Établir une BWA soi-même : quel montant dans quelle ligne

Établir soi-même une BWA – la « betriebswirtschaftliche Auswertung » allemande, une analyse de gestion intermédiaire – ne relève pas de l'art comptable. C'est un travail de tri suivi d'une addition. Il vous faut deux piles : les factures que vous avez émises et les dépenses que vous avez payées. Et un ordre fixe : additionner les recettes, séparer les matières du reste, ranger les autres charges en six à huit blocs, calculer les amortissements au prorata, descendre les postes exceptionnels en bas. Ce qui en sort s'appelle le « résultat provisoire ». La difficulté n'est pas le calcul mais l'affectation : le versement de TVA au fisc, par exemple, n'a pas sa place dans la BWA, le remboursement de votre emprunt non plus – les intérêts, si, mais tout en bas.

Cet article donne une information générale et ne remplace ni un conseil fiscal ni un conseil juridique.

Sommaire

1. La charpente : la BWA comme chaîne de calcul
2. À quoi ressemble une BWA terminée : tous les postes en un coup d'œil
3. Étape 1 : fixer la période et la méthode
4. Étape 2 : additionner les recettes – et ce qui n'en fait pas partie
5. Étape 3 : regrouper les dépenses – le tableau d'affectation
6. Étape 4 : calculer les amortissements
7. Étape 5 : descendre l'exceptionnel en bas
8. Étape 6 : tout additionner – l'exemple complet
9. Étape 7 : colonnes de pourcentage et comparaison avec l'an dernier
10. Quatre vérifications avant de remettre la BWA
11. Pourquoi votre résultat ne correspondra jamais à l'avis d'imposition
12. Qui réclame une BWA – et ce que les destinataires y lisent
13. L'aperçu des résultats dans Easy Invoice – et ce qu'il ne contient pas
14. Questions fréquentes

La charpente : la BWA comme chaîne de calcul

BWA est l'abréviation de « betriebswirtschaftliche Auswertung », une analyse de gestion. Le terme ne vient pas d'une loi mais de la pratique des conseillers fiscaux allemands – la forme la plus répandue est la BWA standard n° 01 de DATEV, appelée là-bas « kurzfristige Erfolgsrechnung », compte de résultat à court terme. Aucune obligation de l'établir, aucune forme imposée, aucun destinataire au fisc. Vous avez le droit de la construire vous-même.

Et c'est toujours la même chaîne. Une fois ces neuf lignes comprises, vous tenez le principe :

   Chiffre d'affaires               (tout ce qui vient de votre métier, hors taxes)
 + Variation des en-cours           (travail fini, pas encore facturé)
 = Production totale
 − Achats consommés                 (matières et sous-traitance)
 = Marge brute
 − Blocs de charges                 (locaux, véhicules, personnel, publicité,
                                     assurances, amortissements, divers)
 = Résultat d'exploitation
 + produits neutres − charges neutres  (exceptionnel, intérêts)
 = Résultat provisoire

Deux lignes de séparation portent toute la valeur informative, et c'est exactement là que l'on bâcle quand on fait soi-même :

• La première séparation, ce sont les achats consommés. Les matières et la sous-traitance sont isolées de toutes les autres charges parce qu'elles croissent avec le chiffre d'affaires : un chantier deux fois plus gros, c'est deux fois plus de matériel, mais pas deux fois plus de loyer. La marge brute montre donc ce qui reste de chaque euro facturé après les matières – et si cela se dégrade.
• La deuxième séparation est en bas, avant les postes neutres. Tout ce qui est exceptionnel ou étranger à l'activité reste en dehors du résultat d'exploitation. Sinon, un mois où vous avez vendu votre vieille camionnette ressemble à un bon mois commercial.

Comme exemple continu, je prends une entreprise d'électricité sans salariés, période du 1er janvier au 30 septembre.

À quoi ressemble une BWA terminée : tous les postes en un coup d'œil

Avant de commencer à calculer, voici la cible – la liste des postes qui figureront sur la feuille. Ce même aperçu sert aussi dans l'autre sens : si quelqu'un vous met une BWA sous les yeux, vous pouvez la lire de haut en bas avec lui.

Où est donc le bénéfice ? Dans la dernière ligne. Mais le mot « provisoire » qui le précède est à prendre au sérieux : ce montant n'est pas encore le bénéfice sur lequel vous serez imposé. Pourquoi, et quel écart cela représente en général, c'est expliqué plus bas dans la partie sur l'avis d'imposition.

Vous n'avez pas besoin de toutes les lignes. Sans salariés, les charges de personnel restent vides ; en pure prestation de services, il n'y a pas d'achats consommés. Une ligne vide n'est pas une erreur – une ligne manquante, si : si une entreprise de négoce remet une BWA sans le moindre achat consommé, tout lecteur le voit immédiatement.

