Foglio ore in Germania: modello, dati obbligatori e termine di sette giorni

Un foglio ore registra chi ha lavorato in quale giorno, da quando a quando. Assolve due compiti e la maggior parte delle imprese ha bisogno di entrambi: è la prova davanti alla dogana tedesca che registri l'orario di lavoro dei tuoi dipendenti ed è la base dei soldi, sia della retribuzione che paghi sia delle ore che fatturi a un cliente.

Per questo servono sei dati: nome, data, inizio, fine, pausa e durata. Un modulo ufficiale non esiste, quindi il foglio puoi costruirlo tu. Due termini decidono comunque se vale: con i minijob e in undici settori indicati la registrazione deve esistere entro il settimo giorno successivo al giorno lavorato, e devi conservarla almeno due anni. Chi fa compilare i fogli a memoria a fine mese ha già superato il termine, anche se ogni cifra è corretta.

Questo articolo si rivolge ai datori di lavoro in Germania e agli autonomi che fatturano a ore, comprese le persone che gestiscono un'attività in Germania dall'estero. Non tratta il foglio ore per l'assistenza sostitutiva (Verhinderungspflege) richiesto dall'assicurazione per la non autosufficienza: quello segue regole proprie.

Questo articolo informa in generale e non sostituisce una consulenza legale. Per la tua impresa rivolgiti alla tua camera di commercio o a un avvocato giuslavorista.

Indice

1. Cosa deve comparire sul foglio ore
2. Entro quando va compilato
3. A chi si applica il termine stretto
4. Annotare festivi, malattia e ferie
5. Pause: sottrarle o indicarle?
6. Per quanto tempo conservare i fogli
7. Serve una firma?
8. Quando fatturi a ore a un cliente
9. Se lavori da solo
10. Quanto costa un foglio mancante
11. Domande frequenti

Cosa deve comparire sul foglio ore

Bastano sei colonne. Per l'orario giornaliero la legge richiede inizio, fine e durata; a questi si aggiungono il nome della persona, la data e la pausa, perché altrimenti la durata non è verificabile.

Ecco come si presenta una settimana compilata:

La colonna Nota è facoltativa e resta comunque la più utile dell'intero foglio: lì stanno il cliente, il cantiere e il motivo di una giornata vuota. È proprio il dato che mancherà dopo, quando vorrai fatturare le ore o quando qualcuno chiederà perché di mercoledì non c'è nulla.

Se le ore devono finire su una fattura, un programma di fatturazione che tiene insieme tempi e fatture ti risparmia di digitare tutto due volte.

Un modello ufficiale da usare per forza non esiste. La Minijob-Zentrale mette però a disposizione un proprio stampato in PDF, esattamente con queste colonne. Chi non vuole costruire nulla da sé, lo stampa.

Entro quando va compilato

Con i minijob e in undici settori hai sette giorni di calendario, contati dal giorno in cui il lavoro è stato prestato. Se la registrazione arriva dopo, è formalmente viziata, anche se ogni cifra è esatta. È qui che la maggior parte delle imprese sbaglia: il foglio arriva in ufficio a fine mese e a quel punto il termine è scaduto per tre settimane di registrazioni.

Il testo dell'articolo 17 comma 1 della legge sul salario minimo: inizio, fine e durata dell'orario giornaliero vanno registrati «al più tardi entro la scadenza del settimo giorno di calendario successivo al giorno della prestazione lavorativa».

Per tutti gli altri dipendenti la legge non fissa un termine simile. Il loro orario devi comunque registrarlo: lo ha deciso la Corte federale del lavoro nel 2022, e la bozza ministeriale del 18 giugno 2026 sulla legge relativa all'orario di lavoro vuole trasformarlo in un obbligo elettronico in giornata. Quella bozza non è approvata. Quale caso ti riguarda e cosa prevede il testo per le imprese fino a dieci dipendenti è spiegato in Rilevazione digitale delle presenze: ti serve?.

A chi si applica il termine stretto

Verifica due cose: se impieghi minijobber e se la tua attività è nell'elenco. Se ricorre una delle due, il termine di sette giorni vale e la dogana può controllarlo.

Sempre compresi: i rapporti di lavoro marginale (minijob). Sono esclusi solo i minijob presso privati. Quanto costa un minijob nel 2026 e da dove viene il limite di 603 euro è spiegato in Assumere con un minijob.

Compresi inoltre, a prescindere dalla retribuzione, tutti i dipendenti di questi settori secondo l'articolo 2a della legge contro il lavoro nero:

• Edilizia
• Ristorazione e strutture ricettive
• Trasporto di persone
• Spedizioni, trasporto e logistica, compresi i servizi di consegna tramite piattaforma
• Spettacolo viaggiante
• Pulizia di edifici
• Montaggio e smontaggio di fiere ed esposizioni
• Industria della carne
• Settore della prostituzione
• Vigilanza e sicurezza
• Parrucchieri ed estetica

La dogana esclude espressamente due casi. Valgono solo per questo obbligo di registrazione, non per il dovere generale della legge sull'orario di lavoro:

Una terza agevolazione riguarda i dipendenti con attività esclusivamente mobile che non hanno un orario giornaliero imposto e organizzano da sé il proprio tempo: il regolamento cita consegne, raccolta rifiuti, pulizia stradale, servizio invernale e trasporto. Lì basta la durata; inizio e fine possono mancare.

