kunnen worden gelegd. Eén dubbel nummer dat te verklaren en te corrigeren is, haalt die drempel niet. Anders ligt het wanneer nummers stelselmatig dubbel of niet worden uitgegeven en het verband tussen stukken en omzet wegvalt.

Hoe een boekenonderzoek hier werkelijk verloopt, staat in het artikel over de GoBD-conforme factuur. Een factuurprogramma voor zelfstandigen geeft de nummers zelf uit en sluit de fout daarmee uit – met de hand in Word is hij vrijwel onvermijdelijk zodra meerdere mensen facturen maken.

Zo herstelt u een dubbel nummer

Eerst het beslissende punt: u wijzigt de verstuurde factuur niet. U schrijft een document dat het onjuiste gegeven herstelt en specifiek en ondubbelzinnig naar de oorspronkelijke factuur verwijst (artikel 31 lid 5 UStDV).

Zo gaat u te werk:

1. Bepaal welke van de twee facturen het nummer houdt. Meestal de eerst verstuurde.
2. Schrijf voor de tweede een correctiedocument. Daarin staat welke factuur bedoeld is – met het oude nummer en de factuurdatum – en welk nummer voortaan geldt.
3. Stuur het naar de klant. Teruggave van de oorspronkelijke factuur is niet nodig.
4. Archiveer beide samen. Oorspronkelijke factuur en correctie horen op dezelfde plek.

Een eigen nummerreeks voor het correctiedocument is niet nodig; het heeft niet eens een eigen factuurnummer nodig, zolang het het nummer van de oorspronkelijke factuur noemt (paragraaf 14.11 lid 1 UStAE).

Het goede nieuws over het tijdstip: de correctie werkt terug tot de dag waarop de factuur voor het eerst is uitgereikt. Voorwaarde is dat het oorspronkelijke document vijf kerngegevens bevatte: opsteller, afnemer, omschrijving van de prestatie, vergoeding en afzonderlijk vermelde btw. Het factuurnummer hoort uitdrukkelijk niet bij die vijf. Zijn ze aanwezig, dan heeft de correctie altijd terugwerkende kracht (paragraaf 15.2a lid 7 UStAE). Uw klant behoudt zijn aftrek dus in het oorspronkelijke tijdvak.

Ook een volledige annulering met nieuwe factuur is mogelijk en kan terugwerken. Hoe dat verloopt, staat in het artikel over een factuur corrigeren.

Moet u dit aan de fiscus melden? Nee. Een meldplicht ontstaat pas wanneer een ingediende aangifte onjuist of onvolledig is en daardoor te weinig belasting kan worden geheven (artikel 153 lid 1 AO). Hebt u beide transacties volledig aangegeven, dan verandert het dubbele nummer daar niets aan. U corrigeert, archiveert beide en legt ze over als ernaar gevraagd wordt.

En als u het pas jaren later merkt? Corrigeer toch. Een factuur kan worden gecorrigeerd en overgelegd tot het sluiten van de laatste mondelinge behandeling bij de belastingrechter (paragraaf 15.2a lid 7 UStAE). Praktisch: ook een correctie tijdens een lopend onderzoek komt niet te laat.

Moeten factuurnummers zonder gaten zijn?

Hier gelden twee regelsets naast elkaar, en wie er maar één kent, trekt de verkeerde conclusie.

Het btw-recht eist geen ononderbroken reeks. Het btw-toepassingsbesluit zegt letterlijk: „Een ononderbroken volgorde van de uitgereikte factuurnummers is niet verplicht" (paragraaf 14.5 lid 10). Geëist wordt dat elk nummer maar één keer wordt uitgegeven en ondubbelzinnig aan zijn reeks toe te wijzen is.

De GoBD – de beginselen voor het ordelijk voeren en bewaren van boeken – bekijken het van de andere kant. Zij eisen dat elke transactie afzonderlijk, volledig en geordend wordt vastgelegd (artikel 146 lid 1 AO) en noemen de gatenanalyse op bewijsstuknummers uitdrukkelijk als controle op volledigheid (GoBD randnummer 40). Het unieke bewijsstuknummer heet daar „criterium voor de volledigheidscontrole" (randnummer 77). Een controleur werkt precies zo: hij vraagt de nummerreeks op en informeert bij elk gat naar het ontbrekende stuk.

