Feuille d'heures en Allemagne : modèle, mentions obligatoires et délai de sept jours

Une feuille d'heures indique qui a travaillé quel jour, de quand à quand. Elle remplit deux fonctions et la plupart des entreprises ont besoin des deux : elle est la preuve vis-à-vis de la douane allemande que vous enregistrez le temps de travail de vos salariés, et elle est la base de l'argent, celui du salaire que vous versez comme celui des heures que vous facturez à un client.

Pour cela, six mentions suffisent : nom, date, début, fin, pause et durée. Il n'existe pas de formulaire officiel, vous pouvez donc concevoir la feuille vous-même. Deux délais décident malgré tout si elle compte : pour les minijobs et dans onze secteurs désignés, la saisie doit exister au plus tard le septième jour suivant le jour travaillé, et vous devez la conserver au moins deux ans. Celui qui fait remplir les feuilles de mémoire en fin de mois a déjà manqué le délai, même si tous les chiffres sont exacts.

Cet article s'adresse aux employeurs en Allemagne et aux indépendants qui facturent à l'heure, y compris aux personnes qui dirigent une activité en Allemagne depuis l'étranger. Il ne traite pas de la feuille d'heures pour l'aide de remplacement (Verhinderungspflege) exigée par l'assurance dépendance : celle-ci suit ses propres règles.

Cet article informe de manière générale et ne remplace pas un conseil juridique. Pour votre entreprise, adressez-vous à votre chambre de commerce ou à un avocat en droit du travail.

Sommaire

1. Ce qui doit figurer sur la feuille d'heures
2. Jusqu'à quand elle doit être remplie
3. À qui s'applique le délai strict
4. Noter jours fériés, maladie et congés
5. Pauses : déduire ou afficher ?
6. Combien de temps conserver les feuilles
7. Faut-il une signature ?
8. Quand vous facturez un client à l'heure
9. Si vous travaillez seul
10. Ce que coûte une feuille manquante
11. Questions fréquentes

Ce qui doit figurer sur la feuille d'heures

Six colonnes suffisent. Pour le temps de travail quotidien, la loi exige le début, la fin et la durée ; s'y ajoutent le nom de la personne, la date et la pause, sans quoi la durée n'est pas vérifiable.

Voici à quoi ressemble une semaine remplie :

La colonne Remarque est facultative et reste pourtant la plus utile de toute la feuille : elle porte le client, le chantier et la raison d'une journée vide. C'est exactement l'information qui manquera plus tard, quand vous voudrez facturer les heures ou quand quelqu'un demandera pourquoi rien n'a été noté un mercredi.

Si les heures doivent finir sur une facture, un logiciel de facturation qui gère les temps et les factures d'un seul tenant vous évite de tout ressaisir deux fois.

Il n'existe aucun modèle officiel à utiliser obligatoirement. La Minijob-Zentrale met toutefois à disposition son propre imprimé en PDF, avec exactement ces colonnes. Qui ne veut rien concevoir soi-même l'imprime.

Jusqu'à quand elle doit être remplie

Pour les minijobs et dans onze secteurs, vous disposez de sept jours calendaires à compter du jour où le travail a été fourni. Si la saisie arrive plus tard, l'enregistrement est formellement défectueux, même si chaque chiffre est juste. C'est là que la plupart des entreprises échouent : la feuille n'arrive au bureau qu'en fin de mois et le délai est alors dépassé pour trois semaines de saisies.

Le texte de l'article 17 alinéa 1 de la loi sur le salaire minimum : le début, la fin et la durée du temps de travail quotidien doivent être enregistrés « au plus tard à l'expiration du septième jour calendaire suivant le jour de la prestation de travail ».

Pour tous les autres salariés, la loi ne fixe pas un tel délai. Vous devez malgré tout enregistrer leur temps de travail : la Cour fédérale du travail l'a décidé en 2022, et l'avant-projet du 18 juin 2026 sur la loi relative au temps de travail veut en faire une obligation électronique le jour même. Cet avant-projet n'est pas adopté. Quel cas vous concerne et ce que le texte prévoit pour les entreprises jusqu'à dix salariés est expliqué dans Enregistrement numérique du temps de travail : en avez-vous besoin ?.

À qui s'applique le délai strict

Vérifiez deux choses : si vous employez des minijobbers et si votre activité figure sur la liste. Si l'une des deux s'applique, le délai de sept jours vaut et la douane peut le contrôler.

Toujours concernés : les emplois marginaux (minijob). Seuls les minijobs chez des particuliers en sont exclus. Ce que coûte un minijob en 2026 et d'où vient le plafond de 603 euros est expliqué dans Embaucher en minijob.