Annotare festivi, malattia e ferie

In questi giorni indica zero ore di lavoro e scrivi accanto il motivo; non mettere le ore contrattuali nella colonna «durata». Secondo l'articolo 2 comma 1 della legge sull'orario di lavoro, l'orario è il tempo dall'inizio alla fine del lavoro. In un giorno di malattia non si è lavorato, quindi non c'è orario da registrare.

Per i soldi vale altro, ed è da lì che nasce la confusione. Questi giorni vengono pagati comunque:

In pratica: la riga resta, la colonna delle ore segna zero e nella nota compare «malattia», «ferie» o «festivo». Basta una sigla. È una raccomandazione pratica, non un obbligo di legge: prescritto è solo ciò che è stato effettivamente lavorato. Ma una giornata vuota senza spiegazione sembra un buco in qualsiasi controllo e, in un minijob, spiega anche perché è stata liquidata l'intera retribuzione con meno ore.

Pause: sottrarle o indicarle?

Metti la pausa in una colonna a parte invece di sottrarla in silenzio dalla durata. Entrambe le vie danno lo stesso numero di ore, ma solo la colonna separata dimostra che la pausa c'è stata.

Questo conta doppio in un controllo. Le pause di legge — 30 minuti oltre le sei ore di lavoro, 45 minuti oltre le nove — stanno nell'articolo 4 della legge sull'orario di lavoro. Chi si limita a scomputarle non può poi dimostrare che sono state fatte. Chi annota un turno di nove ore senza alcuna pausa fornisce insieme la prova della violazione.

Per quanto tempo conservare i fogli

Due anni, contati dal momento a cui la registrazione si riferisce. Così prevedono l'articolo 17 comma 1 della legge sul salario minimo e anche l'articolo 16 comma 2 della legge sull'orario di lavoro per le ore oltre l'ottava.

Due anni sono il minimo per questo singolo obbligo, non per tutto il tuo archivio delle retribuzioni. I conti retributivi e i documenti per l'imposta sui salari seguono altri termini, e l'ente pensionistico verifica su un periodo più lungo. Se i tuoi fogli ore sono la base del cedolino, conservali quanto la documentazione retributiva; quale termine valga per i tuoi documenti te lo chiarisce il tuo consulente fiscale.

Serve una firma?

No. Né la legge sul salario minimo né quella sull'orario di lavoro richiedono la firma del dipendente. Le tue persone possono inserire da sole i propri orari; nel montaggio e nel lavoro esterno è comunque l'unica variante che funziona. La responsabilità della correttezza resta a te, datore di lavoro.

Verso un cliente, invece, la firma cambia tutto. È l'oggetto della sezione seguente.

Quando fatturi a ore a un cliente

Fai firmare il foglio ore al cliente mentre sei ancora in cantiere. Dopo quella firma non la ottieni più, e in una lite chi vuole essere pagato per le ore deve provarle: tu.

Quello che devi presentare è meno di quanto molti temano. La Corte federale di giustizia ha deciso il 28 maggio 2020 (VII ZR 108/19) che, per fondare un compenso commisurato al tempo impiegato, di regola non occorre indicare quale ora di lavoro sia andata a quale attività. Bastano il numero di ore e la tariffa oraria. L'onere della prova resta comunque a te se il cliente contesta, e un foglio con la sua firma è la carta più forte che avrai allora.

In un appalto di lavori secondo la VOB/B tedesca si aggiunge un termine che lavora a tuo favore. Secondo l'articolo 15 comma 3 della VOB/B consegni i fogli ore ogni giorno lavorativo o ogni settimana. Il committente deve restituirli senza ritardo, al più tardi entro sei giorni lavorativi dal ricevimento. E poi arriva la frase decisiva: i fogli non restituiti nei termini si considerano riconosciuti. Chi tace, acconsente.

Tre limiti, per non appoggiarti a questo dove non regge:

• La VOB/B vale solo se è stata pattuita. Nel normale contratto d'opera del codice civile tedesco questo termine non esiste.
• Ti serve la prova che il foglio sia arrivato al cliente. Senza ricezione non decorre alcun termine.
• Un foglio riconosciuto dimostra che il lavoro c'è stato e quanto è durato. Da solo non fonda un diritto al compenso orario: per quello la fatturazione a ore deve essere stata pattuita.

