Urenbriefje in Duitsland: sjabloon, verplichte gegevens en de zevendagentermijn

Een urenbriefje legt vast wie op welke dag van wanneer tot wanneer heeft gewerkt. Het vervult twee taken, en de meeste bedrijven hebben beide nodig: het is uw bewijs tegenover de Duitse douane dat u de arbeidstijd van uw medewerkers registreert, en het is de basis voor het geld — voor het loon dat u uitbetaalt en voor de uren die u aan een klant factureert.

Daarvoor zijn zes gegevens nodig: naam, datum, begin, einde, pauze en duur. Een officieel formulier bestaat niet, dus u mag het blad zelf opzetten. Toch bepalen twee termijnen of het meetelt: bij minijobbers en in elf genoemde branches moet de notitie er uiterlijk op de zevende dag na de gewerkte dag staan, en u moet die minstens twee jaar bewaren. Wie de briefjes aan het eind van de maand uit het geheugen laat invullen, heeft de termijn al overschreden, ook als alle cijfers kloppen.

Dit artikel is bedoeld voor werkgevers in Duitsland en voor zelfstandigen die per uur factureren, ook voor mensen die vanuit het buitenland een bedrijf in Duitsland leiden. Het gaat niet over het urenbriefje voor de Duitse vervangende zorg (Verhinderungspflege) dat de zorgverzekering verlangt; dat volgt eigen regels.

Dit artikel informeert in het algemeen en vervangt geen juridisch advies. Voor uw eigen bedrijf vraagt u uw kamer van koophandel of een advocaat arbeidsrecht.

Inhoud

1. Wat op het urenbriefje hoort
2. Wanneer het ingevuld moet zijn
3. Voor wie de strenge termijn geldt
4. Feestdag, ziekte en verlof noteren
5. Pauzes: aftrekken of tonen?
6. Hoe lang u de bladen bewaart
7. Moet iemand tekenen?
8. Als u een klant per uur factureert
9. Als u alleen werkt
10. Wat een ontbrekend briefje kost
11. Veelgestelde vragen

Wat op het urenbriefje hoort

Zes kolommen volstaan. Voor de dagelijkse arbeidstijd eist de wet begin, einde en duur; daar komen de naam van de persoon, de datum en de pauze bij, omdat de duur anders niet te controleren is.

Zo ziet een ingevulde week eruit:

De kolom Opmerking is vrijwillig en toch de nuttigste van het hele blad: daar staan de klant, de bouwplaats en de reden voor een lege dag. Precies dat gegeven ontbreekt later, wanneer u de uren wilt factureren of wanneer iemand vraagt waarom er op een woensdag niets staat.

Als de uren uiteindelijk op een factuur moeten, bespaart een factuurprogramma dat tijden en facturen in één keer voert u het dubbele overtypen.

Een officieel model dat u zou moeten gebruiken, bestaat niet. De Minijob-Zentrale stelt wel een eigen formulier als pdf beschikbaar, precies met deze kolommen. Wie niets zelf wil opzetten, drukt dat af.

Wanneer het ingevuld moet zijn

Bij minijobbers en in elf branches heeft u zeven kalenderdagen, gerekend vanaf de dag waarop het werk is verricht. Staat de notitie er later, dan is de registratie formeel gebrekkig — ook als elk cijfer klopt. Daarop lopen de meeste bedrijven vast: het briefje komt pas aan het eind van de maand op kantoor, en dan is de termijn voor drie weken aan notities al verstreken.

De tekst van artikel 17 lid 1 van de minimumloonwet: begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd moeten worden vastgelegd "uiterlijk vóór het verstrijken van de zevende kalenderdag na de dag waarop het werk is verricht".