Également concernés, quel que soit le salaire, tous les salariés de ces secteurs selon l'article 2a de la loi de lutte contre le travail dissimulé :

• Bâtiment
• Restauration et hébergement
• Transport de personnes
• Commission de transport, transport et logistique, y compris les services de livraison par plateforme
• Forains
• Nettoyage de bâtiments
• Montage et démontage de foires et expositions
• Industrie de la viande
• Secteur de la prostitution
• Gardiennage et sécurité
• Coiffure et cosmétique

La douane exclut expressément deux cas. Ils ne valent que pour cette obligation d'enregistrement, pas pour le devoir général issu de la loi sur le temps de travail :

Un troisième allègement concerne les salariés en activité exclusivement mobile qui n'ont pas d'horaire quotidien imposé et organisent eux-mêmes leur temps : le règlement cite la livraison, la collecte des déchets, le nettoyage des rues, le service hivernal et le transport. Là, la durée suffit ; le début et la fin peuvent manquer.

Noter jours fériés, maladie et congés

Ces jours-là, inscrivez zéro heure de travail et notez la raison à côté ; ne mettez pas les heures contractuelles dans la colonne « durée ». Selon l'article 2 alinéa 1 de la loi sur le temps de travail, le temps de travail est la période du début à la fin du travail. Un jour d'arrêt maladie, personne n'a travaillé : il n'y a donc pas de temps de travail à enregistrer.

Pour l'argent, la règle est autre, et c'est de là que vient la confusion. Ces jours sont payés malgré tout :

En pratique : la ligne reste, la colonne des heures affiche zéro et la remarque indique « maladie », « congés » ou « férié ». Une abréviation suffit. C'est une recommandation de terrain, pas une exigence légale : n'est prescrit que ce qui a réellement été travaillé. Mais une journée vide sans explication ressemble à un trou lors de tout contrôle et, dans un minijob, elle explique aussi pourquoi le salaire complet a été versé avec moins d'heures.

Pauses : déduire ou afficher ?

Mettez la pause dans une colonne à part au lieu de la déduire discrètement de la durée. Les deux donnent le même nombre d'heures, mais seule la colonne séparée montre que la pause a bien eu lieu.

Cela compte double lors d'un contrôle. Les pauses légales — 30 minutes au-delà de six heures de travail, 45 minutes au-delà de neuf — figurent à l'article 4 de la loi sur le temps de travail. Qui se contente de les retrancher ne peut plus prouver ensuite qu'elles ont été prises. Qui note un poste de neuf heures sans aucune pause fournit du même coup la preuve de l'infraction.

Combien de temps conserver les feuilles

Deux ans, à compter du moment auquel l'enregistrement se rapporte. C'est ce que prévoient l'article 17 alinéa 1 de la loi sur le salaire minimum et, de même, l'article 16 alinéa 2 de la loi sur le temps de travail pour les heures au-delà de la huitième.

Deux ans sont le plancher de cette seule obligation, pas de tout votre dossier de paie. Les comptes de salaires et les justificatifs d'impôt sur les salaires suivent d'autres délais, et l'assurance retraite contrôle sur une période plus longue. Si vos feuilles d'heures servent de base à la paie, conservez-les aussi longtemps que les documents de paie ; quel délai s'applique à vos pièces, votre cabinet comptable vous le précisera.

Faut-il une signature ?

Non. Ni la loi sur le salaire minimum ni la loi sur le temps de travail n'exigent la signature du salarié. Vos équipes peuvent saisir elles-mêmes leurs horaires ; pour le montage et le travail en extérieur, c'est de toute façon la seule variante qui fonctionne. La responsabilité de l'exactitude reste chez vous, l'employeur.

Face à un client, en revanche, la signature change tout. C'est l'objet de la section suivante.

Quand vous facturez un client à l'heure

Faites signer la feuille d'heures par le client pendant que vous êtes encore sur le chantier. Plus tard, vous n'obtiendrez plus cette signature, et en cas de litige, celui qui veut être payé pour les heures doit les prouver : vous.

Ce qu'il faut produire est moins lourd que beaucoup ne le craignent. La Cour fédérale de justice a jugé le 28 mai 2020 (VII ZR 108/19) que, pour fonder une rémunération mesurée au temps passé, il n'y a en règle générale pas à indiquer quelle heure de travail est allée à quelle tâche. Le nombre d'heures et le taux horaire suffisent. La charge de la preuve reste néanmoins chez vous si le client conteste, et une feuille portant sa signature est le meilleur papier dont vous disposerez alors.

Dans un marché de travaux sous VOB/B allemand s'ajoute un délai qui joue en votre faveur. Selon l'article 15 alinéa 3 de la VOB/B, vous remettez les feuilles d'heures chaque jour ouvré ou chaque semaine. Le maître d'ouvrage doit les restituer sans délai, au plus tard dans les six jours ouvrables suivant leur réception. Et vient alors la phrase décisive : les feuilles non restituées dans les délais sont réputées acceptées. Qui se tait consent.

Trois limites, pour ne pas vous appuyer dessus là où cela ne tient pas :

• La VOB/B ne s'applique que si elle a été convenue. Dans un contrat d'entreprise ordinaire du Code civil allemand, ce délai n'existe pas.
• Il vous faut la preuve que la feuille est parvenue au client. Sans réception, aucun délai ne court.
• Une feuille acceptée prouve que le travail a eu lieu et combien de temps il a duré. À elle seule, elle ne crée pas de droit à une rémunération horaire : encore faut-il que la facturation à l'heure ait été convenue.