Come trasformare quelle ore in una fattura che il cliente privato può portare in detrazione è spiegato in Scrivere la fattura dell'artigiano. Quale tariffa oraria copra davvero i tuoi costi lo calcola Calcolare la tariffa oraria dell'artigiano. E se alla fine il cliente non paga: Il cliente non paga, cosa fare?

Se lavori da solo

Alle tue ore non si applica nessuno di questi obblighi. La legge sull'orario di lavoro tutela i lavoratori dipendenti e, come ditta individuale o libero professionista, non sei dipendente di te stesso. Non devi annotare per nessuno quando hai iniziato.

Un foglio ore conviene comunque, ma per un altro motivo: è la base della tua fattura e la tua prova se il cliente contesta le ore. Per questo non ti servono le colonne inizio e fine, ma un collegamento a cliente e incarico.

Quanto costa un foglio mancante

Fino a 50.000 euro. Chi non redige la registrazione dell'articolo 17 comma 1 della legge sul salario minimo, o la redige in modo errato, incompleto o tardivo, oppure non la conserva due anni, commette un illecito amministrativo; l'articolo 21 comma 3 della stessa legge fissa questa cornice. Il controllo spetta all'unità doganale contro il lavoro nero (Finanzkontrolle Schwarzarbeit).

La cornice è il tetto, non il caso ordinario: l'autorità gradua la sanzione secondo gravità e durata. Conta la parola «tardivo»: registrazioni corrette nella sostanza restano una violazione se sono nate dopo il settimo giorno.

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Domande frequenti

Esiste un modello ufficiale di foglio ore?

Non c'è alcun modulo da usare obbligatoriamente. La Minijob-Zentrale mette però a disposizione un proprio stampato in PDF, con nome, data, inizio, fine e orario di lavoro al netto delle pause. Chi cerca un modello a cui un controllore non abbia da ridire, usa quello.

Basta una tabella Excel come foglio ore?

Sì. La legge non prescrive alcuna forma: carta e foglio di calcolo valgono allo stesso modo. L'ostacolo non è la tecnica ma il termine: una tabella compilata in ufficio a fine mese partendo da foglietti non rispetta i sette giorni.

Il tragitto verso il cantiere conta come orario di lavoro?

Dipende da dove inizia la giornata. Se il dipendente passa prima in azienda e da lì va dal cliente, il tragitto è orario di lavoro a partire dall'azienda. Se va da casa direttamente in cantiere, il punto è discusso e dipende da quanto previsto nel contratto. Chiariscilo una volta per tutte e mettilo per iscritto, altrimenti ognuno conteggia a modo suo.

E gli apprendisti?

Gli apprendisti non sono minijobber, ma sono dipendenti. Se la tua impresa opera in uno degli undici settori citati, il termine di sette giorni vale anche per loro. Per gli apprendisti minorenni si aggiungono le regole più severe della legge sulla tutela del lavoro giovanile.

Come sommo un turno che passa la mezzanotte?

Le ore contano per il giorno in cui il turno è iniziato. Chi comincia lunedì alle 22:00 e finisce martedì alle 06:00 registra otto ore al lunedì, al netto della pausa. Il motivo: il giorno lavorativo ai sensi della legge sull'orario di lavoro non è il giorno di calendario. Inizia con l'inizio del lavoro e dura 24 ore, quindi può collocarsi diversamente per ogni persona. Per il totale mensile calcola in ore decimali: 30 minuti come 0,50 e 45 minuti come 0,75, altrimenti ore e minuti si sommano male.

Posso far compilare i fogli a fine mese?

Con i minijob e negli undici settori no: lì il termine di sette giorni decorre da ogni singolo giorno lavorato. Per gli altri dipendenti la legge oggi non fissa termini, ma una registrazione creata tre settimane dopo a memoria di solito è sbagliata anche nella sostanza. La bozza del giugno 2026 vuole imporre la registrazione nel giorno della prestazione.

Fonti

• Articolo 17 della legge sul salario minimo — redazione e conservazione dei documenti
• Articolo 21 della legge sul salario minimo — sanzioni
• Articolo 2a della legge contro il lavoro nero — settori interessati
• Articolo 2 della legge sull'orario di lavoro — definizioni
• Articolo 4 della legge sull'orario di lavoro — pause
• Articolo 16 della legge sull'orario di lavoro — registrazioni dell'orario
• Articolo 1 del regolamento sulla registrazione del salario minimo — attività esclusivamente mobile
• Articolo 2 della legge sulla continuità retributiva — retribuzione nei giorni festivi
• Articolo 3 della legge sulla continuità retributiva — retribuzione in caso di malattia
• Dogana tedesca — obblighi di registrazione ed eccezioni
• Minijob-Zentrale — stampato foglio ore (PDF)
• KomNet, amministrazione per la sicurezza sul lavoro della Renania Settentrionale-Vestfalia — collocazione del giorno lavorativo
• Articolo 15 della VOB/B — lavori a ore
• Corte federale di giustizia, sentenza del 28 maggio 2020, VII ZR 108/19