Certaines BWA comportent encore, sous le résultat d'exploitation, une ligne impôts. On y trouve la taxe professionnelle allemande – qui est bien payée, mais expressément non déductible (§ 4 al. 5b de la loi allemande sur l'impôt sur le revenu). En entreprise individuelle, les premiers 24 500 € de bénéfice commercial en sont de toute façon exonérés (§ 11 al. 1 de la loi allemande sur la taxe professionnelle).

Étape 1 : fixer la période et la méthode

Préparez quatre choses avant de commencer : toutes les factures de vente de la période, toutes les factures d'achat et tickets de caisse, les relevés du compte professionnel et une liste de vos achats importants des dernières années avec prix et date. Cette dernière liste, presque tout le monde l'oublie – sans elle, les amortissements manqueront ensuite.

La période : du 1er janvier au dernier mois entièrement clos. Pas le mois isolé, mais le cumul – chez les banques, « BWA à jour » signifie presque toujours cette vue cumulée. Écrivez la période en grand en haut de la feuille ; une BWA sans date est la première cause de question en retour.

La méthode : vous devez choisir l'une des deux visions et vous y tenir.

Les deux se défendent. Ce qui ne va pas, c'est de mélanger – recettes à la date de facture et dépenses au débit bancaire. Notez votre choix sur la feuille. Si vous déterminez votre bénéfice en trésorerie, la vue paiements est en général la plus naturelle ; le fonctionnement de ce mode de calcul est décrit dans notre article faire soi-même sa déclaration d'impôts en tant qu'indépendant.

Étape 2 : additionner les recettes – et ce qui n'en fait pas partie

Additionnez toutes les factures de vente de la période, hors taxes. Les avoirs et annulations se déduisent.

Dans l'exemple :

Quatre éléments atterrissent régulièrement à tort dans cette ligne :

• La TVA. C'est un poste de transit, pas un produit. Additionner les montants TTC gonfle votre chiffre d'affaires de 19 %. (Sous le régime allemand de franchise, le problème ne se pose pas – brut et net sont identiques, voir établir une facture sans TVA.)
• Les emprunts versés. Sur le compte, cela ressemble à de l'argent, mais c'est une dette, pas du chiffre d'affaires.
• Les apports personnels. Remettre de l'argent de sa poche n'est pas un produit.
• La vente d'un bien de l'entreprise. La vieille camionnette va en bas, dans les produits neutres, pas dans le chiffre d'affaires.

La ligne variation des en-cours au-dessus ne concerne que ceux qui ont du travail fini ou en cours en stock – chez les prestataires et les petits artisans, elle reste le plus souvent vide. Sans inventaire, on ne peut de toute façon pas la remplir sérieusement. Dans l'exemple : 0 €, la production totale est donc également de 116 000 €.

Étape 3 : regrouper les dépenses – le tableau d'affectation

C'est la partie qui décide de la qualité de votre BWA. Prenez vos justificatifs de dépense et attribuez à chacun une affectation. Pas « charge d'exploitation » – mais l'un de ces blocs :

Et ceci n'a pas du tout sa place dans la BWA :

L'astuce pratique : faites-vous une fois cette affectation sous forme de liste et inscrivez-la, au premier passage, en haut à droite de chaque justificatif. Le mois suivant, vous ne ferez plus que trier au lieu de réfléchir à nouveau. Si vous classez de toute façon vos factures d'achat au format numérique, indiquez la catégorie dès la saisie – notre article gérer les factures fournisseurs explique comment procéder méthodiquement.

Dans l'exemple, cela donne :

Étape 4 : calculer les amortissements

Tout ce qui a coûté plus de 800 € HT et dure plus d'un an ne se déduit pas d'un coup, mais se répartit sur la durée d'usage. Le calcul est simple :

prix d'achat HT ÷ durée d'usage en années        = amortissement par an
amortissement par an ÷ 12 × mois de la période   = votre part pour la BWA

La durée d'usage ne se choisit pas librement – le ministère fédéral allemand des Finances publie une table d'amortissement. Quelques valeurs :

L'exemple comporte deux achats :

Deux cas particuliers fréquents :

• Entre 250 et 1 000 € HT, vous pouvez aussi placer les biens dans un poste collectif et l'étaler régulièrement sur cinq ans (§ 6 al. 2a EStG). Le choix vaut pour une année entière – pas appareil par appareil.
• Si vous ne savez pas exactement en cours d'année, estimez et écrivez « estimé » à côté. Une estimation signalée vaut bien mieux qu'une ligne vide : sans amortissements, votre résultat paraît systématiquement trop beau, et c'est précisément ce que traquent les lecteurs qui voient beaucoup de BWA.