Voor alle overige medewerkers noemt de wet zo'n termijn niet. Hun arbeidstijd moet u toch registreren — dat besliste het Duitse federale arbeidshof in 2022, en het ambtelijke voorontwerp van 18 juni 2026 voor de Arbeidstijdenwet wil er een elektronische plicht op dezelfde dag van maken. Dat voorontwerp is niet aangenomen. Welk geval op u van toepassing is en wat het voorstel bepaalt voor bedrijven tot tien medewerkers, staat in Digitale tijdregistratie: heeft u die nodig?.

Voor wie de strenge termijn geldt

Controleer twee dingen: of u minijobbers in dienst heeft en of uw bedrijfstak op de lijst staat. Geldt een van beide, dan geldt de zevendagentermijn en mag de douane die controleren.

Altijd eronder: marginale dienstverbanden (minijob). Alleen minijobs bij particulieren vallen erbuiten. Wat een minijob in 2026 kost en waar de grens van 603 euro vandaan komt, staat in Een minijobber aannemen.

Daarnaast eronder, ongeacht het loon, alle medewerkers in deze bedrijfstakken volgens artikel 2a van de Duitse wet tegen zwartwerk:

• Bouwnijverheid
• Horeca en logies
• Personenvervoer
• Expeditie, transport en logistiek, inclusief bezorgdiensten via platforms
• Kermisexploitanten
• Schoonmaak van gebouwen
• Op- en afbouw van beurzen en tentoonstellingen
• Vleesindustrie
• Prostitutiebranche
• Bewaking en beveiliging
• Kappers en schoonheidsverzorging

De douane zondert twee gevallen uitdrukkelijk uit. Die gelden alleen voor deze registratieplicht, niet voor de algemene plicht uit de Arbeidstijdenwet:

Een derde verlichting betreft medewerkers met uitsluitend mobiel werk die geen vaste dagindeling hebben en hun tijd zelf indelen — de regeling noemt bezorging, afvalinzameling, straatreiniging, gladheidsbestrijding en vervoer. Daar volstaat de duur; begin en einde mogen ontbreken.

Feestdag, ziekte en verlof noteren

Noteer op die dagen nul werkuren en schrijf de reden ernaast — zet niet de contracturen in de kolom "duur". Arbeidstijd is volgens artikel 2 lid 1 Arbeidstijdenwet de tijd van het begin tot het einde van het werk. Op een ziektedag is niet gewerkt, dus valt er ook geen arbeidstijd te registreren.

Voor het geld geldt iets anders, en daar komt de verwarring vandaan. Deze dagen worden toch betaald:

In de praktijk: de regel blijft staan, de urenkolom toont nul en in de opmerking staat "ziek", "verlof" of "feestdag". Een afkorting volstaat. Dit is een aanbeveling uit de praktijk en geen wettelijke eis — voorgeschreven is alleen wat daadwerkelijk is gewerkt. Maar een lege dag zonder toelichting lijkt bij elke controle op een gat, en bij een minijob verklaart die ook waarom het volle loon is afgerekend bij minder uren.

Pauzes: aftrekken of tonen?

Zet de pauze in een eigen kolom in plaats van die stilletjes van de duur af te trekken. Beide leveren hetzelfde aantal uren op, maar alleen de eigen kolom laat zien dat de pauze er überhaupt was.

Dat telt dubbel bij een controle. De wettelijke rustpauzes — 30 minuten bij meer dan zes uur werk, 45 minuten bij meer dan negen — staan in artikel 4 Arbeidstijdenwet. Wie ze alleen wegrekent, kan achteraf niet aantonen dat ze zijn genomen. Wie een dienst van negen uur zonder enige pauzevermelding noteert, levert het bewijs van de overtreding meteen mee.

Hoe lang u de bladen bewaart

Twee jaar, gerekend vanaf het moment waarop de registratie betrekking heeft. Zo staat het in artikel 17 lid 1 van de minimumloonwet en eveneens in artikel 16 lid 2 Arbeidstijdenwet voor de uren boven het achtste.

