Factura con Kleingewerbe en Alemania: modelo, plantilla y datos

Si su factura lleva IVA (Umsatzsteuer) no depende del Kleingewerbe (pequeña actividad comercial), sino del régimen de pequeños empresarios (Kleinunternehmerregelung). Si se acoge a él, la ley solo exige unos pocos datos: su nombre y el del cliente con su dirección, su número fiscal (Steuernummer), la fecha, la prestación y un importe total con la mención de que, como pequeño empresario (Kleinunternehmer), no factura IVA. En este caso, el § 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, el reglamento de aplicación de la Ley del IVA) no exige número de factura. Sin el régimen de pequeños empresarios rigen todos los datos obligatorios, con número de factura, fecha de la prestación e IVA.

Contenido

1. ¿Qué debe figurar en la factura?
2. Kleingewerbe no significa automáticamente sin IVA
3. Modelo: factura con Kleingewerbe
4. Todavía sin número fiscal: ¿qué hacer?
5. ¿Está obligado a emitir una factura?
6. ¿Papel, PDF o factura electrónica?
7. Después de la factura: conservar y contabilizar
8. Preguntas frecuentes

¿Qué debe figurar en la factura?

Como pequeño empresario necesita cinco datos; con IVA son bastantes más. La tabla muestra ambos casos.

El Ministerio Federal de Hacienda (Bundesfinanzministerium) lo confirma: los pequeños empresarios pueden emitir facturas simplificadas que solo contienen los datos del § 34a UStDV (apartado 14.7a Abs. 1 UStAE, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, el decreto de aplicación de la Ley del IVA). Aun así, un número de factura ayuda. Su cliente lo indica en la transferencia, y usted ve enseguida qué factura está pagada. Quien deje más tarde el régimen de pequeños empresarios lo necesitará de todos modos y no tendrá que cambiar nada entonces. Cómo crear una serie de numeración lo explica el artículo Asignar el número de factura.

Para importes de hasta 250 euros bastan aún menos datos, por ejemplo sin número fiscal y sin dirección del cliente (§ 33 UStDV). También esta factura necesita la mención del régimen de pequeños empresarios. Los detalles están en el artículo Factura de pequeño importe hasta 250 euros. Para clientes en el extranjero rigen reglas especiales; vea Facturar a otro país de la UE. En ese caso conviene consultar a su asesoría fiscal (Steuerkanzlei) antes de emitir la primera factura.

En el programa de facturación de office1.cloud selecciona una sola vez en su perfil la opción de pequeño empresario. A partir de entonces, el programa pone la mención en cada factura por sí solo y no muestra IVA.

Kleingewerbe no significa automáticamente sin IVA

Antes de la primera factura conviene preguntarse si es pequeño empresario. Es una pregunta distinta de la del Kleingewerbe. «Kleingewerbe» dice algo sobre el tamaño de su negocio y la contabilidad. «Kleinunternehmer» es un estatus del Derecho del IVA y decide si la factura lleva IVA. La diferencia la explica el artículo Kleingewerbe y Kleinunternehmer.

El régimen de pequeños empresarios se aplica si su volumen de negocio del año anterior no superó los 25.000 euros y en el año en curso no supera los 100.000 euros (§ 19 Abs. 1 UStG; UStG es la Ley alemana del IVA, Umsatzsteuergesetz). Puede renunciar a él y facturar IVA. En ese caso, la renuncia le vincula durante al menos cinco años (§ 19 Abs. 3 UStG). Qué opción eligió figura, por regla general, en su cuestionario de alta fiscal (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Si el régimen es mejor para usted lo aclara el artículo Pequeño empresario: ¿sí o no?.

En el año de inicio rige un límite más bajo. Según el Ministerio Federal de Hacienda, quien empieza en el año en curso solo es pequeño empresario si el volumen de negocio del año de inicio no supera los 25.000 euros (apartado 19.1 Abs. 3 UStAE). Los 100.000 euros solo rigen a partir del segundo año. Si supera el límite en el año de inicio, ya el volumen de negocio que lo excede está sujeto a IVA (apartado 19.7 Abs. 1 UStAE). A partir de ese momento emite facturas con IVA.

No indique IVA por descuido. Si en la factura de un pequeño empresario figura un importe de impuesto, este debe ese importe a la oficina tributaria (Finanzamt), según el § 14c Abs. 1 UStG y el apartado 14c.1 Abs. 2 UStAE. Ocurre con facilidad con una plantilla de internet en la que ya pone «19 % MwSt.» (19 % de IVA). Cómo evitarlo y corregirlo lo explica el artículo Emitir una factura sin IVA.