Étape 5 : descendre l'exceptionnel en bas

Repassez maintenant sur l'ensemble et sortez tout ce qui n'a rien à voir avec votre activité ou ne se répète pas. Cela passe sous le résultat d'exploitation :

• vente de la vieille camionnette : 3 000 € de produit neutre
• intérêts du crédit auto : 1 100 € de charge neutre
• appartiennent aussi ici : indemnités d'assurance, remboursements d'années antérieures, intérêts perçus

Pourquoi cet effort ? Parce que sinon le résultat d'exploitation n'est plus comparable. La question que pose tout lecteur de votre BWA est : « L'entreprise se porte-t-elle grâce à son activité courante ? » Une vente de véhicule ne répond pas à cette question.

Étape 6 : tout additionner – l'exemple complet

Il ne reste qu'à dérouler la chaîne depuis le haut :

Voilà la BWA. Neuf mois, une feuille, et chaque montant se retrouve jusque dans la pile de justificatifs.

Étape 7 : colonnes de pourcentage et comparaison avec l'an dernier

Les montants absolus ne font que la moitié de l'analyse. Deux compléments en font un instrument de pilotage – et ce sont aussi les premiers éléments que regardent les lecteurs aguerris.

La colonne de pourcentage rapporte chaque ligne à la production totale :

poste ÷ production totale × 100 = part en pourcentage

La comparaison annuelle place à côté la même période de l'année précédente :

Et la vraie nouvelle apparaît soudain sur la feuille : le chiffre d'affaires progresse de 14 %, mais il reste proportionnellement moins de marge brute que l'an dernier. Les matières et la sous-traitance ont augmenté plus vite que les prix. En valeur absolue, l'année semblait bonne ; en pourcentage, on voit que trois points de marge ont disparu – sur 116 000 € de production, cela fait environ 3 800 €.

Il n'existe pas de valeur cible universelle pour ces ratios – une entreprise de négoce n'a rien à voir avec un prestataire. Votre référence, c'est votre propre année précédente.

C'est pour cela qu'on fait une BWA. Pas pour la banque.

Quatre vérifications avant de remettre la BWA

1. Contre-épreuve bancaire : votre chiffre d'affaires correspond-il à peu près aux encaissements plus les factures encore ouvertes ? De gros écarts signifient généralement une facture saisie deux fois ou une facture oubliée.
2. Parcourir les lignes vides : y a-t-il un 0 € là où un montant devrait figurer ? Un artisan sans achats consommés, une entreprise avec véhicule mais sans charges de véhicule – cela saute aux yeux.
3. Extrapoler : résultat ÷ mois × 12. Dans l'exemple : 42 950 ÷ 9 × 12 = environ 57 300 € sur l'année. Cet ordre de grandeur colle-t-il à vos acomptes d'impôt ? Sinon, soit la BWA est fausse – soit votre acompte mérite d'être ajusté.
4. Faire recalculer : chaque sous-total doit découler des lignes au-dessus. Un résultat que l'on ne peut pas recalculer est la première raison pour laquelle une analyse faite maison revient.

Pourquoi votre résultat ne correspondra jamais à l'avis d'imposition

Les 42 950 € de l'exemple ne sont pas le bénéfice sur lequel vous serez finalement imposé. Ce n'est pas une erreur mais une propriété – « provisoire » n'est pas là par hasard. Quatre raisons :

• Les parts privées manquent encore. Si vous utilisez le véhicule de société à 20 % à titre privé, environ 1 370 € des 6 850 € de charges de véhicule ne relèvent pas de l'entreprise. Idem pour le téléphone et internet.
• Le stock n'est pas saisi. Le matériel encore en réserve est payé mais pas consommé.
• Les régularisations manquent. La prime d'assurance de douze mois, payée en janvier, tombe intégralement dans cette période sous la vue paiements.
• Les dates se décalent. Une facture de décembre payée en janvier relève de l'année suivante en comptabilité de trésorerie.

Avec la correction des parts privées, l'exemple serait plutôt à 41 300 € qu'à 42 950 €. Si votre conseiller fiscal aboutit plus tard à un autre chiffre, c'est le cas normal – pas un litige.

Qui réclame une BWA – et ce que les destinataires y lisent

Presque personne ne construit une BWA de son plein gré. En général, quelqu'un a appelé :

La banque avant un crédit ou un leasing. Il n'existe d'ailleurs aucune obligation légale de communication : le § 18 de la loi bancaire allemande ne s'applique qu'au-delà de 1,5 million d'euros de crédit total – et il cite les comptes annuels, pas les BWA. La banque demande pour une raison pratique : vos derniers comptes annuels ont douze à dix-huit mois, alors qu'elle doit se prononcer sur des échéances à partir du mois prochain. La BWA comble cet écart. D'où l'attente de valeurs cumulées et d'une comparaison annuelle – un mois isolé sans comparaison ne répond pas à la question.