Twee jaar is de ondergrens voor deze ene plicht, niet voor uw hele loonadministratie. Loonrekeningen en bewijsstukken voor de loonbelasting volgen andere termijnen, en de pensioenverzekering controleert over een langere periode terug. Zijn uw urenbriefjes de basis van de loonstrook, bewaar ze dan even lang als de loonstukken; welke termijn voor uw documenten geldt, verduidelijkt uw belastingadviseur.

Moet iemand tekenen?

Nee. Noch de minimumloonwet noch de Arbeidstijdenwet eist een handtekening van de medewerker. Uw mensen mogen hun tijden ook zelf invoeren; bij montage en buitendienst is dat toch de enige variant die werkt. De verantwoordelijkheid voor een juiste registratie blijft bij u als werkgever.

Tegenover een klant maakt de handtekening juist het hele verschil. Daarover gaat het volgende hoofdstuk.

Als u een klant per uur factureert

Laat de klant het urenbriefje tekenen zolang u nog op de bouwplaats bent. Later krijgt u die handtekening niet meer, en in een geschil moet degene die voor de uren betaald wil worden ze bewijzen — dat bent u.

Wat u daarvoor moet aanleveren, is minder dan velen vrezen. Het Duitse federale hooggerechtshof besliste op 28 mei 2020 (VII ZR 108/19) dat voor een sluitende onderbouwing van een naar tijdsbesteding berekende vergoeding in de regel niet hoeft te worden vermeld welk werkuur aan welke taak is besteed. Het aantal uren en het uurtarief volstaan. Toch blijft de bewijslast bij u als de klant betwist — en een blad met zijn handtekening is dan het sterkste papier dat u heeft.

Bij een bouwovereenkomst volgens de Duitse VOB/B komt er een termijn bij die voor u werkt. Volgens artikel 15 lid 3 VOB/B dient u de urenbriefjes per werkdag of per week in. De opdrachtgever moet ze onverwijld teruggeven, uiterlijk binnen zes werkdagen na ontvangst. En dan volgt de beslissende zin: niet tijdig teruggegeven urenbriefjes gelden als erkend. Wie zwijgt, stemt in.

Drie beperkingen, zodat u er niet op vertrouwt waar het niet houdt:

• De VOB/B geldt alleen als die is overeengekomen. In een gewone overeenkomst van aanneming naar Duits burgerlijk recht bestaat deze termijn niet.
• U heeft bewijs nodig dat het briefje bij de klant is aangekomen. Zonder ontvangst loopt geen termijn.
• Een erkend briefje bewijst dat het werk heeft plaatsgevonden en hoe lang het duurde. Op zichzelf geeft het nog geen recht op uurloon — daarvoor moet afrekening per uur zijn afgesproken.

Hoe u van die uren een factuur maakt die de particuliere klant fiscaal kan aftrekken, staat in Een ambachtsfactuur schrijven. Welk uurtarief uw kosten werkelijk dekt, rekent Uurtarief in het ambacht berekenen door. En betaalt de klant uiteindelijk toch niet: Klant betaalt niet — wat nu?

Als u alleen werkt

Voor uw eigen uren geldt geen van deze plichten. De Arbeidstijdenwet beschermt werknemers, en als eenmanszaak of freelancer bent u geen werknemer van uzelf. U hoeft aan niemand vast te leggen wanneer u begonnen bent.

Toch loont een urenbriefje, maar om een andere reden: het is de basis van uw factuur en uw bewijs als de klant de uren betwist. Daarvoor heeft u geen kolom begin en einde nodig, maar een koppeling aan klant en opdracht.

Wat een ontbrekend briefje kost

Tot 50.000 euro. Wie de registratie uit artikel 17 lid 1 van de minimumloonwet niet, niet juist, niet volledig of niet tijdig opstelt of niet twee jaar bewaart, begaat een bestuurlijke overtreding; artikel 21 lid 3 van die wet noemt dat kader. De controle ligt bij de douane-eenheid tegen zwartwerk (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

Het kader is het plafond, niet het normale geval — de autoriteit bepaalt de boete naar ernst en duur. Belangrijk is het woord "niet tijdig": inhoudelijk juiste registraties zijn toch een overtreding als ze na de zevende dag zijn ontstaan.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Veelgestelde vragen

Bestaat er een officieel sjabloon voor het urenbriefje?