El régimen de pequeños empresarios solo afecta al IVA. A partir de cuándo se aplican el impuesto sobre la renta y la Gewerbesteuer lo explica el artículo Kleingewerbe: qué impuestos se aplican.

Modelo: factura con Kleingewerbe

El modelo muestra la factura de una pequeña empresaria a un cliente empresarial. Los nombres, las direcciones y los números son inventados. El número de factura y la fecha de entrega son voluntarios; aun así, figuran en el modelo. El modelo está en alemán, porque la factura va a un cliente alemán.

Lena Okoye · Handgemachte Keramik
Gartenstraße 9 · 04107 Leipzig
Steuernummer: 231/456/78901

Café Bohne und Blatt
Inhaber Murat Kaya
Karl-Liebknecht-Straße 52
04275 Leipzig

Rechnung Nr. 2026-007
Rechnungsdatum: 16. Oktober 2026
Lieferdatum: 14. Oktober 2026

Menge  Artikel                          Einzelpreis   Betrag
24     Kaffeebecher, glasiert, 300 ml       18,00 €  432,00 €
 6     Servierteller, rund, 28 cm           32,00 €  192,00 €

Gesamtbetrag                                         624,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30. Oktober 2026
auf das Konto IBAN DE12 3456 1111 2222 3333 44.

La mención «Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» significa: «Pequeño empresario exento de IVA conforme al § 19 UStG». La ley no prescribe una redacción fija para la mención. Según el Ministerio Federal de Hacienda, basta una indicación en lenguaje cotidiano como «steuerfreier Kleinunternehmer» (pequeño empresario exento de IVA) si designa la exención de forma inequívoca (apartado 14.7a Abs. 1 UStAE). También es habitual «Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.» (Conforme al § 19 UStG no se factura IVA.)

Si factura IVA, sustituya el bloque de importes. El número de factura y la fecha de entrega son entonces obligatorios.

Summe netto                                          624,00 €
Umsatzsteuer 19 %                                    118,56 €
Gesamtbetrag                                         742,56 €

La ley no exige firma en ninguna de las dos facturas. También una factura escrita a mano es una factura si contiene todos los datos (§ 14 Abs. 1 UStG).

Todavía sin número fiscal: ¿qué hacer?

Con clientes empresariales tiene seis meses para emitir la factura (§ 14 Abs. 2 UStG). Por eso, esperar hasta que llegue el número suele ser la opción más sencilla.

El número fiscal también debe figurar en la factura de un pequeño empresario (§ 34a Satz 1 Nr. 2 UStDV). Sin él, la factura está incompleta. No hemos encontrado ninguna norma oficial para el periodo hasta que llega el número. Hay tres opciones:

• Espera a emitir la factura hasta que llegue el número.
• Envía la factura de inmediato y la rectifica más tarde, en cuanto llegue el número. Una factura a la que le faltan datos puede rectificarse según el § 31 Abs. 5 UStDV; esto vale también para pequeños empresarios (§ 34a Satz 3 UStDV).
• En importes de hasta 250 euros no necesita número fiscal; vea Factura de pequeño importe.

Recibe el número fiscal después de enviar a la oficina tributaria el cuestionario de alta fiscal. Cómo hacerlo a través de ELSTER, el portal en línea de la Administración tributaria alemana, lo explica el artículo Solicitar el número fiscal a través de ELSTER. Su número de identificación fiscal personal de once dígitos (Steuer-Identifikationsnummer) es otro número y no debe figurar en la factura.

¿Está obligado a emitir una factura?

Con clientes empresariales, sí; con clientes particulares, por regla general no. Para prestaciones a otra empresa, la ley exige una factura dentro de un plazo de seis meses (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Lo mismo se aplica a asociaciones y otras personas jurídicas que no son empresas (Nr. 2).

Si vende a particulares, puede emitir una factura, pero en principio la Ley del IVA no le obliga a ello. La ley menciona una excepción para las prestaciones sujetas a IVA relacionadas con un inmueble, por ejemplo trabajos artesanales en una casa (Nr. 3). Si esta excepción se aplica también a pequeños empresarios, cuyas operaciones están exentas según el § 19 UStG, lo mejor es aclararlo con su asesoría fiscal.

Aunque no sea obligatorio, conviene tener un justificante de cada ingreso. Es su prueba para la declaración de impuestos.

¿Papel, PDF o factura electrónica?