La caisse d'assurance maladie. Si vous êtes affilié volontaire au régime légal allemand et indépendant à titre principal, votre caisse fixe d'abord les cotisations à titre provisoire (§ 240 al. 4a du Code social allemand, livre V) et régularise ensuite sur la base de votre avis d'imposition. Dans cette phase, la BWA est le moyen habituel de rendre crédible une baisse de revenus. Important : celui qui ne produit aucun avis d'imposition pendant trois ans est définitivement classé au plafond de cotisation – donc au maximum.

Sociétés de leasing, bailleurs et organismes de financement demandent pour la même raison. Dans tous ces cas, clarifiez d'abord quelle période est visée et si une analyse faite maison est acceptée.

À quelle fréquence est-ce utile ? Pour l'occasion ponctuelle, une seule suffit. Pour vous-même, seule la répétition montre quelque chose – mensuel est idéal, trimestriel le minimum. Une BWA isolée dit peu ; trois d'affilée montrent si votre taux de matières s'emballe.

Un appel préalable est rentable : demandez à votre conseiller fiscal si la BWA est déjà comprise dans la tenue courante. Qui confie de toute façon sa comptabilité l'a très souvent déjà payée – elle n'est simplement pas envoyée d'office. Ce dont il a besoin de votre part est décrit dans l'article sur la comptabilité préparatoire.

L'aperçu des résultats dans Easy Invoice – et ce qu'il ne contient pas

Si vous saisissez de toute façon factures et dépenses dans un logiciel, le tri de l'étape 3 est déjà fait – l'analyse se construit alors à partir des catégories attribuées à la saisie.

Dans Easy Invoice, vous la trouverez sous Rapports → Aperçu des résultats. Elle ne s'appelle pas « BWA », parce que c'est un terme du monde des conseillers fiscaux, mais elle suit exactement la chaîne ci-dessus : chiffre d'affaires, production totale, achats consommés, marge brute, blocs de charges, résultat d'exploitation, postes neutres, résultat provisoire. S'y ajoutent l'évolution mensuelle et la comparaison avec la même période précédente, qu'il faudrait sinon ajouter à la main. Le résultat s'exporte en fichier Excel ou en PDF.

Ce qui n'y figure pas mérite d'être connu avant de s'y fier : les charges de personnel et les amortissements ne sont pas saisis, pas plus que les marchandises en stock et les installations produites en interne. Les lignes existent mais restent vides. Pour un indépendant sans salariés, c'est exploitable – l'amortissement s'ajoute à la main selon l'étape 4. Qui verse des salaires ou exploite de plus grosses machines aura toujours besoin de la BWA issue de la comptabilité de son conseiller.

Questions fréquentes

Puis-je vraiment établir une BWA gratuitement moi-même ? Oui. Aucun logiciel n'est nécessaire – un tableau avec les lignes de la charpente suffit, la mise en place prend une à deux heures. Ensuite, l'effort courant ne dépend plus que du soin apporté au tri de vos justificatifs.

La BWA doit-elle venir d'un conseiller fiscal ? Non. Ni signature ni expéditeur particulier ne sont imposés. Certaines banques réclament d'elles-mêmes une analyse « issue de la comptabilité » – dans ce cas, renseignez-vous avant d'y consacrer du travail.

Une analyse faite maison ne fait-elle pas amateur ? Pas si la période, la méthode, la comparaison annuelle et une structure compréhensible sont présentes. Ce qui se remarque, c'est autre chose : des montants ronds sans décimales, des blocs de charges absents et des sous-totaux impossibles à recalculer.

Dois-je envoyer la BWA au fisc ? Pas de votre propre initiative. Le fisc reçoit en fin d'année le calcul de résultat ou les comptes annuels. Lors d'un contrôle, le vérificateur peut en revanche exiger l'accès à vos données comptables – notre article sur les règles GoBD explique ce qui est alors attendu.

BWA et calcul de résultat, est-ce la même chose ? Non. Le calcul de résultat est le décompte annuel destiné au fisc, au format imposé. La BWA est l'état intermédiaire volontaire, que vous pouvez structurer comme cela vous sert.

Que faire si la BWA affiche une perte ? Ne rien enjoliver. Une perte expliquée passe mieux à la banque qu'un bénéfice maquillé qui s'effondre aux comptes annuels. Joignez deux phrases d'explication – un achat exceptionnel, un gros chantier décalé, une maladie. C'est exactement à cela que servent les lignes neutres.

Et si des clients ne paient pas – cela se voit-il dans la BWA ? Dans la vue par date de facture, le chiffre d'affaires y figure même sans argent encaissé. C'est pourquoi les banques réclament en plus une liste des factures ouvertes. Comment en assurer le suivi méthodiquement est décrit dans Le client ne paie pas la facture – que faire ?.