Samengenomen betekent dit:

• Een gat is geen overtreding zolang u het kunt onderbouwen. Een annulering met zichtbaar annuleringsstuk, een verworpen concept dat uw programma heeft vastgelegd, een nieuwe reeks bij de jaarwisseling – dat is allemaal verklaarbaar en in orde.
• Een gat zonder verklaring is een volledigheidsprobleem. De controleur veronderstelt dan dat een factuur ontbreekt en omzet niet is verantwoord. Dat is de route naar een bijschatting – niet vanwege het nummer, maar vanwege de vermoede ontbrekende omzet.
• Nummers naar willekeur uitgeven mag niet. De GoBD eisen een geordende toekenning. Er moet een systeem herkenbaar zijn, anders is geen volledigheidscontrole mogelijk, en dat is precies een schending van artikel 146 AO.

Het praktische advies is daarom strenger dan het btw-besluit klinkt: geef de nummers doorlopend uit en zorg dat elk gat een bewijsstuk heeft. Een factuurprogramma dat het nummer pas bij het uitreiken toekent en annuleringen als eigen stukken bewaart, veroorzaakt uit zichzelf geen onverklaarde gaten.

Wat de wet voorschrijft – en wat niet

Artikel 14 lid 4 zin 1 nummer 4 UStG eist „een doorlopend nummer met een of meer cijferreeksen, dat door de opsteller eenmalig wordt uitgegeven om de factuur te identificeren". Meer staat er niet. Concreet:

Er is geen voorschrift over lengte, scheidingsteken of dat het nummer met het jaar moet beginnen. Wie u een bepaald schema als verplicht verkoopt, vergist zich.

Twee verduidelijkingen over het bereik. Ten eerste is het nummer een echt verplicht gegeven – een factuur zonder is niet in orde. Voor twee bijzondere gevallen gelden versoepelingen, zie de paragraaf Wanneer het btw-recht geen nummer verlangt. Ten tweede geldt de bepaling alleen voor facturen. Offertes, orderbevestigingen en pakbonnen hebben btw-technisch geen doorlopend nummer nodig. In de praktijk nummert men ze toch, anders vindt men later niets terug.

Eén grens trekt de praktijk wel: niemand zou uit het nummer moeten kunnen afleiden hoe weinig facturen u schrijft. Wie in november op 2026-0007 staat, verraadt dat aan zijn klant. Velen beginnen daarom bij een hoger getal – dat mag, omdat het nummer alleen uniek hoeft te zijn.

Voorbeelden en meerdere nummerreeksen

Vier schema's die zich in de praktijk hebben bewezen:

Hoeveel reeksen u voert, bepaalt u zelf. Toegestaan zijn reeksen voor in tijd, plaats of organisatie afgebakende gebieden – tijdvakken, filialen, vaste inrichtingen (paragraaf 14.5 lid 11 UStAE). Voorwaarde is alleen dat elke factuur eenvoudig en ondubbelzinnig aan haar reeks is toe te wijzen en dat het nummer daarbinnen uniek is. Daar dient een voorvoegsel precies voor.

Twee bijzondere gevallen met een eigen regel:

• Creditnota's. Rekent uw klant uw prestatie af, dan geeft hij het doorlopende nummer uit zijn reeks, niet u (paragraaf 14.5 lid 13 UStAE). Meer daarover in het artikel over creditnota maken.
• Duurovereenkomsten als e-factuur. Hier volstaat een uniek nummer uit het contract, bijvoorbeeld een object- of huurdersnummer. De afzonderlijke betaalstukken hebben geen eigen doorlopend nummer nodig (lid 12).

Wanneer het btw-recht geen nummer verlangt

Twee factuursoorten dragen het doorlopende nummer niet als verplicht btw-gegeven (paragraaf 14.5 lid 14 UStAE):

• Facturen voor kleine bedragen tot 250 euro bruto (§ 33 UStDV). De kassabon van de bouwmarkt is het standaardvoorbeeld.
• Vervoerbewijzen (§ 34 UStDV).

Deze versoepelingen betreffen alleen de btw-kant. Voor uw eigen vastlegging blijft een nummer zinvol: zonder is een afzonderlijk stuk lastig te plaatsen zodra twee transacties met dezelfde datum en hetzelfde bedrag naast elkaar staan.

Opmerking voor kleine ondernemers

Op 1 januari 2025 is § 34a UStDV in werking getreden, een eigen bepaling voor facturen van kleine ondernemers volgens § 19 UStG. Die somt de gegevens op die zo'n factuur moet bevatten en wijkt af van de eisen van § 14 UStG. Tot eind 2024 bestond deze bijzondere regeling niet.

Of en hoe daaruit iets verandert voor uw factuurnummers, hangt af van hoe § 34a UStDV samenwerkt met de vastleggings- en bewaarplichten van de belastingwet. Die vraag laat zich niet algemeen beantwoorden, omdat ze afhangt van uw wijze van winstbepaling en uw overige vastleggingsplichten. Bespreek dit met uw accountant voordat u uw bestaande nummering wijzigt. Wie tot nu toe doorlopend heeft genummerd, doet met het handhaven daarvan niets verkeerd.

