Corregir una factura: cómo escribir bien una factura de anulación y una factura rectificativa

Importe equivocado, dirección con una errata, IVA consignado por error: si la factura ya está en manos del cliente, el primer impulso es abrir el archivo y cambiarlo rápido, o borrarlo y volver a escribirlo. Ambas cosas son el camino equivocado. Por qué, y cómo se hace bien, lo aclara este artículo.

Por qué no puede modificar una factura sin más

En cuanto una factura está emitida y enviada, cuenta como justificante. Los justificantes deben ser rastreables e inalterables; así lo exigen los principios de contabilidad ordenada (GoBD, las normas alemanas para llevar y conservar libros y documentos en formato electrónico). Sobrescribir posteriormente una factura ya enviada o borrarla sin dejar rastro rompería esa trazabilidad. Si llega una inspección, o bien falta un justificante o bien existen dos versiones distintas del mismo número de factura; ambas cosas llaman la atención de forma negativa.

La solución no es ocultar el error, sino corregirlo de forma documentada. Para ello hay dos caminos.

Camino 1: la factura rectificativa (rectificación de factura)

La factura rectificativa es adecuada para errores menores, en los que el importe de la factura es correcto o solo cambia un detalle: por ejemplo, una cifra intercambiada en la dirección, una descripción de la prestación errónea o un dato olvidado.

En este caso no escribe un documento completamente nuevo, sino un documento de rectificación que se refiere de forma inequívoca a la factura original: con su número de factura y fecha, así como la indicación de qué se corrige. Lo importante es la referencia clara: el cliente y la agencia tributaria deben reconocer qué factura se está rectificando.

Camino 2: la factura de anulación

La factura de anulación es el camino para errores mayores o cuando la factura queda por completo sin efecto: importe equivocado, destinatario equivocado, emitida por duplicado o encargo cancelado.

Así se hace de forma limpia:

1. Crea una factura de anulación: en cuanto al contenido, la copia de la factura original, pero con importe negativo. Con ello anula aritméticamente la factura original.
2. La factura de anulación recibe un número de factura propio y correlativo, no el de la factura original.
3. Remite a la factura original (su número y fecha), para que la relación quede clara.
4. A continuación escribe —si es necesario— una nueva factura correcta, de nuevo con número propio.

Al final existen, por tanto, tres documentos: la factura original errónea, la factura de anulación que la compensa y la nueva factura correcta. Justamente esa cadena sin lagunas es la que espera una inspección.

Caso especial: IVA mal consignado

Un error con alcance propio: si se consignó demasiado IVA o sin derecho a ello —por ejemplo como pequeña empresa o con el 19 en lugar del 7 por ciento—, adeuda de entrada el importe consignado a la agencia tributaria (§ 14c UStG, el artículo alemán del IVA sobre el impuesto indebidamente consignado). También esto se puede rectificar, pero no basta con cambiar la cifra en silencio: la corrección debe documentarse y surtir efecto frente al cliente. En estos casos, antes de la corrección conviene una breve consulta con el asesor fiscal, para que la rectificación también surta efecto a nivel fiscal.

El camino cómodo

El motivo por el que muchos sudan al corregir suele ser la asignación de números: anulación con número propio, referencia al original, nueva factura de nuevo con número propio; a mano es propenso a errores. Un software de facturación se encarga precisamente de eso: en Easy Invoice en office1.cloud genera con un clic la factura de anulación de una factura existente, incluidos importe negativo, número correcto y referencia al original; la cadena queda limpia automáticamente.

Cómo se ve una factura completa desde el principio, para que no llegue siquiera a hacer falta la corrección, lo muestra nuestra guía para redactar una factura.

_Este artículo ofrece una visión general y no sustituye el asesoramiento fiscal. Determinante es su caso concreto; en caso de duda, su asesor fiscal le ayudará. Nota: este artículo se refiere al Derecho fiscal alemán._