Er is geen formulier dat u zou moeten gebruiken. De Minijob-Zentrale stelt wel een eigen pdf-formulier beschikbaar, met naam, datum, begin, einde en arbeidstijd minus pauzes. Wie een sjabloon zoekt waar een controleur niets op aan te merken heeft, neemt dat.

Volstaat een Excel-tabel als urenbriefje?

Ja. De wet schrijft geen vorm voor; papier en spreadsheet zijn even toelaatbaar. De kneep zit niet in de techniek maar in de termijn: een tabel die aan het eind van de maand op kantoor uit briefjes wordt gevuld, haalt de zeven dagen niet.

Telt de rit naar de bouwplaats als arbeidstijd?

Dat hangt ervan af waar de werkdag begint. Gaat de medewerker eerst naar het bedrijf en van daar naar de klant, dan is de rit vanaf het bedrijf arbeidstijd. Rijdt hij van huis rechtstreeks naar de bouwplaats, dan wordt daarover gestreden en komt het aan op uw contractuele afspraken. Regel dat één keer bindend en leg het schriftelijk vast — anders rekent iedereen anders.

En leerlingen?

Leerlingen zijn geen minijobbers, maar wel medewerkers. Werkt uw bedrijf in een van de elf genoemde branches, dan geldt de zevendagentermijn ook voor hen. Voor leerlingen onder de 18 komen de strengere regels van de Duitse wet op de jeugdarbeidsbescherming erbij.

Hoe tel ik een dienst op die over middernacht loopt?

De uren tellen mee bij de dag waarop de dienst begon. Wie maandag om 22:00 uur begint en dinsdag om 06:00 uur stopt, boekt acht uur op maandag, minus de pauze. De reden: de werkdag in de zin van de Arbeidstijdenwet is niet de kalenderdag. Die begint bij aanvang van het werk en duurt 24 uur, en kan dus per persoon anders liggen. Reken voor het maandtotaal in decimale uren: 30 minuten als 0,50 en 45 minuten als 0,75, anders tellen uren en minuten verkeerd op.

Mag ik de briefjes aan het eind van de maand laten invullen?

Bij minijobbers en in de elf branches niet — daar loopt de zevendagentermijn vanaf elke afzonderlijke werkdag. Voor alle andere medewerkers noemt de wet nu geen termijn, maar een registratie die drie weken later uit het geheugen ontstaat, klopt meestal inhoudelijk ook niet. Het voorontwerp van juni 2026 wil de registratie op de dag van het werk voorschrijven.

Bronnen

• Artikel 17 minimumloonwet — opstellen en beschikbaar houden van documenten
• Artikel 21 minimumloonwet — boetebepalingen
• Artikel 2a wet tegen zwartwerk — betrokken bedrijfstakken
• Artikel 2 Arbeidstijdenwet — begripsbepalingen
• Artikel 4 Arbeidstijdenwet — rustpauzes
• Artikel 16 Arbeidstijdenwet — registraties van arbeidstijd
• Artikel 1 verordening registratie minimumloon — uitsluitend mobiel werk
• Artikel 2 wet op loondoorbetaling — betaling op feestdagen
• Artikel 3 wet op loondoorbetaling — loondoorbetaling bij ziekte
• Duitse douane — registratieplichten en uitzonderingen
• Minijob-Zentrale — formulier urenbriefje (pdf)
• KomNet, arbeidsinspectie Noordrijn-Westfalen — ligging van de werkdag
• Artikel 15 VOB/B — werk in regie
• Federaal hooggerechtshof, arrest van 28 mei 2020, VII ZR 108/19