Comment transformer ces heures en une facture que le client particulier peut déduire de ses impôts est expliqué dans Rédiger une facture d'artisan. Quel taux horaire couvre réellement vos coûts, c'est le calcul de Calculer son taux horaire d'artisan. Et si le client finit par ne pas payer : Le client ne paie pas, que faire ?

Si vous travaillez seul

Aucune de ces obligations ne s'applique à vos propres heures. La loi sur le temps de travail protège les salariés et, en tant qu'entrepreneur individuel ou profession libérale, vous n'êtes pas votre propre salarié. Vous n'avez à noter pour personne quand vous avez commencé.

Une feuille d'heures reste pourtant utile, pour une autre raison : elle est la base de votre facture et votre preuve si le client conteste les heures. Pour cela, vous n'avez pas besoin de colonnes début et fin, mais d'un rattachement au client et à la mission.

Ce que coûte une feuille manquante

Jusqu'à 50 000 euros. Qui n'établit pas l'enregistrement prévu à l'article 17 alinéa 1 de la loi sur le salaire minimum, ou l'établit de façon inexacte, incomplète ou tardive, ou ne le conserve pas deux ans, commet une contravention administrative ; l'article 21 alinéa 3 de cette loi fixe ce cadre. Le contrôle relève de l'unité douanière chargée du travail dissimulé (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

Ce cadre est le plafond, pas le cas standard : l'autorité module l'amende selon la gravité et la durée. Le mot important est « tardive » : des enregistrements corrects sur le fond restent une infraction s'ils ont été créés après le septième jour.

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Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle officiel de feuille d'heures ?

Il n'y a aucun formulaire à utiliser obligatoirement. La Minijob-Zentrale propose toutefois son propre imprimé PDF, avec nom, date, début, fin et temps de travail déduction faite des pauses. Qui cherche un modèle auquel un contrôleur n'aura rien à redire prend celui-là.

Un tableau Excel suffit-il comme feuille d'heures ?

Oui. La loi n'impose aucune forme : papier et tableur se valent. L'écueil n'est pas la technique mais le délai — un tableau rempli au bureau en fin de mois à partir de bouts de papier ne respecte pas les sept jours.

Le trajet vers le chantier compte-t-il comme temps de travail ?

Cela dépend de l'endroit où commence la journée. Si le salarié passe d'abord à l'entreprise puis va chez le client, le trajet est du temps de travail à partir de l'entreprise. S'il va de chez lui directement au chantier, le point est discuté et tout dépend de ce que prévoit votre contrat. Tranchez la question une fois pour toutes et mettez-la par écrit, sinon chacun comptera à sa façon.

Et les apprentis ?

Les apprentis ne sont pas des minijobbers, mais ce sont des salariés. Si votre entreprise relève de l'un des onze secteurs cités, le délai de sept jours vaut aussi pour eux. Pour les apprentis de moins de 18 ans s'ajoutent les règles plus strictes de la loi sur la protection du travail des jeunes.

Comment additionner un poste qui passe minuit ?

Les heures comptent pour le jour où le poste a commencé. Qui démarre le lundi à 22:00 et termine le mardi à 06:00 inscrit huit heures au lundi, pause déduite. La raison : le jour ouvrable au sens de la loi sur le temps de travail n'est pas le jour calendaire. Il commence avec la prise de poste et dure 24 heures, il peut donc se situer différemment pour chaque personne. Pour le total mensuel, calculez en heures décimales : 30 minutes valent 0,50 et 45 minutes 0,75, sinon heures et minutes s'additionnent mal.

Puis-je faire remplir les feuilles en fin de mois ?

Pas pour les minijobs ni dans les onze secteurs : le délai de sept jours y court depuis chaque jour travaillé. Pour les autres salariés, la loi ne fixe aujourd'hui aucun délai, mais un enregistrement établi trois semaines plus tard de mémoire est en général faux sur le fond aussi. L'avant-projet de juin 2026 veut imposer l'enregistrement le jour de la prestation.

Sources

• Article 17 de la loi sur le salaire minimum — établissement et conservation des documents
• Article 21 de la loi sur le salaire minimum — amendes
• Article 2a de la loi de lutte contre le travail dissimulé — secteurs concernés
• Article 2 de la loi sur le temps de travail — définitions
• Article 4 de la loi sur le temps de travail — pauses
• Article 16 de la loi sur le temps de travail — relevés du temps de travail
• Article 1 du règlement sur l'enregistrement du salaire minimum — activité exclusivement mobile
• Article 2 de la loi sur le maintien du salaire — paiement des jours fériés
• Article 3 de la loi sur le maintien du salaire — maintien du salaire en cas de maladie
• Douane allemande — obligations d'enregistrement et exceptions
• Minijob-Zentrale — imprimé feuille d'heures (PDF)
• KomNet, administration de la sécurité au travail de Rhénanie-du-Nord-Westphalie — position du jour ouvrable
• Article 15 de la VOB/B — travaux en régie
• Cour fédérale de justice, arrêt du 28 mai 2020, VII ZR 108/19