Como pequeño empresario siempre puede enviar facturas en papel o en PDF, también a clientes empresariales (§ 34a Satz 4 UStDV, apartado 14.7a Abs. 3 UStAE). La factura electrónica (E-Rechnung) es un archivo en un formato fijo que los programas leen automáticamente. Un PDF no cuenta como tal.

Si factura IVA y su volumen de negocio del año anterior fue de 800.000 euros como máximo, la ley exige facturas electrónicas a clientes empresariales nacionales para prestaciones a partir del 1 de enero de 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). A clientes particulares sigue estando permitida la factura en papel o en PDF. Qué hacer hasta entonces lo explica el artículo Obligación de factura electrónica 2027 y 2028.

Recibir es otra cuestión. Si un proveedor le envía una factura electrónica, debería poder abrirla, también como pequeño empresario. Qué significa eso lo explica el artículo Factura electrónica como pequeño empresario.

Después de la factura: conservar y contabilizar

Conservar. Conserve una copia de cada factura que emita durante ocho años. El plazo comienza al final del año en que emitió la factura (§ 14b Abs. 1 UStG). Qué rige para otros documentos lo explica el artículo Plazos de conservación.

Contabilizar. Con un Kleingewerbe, por regla general determina su beneficio con la cuenta de ingresos y gastos (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR). En ella, una factura solo cuenta como ingreso cuando el dinero está en su cuenta (§ 11 Abs. 1 EStG; EStG es la Ley alemana del impuesto sobre la renta, Einkommensteuergesetz). Cómo se hace lo explica el artículo Hacer uno mismo la Einnahmenüberschussrechnung.

Corregir errores. Si una factura ya está en manos del cliente y contiene un error, rectifíquela con un documento que se refiera de forma inequívoca a la factura anterior (§ 31 Abs. 5 UStDV). Cómo se hace lo explica el artículo Corregir o anular una factura.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un número de factura con Kleingewerbe?

Como pequeño empresario, la ley no lo exige (§ 34a UStDV). Aun así, ayuda a asignar los pagos. Si factura IVA, un número correlativo es obligatorio (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).

Con Kleingewerbe, ¿basta un recibo en lugar de una factura?

Sí, si el recibo contiene los datos de una factura. La ley considera factura cualquier documento con el que facture una prestación, se llame como se llame (§ 14 Abs. 1 UStG). Un recibo que solo confirma «Betrag erhalten» (importe recibido) no es una factura. Hasta 250 euros bastan los datos de una factura de pequeño importe.

¿Vale esto también para un Nebengewerbe?

Sí. En materia de facturas, la Ley del IVA no distingue entre actividad comercial principal y Nebengewerbe (actividad comercial secundaria). Para el límite del régimen de pequeños empresarios se suma el volumen de negocio de todas sus actividades por cuenta propia, porque la empresa abarca toda la actividad comercial o profesional (§ 2 Abs. 1 Satz 2, § 19 Abs. 2 UStG). Su sueldo como empleado no cuenta.

¿Qué escribo para que quede claro que la factura no lleva IVA?

Una frase como «Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» (pequeño empresario exento de IVA conforme al § 19 UStG) o «Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet» (conforme al § 19 UStG no se factura IVA). No existe una redacción fija. El tipo impositivo y el importe del IVA no figuran en la factura.

Como pequeño empresario, ¿pongo en la factura el importe bruto o el neto?

Ninguno de los dos. La ley exige el importe en una sola suma (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). No hacen falta líneas como «netto» (neto) o «MwSt. 0 %» (IVA 0 %); más bien confunden a los clientes.

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Fuentes

• § 2 UStG, empresario, empresa (Unternehmer, Unternehmen), en alemán
• § 14 UStG, emisión de facturas (Ausstellung von Rechnungen), en alemán
• § 14b UStG, conservación de facturas (Aufbewahrung von Rechnungen), en alemán
• § 14c UStG, repercusión incorrecta o indebida del impuesto (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis), en alemán
• § 19 UStG, tributación de los pequeños empresarios (Besteuerung der Kleinunternehmer), en alemán
• § 27 UStG, disposiciones transitorias generales (Allgemeine Übergangsvorschriften), en alemán
• § 31 UStDV, datos de la factura (Angaben in der Rechnung), en alemán
• § 33 UStDV, facturas de pequeño importe (Rechnungen über Kleinbeträge), en alemán
• § 34a UStDV, facturas de pequeños empresarios (Rechnungen für Kleinunternehmer), en alemán
• § 11 EStG, cobros y pagos (Vereinnahmung und Verausgabung), en alemán
• Carta del BMF de 18 de marzo de 2025: régimen especial de pequeños empresarios (Sonderregelung für Kleinunternehmer), en alemán