Wat verder op een factuur van een kleine ondernemer hoort, staat in het artikel over de factuur zonder btw.

Veelgestelde vragen

Factuurnummer twee keer gebruikt – wat nu? Een correctiedocument schrijven dat de betrokken factuur met oud nummer en datum noemt en het nieuwe nummer vermeldt. De verstuurde factuur blijft ongewijzigd. De correctie werkt terug tot het oorspronkelijke tijdstip.

Welke gevolgen heeft een dubbel factuurnummer bij de fiscus? Het is een formeel gebrek. Het kost u niet uw boekhouding en uw klant niet blijvend zijn aftrek, zolang u corrigeert. Voor een schatting zou de fiscus de materiële juistheid moeten kunnen betwisten.

Moeten factuurnummers zonder gaten zijn? Btw-technisch niet – het toepassingsbesluit zegt uitdrukkelijk dat een ononderbroken volgorde niet verplicht is. Voor de boekhouding geldt dat elk gat met een bewijsstuk te verklaren moet zijn, want de GoBD gebruiken de gatenanalyse als volledigheidscontrole. Een onverklaard gat wordt als ontbrekende omzet gezien.

Hoe ziet een goed factuurnummer eruit? Bijvoorbeeld 2026-0041. Cijfers, letters en combinaties mogen; eisen aan lengte of opbouw zijn er niet. Alleen de uniciteit telt.

Mag ik meerdere nummerreeksen voeren? Ja, zoveel u wilt – per jaar, per filiaal of per documentsoort. Elke factuur moet ondubbelzinnig aan haar reeks toe te wijzen zijn.

Moet ik in het nieuwe jaar weer bij 1 beginnen? Nee, dat hoeft niet. Het mag, omdat een reeks per tijdvak is toegestaan. Neemt u het jaar op in het nummer, dan blijft het sowieso uniek.

Wat geldt voor kleine ondernemers? Sinds 1 januari 2025 regelt § 34a UStDV de gegevens op facturen van kleine ondernemers zelfstandig. Hoe dat op de nummering doorwerkt, hangt af van uw overige vastleggingsplichten en hoort thuis in een gesprek met uw accountant. Wie doorlopend nummert, zit veilig.

Moet ik een dubbel nummer bij de fiscus melden? Nee. De meldplicht van artikel 153 AO geldt wanneer een aangifte onjuist is en er te weinig belasting geheven zou kunnen worden. Zijn beide transacties aangegeven, dan is dat hier niet het geval.

Hebben offertes en pakbonnen ook doorlopende nummers nodig? Btw-technisch niet, de bepaling geldt alleen voor facturen. Voor uw eigen orde blijft nummeren wel verstandig.

Mag het factuurnummer de datum bevatten? Ja. Een combinatie van cijfers en letters is toegestaan; de datum is daar slechts een bijzonder geval van.

Nummers waar u niet naar hoeft om te kijken

Dubbele nummers ontstaan bijna nooit uit onwetendheid, maar uit handwerk: een gekopieerd Word-bestand, een tweede medewerker, een sjabloon met het nummer van vorige maand. In office1.cloud geeft het programma het nummer uit bij het uitreiken van de factuur, doorlopend en per documentsoort gescheiden. Een nummer twee keer uitgeven is daarmee technisch uitgesloten.

Moet er toch iets gecorrigeerd worden, dan ontstaat het correctiestuk rechtstreeks uit de bestaande factuur, met verwijzing naar het origineel. Easy Invoice gratis proberen.

Bronnen

• Artikel 14 Duitse btw-wet – uitreiken van facturen
• Artikel 31 UStDV – gegevens in de factuur
• Artikel 33 UStDV – facturen voor kleine bedragen
• Artikel 34a UStDV – facturen van kleine ondernemers
• Artikel 146 Duitse belastingwet – ordevoorschriften voor de boekhouding
• GoBD – beginselen voor het ordelijk voeren en bewaren van boeken, BMF-brief van 28 november 2019, randnummers 30 tot 41 en 61 tot 77 (AO-handboek, bijlage 64)
• Artikel 158 Duitse belastingwet – bewijskracht van de boekhouding
• Artikel 162 Duitse belastingwet – schatting van heffingsgrondslagen
• Duits btw-toepassingsbesluit, paragrafen 14.5, 14.11 en 15.2a (Bondsministerie van Financiën) Een factuurprogramma schrijft facturen met alle verplichte gegevens in enkele minuten.